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貨款支付與回款流程操作手冊(cè)第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司貨款支付與回款行為,加強(qiáng)資金管理,保障公司資金安全與高效運(yùn)作,提高資金使用效益,防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)管理制度,特制定本手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于公司及所屬各部門、各業(yè)務(wù)單元與外部單位(包括供應(yīng)商、客戶)之間發(fā)生的各類商品采購(gòu)、服務(wù)提供等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所涉及的貨款支付與銷售回款業(yè)務(wù)。公司全體員工在處理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí),均須遵守本手冊(cè)規(guī)定。1.3基本原則1.依法合規(guī)原則:嚴(yán)格遵守國(guó)家財(cái)經(jīng)法律法規(guī)、稅收政策及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.審慎高效原則:在確保資金安全的前提下,提高支付與回款效率,保障業(yè)務(wù)正常開(kāi)展。3.權(quán)責(zé)明確原則:明確各部門及相關(guān)人員在貨款支付與回款流程中的職責(zé)與權(quán)限,確保各司其職、各負(fù)其責(zé)。4.風(fēng)險(xiǎn)控制原則:建立健全風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估與控制機(jī)制,有效防范支付風(fēng)險(xiǎn)、壞賬風(fēng)險(xiǎn)等。第二章職責(zé)分工2.1采購(gòu)/業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起采購(gòu)或銷售業(yè)務(wù),簽訂合法有效的采購(gòu)/銷售合同。2.負(fù)責(zé)提供真實(shí)、完整的付款申請(qǐng)依據(jù)(如采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等)或回款相關(guān)的銷售單據(jù)(如發(fā)貨單、發(fā)票等)。3.負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商的履約情況及客戶的付款情況,對(duì)于異常情況及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通。4.參與對(duì)供應(yīng)商和客戶的信用評(píng)估與管理。2.2財(cái)務(wù)部門1.會(huì)計(jì)核算崗:負(fù)責(zé)審核付款及回款相關(guān)原始憑證的合規(guī)性、完整性與準(zhǔn)確性;負(fù)責(zé)賬務(wù)處理,確保賬實(shí)相符。2.資金管理崗/出納崗:負(fù)責(zé)根據(jù)審批后的付款指令辦理具體支付手續(xù);負(fù)責(zé)日常資金賬戶的管理,及時(shí)監(jiān)控賬戶余額;負(fù)責(zé)回款資金的及時(shí)足額收取與核對(duì)。3.財(cái)務(wù)經(jīng)理/負(fù)責(zé)人:負(fù)責(zé)對(duì)大額或重要款項(xiàng)支付、異常回款情況進(jìn)行審核與審批;負(fù)責(zé)組織制定和完善相關(guān)資金管理制度;負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理支付與回款過(guò)程中的重大問(wèn)題。2.3審批人根據(jù)公司授權(quán)體系,各級(jí)審批人對(duì)其審批范圍內(nèi)的貨款支付與回款相關(guān)事項(xiàng)的真實(shí)性、合規(guī)性和必要性負(fù)責(zé)。第三章貨款支付流程3.1采購(gòu)/業(yè)務(wù)發(fā)起與申請(qǐng)1.采購(gòu)/業(yè)務(wù)部門在完成采購(gòu)或接受服務(wù)后,應(yīng)根據(jù)合同約定的付款條件,在確認(rèn)商品已驗(yàn)收合格或服務(wù)已完成并符合約定標(biāo)準(zhǔn)后,方可發(fā)起付款申請(qǐng)。2.經(jīng)辦人需填寫《付款申請(qǐng)單》,詳細(xì)注明付款事由、收款單位全稱、開(kāi)戶銀行、銀行賬號(hào)、付款金額、付款方式、合同編號(hào)、發(fā)票號(hào)碼等信息。3.同時(shí),須附上與付款相關(guān)的完整支持性文件,主要包括但不限于:*合法有效的采購(gòu)合同或協(xié)議原件或復(fù)印件;*經(jīng)審批的采購(gòu)訂單;*合規(guī)的增值稅發(fā)票(或其他合法票據(jù));*商品驗(yàn)收合格單、入庫(kù)單(針對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù));*服務(wù)確認(rèn)單(針對(duì)服務(wù)業(yè)務(wù));*其他需要說(shuō)明或證明的文件。3.2部門審核《付款申請(qǐng)單》及所附文件由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、付款依據(jù)的充分性、金額的準(zhǔn)確性以及是否符合合同約定進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān),審核無(wú)誤后簽字確認(rèn)。3.3財(cái)務(wù)部門審核1.部門審核通過(guò)后,將《付款申請(qǐng)單》及相關(guān)附件提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)核算崗對(duì)以下內(nèi)容進(jìn)行審核:*發(fā)票的合規(guī)性(包括抬頭、稅號(hào)、稅率、發(fā)票專用章等是否符合規(guī)定);*付款金額與發(fā)票金額、合同金額、驗(yàn)收單金額是否一致;*付款方式是否符合合同約定及公司資金管理規(guī)定;*各項(xiàng)審批手續(xù)是否完備;*所附原始憑證是否真實(shí)、合法、完整;*檢查是否存在重復(fù)付款風(fēng)險(xiǎn)。3.財(cái)務(wù)審核無(wú)誤后,由會(huì)計(jì)核算崗簽字,并提交財(cái)務(wù)經(jīng)理/負(fù)責(zé)人復(fù)核(如適用)。3.4審批1.《付款申請(qǐng)單》經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后,按照公司規(guī)定的審批權(quán)限和審批流程,提交給相應(yīng)層級(jí)的審批人進(jìn)行審批。2.審批人應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注付款的必要性、合規(guī)性以及資金的安排情況。對(duì)于大額付款或有疑問(wèn)的付款,審批人有權(quán)要求經(jīng)辦人進(jìn)一步說(shuō)明或提供補(bǔ)充資料。3.5付款執(zhí)行1.出納崗根據(jù)經(jīng)最終審批通過(guò)的《付款申請(qǐng)單》及相關(guān)附件,嚴(yán)格按照申請(qǐng)單上注明的收款單位、賬號(hào)、金額和付款方式辦理付款手續(xù)。2.付款方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、票據(jù)(支票、匯票等)等,原則上應(yīng)采用非現(xiàn)金支付方式。3.付款完成后,出納崗應(yīng)在《付款申請(qǐng)單》上加蓋“已付款”戳記或注明付款日期、付款流水號(hào),并及時(shí)登記資金支付臺(tái)賬。4.如采用票據(jù)支付,應(yīng)做好票據(jù)的登記、領(lǐng)用和交接手續(xù)。3.6賬務(wù)處理會(huì)計(jì)核算崗根據(jù)出納反饋的付款憑證(如銀行回單、票據(jù)存根等)及《付款申請(qǐng)單》等原始憑證,及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理,借記相關(guān)成本費(fèi)用或資產(chǎn)科目,貸記“銀行存款”或其他貨幣資金科目。第四章貨款回款流程4.1銷售/業(yè)務(wù)發(fā)貨與開(kāi)票1.銷售/業(yè)務(wù)部門按照銷售合同約定向客戶發(fā)貨,并確保貨物準(zhǔn)確、及時(shí)送達(dá)。2.在發(fā)貨完成或達(dá)到合同約定的開(kāi)票條件后,及時(shí)為客戶開(kāi)具合規(guī)的銷售發(fā)票,并送達(dá)客戶。4.2應(yīng)收賬款管理與跟蹤1.財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)核算崗應(yīng)根據(jù)銷售發(fā)票和發(fā)貨單等憑證,及時(shí)確認(rèn)應(yīng)收賬款,并建立《應(yīng)收賬款臺(tái)賬》,詳細(xì)記錄客戶名稱、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、應(yīng)收金額、約定付款日期、實(shí)際付款日期、已收金額、未收金額等信息。2.銷售/業(yè)務(wù)部門是應(yīng)收賬款跟蹤的第一責(zé)任人,應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)定期與客戶進(jìn)行對(duì)賬,確保雙方賬目清晰一致。對(duì)賬周期可根據(jù)客戶信用狀況和業(yè)務(wù)量大小確定。3.在貨款到期前,銷售/業(yè)務(wù)部門應(yīng)主動(dòng)與客戶聯(lián)系,提醒其按時(shí)付款。對(duì)于臨近付款期或逾期未付的款項(xiàng),應(yīng)加大催收力度。4.3催收管理1.常規(guī)催收:對(duì)于逾期未付款項(xiàng),銷售/業(yè)務(wù)部門首先應(yīng)通過(guò)電話、郵件或函件等方式進(jìn)行友好催收,了解客戶未付款原因,并協(xié)商確定付款時(shí)間。2.重點(diǎn)催收:對(duì)于經(jīng)常規(guī)催收仍未付款的客戶,銷售/業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)直接介入,與客戶進(jìn)行高層溝通。必要時(shí),可與財(cái)務(wù)部門聯(lián)合制定催收方案。3.法律途徑:對(duì)于惡意拖欠或長(zhǎng)期未收回的款項(xiàng),在評(píng)估通過(guò)法律途徑追討的可行性后,由公司法務(wù)部門或聘請(qǐng)外部律師協(xié)助處理。4.4收款確認(rèn)與處理1.出納崗每日關(guān)注銀行賬戶收款情況,對(duì)收到的款項(xiàng),應(yīng)及時(shí)與銀行回單進(jìn)行核對(duì),并通知會(huì)計(jì)核算崗。2.會(huì)計(jì)核算崗根據(jù)銀行回單和出納的收款通知,結(jié)合《應(yīng)收賬款臺(tái)賬》,及時(shí)確認(rèn)款項(xiàng)對(duì)應(yīng)的客戶和發(fā)票信息。如無(wú)法直接對(duì)應(yīng),應(yīng)及時(shí)與銷售/業(yè)務(wù)部門溝通確認(rèn)。3.對(duì)于客戶支付的款項(xiàng),應(yīng)優(yōu)先沖抵其到期的應(yīng)收賬款。如有預(yù)收款項(xiàng)或其他特殊情況,應(yīng)按相關(guān)規(guī)定處理。4.5賬務(wù)處理會(huì)計(jì)核算崗在確認(rèn)款項(xiàng)到賬并核對(duì)無(wú)誤后,及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理,借記“銀行存款”科目,貸記“應(yīng)收賬款”科目。4.6回款異常處理1.對(duì)于客戶超付、錯(cuò)付的款項(xiàng),財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知銷售/業(yè)務(wù)部門與客戶聯(lián)系,協(xié)商處理方式(如抵作下次貨款、退回等),并做好相應(yīng)記錄。2.對(duì)于長(zhǎng)期未收回(如超過(guò)約定付款期一定期限以上)的應(yīng)收賬款,應(yīng)按照公司壞賬計(jì)提政策計(jì)提壞賬準(zhǔn)備,并持續(xù)關(guān)注后續(xù)回款可能性。第五章特殊情況處理5.1預(yù)付款項(xiàng)1.原則上應(yīng)盡量避免預(yù)付款項(xiàng)。確因業(yè)務(wù)需要必須支付預(yù)付款的,須在采購(gòu)合同中明確約定預(yù)付款比例、支付條件、違約責(zé)任等條款。2.預(yù)付款的申請(qǐng)、審核和審批流程參照貨款支付流程辦理,但需額外提供充分的理由說(shuō)明,并經(jīng)更高級(jí)別審批人審批。3.支付預(yù)付款后,采購(gòu)/業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商履約情況的跟蹤,確保預(yù)付款項(xiàng)的安全。5.2退款處理1.因退貨、折讓、多付款項(xiàng)或其他原因需要向客戶或供應(yīng)商退款的,由業(yè)務(wù)發(fā)起部門填寫《退款申請(qǐng)單》,注明退款原因、金額、收款方信息等,并附相關(guān)證明文件。2.《退款申請(qǐng)單》須經(jīng)過(guò)部門審核、財(cái)務(wù)審核及相應(yīng)層級(jí)審批后方可辦理退款手續(xù),退款流程參照貨款支付流程。5.3票據(jù)結(jié)算1.收到客戶交付的銀行承兌匯票、商業(yè)承兌匯票等票據(jù)時(shí),出納崗應(yīng)仔細(xì)審核票據(jù)的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性(如票據(jù)要素是否齊全、背書(shū)是否連續(xù)、印章是否清晰等)。2.審核無(wú)誤后,及時(shí)登記《票據(jù)臺(tái)賬》,妥善保管。票據(jù)到期前,提前辦理托收手續(xù)。3.對(duì)外支付使用票據(jù)時(shí),需確保符合公司規(guī)定,并履行相應(yīng)審批程序。5.4緊急付款對(duì)于確因特殊緊急情況需要立即支付的款項(xiàng),可啟動(dòng)緊急付款流程,但必須提供充分的緊急情況說(shuō)明,并由更高層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)特批,事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦完整的審批手續(xù)。第六章相關(guān)文件與記錄管理6.1文件與記錄種類本流程涉及的主要文件與記錄包括:采購(gòu)合同、銷售合同、采購(gòu)訂單、銷售訂單、付款申請(qǐng)單、收款通知、銀行回單、發(fā)票(進(jìn)項(xiàng)、銷項(xiàng))、驗(yàn)收單、入庫(kù)單、發(fā)貨單、應(yīng)收賬款臺(tái)賬、應(yīng)付賬款臺(tái)賬、資金支付臺(tái)賬、票據(jù)臺(tái)賬等。6.2保管與歸檔1.所有與貨款支付和回款相關(guān)的原始憑證、審批文件、合同協(xié)議等均為公司重要會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)按照公司《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂、編號(hào)和歸檔。2.電子文檔應(yīng)妥善備份,確保數(shù)據(jù)安全。3.檔案保管期限應(yīng)符合國(guó)家及公司相關(guān)規(guī)定,保管期滿按規(guī)定程序銷毀。第七章風(fēng)險(xiǎn)控制與監(jiān)督7.1風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防范1.支付風(fēng)險(xiǎn):主要包括虛假支付、重復(fù)支付、超額支付、支付信息錯(cuò)誤、資金挪用等。防范措施包括嚴(yán)格審核付款依據(jù)、加強(qiáng)權(quán)限控制、實(shí)行支付信息復(fù)核、定期對(duì)賬等。2.回款風(fēng)險(xiǎn):主要包括客戶惡意拖欠、無(wú)力支付導(dǎo)致壞賬、回款信息錯(cuò)誤等。防范措施包括加強(qiáng)客戶信用評(píng)估、完善合同條款、強(qiáng)化應(yīng)收賬款跟蹤與催收、及時(shí)核對(duì)回款信息等。7.2內(nèi)部監(jiān)督與檢查1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期(如每月、每季度)對(duì)貨款支付與回款流程的執(zhí)行情況進(jìn)行自查,重點(diǎn)檢查審批手續(xù)是否完備、支付與回款是否及時(shí)準(zhǔn)確、臺(tái)賬記錄是否清晰等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)將貨款支付與回款管理作為常規(guī)審計(jì)或?qū)m?xiàng)審計(jì)的重要內(nèi)容,對(duì)流程的合規(guī)性、有效性進(jìn)行監(jiān)督檢查,對(duì)
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