政府采購中心檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強政府采購中心檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，確保政府采購活動的合法性、規(guī)范性和可追溯性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國政府采購法》以及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本政府采購中心實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府采購中心在政府采購活動過程中形成的各種門類和載體的檔案管理，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）檔案定義本制度所指的檔案是指政府采購中心在政府采購項目的招標、投標、開標、評標、定標以及合同簽訂、履行等一系列活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門或指定專人負責檔案管理工作。檔案管理部門的主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定檔案管理的具體操作流程和工作規(guī)范。2.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲、保管和檢索等工作，確保檔案的完整性和安全性。3.對檔案進行定期檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問題。4.負責檔案的借閱、查閱和復制等服務工作，嚴格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.對超過保管期限的檔案進行鑒定和銷毀工作，確保檔案的合理利用和有效管理。6.組織開展檔案信息化建設工作，提高檔案管理的效率和水平。（二）采購業(yè)務部門采購業(yè)務部門是檔案的形成部門，其主要職責包括：1.在政府采購活動過程中，按照檔案管理的要求，及時收集、整理和提交與采購項目相關(guān)的各種文件和資料。2.對提交的檔案資料的真實性、完整性和準確性負責。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理和歸檔工作，提供必要的業(yè)務支持和解釋。（三）其他部門其他部門如財務部門、法務部門等，在涉及政府采購活動的相關(guān)業(yè)務中，應配合采購業(yè)務部門和檔案管理部門做好檔案管理工作，及時提供與本部門業(yè)務相關(guān)的檔案資料。三、檔案收集（一）收集范圍1.采購項目前期文件：包括采購項目的立項申請、批準文件、采購預算批復、采購計劃等。2.采購文件：招標文件、談判文件、詢價文件、單一來源采購文件等，以及對采購文件的澄清、修改文件。3.投標文件：供應商提交的投標函、商務部分文件、技術(shù)部分文件、價格部分文件等。4.開標、評標文件：開標記錄、評標報告、評標委員會成員名單、評標過程中的各項記錄和文件等。5.定標文件：定標通知、中標候選人公示文件等。6.合同文件：政府采購合同文本、合同補充協(xié)議、合同變更文件等。7.驗收文件：采購項目驗收報告、驗收單等。8.質(zhì)疑、投訴文件：供應商提出的質(zhì)疑函、采購中心的答復文件、供應商的投訴書、財政部門的處理決定等。9.其他文件：與采購項目相關(guān)的其他文件和資料，如市場調(diào)研材料、專家論證意見、采購項目總結(jié)報告等。（二）收集要求1.采購業(yè)務部門應在采購項目結(jié)束后的規(guī)定時間內(nèi)（一般為30個工作日），將本部門形成的與采購項目相關(guān)的全部文件和資料收集齊全，并按照檔案管理的要求進行初步整理。2.收集的檔案資料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字、蓋章等手續(xù)完備。3.對于電子文件，應確保其存儲格式規(guī)范、可讀，并附有相應的元數(shù)據(jù)信息。（三）收集流程1.采購業(yè)務人員在采購活動過程中，及時將形成的文件和資料進行分類整理，并妥善保管。2.采購項目結(jié)束后，采購業(yè)務人員將整理好的文件和資料提交給部門負責人審核。3.部門負責人對提交的文件和資料進行審核，確保其符合檔案收集的要求。審核通過后，將文件和資料移交檔案管理部門。4.檔案管理部門對接收的文件和資料進行再次審核，如發(fā)現(xiàn)問題，及時與采購業(yè)務部門溝通，要求其補充或完善。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照采購項目的類別、檔案的性質(zhì)和用途等進行分類。一般可分為采購項目檔案、綜合管理檔案等大類，采購項目檔案再按照項目編號進行細分。2.編號：對每一份檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用年度項目編號檔案類別順序號的方式。3.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應按照一定的規(guī)格和要求進行裝訂。裝訂時應注意保持文件的整齊和牢固，避免文件散落和損壞。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、形成時間、保管期限等信息。檔案目錄應采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，便于查詢和檢索。（三）整理流程1.檔案管理部門接收采購業(yè)務部門移交的檔案資料后，按照分類原則進行初步分類。2.對分類后的檔案資料進行編號和裝訂。3.編制檔案目錄，并將檔案資料放入相應的檔案盒或檔案柜中。4.將整理好的檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。五、檔案保管（一）保管條件1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材和安全設施，定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應采用檔案盒或檔案柜進行保管，檔案盒和檔案柜應按照一定的順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應采用光盤、磁盤等存儲介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值，將檔案分為永久、長期（1650年）和短期（15年以下）三種保管期限。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度執(zhí)行。（四）保管檢查檔案管理部門應定期對檔案進行檢查和維護，檢查內(nèi)容包括檔案的保存狀況、存儲環(huán)境、安全設施等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行處理。六、檔案利用（一）利用原則檔案利用應遵循合法、安全、便捷的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為政府采購活動提供有效的服務。（二）利用方式1.查閱：內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時，應在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人和分管領(lǐng)導批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案的期限一般不得超過15個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：因工作需要復制檔案時，應填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。復制檔案應嚴格按照規(guī)定的數(shù)量和范圍進行，不得擅自擴大復制范圍。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱和復制情況進行詳細記錄，包括利用人、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、采購業(yè)務部門負責人、法務部門負責人等組成。檔案鑒定工作小組負責對超過保管期限的檔案進行鑒定和處理。（二）鑒定方法檔案鑒定工作小組應按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求，對超過保管期限的檔案進行逐卷、逐件鑒定。鑒定時應綜合考慮檔案的保存價值、歷史意義、利用需求等因素，確定檔案的銷毀或繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、名稱、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》應經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字，并報分管領(lǐng)導批準。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀的徹底和安全。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。八、檔案信息化建設（一）建設目標通過檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化，提高檔案管理的效率和水平，為政府采購活動提供更加便捷、高效的服務。（二）建設內(nèi)容1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索和利用。2.加強檔案數(shù)據(jù)的安全管理，建立數(shù)據(jù)備份和恢復機制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。3.推進檔案信息資源的共享和利用，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和下載。4.加強檔案管理人員的信息化培訓，提高其信息化管理水平和操作技能。九、檔案保密（一）保密制度建立健全檔案保密制度，明確檔案保密的范圍、措施和責任。檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。2.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)和監(jiān)控設備，限制無關(guān)人員進入。3.在檔案的查閱、借閱和復制過程中，應嚴格按照保密規(guī)定進行操作，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。監(jiān)督檢查可以采取內(nèi)部審計、