商務(wù)采購催貨函及催告函寫作范例在商業(yè)活動中，采購合同的按時履行是保證供應(yīng)鏈順暢、生產(chǎn)經(jīng)營有序進(jìn)行的基礎(chǔ)。然而，由于各種不可預(yù)見的因素，供應(yīng)商延遲交貨的情況時有發(fā)生。此時，一份措辭專業(yè)、邏輯清晰、態(tài)度明確的催貨函或催告函，不僅能有效傳遞我方訴求，更能為后續(xù)可能的進(jìn)一步行動保留書面證據(jù)。本文將結(jié)合實務(wù)經(jīng)驗，闡述商務(wù)采購催貨函與催告函的核心要素及寫作技巧，并提供實用范例供參考。一、催貨函：禮貌提醒，尋求合作催貨函通常是在約定交貨日期已到或臨近，而貨物尚未按期交付，或交付存在不確定性時發(fā)出的第一封正式書面提醒。其目的是了解延遲原因，重申交付要求，并尋求對方的積極回應(yīng)與解決方案。（一）催貨函寫作要點1.清晰的主題行：直接點明事由，如“關(guān)于[合同編號]項下[產(chǎn)品名稱]的交貨提醒”，便于對方快速識別和處理。2.禮貌且明確的稱謂：使用對方公司全稱及相關(guān)負(fù)責(zé)人職務(wù)稱謂。3.簡明扼要的事由陳述：清晰回顧合同約定，包括合同編號、簽訂日期、產(chǎn)品名稱規(guī)格、約定交貨日期及地點。4.當(dāng)前狀況說明：指出我方尚未收到貨物或貨物未按約定完全交付的事實。5.表達(dá)關(guān)切與詢問：委婉表達(dá)我方對交貨延遲的關(guān)切，并詢問具體原因及預(yù)計的準(zhǔn)確交貨時間。6.強調(diào)按時交付的重要性：簡述延遲交貨可能對我方生產(chǎn)計劃、項目進(jìn)度或客戶承諾造成的影響（點到為止，不必過度渲染）。7.明確的行動訴求：要求對方盡快書面回復(fù)，說明原因、新的交貨計劃及保障措施。8.積極的合作態(tài)度：表達(dá)我方愿意在合理范圍內(nèi)協(xié)商解決問題的意愿。9.規(guī)范的落款：包括發(fā)函公司全稱、部門、日期、聯(lián)系人及聯(lián)系方式，并預(yù)留蓋章位置。（二）催貨函范例主題：關(guān)于HT-____號合同項下精密齒輪箱交貨事宜的催促函尊敬的[供應(yīng)商公司名稱][負(fù)責(zé)人姓名/職務(wù)，如：采購部王經(jīng)理]：您好！就雙方于[X年X月X日]簽訂的《采購合同》（合同編號：HT-____，以下簡稱“合同”），我方特此致函。根據(jù)合同約定，貴司應(yīng)于[X年X月X日]前向我方交付[產(chǎn)品名稱，如：型號為GB-123的精密齒輪箱][數(shù)量]臺，交貨地點為[我方指定地點]。截至本函發(fā)出之日，我方尚未收到上述貨物，亦未收到貴司關(guān)于交貨延遲的正式通知。該批齒輪箱是我方[生產(chǎn)線A/某重點項目]的關(guān)鍵組件，其按時交付對我方后續(xù)生產(chǎn)計劃的順利推進(jìn)至關(guān)重要。我們理解供應(yīng)鏈運作中可能出現(xiàn)一些不可預(yù)見的挑戰(zhàn)，但若延遲交貨，可能會對我方的生產(chǎn)排期及相關(guān)項目進(jìn)度造成不利影響。為確保雙方合作的順利進(jìn)行，懇請貴司：1.盡快查明延遲原因，并于[X月X日]前書面回復(fù)我方；2.提供準(zhǔn)確的預(yù)計交貨日期及詳細(xì)的交付計劃；3.說明為促成貨物盡快交付已采取或擬采取的措施。我方希望能與貴司保持密切溝通，共同協(xié)商解決此次交貨延遲問題。如有任何疑問或需我方配合之處，請隨時與我方采購部[聯(lián)系人姓名，職務(wù)]聯(lián)系，電話：[電話號碼]，郵箱：[郵箱地址]。感謝貴司的理解與配合。順祝商祺！[你公司全稱]（蓋章）[采購部或相關(guān)部門][日期：年月日]二、催告函：嚴(yán)肅警示，明確后果當(dāng)催貨函發(fā)出后，對方未予理睬、未能給出合理解釋，或承諾的新交貨期再次延誤，導(dǎo)致我方損失風(fēng)險加劇時，應(yīng)發(fā)出語氣更為嚴(yán)肅的催告函。催告函的目的是正式指出對方的違約行為，明確我方的權(quán)利主張，并告知其不采取糾正措施可能面臨的法律后果。（一）催告函寫作要點1.更具警示性的主題行：如“關(guān)于[合同編號]項下[產(chǎn)品名稱]延遲交貨的最后催告函”或“關(guān)于嚴(yán)重違反[合同編號]交貨義務(wù)的正式催告”。2.重申并強調(diào)先前溝通：提及此前發(fā)出的催貨函（日期、方式）及對方的回應(yīng)情況（或無回應(yīng)）。3.明確指出違約事實：依據(jù)合同條款，清晰指出對方行為已構(gòu)成違約，并說明違約的具體情形和持續(xù)時間。4.詳細(xì)闡述違約影響：具體說明延遲交貨已對我方造成或可能造成的實際損失（如生產(chǎn)停滯、緊急采購的額外成本、客戶索賠等），增強催告的力度。5.提出最后通牒式要求：設(shè)定一個不可再拖延的最終交貨期限，并要求對方在此期限內(nèi)必須完成的事項（如交付貨物、支付違約金等）。6.清晰告知法律后果：明確聲明，若對方在指定期限內(nèi)仍不履行義務(wù)，我方將保留采取包括但不限于解除合同、追究違約責(zé)任、要求賠償全部損失、通過法律途徑（仲裁/訴訟）解決等權(quán)利。7.保留證據(jù)意識：函件內(nèi)容應(yīng)客觀、準(zhǔn)確，避免情緒化語言，為后續(xù)可能的法律行動奠定基礎(chǔ)。8.送達(dá)方式建議：此類函件建議采用可追蹤的快遞方式寄送，并保留寄送憑證；同時可輔以郵件發(fā)送，并要求對方郵件確認(rèn)收到。（二）催告函范例主題：關(guān)于HT-____號合同嚴(yán)重延遲交貨的最后催告函尊敬的[供應(yīng)商公司名稱][法定代表人/負(fù)責(zé)人姓名]：現(xiàn)就貴司與我司于[X年X月X日]簽訂的《采購合同》（合同編號：HT-____，以下簡稱“合同”）項下[產(chǎn)品名稱，型號GB-123]的嚴(yán)重延遲交貨事宜，我方特發(fā)出本最后催告函。一、事由回顧與違約事實：根據(jù)合同第X條約定，貴司應(yīng)于[X年X月X日]前向我司交付上述合同產(chǎn)品[數(shù)量]臺。我司已于[X年X月X日]向貴司發(fā)出書面催貨函（[可附復(fù)印件或提及發(fā)送郵箱/快遞單號]），但截至本函發(fā)出之日，貴司[未予任何書面回復(fù)/雖回復(fù)但未按承諾交付/再次延誤承諾交付期]，我方至今仍未收到合同約定的全部貨物。貴司的上述行為已嚴(yán)重違反了合同第X條關(guān)于交貨期限的約定，構(gòu)成嚴(yán)重違約。二、違約行為造成的影響：由于貴司的持續(xù)違約，我司[生產(chǎn)線已被迫停工X天/為維持生產(chǎn)不得不從第三方處以高于原合同價格XX%的成本緊急采購替代產(chǎn)品/已面臨終端客戶的延遲交付索賠，金額XX]。由此產(chǎn)生的直接及間接損失正在持續(xù)擴大。三、我方最后要求：鑒于上述情況，我方現(xiàn)向貴司發(fā)出最后催告：1.貴司必須在本函發(fā)出之日起[例如：3個工作日]內(nèi)，即[年月日]前，將合同約定的全部合格產(chǎn)品運抵我方指定地點。2.同時，貴司應(yīng)就此次嚴(yán)重違約行為給我方造成的損失進(jìn)行賠償，并按照合同第X條約定支付逾期交貨違約金[具體金額或計算方式]。四、后續(xù)措施聲明：請注意，本函是我方為解決問題所做的最后努力。若貴司未能在上述指定期限內(nèi)滿足我方要求，我方將立即采取包括但不限于以下一切必要措施維護(hù)自身合法權(quán)益：1.單方解除HT-____號采購合同；2.要求貴司承擔(dān)由此給我方造成的全部直接損失和間接損失；3.保留通過法律訴訟或仲裁等方式追究貴司全部違約責(zé)任的權(quán)利。屆時，貴司還需承擔(dān)我方因此支出的律師費、訴訟費、保全費等一切合理費用。我方鄭重希望貴司能高度重視此事，立即采取有效措施糾正違約行為，否則一切不利后果將由貴司自行承擔(dān)。特此函告！[你公司全稱]（蓋章）[法務(wù)部或采購部，視情況而定][日期：年月日][聯(lián)系人：][聯(lián)系方式：]三、撰寫與發(fā)送注意事項1.語氣把握：催貨函宜“柔中帶剛”，催告函則需“義正辭嚴(yán)”，但兩者均需基于事實，避免使用攻擊性或情緒化語言。2.證據(jù)保留：所有函件建議以書面形式（紙質(zhì)蓋章并掃描）發(fā)送，同時采用郵件、快遞（EMS或順豐等可追蹤物流）等方式，并務(wù)必保留好發(fā)送憑證、對方簽收記錄、郵件送達(dá)回執(zhí)等，作為完整證據(jù)鏈。3.合同依據(jù)：所有主張和要求都應(yīng)盡可能援引合同具體條款，使函件內(nèi)容更具說服力和法律效力。4.內(nèi)部審批：尤其是催告函，因其涉及可能的法律行動，發(fā)送前應(yīng)經(jīng)過