辦公室文秘工作規(guī)范手冊第一章總則1.1目的與依據(jù)為進(jìn)一步規(guī)范辦公室文秘工作，明確工作職責(zé)，提升工作效率與質(zhì)量，確保各項(xiàng)事務(wù)有序運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本規(guī)范手冊。本手冊依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及單位內(nèi)部管理制度，結(jié)合辦公室文秘工作實(shí)際情況編制。1.2適用范圍本手冊適用于單位辦公室全體文秘人員（含專職秘書、文員等從事相關(guān)工作的人員），是指導(dǎo)文秘人員日常工作的行為準(zhǔn)則和操作規(guī)范。1.3工作原則1.忠誠可靠，嚴(yán)守秘密：堅(jiān)持正確政治方向，忠于職守，嚴(yán)守國家秘密和工作秘密，不泄露任何未經(jīng)授權(quán)的信息。2.實(shí)事求是，客觀公正：處理事務(wù)、傳遞信息必須基于事實(shí)，客觀公正，不夸大、不縮小、不歪曲。3.高效務(wù)實(shí)，精益求精：樹立效率意識，雷厲風(fēng)行，注重實(shí)效，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，追求卓越。4.服務(wù)為本，主動熱情：以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)部門、服務(wù)基層為宗旨，態(tài)度熱情，耐心周到。5.團(tuán)結(jié)協(xié)作，顧全大局：積極與各部門溝通協(xié)調(diào)，發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神，維護(hù)單位整體利益。6.勤學(xué)善思，與時(shí)俱進(jìn)：不斷學(xué)習(xí)新知識、新技能，提升綜合素養(yǎng)，適應(yīng)工作發(fā)展需求。第二章主要工作職責(zé)與規(guī)范2.1文書處理與檔案管理2.1.1公文擬制與審核*嚴(yán)格按照國家及單位公文處理規(guī)定，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)或獨(dú)立擬制各類公文（如通知、報(bào)告、請示、函等）。*擬制公文應(yīng)做到：主題鮮明、觀點(diǎn)正確、內(nèi)容翔實(shí)、條理清晰、語言精煉、格式規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確。*公文初稿完成后，需進(jìn)行認(rèn)真校對，檢查有無錯漏、表述不當(dāng)之處，并按程序報(bào)請審核。2.1.2公文流轉(zhuǎn)與辦理*收文處理：收到外來文件、內(nèi)部請示報(bào)告等，應(yīng)立即進(jìn)行登記（編號、來文單位、標(biāo)題、日期、份數(shù)等），及時(shí)呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，并根據(jù)批示意見分辦、催辦、督辦，確保公文及時(shí)處理，不積壓、不延誤。*發(fā)文處理：對已審核通過的發(fā)文稿，進(jìn)行編號、排版、校對、印刷、用印，確保符合規(guī)范后按規(guī)定范圍分發(fā)，并做好發(fā)文登記和存檔。2.1.3檔案管理*按照檔案管理規(guī)定，對各類公文、資料、合同、會議記錄等進(jìn)行系統(tǒng)整理、分類、編號、裝訂、歸檔。*建立健全檔案檢索體系，確保檔案查閱便捷、準(zhǔn)確。*嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好借閱登記和歸還核銷工作，確保檔案安全完整。*定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、維護(hù)，做好防潮、防火、防蟲、防盜等工作。2.2會務(wù)組織與協(xié)調(diào)2.2.1會前準(zhǔn)備*根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示或工作需要，擬定會議方案（會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議題、議程、所需材料、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等），報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。*印發(fā)會議通知，明確會議各項(xiàng)要素，確保通知及時(shí)送達(dá)參會人員。*落實(shí)會議場地，做好會場布置（座位安排、會標(biāo)、席卡、音響、投影、燈光、溫度等）。*準(zhǔn)備會議所需材料（議程、匯報(bào)材料、背景資料、記錄本、筆等），并按要求分發(fā)或擺放。*安排好參會人員的食宿、交通等后勤保障（如需）。*檢查會議設(shè)備是否正常運(yùn)行，安排好技術(shù)支持人員。2.2.2會中服務(wù)*組織參會人員簽到，分發(fā)會議材料。*引導(dǎo)參會人員就座，維持會場秩序。*做好會議記錄，準(zhǔn)確記錄會議主要內(nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等。*負(fù)責(zé)會議期間的聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、信息傳遞、茶水供應(yīng)等服務(wù)工作，及時(shí)處理突發(fā)情況。2.2.3會后工作*及時(shí)整理會議紀(jì)要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后分發(fā)相關(guān)部門和人員。*對會議決定事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤督辦，確保落實(shí)。*清理會場，回收會議資料，做好費(fèi)用結(jié)算。*將會議相關(guān)材料（通知、議程、紀(jì)要、簽到表、照片等）整理歸檔。2.3日常辦公事務(wù)處理2.3.1通訊聯(lián)絡(luò)*負(fù)責(zé)單位電話的接聽與轉(zhuǎn)接，做到語言文明、耐心細(xì)致，準(zhǔn)確記錄來電信息并及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)。*協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各類信函、郵件、傳真，及時(shí)拆閱、登記、呈送或回復(fù)。2.3.2接待服務(wù)*負(fù)責(zé)外來人員的接待工作，做到熱情周到、有禮有節(jié)，根據(jù)來訪者身份和事由進(jìn)行引導(dǎo)或安排會見。*協(xié)助安排領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)接待活動，做好相關(guān)準(zhǔn)備和服務(wù)工作。2.3.3辦公用品管理*根據(jù)工作需要，編制辦公用品采購計(jì)劃，經(jīng)審批后按規(guī)定采購、登記、入庫。*負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放、領(lǐng)用登記，定期盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，杜絕浪費(fèi)。*維護(hù)辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）的正常運(yùn)行，出現(xiàn)故障及時(shí)聯(lián)系維修。2.3.4辦公環(huán)境維護(hù)*保持辦公室及公共區(qū)域的整潔、有序。*協(xié)助做好單位固定資產(chǎn)的登記、維護(hù)和管理工作。2.4信息溝通與上傳下達(dá)*及時(shí)、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)傳遞上級指示、通知及各部門的工作動態(tài)。*認(rèn)真記錄領(lǐng)導(dǎo)的指示、批示，并及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)部門或人員。*協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)收集、整理各類信息、數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。*做好單位內(nèi)部各部門之間的溝通協(xié)調(diào)工作，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展。2.5領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的辦理*對領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)，要認(rèn)真領(lǐng)會意圖，明確要求，迅速行動，保質(zhì)保量按時(shí)完成。*在辦理過程中，遇到問題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)請示，不擅自做主。*任務(wù)完成后，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋結(jié)果。第三章職業(yè)素養(yǎng)與行為規(guī)范3.1職業(yè)道德*恪守職業(yè)道德，廉潔自律，不利用工作之便謀取私利。*堅(jiān)持原則，秉公辦事，不徇私情。*尊重領(lǐng)導(dǎo)，團(tuán)結(jié)同事，顧全大局，維護(hù)集體榮譽(yù)。3.2職業(yè)技能*熟練掌握公文寫作知識和技巧，具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力。*熟練操作計(jì)算機(jī)及各類辦公軟件（如文字處理、表格制作、演示文稿、郵件系統(tǒng)等）。*具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、組織能力和應(yīng)變能力。*不斷學(xué)習(xí)新知識、新技能，努力提升自身綜合素質(zhì)。3.3儀容儀表與言行舉止*工作時(shí)間著裝得體、整潔大方，符合職業(yè)身份。*舉止端莊，言行文明，待人接物熱情誠懇。*工作中保持積極樂觀的心態(tài)，展現(xiàn)良好的精神風(fēng)貌。第四章保密工作要求*嚴(yán)格遵守國家及單位的保密法律法規(guī)和規(guī)章制度，增強(qiáng)保密意識，嚴(yán)守保密紀(jì)律。*不泄露、不傳播工作中接觸到的國家秘密、商業(yè)秘密和工作秘密。*妥善保管涉密文件、資料和物品，不在非保密場所談?wù)撋婷苁马?xiàng)，不使用非涉密設(shè)備處理涉密信息。*發(fā)現(xiàn)泄密隱患或行為，應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告。第五章監(jiān)督與考核*本規(guī)范手冊是文秘人員日常工作的行為準(zhǔn)則，辦公室將定期或不定期對本手冊的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。*文秘人員的工作表現(xiàn)將納入年度考核，考核結(jié)果作為評優(yōu)評先、職務(wù)晉升、獎懲的重要依據(jù)。*對嚴(yán)格遵守本規(guī)范、工作成績突出者，予以表彰獎勵；對違反本規(guī)范、造成不