企業(yè)內部采購流程標準操作手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)內部采購行為，明確各環(huán)節(jié)職責，優(yōu)化采購流程，控制采購成本，確保采購物資與服務的質量，提高采購效率與資金使用效益，保障企業(yè)生產經營活動的有序進行。本手冊適用于企業(yè)內所有部門及員工涉及的采購活動，全體相關人員均需嚴格遵照執(zhí)行。本手冊的制定以國家相關法律法規(guī)為依據，結合企業(yè)實際運營情況，力求流程清晰、權責明確、操作規(guī)范。各部門在執(zhí)行過程中，應秉持合規(guī)、透明、經濟、高效的原則，共同維護企業(yè)整體利益。第一章采購需求提出與審批1.1采購需求的發(fā)起各需求部門根據實際業(yè)務需要，在確有必要外購物資或服務時，方可提出采購需求。需求提出應基于合理的預測與規(guī)劃，避免盲目采購或重復采購。1.2采購需求單的填寫需求部門指定人員（通常為部門內勤或具體使用人）需完整、準確填寫《采購需求單》。內容應至少包括：*需求部門及申請人信息；*采購物資/服務的名稱、規(guī)格型號、技術參數（如適用）、數量、預估單價、預估總金額；*期望交付日期及交付地點；*采購事由及用途說明；*其他特殊要求（如品牌偏好、售后服務要求等，此項需謹慎提出并附合理解釋）。填寫完畢后，申請人需對《采購需求單》的真實性、準確性負責。1.3采購需求的內部審批《采購需求單》需經需求部門負責人審核。部門負責人應對需求的合理性、必要性及預算符合性進行嚴格把關。審核通過后，根據企業(yè)規(guī)定的審批權限，逐級上報審批。*對于金額較小或常規(guī)性的采購需求，可按簡化流程審批；*對于金額較大、涉及專項預算或非常規(guī)的采購需求，需報請更高層級管理部門（如分管領導、總經理辦公會等）審批。審批過程中，若發(fā)現需求不明確、不合理或預算超支等情況，審批人有權退回需求單并要求申請人修改或補充說明。第二章采購方式的選擇與確定2.1采購方式的分類根據采購金額、物資特性、市場供應情況及企業(yè)相關規(guī)定，采購方式主要包括但不限于：*公開招標采購*邀請招標采購*競爭性談判采購*詢價采購*單一來源采購*協(xié)議采購/框架協(xié)議采購*小額零星采購（通常有金額上限規(guī)定）2.2采購方式的適用范圍與審批采購部門在接到審批通過的《采購需求單》后，應根據采購金額及物資類別，結合企業(yè)《采購管理辦法》中關于采購方式選擇的具體規(guī)定，確定合適的采購方式。*達到規(guī)定金額標準的采購項目，原則上應采用公開招標或邀請招標方式。*對于緊急采購、特殊規(guī)格且市場供應商較少、或只能從唯一供應商處采購的情況，經特定審批程序后，可采用競爭性談判、詢價或單一來源采購方式。采購方式的確定需履行相應的審批手續(xù)，確保合規(guī)性。第三章供應商的選擇與管理3.1供應商信息的搜集與初步篩選采購部門應根據采購需求，通過多種渠道搜集潛在供應商信息。搜集渠道可包括行業(yè)目錄、專業(yè)展會、網絡平臺、同行推薦及供應商主動接洽等。初步篩選時，重點關注供應商的資質、生產能力、供貨周期、質量信譽、售后服務及財務狀況等基本情況，形成潛在供應商名單。3.2供應商的評估與考察（如適用）對于重要物資或大額采購項目，采購部門可會同需求部門、技術部門（如涉及專業(yè)技術）及質量管理部門（如必要）組成評估小組，對重點潛在供應商進行實地考察或書面評審。評估內容可包括：生產條件、質量控制體系、管理水平、履約能力、商業(yè)信譽、價格競爭力及社會責任表現等?？疾旖Y果應形成書面記錄，作為供應商選擇的重要依據。3.3供應商的確定與合同洽談根據選定的采購方式（如招標、詢價等），采購部門組織相應的采購活動，確定最終供應商。與供應商就產品價格、質量標準、交付周期、付款條件、違約責任、售后服務等核心條款進行詳細洽談。合同條款應力求明確、具體，避免模糊表述，以保障雙方權益。第四章采購執(zhí)行與合同履行4.1采購合同的簽訂洽談一致后，采購部門負責擬定或審核采購合同。合同文本應優(yōu)先采用企業(yè)標準合同范本。合同經法務部門（或指定合同審核人員）審核，確保合法合規(guī)后，按企業(yè)合同審批流程進行審批。審批通過后，由授權代表與供應商正式簽署合同。合同簽訂后，應及時分發(fā)至相關部門（如需求部門、財務部門）備案。4.2采購訂單的下達對于框架協(xié)議采購或長期合作供應商，在具體執(zhí)行采購時，采購部門應向供應商下達正式的《采購訂單》，明確本次采購的具體數量、交貨時間等細節(jié)，作為合同的補充或具體執(zhí)行依據。4.3生產/備貨過程跟蹤（如適用）對于大額、定制化或生產周期較長的采購項目，采購部門可根據需要，對供應商的生產或備貨過程進行適當跟蹤，及時掌握進度，協(xié)調解決可能出現的問題，確保按期交付。4.4物資/服務的接收與檢驗供應商按合同約定交付物資/提供服務時，需求部門負責組織接收和檢驗。*對于物資類采購：需求部門會同倉庫管理人員（如適用）核對物資名稱、規(guī)格、數量、包裝等是否與合同及送貨單一致，并對物資外觀、基本性能進行初步檢驗。必要時，可進行抽樣送檢或全檢，并出具檢驗報告。*對于服務類采購：需求部門根據合同約定的服務標準和驗收細則，對服務成果進行驗收。驗收合格后，相關人員在送貨單或驗收單上簽字確認。若發(fā)現數量短缺、質量不符或其他問題，應立即通知采購部門，由采購部門與供應商協(xié)商處理（如退換貨、索賠等）。第五章付款結算與檔案管理5.1發(fā)票的獲取與審核供應商按合同約定提供合法有效的發(fā)票。采購部門或需求部門負責對發(fā)票的真實性、合規(guī)性及與合同、驗收單的一致性進行審核。5.2付款申請與審批審核無誤后，采購部門（或需求部門，依企業(yè)規(guī)定）填寫《付款申請單》，附上采購合同、《采購需求單》、《采購訂單》（如適用）、驗收單、合格發(fā)票等完整結算資料，按企業(yè)財務付款審批流程逐級報批。5.3財務付款財務部門根據審批通過的《付款申請單》及相關附件，按照合同約定的付款條件和企業(yè)資金管理規(guī)定，辦理付款手續(xù)。5.4采購檔案的整理與歸檔采購業(yè)務完成后，采購部門負責將與該采購項目相關的所有文件資料，包括但不限于《采購需求單》、審批記錄、招標文件及中標通知書（如適用）、采購合同、《采購訂單》、供應商報價單、驗收單、發(fā)票復印件、付款憑證等，進行系統(tǒng)整理、編號、裝訂，按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進行歸檔保存，確保采購過程的可追溯性。第六章職責分工6.1需求部門*準確、及時提出采購需求；*負責采購需求的初步審核與內部報批；*參與供應商的選擇與評估（如適用）；*負責采購物資/服務的接收、檢驗與最終驗收；*配合采購部門處理采購過程中的相關問題。6.2采購部門*負責采購制度與流程的制定、優(yōu)化與解釋；*接收、匯總并審核采購需求；*根據需求選擇合適的采購方式并組織實施；*負責供應商的尋源、評估、選擇、談判與合同簽訂；*負責采購訂單的下達與履約過程的跟蹤；*協(xié)調處理采購過程中的爭議與問題（如質量、交付、發(fā)票等）；*負責采購檔案的整理與歸檔；*定期進行采購數據分析與供應商績效評估。6.3財務部門*負責采購預算的控制與管理；*審核采購合同中的付款條款；*根據審批后的付款申請辦理款項支付；*負責采購相關的會計核算與賬務處理。6.4法務部門（或指定合同審核人員）*負責采購合同的法律合規(guī)性審核；*為采購活動提供法律支持，協(xié)助處理合同糾紛。6.5其他相關部門如質量管理部門、技術部門等，根據采購項目的具體需求，參與供應商評估、技術參數確認、質量檢驗等相關工作。第七章手冊的培訓、執(zhí)行與修訂7.1培訓與宣貫本手冊正式發(fā)布后，采購部門應組織對各需求部門及相關人員進行培訓與宣貫，確保相關人員理解并掌握手冊內容及要求。7.2執(zhí)行與監(jiān)督各部門及全體員工應嚴格遵守本手冊規(guī)定，確保采購流程的規(guī)范執(zhí)行。企業(yè)管理層及相關監(jiān)督部門有權對采購流程的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。7.3修訂與完善本手冊并非一成不變，將根據國家法律法規(guī)、