企業(yè)印章封存與銷毀記錄表一份專業(yè)的企業(yè)印章封存與銷毀記錄表，應至少包含以下關鍵要素，以確保信息的完整性、操作的可追溯性及責任的明確性：一、表頭信息*文件編號：為該記錄表賦予唯一的、符合企業(yè)檔案管理規(guī)范的編號，便于檢索與歸檔。*記錄部門：通常為企業(yè)行政部、辦公室或專門的印章管理部門。*記錄日期：填寫本記錄表的具體日期。二、印章基本信息此部分旨在清晰識別擬進行封存或銷毀操作的印章本體。*序號：當同時處理多枚印章時，用于區(qū)分和排序。*印章名稱：例如“XX有限公司公章”、“XX有限公司合同專用章（一）”、“XX部門章”等，需與印章實際刻制內(nèi)容完全一致。*印章類型：如公章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章、法定代表人章、部門章、項目章等。*印章材質：如牛角、銅質、橡膠、光敏等。*印章尺寸/規(guī)格：（可選）部分企業(yè)對特定類型印章有統(tǒng)一規(guī)格要求的，可予以記錄。*印模編號/備案編號：（若有）指在公安機關或其他權威機構備案的編號，或企業(yè)內(nèi)部自行編制的印模管理編號。*啟用日期：該印章正式開始使用的日期。三、封存/銷毀具體信息此部分為記錄表的核心，需根據(jù)實際操作類型（封存或銷毀）分別填寫或設計相應欄目。（一）封存相關信息*封存原因：需具體明確，例如：公司名稱變更、部門撤銷、項目結束、印章?lián)p壞、新印章啟用后舊印章停用、法律法規(guī)要求等。*申請封存日期：由相關部門或人員提出封存申請的日期。*申請人：提出封存申請的部門或個人。*封存審批：*部門負責人意見及簽字：申請人所屬部門負責人的審核意見與簽名。*印章管理部門意見及簽字：企業(yè)印章管理部門（如行政部）的審核意見與簽名。*分管領導/總經(jīng)理審批意見及簽字：根據(jù)企業(yè)權限設置，由相應級別領導進行最終審批。*封存執(zhí)行日期：實際完成印章封存操作的日期。*封存地點：詳細記錄封存印章的具體存放位置，如“行政部保險柜A柜X層”、“檔案室專用印章保管箱X號格”等，確?？删_追溯。*封存狀態(tài)描述：例如“完好封存于密封袋中，貼有封條并加蓋騎縫章”、“存放于專用印章盒內(nèi)，已登記入庫”。*封存執(zhí)行人：實際執(zhí)行封存操作的人員簽名。*監(jiān)封人：（可選，建議）監(jiān)督封存過程的人員簽名，以增強流程的規(guī)范性。（二）銷毀相關信息*銷毀原因：需具體明確，例如：封存期限已滿且確認無留存必要、印章嚴重損壞無法修復且無存檔價值、法律法規(guī)規(guī)定必須銷毀、按照企業(yè)印章管理規(guī)定定期清理等。注意：銷毀前通常應經(jīng)過嚴格的審批，且確保已履行必要的公告或告知程序（如涉及對外使用的印章）。*申請銷毀日期：由相關部門或人員提出銷毀申請的日期。*申請人：提出銷毀申請的部門或個人，通常為印章管理部門。*銷毀審批：*印章管理部門意見及簽字：企業(yè)印章管理部門的審核意見與簽名。*法務部門/法律顧問意見（如必要）：對于重要印章的銷毀，建議征詢法務意見。*分管領導/總經(jīng)理/董事長審批意見及簽字：根據(jù)企業(yè)權限設置，由相應級別領導進行最終審批，通常銷毀審批級別應高于封存審批。*擬銷毀日期：計劃進行銷毀操作的日期。*銷毀方式：例如：物理破碎（如使用碎章機）、熔煉、化學腐蝕等。應選擇能確保印章徹底失去使用功能且不可逆的方式。*銷毀執(zhí)行日期：實際完成印章銷毀操作的日期。*銷毀地點：進行銷毀操作的具體地點。*銷毀情況描述：簡要描述銷毀過程及結果，例如“于XX年XX月XX日在XX地點，由XX使用碎章機對該印章進行徹底粉碎，碎片已作無害處理”。*銷毀執(zhí)行人：實際執(zhí)行銷毀操作的人員簽名（通常不少于兩人）。*監(jiān)銷人：負責監(jiān)督銷毀全過程的人員簽名，監(jiān)銷人應獨立于執(zhí)行人，通常由企業(yè)紀檢監(jiān)察人員、高級管理人員或指定的其他非印章管理部門人員擔任。四、備注說明*備注：用于記錄其他需要說明的特殊情況，例如：封存印章的領取條件（若未來可能重新啟用）、銷毀過程中遇到的特殊情況及處理方式等。*相關附件：（可選）如《印章封存申請書》、《印章銷毀申請書》、印模留樣復印件、封存/銷毀過程照片或視頻資料的索引等，可在此注明附件名稱及數(shù)量。五、簽署欄*記錄人：負責填寫本記錄表的人員簽名。*復核人：（可選，建議）對記錄表內(nèi)容進行復核的人員簽名，以確保信息準確無誤。關于記錄表的使用說明與管理要點1.規(guī)范填寫：所有欄目均應使用藍黑墨水筆或簽字筆清晰、準確、完整填寫，不得隨意涂改。如有錯誤，應按規(guī)定方式更正（如劃改并由更正人簽名）。2.審批流程：嚴格執(zhí)行審批程序，確保每一項封存或銷毀操作都經(jīng)過適當層級的授權與審核。3.存檔管理：《企業(yè)印章封存與銷毀記錄表》及其相關附件應作為企業(yè)重要檔案進行管理，建立專門的臺賬，長期保存。封存記錄應與對應的封存印章一并或關聯(lián)管理；銷毀記錄則需永久保存?zhèn)洳椤?.電子記錄與紙質記錄：有條件的企業(yè)可采用電子化管理系統(tǒng)，但電子記錄應確保其真實性、完整性和不可篡改性，并建議輔以必要的紙質憑證或定期打印歸檔。5.保密要求：印章信息及相關操作記錄屬于企業(yè)敏感信息，應嚴格遵守企業(yè)保密規(guī)定，限制查閱權限。6.多人復核：特別是在銷毀環(huán)節(jié)，從申請、審批到執(zhí)行、監(jiān)銷，均應強調(diào)多人參與和交叉復核，杜絕單人操作的風險。7.影像留存：對于重要印章的銷毀過程，建議進行拍照或錄像留存，作為記錄的補充和佐證。結語《企業(yè)印章封存與銷毀記錄表》不僅是企業(yè)印章管理規(guī)范化、精細化的體現(xiàn)，更是防范印章