文檔編寫與排版統(tǒng)一規(guī)范標準一、規(guī)范目的與適用范圍（一）規(guī)范目的為保證各類文檔（如企業(yè)內(nèi)部報告、項目方案、產(chǎn)品手冊、培訓材料等）的內(nèi)容質(zhì)量、格式統(tǒng)一及信息傳遞效率，降低溝通成本，提升專業(yè)形象，特制定本規(guī)范。通過標準化編寫與排版流程，實現(xiàn)文檔邏輯清晰、結(jié)構(gòu)合理、格式規(guī)范，便于閱讀、存儲及復用。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有需正式存檔或分發(fā)的文檔，包括但不限于：項目類文檔（立項報告、可行性分析、結(jié)項總結(jié)等）；管理類文檔（管理制度、流程說明、會議紀要等）；產(chǎn)品類文檔（產(chǎn)品需求文檔、用戶手冊、版本更新說明等）；培訓類文檔（培訓課件、操作指南、考核標準等）；對外合作類文檔（合同附件、合作方案、技術(shù)協(xié)議等）。二、標準化操作流程（一）需求分析與規(guī)劃明確核心目標：根據(jù)文檔用途（如決策支持、操作指導、信息同步），確定文檔需傳遞的核心信息及受眾（如管理層、執(zhí)行層、外部客戶）。梳理內(nèi)容框架：采用“總-分-總”邏輯，搭建文檔結(jié)構(gòu)，通常包括：封面、目錄、引言/背景、章節(jié)、結(jié)論/建議、附錄、參考文獻等（具體模塊可根據(jù)文檔類型增刪）。確定交付要求：明確文檔最終形式（如Word、PDF、PPT）、字數(shù)限制、保密級別及交付時間節(jié)點。（二）內(nèi)容撰寫規(guī)范標題層級：統(tǒng)一采用“一、→（一）→1.→（1）→①”五級標題格式，同一層級標題需語義平行、結(jié)構(gòu)一致，避免使用“一、”“1.”混用等不規(guī)范表述。格式：字體：中文使用宋體，英文/數(shù)字使用TimesNewRoman；字號：小四（12pt），一級標題三號（16pt）加粗，二級標題四號（14pt）加粗，三級標題小四（12pt）加粗；行距：固定值1.5倍，段前段后間距0.5行；縮進：首行縮進2字符，兩端對齊。語言表達：使用書面語，避免口語化、歧義表述（如“大概”“可能”需替換為“約”“預計”）；數(shù)據(jù)需注明來源（如“根據(jù)2023年Q3銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計”），圖表內(nèi)容需與描述一致；專業(yè)術(shù)語首次出現(xiàn)時需標注解釋（如“API（應用程序接口）”）。（三）排版格式統(tǒng)一頁面設(shè)置：頁邊距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm；頁眉：1.5cm，內(nèi)容為“公司名稱+文檔名稱”（如“科技-產(chǎn)品需求文檔V1.0”），左對齊；頁腳：1.75cm，內(nèi)容為頁碼（格式為“第X頁共Y頁”），居中對齊；頁面方向：常規(guī)文檔采用縱向，特殊表格/圖表可橫向，需在頁眉標注“（橫向）”。表格與圖片：表格：采用“三線表”（頂線、欄目線、底線），表頭居中加粗，表體內(nèi)容左對齊（數(shù)字右對齊），表格標題位于表格上方，格式為“表X：表格名稱”（如“表1：2023年Q3銷售數(shù)據(jù)”）；圖片：插入后需設(shè)置“上下型環(huán)繞”，圖片標題位于圖片下方，格式為“圖X：圖片名稱”（如“圖1：系統(tǒng)架構(gòu)示意圖”），圖片分辨率不低于300dpi，保證清晰度。（四）校審與修訂流程自審：撰寫完成后，作者需對照規(guī)范檢查內(nèi)容完整性、邏輯連貫性及格式統(tǒng)一性，重點核對數(shù)據(jù)、圖表引用及標題層級。交叉審核：涉及跨部門協(xié)作的文檔，需由相關(guān)業(yè)務負責人審核內(nèi)容準確性（如技術(shù)方案需技術(shù)部審核，財務數(shù)據(jù)需財務部審核）。終審：根據(jù)文檔重要性，由部門負責人或分管領(lǐng)導審核通過后，方可定稿。重大文檔（如戰(zhàn)略規(guī)劃、合同文件）需增加法務部審核環(huán)節(jié)。修訂標記：修訂時需使用Word“修訂模式”，修改內(nèi)容以紅色下劃線標注，刪除內(nèi)容以刪除線標注，修訂完成后需修訂說明（如“V1.1→V1.2修訂內(nèi)容：第三章新增用戶權(quán)限管理模塊”）。（五）發(fā)布與歸檔格式轉(zhuǎn)換：最終版文檔需轉(zhuǎn)換為PDF格式（保留原始Word版），保證排版在不同設(shè)備上顯示一致；若需打印，PDF需設(shè)置“bleed”（出血位）為3mm。版本管理：文件名命名規(guī)則為“文檔類型-主題-版本號-日期”（如“PRD-用戶管理系統(tǒng)-V2.0-20231015”），版本號從V1.0開始，依次遞增。存儲歸檔：文檔需至公司指定文檔管理系統(tǒng)（如“云文檔庫”），按“部門-項目-文檔類型”分類存儲，存儲路徑示例：“市場部/2023年Q3產(chǎn)品推廣/方案類/”。三、模板示例與說明（一）文檔封面模板文檔名稱（二號黑體居中）文檔類型：（如“項目方案”“產(chǎn)品手冊”）（小四楷體居中）版本號：VX.X（小四楷體居中）編制部門：X部門（小四楷體居中）編制人：*X（小四楷體居中）審核人：*X（小四楷體居中）批準人：*X（小四楷體居中）發(fā)布日期：年月日（小四楷體居中）說明：封面內(nèi)容需完整，文檔名稱需簡明扼要，體現(xiàn)核心主題；版本號與內(nèi)部修訂記錄一致。（二）目錄頁模板目錄（二號黑體居中，段前1行，段后0.5行）一、引言……………1（一）背景說明………1行業(yè)現(xiàn)狀……….1項目必要性……2二、核心內(nèi)容………..3X模塊………..3（1）功能設(shè)計………3①子功能A………..3②子功能B………..4三、結(jié)論與建議………5附錄A：參考資料…….6參考文獻……………7說明：目錄需自動（Word中“引用-目錄”功能），頁碼需對齊，包含一級至三級標題及附錄、參考文獻模塊。（三）表格樣式模板表2：X模塊功能測試記錄表測試用例ID測試項測試步驟預期結(jié)果實際結(jié)果是否通過責任人TC001用戶登錄1.輸入正確賬號密碼2.登錄按鈕登錄成功登錄成功是*XTC002密碼錯誤1.輸入錯誤密碼2.登錄按鈕提示“密碼錯誤”提示“密碼錯誤”是*X說明：三線表無豎線，表頭加粗，表體內(nèi)容左對齊（數(shù)字右對齊），跨頁表格需重復表頭并注明“續(xù)表2”。四、關(guān)鍵注意事項（一）格式一致性全文檔字體、字號、行距、頁邊距等格式需嚴格統(tǒng)一，避免同一層級標題格式不一致、段落縮進混亂等問題；多章節(jié)文檔需使用“樣式”功能（Word中“開始-樣式”）統(tǒng)一設(shè)置標題與格式，避免手動調(diào)整導致格式錯亂。（二）內(nèi)容嚴謹性數(shù)據(jù)、案例、引用來源需真實可追溯，重要結(jié)論需有支撐依據(jù)，避免主觀臆斷；圖表需與內(nèi)容緊密關(guān)聯(lián)，避免出現(xiàn)“圖表在前、描述在后”或圖表與描述不符的情況。（三）版本管理規(guī)范文檔修訂時需及時更新版本號，舊版本需在文檔管理系統(tǒng)中標記“已歸檔”，避免混淆；涉及重大內(nèi)容變更（如需求調(diào)整、方案重構(gòu)）時，需發(fā)布“版本變更說明”，明確變更原因及影響范圍。（四）保密與合規(guī)根據(jù)文檔敏感程度標注密級（如“內(nèi)部公開”“秘密”“機密”），密級文檔需加密存儲，僅限授權(quán)人員查閱；對外合作文檔需刪除公司內(nèi)部敏感信息（如未公開技術(shù)參數(shù)、財務數(shù)據(jù)），必要時經(jīng)法務部審核后發(fā)布。（五）協(xié)作與