合同管理風(fēng)險防控指導(dǎo)手冊前言在現(xiàn)代商業(yè)活動中，合同是規(guī)范交易行為、明確權(quán)利義務(wù)、保障交易安全的基石。然而，合同從談判、起草、審核、簽署到履行、變更、終止的整個生命周期內(nèi)，均潛藏著各種風(fēng)險。這些風(fēng)險若未能得到有效識別與防控，可能導(dǎo)致企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)受損，甚至陷入法律糾紛。本手冊旨在結(jié)合實踐經(jīng)驗，系統(tǒng)梳理合同管理各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵風(fēng)險點，并提供具有操作性的防控建議，以期幫助企業(yè)提升合同管理水平，最大限度降低合同風(fēng)險，保障企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。一、合同管理的基本原則合同管理是一項系統(tǒng)性工作，應(yīng)遵循以下基本原則，以確保風(fēng)險防控的有效性與全面性：1.依法合規(guī)原則：合同的訂立、履行、變更和終止等行為必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度。2.平等自愿、公平誠信原則：合同當(dāng)事人法律地位平等，應(yīng)當(dāng)遵循公平原則確定各方權(quán)利和義務(wù)，秉持誠實，恪守承諾。3.風(fēng)險控制優(yōu)先原則：在合同管理的各個環(huán)節(jié)，均應(yīng)將風(fēng)險識別與評估置于首位，優(yōu)先采取措施防范和控制高風(fēng)險因素。4.全程管理原則：對合同從前期準(zhǔn)備、談判、文本起草、審核審批、簽署、履行監(jiān)控、爭議解決到歸檔的整個生命周期進(jìn)行全過程、動態(tài)化管理。5.責(zé)權(quán)利清晰原則：明確合同管理各部門及相關(guān)人員的職責(zé)、權(quán)利和義務(wù)，確保各司其職、各負(fù)其責(zé)，避免推諉扯皮。二、合同事前防范：風(fēng)險的源頭控制合同風(fēng)險的防控，重在事前。事前防范是控制合同風(fēng)險最經(jīng)濟(jì)、最有效的手段，能夠從源頭上減少風(fēng)險發(fā)生的可能性。（一）合同相對方的資信調(diào)查與評估“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，在合同簽訂前，對相對方進(jìn)行全面、深入的資信調(diào)查與評估，是防范合同風(fēng)險的第一道防線。1.調(diào)查內(nèi)容：*工商信息核查：通過企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)等官方渠道，核實相對方的注冊登記信息、注冊資本、經(jīng)營范圍、股東構(gòu)成、法定代表人及高管信息、企業(yè)狀態(tài)（是否存續(xù)、有無吊銷、注銷等）。*財務(wù)狀況分析：盡可能獲取相對方近期的財務(wù)報表，分析其資產(chǎn)負(fù)債、盈利能力、現(xiàn)金流等情況，評估其償債能力和履約能力。*商業(yè)信譽(yù)與口碑：通過行業(yè)協(xié)會、合作伙伴、媒體報道、網(wǎng)絡(luò)評價等多種途徑，了解相對方的商業(yè)信譽(yù)、履約歷史、產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量口碑。*法律風(fēng)險篩查：查詢相對方是否涉及重大訴訟、仲裁案件，是否有失信被執(zhí)行人、行政處罰等不良記錄。*授權(quán)與資質(zhì)審查：對于需要特定資質(zhì)或許可方能從事的業(yè)務(wù)，需審查相對方是否具備相應(yīng)的有效資質(zhì)；簽約代表是否獲得合法授權(quán)，需索取并核查授權(quán)委托書。2.評估與決策：根據(jù)調(diào)查獲取的信息，對相對方的綜合實力、履約能力、合作風(fēng)險進(jìn)行評估，形成書面評估報告。對于高風(fēng)險的合作方，應(yīng)審慎合作，或要求提供充分的擔(dān)保措施；對于不符合基本合作條件的，應(yīng)堅決拒絕合作。（二）合同談判與文本準(zhǔn)備合同談判是確定雙方權(quán)利義務(wù)的關(guān)鍵階段，文本準(zhǔn)備則是將談判成果固化的過程，兩者直接影響合同的質(zhì)量和后續(xù)風(fēng)險。1.談判策略與準(zhǔn)備：*明確談判目標(biāo)和底線，制定談判策略。*組織熟悉業(yè)務(wù)、法律、財務(wù)等方面的專業(yè)人員參與談判。*對談判中可能涉及的核心條款（如價格、付款方式、交付標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等）進(jìn)行預(yù)先研究和準(zhǔn)備。2.合同文本的起草與選用：*優(yōu)先使用標(biāo)準(zhǔn)合同范本：企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點，制定和完善各類標(biāo)準(zhǔn)合同范本。標(biāo)準(zhǔn)范本應(yīng)經(jīng)過法律專業(yè)人士審核，具有規(guī)范性和穩(wěn)定性，能有效降低起草風(fēng)險，提高效率。*非標(biāo)準(zhǔn)合同的起草：如無標(biāo)準(zhǔn)范本，需根據(jù)談判結(jié)果和交易特點起草合同。起草時應(yīng)確保合同要素齊全、條款明確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、權(quán)利義務(wù)對等。*合同構(gòu)成要素：合同一般應(yīng)包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等基本要素。根據(jù)交易的復(fù)雜性，還可能需要增加知識產(chǎn)權(quán)、保密、不可抗力、通知與送達(dá)等條款。3.核心條款的關(guān)注：*標(biāo)的條款：必須明確、具體，避免歧義。*數(shù)量與質(zhì)量條款：數(shù)量應(yīng)明確計量單位和計量方法；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)清晰、可檢驗，最好引用國家、行業(yè)或雙方約定的具體標(biāo)準(zhǔn)。*價款或報酬條款：金額大小寫一致，明確計價方式、貨幣種類、支付方式、支付時間、支付賬戶信息。*履行期限、地點和方式：期限應(yīng)具體，地點要明確，履行方式應(yīng)具有可操作性。*違約責(zé)任條款：這是合同的“牙齒”，應(yīng)明確違約情形、承擔(dān)違約責(zé)任的方式（如賠償損失、支付違約金、解除合同等）及計算方法。違約金的設(shè)定應(yīng)合理，避免過高或過低。*爭議解決方式條款：明確選擇訴訟還是仲裁。如選擇訴訟，應(yīng)約定有管轄權(quán)的法院；如選擇仲裁，應(yīng)明確仲裁機(jī)構(gòu)的名稱。*知識產(chǎn)權(quán)與保密條款：對于涉及知識產(chǎn)權(quán)的交易，應(yīng)明確知識產(chǎn)權(quán)的歸屬、許可使用范圍、侵權(quán)責(zé)任等；對于需要保密的信息，應(yīng)簽訂保密條款，明確保密范圍、期限及違反保密義務(wù)的責(zé)任。三、合同事中控制：風(fēng)險的過程管理合同簽訂后，并非萬事大吉，履行過程中的動態(tài)監(jiān)控和風(fēng)險控制同樣至關(guān)重要，旨在確保合同按約定履行，及時發(fā)現(xiàn)和處理履行中的問題。（一）合同的審核與審批合同在正式簽署前，必須經(jīng)過嚴(yán)格的內(nèi)部審核與審批程序，這是確保合同合法合規(guī)、公平合理、風(fēng)險可控的重要保障。1.審核主體與職責(zé)：*業(yè)務(wù)部門審核：對合同的商務(wù)條款、技術(shù)條款的真實性、可行性、完整性負(fù)責(zé)，確保符合業(yè)務(wù)需求。*法務(wù)部門（或法律顧問）審核：對合同的合法性、合規(guī)性、條款嚴(yán)謹(jǐn)性、權(quán)利義務(wù)對等性、違約責(zé)任的明確性、爭議解決方式的適當(dāng)性等進(jìn)行法律專業(yè)審核。*財務(wù)部門審核：對合同中的價款、支付方式、稅務(wù)處理、財務(wù)風(fēng)險等進(jìn)行審核。*其他相關(guān)部門審核：根據(jù)合同性質(zhì)和內(nèi)容，可能需要其他相關(guān)職能部門（如技術(shù)、質(zhì)量、風(fēng)控等）進(jìn)行審核。2.審核要點：*合同主體是否適格，簽約代表是否有授權(quán)。*合同內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定。*合同條款是否完整、明確、具體，邏輯是否清晰。*權(quán)利義務(wù)是否對等，風(fēng)險分配是否合理。*違約責(zé)任是否具有可操作性，能否有效約束雙方。*合同附件是否完整、有效，并與主合同內(nèi)容一致。3.審批流程：根據(jù)合同的金額、重要性、復(fù)雜程度等，設(shè)定不同層級的審批權(quán)限和審批流程。審批過程應(yīng)有書面記錄，確?？勺匪?。對于審核中提出的修改意見，應(yīng)與合同相對方協(xié)商，并對合同文本進(jìn)行相應(yīng)修改。未經(jīng)完整審核審批程序的合同，不得簽署。（二）合同的簽署與用印管理合同的簽署和用印是合同生效的法定環(huán)節(jié)，必須規(guī)范操作，防止出現(xiàn)無效合同或合同爭議。1.簽署要求：*合同文本應(yīng)使用不易褪色的墨水打印或書寫。*合同當(dāng)事人應(yīng)在合同指定的簽署位置簽字并加蓋公章（或合同專用章）。自然人簽字應(yīng)清晰可辨，并注明日期。*多頁合同應(yīng)加蓋騎縫章或由各方在每一頁進(jìn)行小簽，以防合同內(nèi)容被抽換。*確保簽署的合同文本與最終審核通過的版本一致。2.用印管理：*嚴(yán)格執(zhí)行公司印章管理規(guī)定，合同用印必須憑完整的審批手續(xù)。*印章管理人員應(yīng)對用印合同的審批流程完整性、合同文本與審批版本的一致性進(jìn)行復(fù)核。*建立用印登記臺賬，記錄用印合同名稱、編號、用印日期、審批人、用印人等信息。（三）合同的履行跟蹤與監(jiān)控合同簽署后，核心工作是確保合同得到全面、適當(dāng)?shù)穆男小?.明確履約責(zé)任人：指定專人或成立項目小組負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，明確其職責(zé)。2.建立履約臺賬：對合同的主要條款、履行進(jìn)度、付款情況、交付情況等進(jìn)行記錄和跟蹤。3.動態(tài)監(jiān)控：*己方履約：確保己方嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，如按時付款、按質(zhì)按量交付貨物或提供服務(wù)。*對方履約：密切關(guān)注對方的履約行為，定期檢查其履約進(jìn)度和履約質(zhì)量，如貨物是否按時送達(dá)、質(zhì)量是否符合約定，服務(wù)是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)等。4.溝通與協(xié)調(diào)：保持與合同相對方的良好溝通，對于履行中出現(xiàn)的疑問或潛在問題，及時進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，爭取友好解決。5.書面記錄與證據(jù)保存：在合同履行過程中，所有與合同相關(guān)的溝通函件、通知、會議紀(jì)要、驗收報告、付款憑證、發(fā)票、對方違約的證據(jù)等，都應(yīng)妥善保管，形成完整的證據(jù)鏈。四、合同事后救濟(jì)與改進(jìn)：風(fēng)險的應(yīng)對與提升即使經(jīng)過事前防范和事中控制，合同風(fēng)險仍可能發(fā)生。事后救濟(jì)的目的是最大限度減少損失，并通過復(fù)盤總結(jié)，持續(xù)改進(jìn)合同管理體系。（一）合同的變更、解除與終止在合同履行過程中，因客觀情況發(fā)生變化，可能需要對合同內(nèi)容進(jìn)行變更，或在特定條件下解除、終止合同。1.合同變更：變更合同必須經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議，變更協(xié)議的審核審批程序參照原合同執(zhí)行。2.合同解除：應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的解除條件或法律規(guī)定的解除情形行使解除權(quán)。解除合同應(yīng)采用書面形式通知對方，并保留通知送達(dá)的證據(jù)。3.合同終止：合同履行完畢、解除或出現(xiàn)其他法定或約定終止情形時，合同權(quán)利義務(wù)終止。應(yīng)辦理好結(jié)算、清結(jié)等善后事宜。（二）違約處理與爭議解決當(dāng)合同相對方發(fā)生違約行為，或雙方對合同履行產(chǎn)生爭議時，應(yīng)積極采取措施應(yīng)對。1.違約行為的識別與評估：及時發(fā)現(xiàn)對方的違約行為，分析違約的性質(zhì)、嚴(yán)重程度以及對己方造成的影響。2.協(xié)商與函告：對于輕微違約或爭議不大的情況，優(yōu)先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成或需要正式提出主張時，應(yīng)及時向?qū)Ψ桨l(fā)出書面函件（如催款函、履約催告函、違約索賠函等），明確指出違約事實、己方主張和要求，并給予合理期限。函件內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)，措辭應(yīng)專業(yè)，送達(dá)方式應(yīng)可追溯。3.采取補(bǔ)救措施：根據(jù)違約情況和合同約定，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如要求繼續(xù)履行、采取修理、更換、重作等補(bǔ)救措施，或要求賠償損失。4.爭議解決：協(xié)商不成的，按照合同約定的爭議解決方式（訴訟或仲裁）尋求法律救濟(jì)。在采取法律行動前，應(yīng)充分評估證據(jù)的充分性、勝訴的可能性、成本及時間周期，制定合理的應(yīng)對策略。必要時，應(yīng)及時委托專業(yè)律師處理。（三）合同的歸檔、復(fù)盤與管理優(yōu)化合同履行完畢或爭議解決后，合同管理工作并未結(jié)束，還需進(jìn)行歸檔、復(fù)盤總結(jié)，以不斷優(yōu)化合同管理流程，提升風(fēng)險防控能力。1.合同歸檔：將合同文本（包括主合同、附件、變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等）、審批文件、履行過程中的相關(guān)憑證、函件、爭議解決文件等所有資料整理成冊，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范歸檔，確保檔案的完整性、安全性和可查閱性。2.合同復(fù)盤與后評估：定期或針對重大、復(fù)雜、發(fā)生過爭議的合同進(jìn)行復(fù)盤和后評估，分析合同管理各環(huán)節(jié)存在的問題、經(jīng)驗教訓(xùn)，評估合同條款的實際執(zhí)行效果。3.合同管理體系的持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)復(fù)盤結(jié)果和實際操作中發(fā)現(xiàn)的問題，對合同管理制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)合同范本等進(jìn)行修訂和完善，加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)，提升全員合同風(fēng)險意識和管理水平。五、合同管理的組織與職責(zé)為確保合同管理各項工作落到實處，企業(yè)應(yīng)建立健全合同管理組織體系，明確各部門和崗位的職責(zé)。1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層：對重大合同進(jìn)行審批，對合同管理工作負(fù)總責(zé)，提供必要的資源支持。2.業(yè)務(wù)部門：作為合同的發(fā)起部門和履約主體，負(fù)責(zé)合同相對方的初步篩選與溝通、合同商務(wù)條款的談判、合同履行的具體實施與跟蹤、履約過程中問題的反饋與處理。3.法務(wù)部門/合同管理部門：負(fù)責(zé)或參與企業(yè)合同管理制度的制定與修訂；標(biāo)準(zhǔn)合同范本的制定、修訂與推廣；合同的法律審核；為合同談判、履行、爭議解決提供法律咨詢；組織合同管理培訓(xùn)；監(jiān)督檢查合同管理制度的執(zhí)行情況。4.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同價款、支付方式、稅務(wù)等財務(wù)條款的審核；辦理合同款項的收付；對合同履行中的財務(wù)風(fēng)險進(jìn)行把控。5.其他相關(guān)部門：根據(jù)其職能分工，參與相應(yīng)合同條款的審核或提供專業(yè)支