公共機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范與實施細(xì)則檔案作為公共機(jī)構(gòu)履行職能、開展業(yè)務(wù)活動的原始記錄，是機(jī)構(gòu)歷史的真實寫照，也是國家信息資源的重要組成部分?？茖W(xué)規(guī)范地管理檔案，對于公共機(jī)構(gòu)提升治理能力、保障依法行政、維護(hù)歷史真實面貌、促進(jìn)信息資源共享具有不可替代的重要意義。本細(xì)則旨在為各級公共機(jī)構(gòu)提供一套系統(tǒng)、實用的檔案管理操作指引，以推動檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化水平。一、公共機(jī)構(gòu)檔案管理的重要性與基本原則公共機(jī)構(gòu)檔案管理是一項基礎(chǔ)性、保障性工作，其重要性體現(xiàn)在多個層面：首先，它是公共機(jī)構(gòu)科學(xué)決策和高效履職的重要依據(jù)，完整準(zhǔn)確的檔案能夠為政策制定、工作評估提供歷史數(shù)據(jù)和經(jīng)驗借鑒；其次，它是維護(hù)公共利益、保障公民合法權(quán)益、實現(xiàn)依法行政的關(guān)鍵憑證；再者，它是傳承歷史、保存機(jī)構(gòu)記憶、開展社會教育的寶貴財富；最后，規(guī)范的檔案管理有助于提升公共機(jī)構(gòu)的工作效率和公信力。為確保檔案管理工作的有效開展，必須遵循以下基本原則：1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理原則：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)的管理體制，確保檔案工作在機(jī)構(gòu)內(nèi)部得到高度重視和有效協(xié)調(diào)。2.真實準(zhǔn)確，完整系統(tǒng)原則：檔案的形成、收集、整理必須保證其真實性、準(zhǔn)確性、完整性和系統(tǒng)性，杜絕虛假、殘缺、零散的檔案材料進(jìn)入管理體系。3.安全保密，依法管理原則：嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)檔案安全和保密的法律法規(guī)，建立健全安全保密制度，確保檔案實體與信息的絕對安全，防止失泄密事件發(fā)生。4.科學(xué)管理，有效利用原則：運(yùn)用科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，積極開發(fā)檔案信息資源，為機(jī)構(gòu)各項工作和社會合理需求提供便捷、高效的利用服務(wù)。二、檔案管理的組織架構(gòu)與人員要求公共機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全檔案管理的組織架構(gòu)，明確相關(guān)職責(zé)，配備合格人員，為檔案工作的順利開展提供組織和人力保障。組織架構(gòu)：*領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：單位主要負(fù)責(zé)人對本單位檔案工作負(fù)總責(zé)，應(yīng)將檔案工作納入單位整體發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，定期研究和解決檔案工作中的重大問題。*檔案管理部門：應(yīng)設(shè)立或明確負(fù)責(zé)檔案工作的部門（如檔案室、綜合處等），賦予其相應(yīng)的管理權(quán)限，具體負(fù)責(zé)本單位檔案的統(tǒng)一管理、指導(dǎo)和監(jiān)督。*部門職責(zé)：各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人（檔案員）負(fù)責(zé)本部門形成的文件材料的收集、整理、預(yù)歸檔工作，并按規(guī)定向單位檔案管理部門移交。人員要求：*政治素質(zhì)：檔案管理人員應(yīng)具有良好的政治素質(zhì)，忠于職守，廉潔奉公，嚴(yán)守紀(jì)律。*業(yè)務(wù)能力：具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和技能，熟悉檔案工作的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，能夠熟練運(yùn)用檔案管理方法和工具。鼓勵檔案人員參加專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，不斷提升業(yè)務(wù)水平。*職業(yè)道德：熱愛檔案事業(yè)，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，工作認(rèn)真細(xì)致，保密觀念強(qiáng)。*持證上崗：檔案管理人員應(yīng)逐步實現(xiàn)持證上崗，確保具備從事檔案工作的基本資格。三、檔案的收集與整理檔案的收集與整理是檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到后續(xù)工作的質(zhì)量和效率。收集范圍：公共機(jī)構(gòu)在各項工作中形成的具有保存價值的各種形式和載體的文件材料，均屬于收集范圍。主要包括：*本單位制定的各類公文、會議材料、工作計劃、總結(jié)報告、統(tǒng)計報表等；*反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的重要業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、調(diào)研材料等；*本單位獲得的榮譽(yù)獎勵、重要外事活動記錄等；*其他具有查考利用價值的文件材料、聲像資料、實物等。收集要求：*及時主動：各部門檔案員應(yīng)在各項工作完成后，及時收集、積累應(yīng)歸檔的文件材料，避免遺漏和散失。*完整齊全：確保收集的文件材料齊全完整，每份文件的正件、附件、定稿、正本、副本等應(yīng)收集齊全。*規(guī)范有序：收集的文件材料應(yīng)保持其形成時的有機(jī)聯(lián)系，便于后續(xù)整理。整理工作：*分類：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，依據(jù)國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實際情況，確定統(tǒng)一的分類方案（如年度-機(jī)構(gòu)-問題分類法等），對檔案進(jìn)行系統(tǒng)分類。*組卷/件：將分類后的文件材料，按照一定的邏輯關(guān)系和保管單位（卷或件）進(jìn)行組合。對于紙張文件，可采用卷內(nèi)文件目錄或件號進(jìn)行管理。*排列：卷內(nèi)文件或同一件內(nèi)的文件應(yīng)按照其形成時間、重要程度或邏輯順序進(jìn)行排列。*編號：對整理好的案卷或文件件進(jìn)行編號，包括全宗號、年度、保管期限、卷號/件號等，確保標(biāo)識唯一。*編目：編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄或歸檔文件目錄，著錄文件的基本信息（如文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等），為檢索利用提供指引。四、檔案的鑒定與歸檔檔案鑒定是確定檔案保存價值、劃定保管期限的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；歸檔則是將整理鑒定完畢的檔案正式移交檔案管理部門保存的過程。檔案鑒定：*鑒定組織：應(yīng)由單位檔案管理部門牽頭，會同有關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，負(fù)責(zé)對檔案的價值進(jìn)行鑒定。*鑒定標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)國家《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》及相關(guān)專業(yè)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位檔案的實際情況，確定檔案的保管期限（永久、長期、短期）。*鑒定程序：對已整理的文件材料逐件或逐卷進(jìn)行審查，根據(jù)其內(nèi)容、來源、用途等因素，綜合判斷其保存價值，提出保管期限意見，報單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。歸檔要求：*歸檔范圍：嚴(yán)格按照經(jīng)批準(zhǔn)的歸檔范圍執(zhí)行，凡應(yīng)歸檔的文件材料必須全部歸檔，任何部門和個人不得私自留存或銷毀。*歸檔時間：一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文書檔案的歸檔工作。專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，可根據(jù)其形成規(guī)律和實際需要，確定適當(dāng)?shù)臍w檔時間。*歸檔手續(xù)：檔案移交時，交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、質(zhì)量，填寫《檔案移交清冊》，履行簽字蓋章手續(xù)，明確責(zé)任。五、檔案的保管與保護(hù)檔案保管是為維護(hù)檔案的完整與安全，延長檔案壽命而采取的各項措施。保管條件：*檔案庫房：應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵、防有害氣體等“九防”條件。*檔案裝具：應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒、卷皮等裝具，確保檔案存放有序、安全。*設(shè)備配置：根據(jù)需要配備溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材、防蟲防霉藥劑、去濕機(jī)、空調(diào)等必要設(shè)備。保護(hù)技術(shù)：*日常維護(hù)：定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。*數(shù)字化保護(hù)：積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、存儲和備份，利用信息技術(shù)手段加強(qiáng)檔案保護(hù)和利用。數(shù)字檔案應(yīng)符合相關(guān)格式標(biāo)準(zhǔn)和安全要求。*庫房管理：建立庫房管理制度，嚴(yán)格控制非檔案人員進(jìn)入庫房。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品。定期對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和調(diào)控。六、檔案的利用與開發(fā)檔案利用是檔案工作的根本目的，通過提供利用服務(wù)，實現(xiàn)檔案的價值。利用制度：*建立健全檔案利用制度，明確利用范圍、方式、手續(xù)和審批權(quán)限。*區(qū)分檔案密級，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，控制涉密檔案的利用范圍和審批程序。利用方式：*查閱：為本單位工作需要提供檔案查閱服務(wù)，查閱者需出示有效證件并履行登記手續(xù)。*復(fù)制：根據(jù)利用需求，可提供檔案復(fù)制件，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。*借閱：確因工作需要借出檔案的，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，限期歸還，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、復(fù)制、涂改、勾畫。*咨詢服務(wù)：為利用者提供檔案咨詢，解答有關(guān)檔案方面的問題。利用要求：*利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容。*未經(jīng)許可，不得擅自拍攝、復(fù)制涉密檔案。*利用檔案所獲得的信息，不得用于危害國家利益、公共利益和他人合法權(quán)益的活動。檔案開發(fā)：*檔案管理部門應(yīng)根據(jù)工作需要和社會需求，對檔案信息進(jìn)行深度加工和開發(fā)，如編寫檔案參考資料、專題匯編、大事記、組織沿革等。*積極利用檔案資源開展編研工作，挖掘檔案的歷史價值和現(xiàn)實意義，為領(lǐng)導(dǎo)決策和社會宣傳教育服務(wù)。七、檔案的保密與安全管理檔案安全保密是檔案工作的生命線，必須常抓不懈。保密制度：*嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)，建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任。*對涉密檔案實行專人、專庫、專柜管理，嚴(yán)格控制接觸范圍。*定期開展保密檢查和保密教育，提高檔案人員和全體員工的保密意識。涉密檔案管理：*涉密檔案的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)均應(yīng)符合保密規(guī)定。*涉密檔案的復(fù)制、摘抄、傳遞須經(jīng)嚴(yán)格審批，并采取相應(yīng)保密措施。*嚴(yán)禁將涉密檔案帶出規(guī)定的保管和閱檔場所。網(wǎng)絡(luò)信息安全：*檔案管理系統(tǒng)及數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)采取嚴(yán)格的安全保密措施，包括身份認(rèn)證、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計、容災(zāi)備份等。*定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)安全檢查，防止信息泄露、丟失或被篡改。應(yīng)急處置：*制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、失泄密等突發(fā)事件，明確應(yīng)急處置程序和責(zé)任分工，定期組織演練，提高應(yīng)急處置能力。八、檔案的統(tǒng)計與移交檔案統(tǒng)計是掌握檔案數(shù)量、狀況和管理情況的重要手段；檔案移交包括向同級國家檔案館移交和機(jī)構(gòu)變動時的檔案移交。檔案統(tǒng)計：*建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等情況進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計。*按規(guī)定向上級檔案行政管理部門報送檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。*檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、及時。檔案移交：*向檔案館移交：按照國家關(guān)于檔案移交的規(guī)定，定期向同級國家檔案館移交具有永久和長期保存價值的檔案。移交前應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目，并編制移交清冊。*機(jī)構(gòu)變動移交：機(jī)構(gòu)發(fā)生撤銷、合并、分立等變動時，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，妥善保管和處理檔案，并及時辦理檔案移交手續(xù)，確保檔案不致散失。九、檔案的銷毀檔案銷毀是對已超過保管期限且經(jīng)鑒定確認(rèn)無繼續(xù)保存價值的檔案進(jìn)行處理的最后環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行。銷毀鑒定：對已到保管期限的檔案，由檔案管理部門會同有關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行再次鑒定，確認(rèn)已無保存價值的，方可列入銷毀范圍。銷毀審批：編制《檔案銷毀清冊》，報單位分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對于重要檔案的銷毀，必要時應(yīng)報請上級主管部門批準(zhǔn)。銷毀監(jiān)督：檔案銷毀時，必須有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的數(shù)量和內(nèi)容，確保與銷毀清冊一致。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期和方式。嚴(yán)禁個人私自銷毀檔案材料。銷毀記錄：《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，以備查考。十、檔案管理的監(jiān)督與責(zé)任追究為確保檔案管理各項制度落到實處，必須加強(qiáng)監(jiān)督檢查和責(zé)任追究。監(jiān)督檢查：*單位檔案管理部門負(fù)責(zé)對本單位各部門檔案工作進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。*上級主管部門和檔案行政管理部門應(yīng)對所屬公共機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行定期或不定期檢查與指導(dǎo)。責(zé)任追究：*對在檔案工作中做出顯著成績的單位和個人，應(yīng)給予表彰和獎勵。*對違反檔案管理規(guī)定，造成檔案損壞、丟失、泄密或擅自銷毀檔案的，應(yīng)視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、組織處理或紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。結(jié)語公