采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程模板（供應(yīng)商選擇及采購(gòu)計(jì)劃）一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本模板適用于各類(lèi)企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“單位”）的日常采購(gòu)活動(dòng)，涵蓋從采購(gòu)需求發(fā)起、審批、供應(yīng)商選擇到采購(gòu)計(jì)劃制定的標(biāo)準(zhǔn)化流程。典型應(yīng)用場(chǎng)景包括但不限于：日常運(yùn)營(yíng)采購(gòu)：如辦公用品、勞保用品、后勤服務(wù)等常規(guī)物資采購(gòu)；生產(chǎn)/項(xiàng)目采購(gòu)：如原材料、設(shè)備、服務(wù)外包等與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)直接相關(guān)的采購(gòu)；固定資產(chǎn)采購(gòu)：如辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、交通工具等價(jià)值較高或使用周期長(zhǎng)的資產(chǎn)采購(gòu)；緊急采購(gòu)：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、項(xiàng)目緊急需求）導(dǎo)致的需快速響應(yīng)的采購(gòu)；戰(zhàn)略采購(gòu)：如年度框架協(xié)議采購(gòu)、長(zhǎng)期合作供應(yīng)商的批量采購(gòu)等。二、采購(gòu)申請(qǐng)與審批全流程操作指南（一）第一步：采購(gòu)需求發(fā)起與部門(mén)初審操作主體：需求部門(mén)（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部等）明確需求：需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，確定采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、用途、期望交付時(shí)間等核心要素，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)第三章）。預(yù)算核對(duì)：需求部門(mén)結(jié)合單位財(cái)務(wù)預(yù)算，確認(rèn)采購(gòu)事項(xiàng)是否在預(yù)算范圍內(nèi)，若超需說(shuō)明超預(yù)算原因及資金來(lái)源。部門(mén)初審：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如部門(mén)經(jīng)理*）對(duì)需求的合理性、必要性及預(yù)算合規(guī)性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)管理部門(mén)（如采購(gòu)部/行政部）。關(guān)鍵點(diǎn)：需求描述需清晰具體，避免“一批辦公用品”“若干設(shè)備”等模糊表述；緊急采購(gòu)需標(biāo)注“緊急”字樣，并簡(jiǎn)要說(shuō)明緊急原因。（二）第二步：采購(gòu)管理部門(mén)復(fù)核操作主體：采購(gòu)管理部門(mén)需求合規(guī)性檢查：審核采購(gòu)申請(qǐng)是否符合單位《采購(gòu)管理制度》要求（如是否屬于集中采購(gòu)目錄、是否達(dá)到公開(kāi)招標(biāo)限額等）。技術(shù)參數(shù)確認(rèn)：對(duì)涉及專(zhuān)業(yè)技術(shù)的采購(gòu)需求（如生產(chǎn)設(shè)備、IT系統(tǒng)），可組織技術(shù)部門(mén)（如技術(shù)部、IT部）對(duì)規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行復(fù)核，保證需求可實(shí)現(xiàn)。預(yù)算與流程匹配：核對(duì)采購(gòu)金額對(duì)應(yīng)的審批流程（如金額分級(jí)審批權(quán)限表），確認(rèn)是否需提交更高層級(jí)審批。反饋意見(jiàn)：復(fù)核通過(guò)后，將《采購(gòu)申請(qǐng)表》流轉(zhuǎn)至下一審批環(huán)節(jié)；若不通過(guò)，注明原因并退回需求部門(mén)修改。關(guān)鍵點(diǎn)：采購(gòu)管理部門(mén)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核（緊急采購(gòu)需縮短至4小時(shí)內(nèi)），避免流程延誤。（三）第三步：分級(jí)審批（根據(jù)采購(gòu)金額/類(lèi)型）操作主體：按權(quán)限由部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理/單位負(fù)責(zé)人審批審批權(quán)限參考（單位可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：小額采購(gòu)（如≤1萬(wàn)元）：采購(gòu)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；中額采購(gòu)（如1萬(wàn)-5萬(wàn)元）：分管采購(gòu)/業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理*審批；大額采購(gòu)（如＞5萬(wàn)元）：總經(jīng)理/單位負(fù)責(zé)人*審批，必要時(shí)提交總經(jīng)理辦公會(huì)/決策委員會(huì)集體審議。審批人重點(diǎn)審核采購(gòu)的必要性、預(yù)算合理性、供應(yīng)商選擇方式（如公開(kāi)招標(biāo)、詢(xún)比價(jià)、單一來(lái)源等）是否符合規(guī)定；審批通過(guò)后，在《采購(gòu)申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至采購(gòu)管理部門(mén)執(zhí)行；審批不通過(guò)，注明理由并退回。特殊情況：戰(zhàn)略采購(gòu)或年度框架協(xié)議采購(gòu)，可提前完成審批，后續(xù)按協(xié)議執(zhí)行時(shí)簡(jiǎn)化流程。（四）第四步：供應(yīng)商選擇與評(píng)估操作主體：采購(gòu)管理部門(mén)（需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等協(xié)同）制定供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)采購(gòu)需求明確評(píng)估維度，如：資質(zhì)條件：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、生產(chǎn)許可證）、納稅信用等；產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量：樣品測(cè)試報(bào)告、歷史合作評(píng)價(jià)、客戶(hù)口碑等；價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力：報(bào)價(jià)合理性、性?xún)r(jià)比、付款條件等；履約能力：生產(chǎn)/供貨周期、售后服務(wù)響應(yīng)速度、應(yīng)急處理能力等。供應(yīng)商尋源：公開(kāi)采購(gòu)：通過(guò)采招網(wǎng)、行業(yè)平臺(tái)、媒體公告等發(fā)布采購(gòu)信息；邀請(qǐng)采購(gòu)：從合格供應(yīng)商庫(kù)中選取3家及以上優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商發(fā)出邀請(qǐng)；單一來(lái)源采購(gòu)：僅限唯一供應(yīng)商（如專(zhuān)利產(chǎn)品、緊急維修配件），需提供說(shuō)明并審批。供應(yīng)商評(píng)估與確定：采用綜合評(píng)分法（如價(jià)格占40%、質(zhì)量占30%、服務(wù)占20%、資質(zhì)占10%）對(duì)候選供應(yīng)商打分；組織供應(yīng)商談判（如價(jià)格、技術(shù)參數(shù)、交付條款等），形成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》（模板見(jiàn)第三章）；確定中標(biāo)/候選供應(yīng)商，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。關(guān)鍵點(diǎn)：嚴(yán)禁設(shè)置傾向性、排他性條款；供應(yīng)商庫(kù)需定期更新（每年度復(fù)核淘汰不合格供應(yīng)商）。（五）第五步：采購(gòu)計(jì)劃制定與下達(dá)操作主體：采購(gòu)管理部門(mén)編制采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》和確定的供應(yīng)商，填寫(xiě)《采購(gòu)計(jì)劃表》（模板見(jiàn)第三章），內(nèi)容需包括：采購(gòu)物品/服務(wù)明細(xì)（名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)）；供應(yīng)商信息（名稱(chēng)、聯(lián)系人、聯(lián)系方式）；交付時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；付款方式、資金來(lái)源；責(zé)任部門(mén)（需求部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)）及責(zé)任人。計(jì)劃審批：采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)采購(gòu)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批（大額采購(gòu)需總經(jīng)理審批），保證與采購(gòu)申請(qǐng)、審批結(jié)果一致。下達(dá)執(zhí)行：審批通過(guò)后，采購(gòu)管理部門(mén)向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》（可作為《采購(gòu)計(jì)劃表》附件），同時(shí)抄送需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部，明確后續(xù)執(zhí)行要求。關(guān)鍵點(diǎn)：采購(gòu)計(jì)劃需與項(xiàng)目進(jìn)度、生產(chǎn)計(jì)劃匹配，避免提前或滯后交付造成資源浪費(fèi)。（六）第六步：采購(gòu)執(zhí)行、跟蹤與歸檔操作主體：采購(gòu)管理部門(mén)、需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部訂單跟蹤：采購(gòu)部門(mén)定期跟進(jìn)供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按計(jì)劃交付；若遇延遲，及時(shí)協(xié)調(diào)并通知需求部門(mén)。驗(yàn)收與入庫(kù)：需求部門(mén)根據(jù)《采購(gòu)計(jì)劃表》和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)組織驗(yàn)收（如技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、質(zhì)量等），填寫(xiě)《驗(yàn)收單》；需入庫(kù)的物資，交倉(cāng)庫(kù)管理員辦理入庫(kù)手續(xù)。付款結(jié)算：財(cái)務(wù)部憑《采購(gòu)申請(qǐng)表》《采購(gòu)計(jì)劃表》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等單據(jù)，按合同約定付款方式辦理付款。文檔歸檔：采購(gòu)管理部門(mén)將采購(gòu)全流程文件（申請(qǐng)表、審批表、評(píng)估報(bào)告、計(jì)劃表、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等）整理歸檔，保存期限不少于5年（重要資產(chǎn)采購(gòu)需長(zhǎng)期保存）。關(guān)鍵點(diǎn)：驗(yàn)收不合格需及時(shí)通知供應(yīng)商退換貨，并保留溝通記錄；付款需嚴(yán)格核對(duì)票據(jù)，避免超付或錯(cuò)付。三、核心模板表格及填寫(xiě)說(shuō)明表1：采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)人聯(lián)系電話(huà)采購(gòu)類(lèi)型□日常運(yùn)營(yíng)□生產(chǎn)項(xiàng)目□固定資產(chǎn)□緊急采購(gòu)□其他預(yù)算金額元需求明細(xì)規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量質(zhì)量/技術(shù)要求期望交付時(shí)間年月日前交付地點(diǎn)預(yù)算說(shuō)明□在預(yù)算內(nèi)□超預(yù)算，超支原因：__________________________資金來(lái)源：________________部門(mén)初審負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________采購(gòu)管理部門(mén)復(fù)核經(jīng)辦人：__________負(fù)責(zé)人：__________日期：__________審批意見(jiàn)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：__________日期：__________（大額采購(gòu)需總經(jīng)理簽字：__________日期：__________）備注表2：供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)采購(gòu)申請(qǐng)編號(hào)評(píng)估日期年月日評(píng)估小組采購(gòu)部、需求部、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部（如有）候選供應(yīng)商信息供應(yīng)商名稱(chēng)資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照/行業(yè)資質(zhì)等）報(bào)價(jià)（元）評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)權(quán)重供應(yīng)商A得分資質(zhì)條件符合要求得滿(mǎn)分，每缺一項(xiàng)扣20%10%產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量樣品測(cè)試合格+客戶(hù)好評(píng)得滿(mǎn)分，問(wèn)題每項(xiàng)扣30%30%價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力最低價(jià)得滿(mǎn)分，每高于最低價(jià)1%扣5%40%履約能力交期達(dá)標(biāo)+售后響應(yīng)及時(shí)得滿(mǎn)分，延遲/投訴每項(xiàng)扣20%20%總分—100%評(píng)估結(jié)論□推薦供應(yīng)商：__________________（得分最高）□否決原因：______________________審批意見(jiàn)采購(gòu)負(fù)責(zé)人簽字：__________分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：__________日期：__________表3：采購(gòu)計(jì)劃表計(jì)劃編號(hào)編制日期年月日關(guān)聯(lián)采購(gòu)申請(qǐng)編號(hào)采購(gòu)類(lèi)型□日?！蹴?xiàng)目□資產(chǎn)□緊急采購(gòu)明細(xì)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量交付要求交付時(shí)間年月日前交付地點(diǎn)付款計(jì)劃付款方式□一次性付款□分期付款（____%）□其他資金來(lái)源責(zé)任分工采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)訂單下達(dá)、跟蹤、驗(yàn)收協(xié)調(diào)需求部門(mén)審批意見(jiàn)采購(gòu)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人：__________分管領(lǐng)導(dǎo)：__________總經(jīng)理（大額采購(gòu)）：__________日期：__________備注四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）合規(guī)性?xún)?yōu)先嚴(yán)格執(zhí)行單位《采購(gòu)管理制度》及國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)（如《中華人民共和國(guó)采購(gòu)法》《招標(biāo)投標(biāo)法》等），保證采購(gòu)流程公開(kāi)、公平、公正；嚴(yán)禁化整為零規(guī)避招標(biāo)、設(shè)置排他性條款或與供應(yīng)商串通操縱價(jià)格，違規(guī)行為將追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）預(yù)算剛性控制采購(gòu)申請(qǐng)需在年度預(yù)算范圍內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購(gòu)必須提前履行預(yù)算調(diào)整審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得開(kāi)展；采購(gòu)過(guò)程中如遇市場(chǎng)價(jià)格大幅波動(dòng)導(dǎo)致超預(yù)算，需及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備，必要時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理建立《合格供應(yīng)商名錄》，定期對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、履約能力、服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行年度評(píng)估，淘汰不合格供應(yīng)商，補(bǔ)充優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商；對(duì)戰(zhàn)略供應(yīng)商或長(zhǎng)期合作供應(yīng)商，可簽訂年度框架協(xié)議，明確價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等條款，簡(jiǎn)化后續(xù)采購(gòu)流程。（四）文檔完整性與可追溯性采購(gòu)全流程文件（申請(qǐng)、審批、評(píng)估、計(jì)劃、訂單、驗(yàn)收、付款等）需完整保存，保證“一事一檔”，便于審計(jì)、查詢(xún)及問(wèn)題追溯；電子文檔需定期備份，紙質(zhì)文檔需分類(lèi)歸檔，保存期限符合檔案管理規(guī)定。（五）緊急采購(gòu)的特殊處理緊急采購(gòu)需需求部門(mén)提交《緊