公司文件存檔及檔案管理指南一、檔案管理的適用場景與核心價值檔案管理是公司規(guī)范化運營的基礎支撐，適用于各類業(yè)務場景：日常行政文件（如通知、會議紀要）、業(yè)務合同協(xié)議（采購合同、銷售合同）、財務憑證（發(fā)票、報銷單、報表）、人事檔案（員工簡歷、勞動合同、考核記錄）、項目資料（立項報告、驗收報告、技術文檔）等。通過系統(tǒng)化檔案管理，可實現(xiàn)文件可追溯、資源可復用、風險可防控，助力公司提升運營效率、保障合規(guī)經(jīng)營、支持決策分析。二、文件存檔與檔案管理的標準化操作流程（一）文件分類：建立清晰的分類體系一級分類：按部門或業(yè)務類型劃分，如“行政部”“財務部”“市場部”“人力資源部”“項目管理部”等。二級分類：在一級分類下按文件性質細分，例如：行政部：收文、發(fā)文、制度文件、印章管理、會議資料；財務部：憑證類、賬簿類、報表類、稅務文件、審計資料；市場部：營銷方案、客戶資料、合同協(xié)議、活動策劃、宣傳物料。三級分類（可選）：對二級分類進一步細化，如“合同協(xié)議”可按“年度+合同類型”編號（如“2024-市場-001”）。（二）文件整理：規(guī)范文件形態(tài)與內容檢查完整性：保證文件內容齊全（如合同需包含雙方簽字、蓋章頁；報銷單需附發(fā)票及審批簽字），無缺頁、漏項。標準化命名：文件名稱需包含核心要素，格式為“[部門]-[文件類型]-[年份]-[序號]-[簡要名稱]”，例如“行政部-2024年度-001-考勤管理制度”。去除冗余信息：剔除無關附件（如草稿、重復打印件），僅保留最終生效版本。裝訂與標注：紙質文件需使用不銹鋼夾或裝訂機裝訂（散頁文件需加裝封面），在封面右上角標注檔案編號（與分類體系一致）。（三）歸檔登記：實現(xiàn)檔案全流程可追溯填寫《文件歸檔登記表》：根據(jù)模板1（詳見第三部分），逐項錄入文件名稱、編號、分類、形成部門、責任人、歸檔日期、保管期限、存放位置等信息。錄入檔案管理系統(tǒng)：公司若有電子檔案管理系統(tǒng)（如OA、泛微等），需同步將檔案信息錄入系統(tǒng)，電子掃描件（紙質檔案需掃描為PDF格式，分辨率不低于300DPI）。核對與確認：檔案管理員需與文件提交人共同核對登記信息，保證準確無誤后雙方簽字確認。（四）入庫保管：保證檔案安全與有序存放紙質檔案保管：按編號順序存入專用檔案柜，柜外張貼分類標簽（如“行政部-收文2024”）；防潮、防火、防蟲、防鼠，檔案庫房溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；定期（每季度）檢查檔案狀態(tài)，發(fā)覺損壞及時修復。電子檔案保管：存儲于公司指定服務器或加密云盤，禁止存儲在個人電腦或非授權設備；每月進行增量備份，每季度進行全量備份，備份數(shù)據(jù)需異地存儲（如總部與分支機構互備）。（五）借閱使用：規(guī)范檔案調取與歸還流程提交借閱申請：借閱人填寫《檔案借閱申請表》（詳見模板2），注明借閱檔案名稱/編號、用途、借閱期限（一般不超過3個工作日），經(jīng)部門負責人審批后提交至檔案管理員。審核與登記：檔案管理員核對借閱權限（涉密檔案需經(jīng)分管領導審批），確認無誤后登記借閱信息，將檔案交予借閱人。歸還與檢查：借閱人需在到期前歸還檔案，檔案管理員檢查檔案完整性（無涂改、無破損、無缺頁）后，在借閱登記表中標記“已歸還”，電子檔案需確認已從借閱設備徹底刪除。（六）到期處置：規(guī)范檔案銷毀與延長保存鑒定保管期限：檔案管理員每年對到期檔案進行鑒定，根據(jù)《檔案保管期限表》（如會計憑證永久保存、合同保存10年、一般通知保存5年）確定處置方式。申請銷毀：對需銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》（詳見模板3），經(jīng)檔案管理部門、法務部門、分管領導審批后，方可銷毀。監(jiān)銷與記錄：銷毀時需由2人以上監(jiān)銷（檔案管理員+部門代表），保證檔案信息無法恢復；銷毀后在審批表上簽字確認，并將記錄保存10年以上。三、檔案管理常用模板表格模板1：文件歸檔登記表序號文件名稱檔案編號分類（一級/二級/三級）形成部門責任人歸檔日期保管期限存放位置（柜號-層號）備注12024年度考勤管理制度行政部-2024-001行政部/制度文件行政部*小明2024-01-15永久A柜-3層-01生效版本2與公司采購合同財務部-2024-052財務部/合同協(xié)議采購部*小紅2024-03-2010年B柜-1層-15含補充協(xié)議模板2：檔案借閱申請表借閱部門借閱人聯(lián)系方式檔案名稱/編號借閱用途借閱日期預計歸還日期審批人借閱登記號歸還狀態(tài)市場部*李華1385678市場部-2024-003-營銷方案項目匯報2024-06-102024-06-12*張經(jīng)理JL2024061001已歸還人力資源部*王芳139人力資源部-2023-015-員工花名冊年度審計2024-06-112024-06-14*劉總監(jiān)JL2024061102借閱中模板3：檔案銷毀審批表檔案名稱/編號分類保管期限銷毀原因鑒定人鑒定日期審批人審批日期監(jiān)銷人銷毀日期備注行政部-2020-008-會議通知行政部/發(fā)文5年保管期限已滿，無保存價值*趙強2024-05-20*孫總2024-05-22錢明、李雷2024-05-25已掃描備份財務部-2019-021-報銷單財務部/憑證10年財務審計已完成，系統(tǒng)已存檔*周婷2024-05-21*吳總2024-05-23陳曉、楊帆2024-05-26已粉碎處理四、檔案管理過程中的關鍵注意事項（一）嚴格保密管理涉密檔案（如未公開合同、財務數(shù)據(jù)、核心技術資料）需單獨存放，設置借閱權限（僅限相關部門負責人及經(jīng)辦人），借閱需經(jīng)分管領導審批；電子涉密檔案需加密存儲，禁止通過QQ等非加密渠道傳輸。（二）統(tǒng)一分類與編號標準分類標準一旦確定，需長期執(zhí)行，避免中途隨意變更；新增檔案類型時，需由檔案管理員牽頭，聯(lián)合各部門負責人修訂分類體系，并同步更新檔案管理系統(tǒng)。（三）定期檢查與更新檔案管理員每季度對紙質檔案進行清點，核對登記信息與實際存放是否一致；每年對電子檔案進行病毒查殺與格式遷移（如舊版PDF需轉換為新版，避免未來無法打開）。（四）明確責任分工各部門負責人為本部門檔案管理第一責任人，需指定專人（兼職檔案員）負責文件整理與提交；檔案管理員負責統(tǒng)籌檔案管理、系統(tǒng)維護、培訓指導等工作。（五）電子檔案備份規(guī)范電子檔案需“本地備份+異地備份+云備份”三重保障，備份數(shù)據(jù)需定期（每半年）測試可恢復性；重要檔案（如合同、財務憑證）需打印紙質版與電子版同步保存。（六）避免常見錯誤禁止將檔案帶出檔案庫房（特殊情況借閱需經(jīng)審批并全程陪同）；禁止在檔案上涂改、標記（如需修改，需重新提交正式文件并歸檔替換）；禁止將個人文件與公司檔案混合存放（如私人照片、非工作