酒店財務(wù)結(jié)算流程及內(nèi)部控制手冊前言本手冊旨在規(guī)范酒店財務(wù)結(jié)算行為，明確各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)，強化內(nèi)部控制機制，確保酒店資金安全、賬務(wù)清晰、運營高效。手冊適用于酒店所有涉及財務(wù)結(jié)算的部門及人員，包括但不限于前臺、收銀、財務(wù)、餐飲、客房等。全體相關(guān)人員須認真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵照執(zhí)行，以保障酒店財務(wù)管理的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。第一章酒店財務(wù)結(jié)算流程1.1前臺收銀結(jié)算前臺收銀是酒店資金流入的首要關(guān)口，其結(jié)算流程的規(guī)范性直接影響酒店的資金安全與客戶滿意度。1.1.1入住登記與賬務(wù)建立*客人入住時，前臺接待員需準(zhǔn)確、完整地錄入客人信息，包括姓名、聯(lián)系方式、證件信息、入住天數(shù)、房型房價等。*根據(jù)酒店規(guī)定，向客人收取一定數(shù)額的預(yù)付款或預(yù)授權(quán)。預(yù)付款通常以現(xiàn)金、銀行卡或第三方支付方式收取；預(yù)授權(quán)則通過銀行卡進行操作，凍結(jié)客人卡內(nèi)相應(yīng)額度。*系統(tǒng)自動生成客人賬戶，為后續(xù)消費記賬奠定基礎(chǔ)。接待員需向客人清晰說明房價、付款方式及其他相關(guān)政策。1.1.2住店期間賬務(wù)處理*客人在店期間的各項消費，如客房迷你吧、餐飲、洗衣、電話、上網(wǎng)、康樂設(shè)施等，相關(guān)部門需及時、準(zhǔn)確地將消費信息錄入酒店管理系統(tǒng)，并傳送至客人賬戶。*前臺收銀員需每日核對客人賬戶的新增消費，確保賬實相符、賬證相符。如發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)立即與相關(guān)部門溝通核實。*對于掛賬客人，需嚴(yán)格按照酒店掛賬政策執(zhí)行，核對其掛賬權(quán)限及信用額度，超出范圍需獲得管理層批準(zhǔn)。1.1.3退房結(jié)算*客人提出退房時，前臺收銀員調(diào)取客人賬戶，打印明細賬單，請客人核對。*客人核對無誤后，選擇結(jié)算方式（現(xiàn)金、銀行卡、第三方支付、掛賬等）。收銀員按所選方式進行收款操作，并確保收款金額準(zhǔn)確無誤。*收取現(xiàn)金時，需當(dāng)面驗鈔，唱收唱付；使用銀行卡時，需按規(guī)范流程操作POS機，獲取簽購單；第三方支付則需確認款項到賬。*根據(jù)客人需求及稅務(wù)規(guī)定，準(zhǔn)確開具發(fā)票，并將發(fā)票聯(lián)及消費明細單交予客人。*完成收款后，在系統(tǒng)中為客人辦理退房手續(xù)，結(jié)清賬戶。如有預(yù)付款結(jié)余，需及時退還客人。*回收房卡等酒店物品，感謝客人入住。1.2夜間審計與賬務(wù)核對夜間審計是確保酒店當(dāng)日賬務(wù)準(zhǔn)確、完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通常在當(dāng)日營業(yè)結(jié)束后、次日凌晨進行。1.2.1數(shù)據(jù)收集與整理*審計人員從酒店管理系統(tǒng)中提取當(dāng)日所有營業(yè)收入數(shù)據(jù)，包括房費、餐飲收入、其他服務(wù)收入等。*收集各收銀點的現(xiàn)金繳款單、銀行卡簽購單、發(fā)票存根等原始憑證。1.2.2賬務(wù)核對與調(diào)整*將系統(tǒng)數(shù)據(jù)與各收銀點的實際收款數(shù)據(jù)進行逐一核對，確保營業(yè)收入總額一致。*核對客房入住率、平均房價等統(tǒng)計數(shù)據(jù)，檢查是否存在異常波動。*對客人賬戶進行最終審核，確保所有消費已入賬，所有退房賬戶已結(jié)清。*對于發(fā)現(xiàn)的差異或錯誤，需立即查找原因，并進行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整，同時記錄調(diào)整依據(jù)。1.2.3報表編制與提交*完成核對與調(diào)整后，編制當(dāng)日《營業(yè)收入日報表》、《收銀點繳款明細表》、《客房銷售日報表》等財務(wù)報表。*將審計報告及相關(guān)原始憑證一并提交給財務(wù)部門，作為后續(xù)賬務(wù)處理的依據(jù)。1.3后臺賬務(wù)結(jié)算除前臺直接結(jié)算外，酒店還可能涉及與旅行社、協(xié)議單位等的后臺賬務(wù)結(jié)算。1.3.1掛賬單位賬務(wù)管理*對于已簽訂協(xié)議的掛賬單位，財務(wù)部門需建立明細賬戶，記錄其所有消費。*定期（如每月）與掛賬單位進行賬務(wù)核對，雙方確認無誤后，開具發(fā)票并催收款項。1.3.2應(yīng)收賬款管理*財務(wù)部門負責(zé)應(yīng)收賬款的跟蹤與管理，建立賬齡分析表，對逾期未付款項及時進行催收。*對于長期拖欠或信用不良的單位，應(yīng)及時上報管理層，考慮采取暫停掛賬等措施。1.4收入審核與過賬財務(wù)部門收到夜間審計提交的報表及憑證后，需進行進一步審核與賬務(wù)處理。*審核夜間審計報表的準(zhǔn)確性、完整性，以及原始憑證的合規(guī)性。*根據(jù)審核無誤的報表，將各項收入準(zhǔn)確過入總賬及相關(guān)明細賬。*確保所有收入及時、足額地反映在酒店財務(wù)賬目中。第二章酒店財務(wù)內(nèi)部控制2.1內(nèi)部控制的目標(biāo)與原則2.1.1目標(biāo)*保障酒店資產(chǎn)的安全與完整，防止欺詐和盜竊行為。*確保會計信息的真實、準(zhǔn)確、完整，為管理層決策提供可靠依據(jù)。*規(guī)范財務(wù)結(jié)算行為，提高運營效率。*確保酒店經(jīng)營活動符合國家法律法規(guī)及內(nèi)部規(guī)章制度。2.1.2原則*職責(zé)分離原則：不相容崗位必須分離，如收銀與記賬分離、開票與復(fù)核分離、錢賬分管等。*授權(quán)審批原則：各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)需經(jīng)適當(dāng)授權(quán)審批方可執(zhí)行，如折扣權(quán)限、退款審批、大額支出審批等。*制衡原則：建立相互制約、相互監(jiān)督的機制，避免單一人員控制業(yè)務(wù)全過程。*記錄完整原則：所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)都應(yīng)有完整、規(guī)范的記錄，并妥善保管。2.2關(guān)鍵控制點及控制措施2.2.1收款環(huán)節(jié)控制*收銀備用金管理：設(shè)定各收銀點的備用金定額，每日開班前核對，下班前盤點并與系統(tǒng)結(jié)存核對。備用金交接需有書面記錄。*收款設(shè)備控制：POS機、收銀系統(tǒng)等設(shè)備需指定專人負責(zé)，定期檢查，確保其正常運行及數(shù)據(jù)安全。嚴(yán)禁私自拆卸或更改設(shè)備。*款項繳存控制：當(dāng)日營業(yè)款項需在規(guī)定時間內(nèi)繳存銀行或財務(wù)部門指定保險柜，嚴(yán)禁公款私存或挪用。繳存過程需有雙人在場或安保措施。*票據(jù)管理控制：發(fā)票、收據(jù)等重要票據(jù)由財務(wù)部門統(tǒng)一管理，建立領(lǐng)用登記制度，使用完畢及時核銷。作廢票據(jù)需全聯(lián)保存并注明“作廢”字樣。2.2.2退款與折扣控制*退款審批：嚴(yán)格執(zhí)行退款審批程序，需由客人提出申請，經(jīng)相關(guān)負責(zé)人審批后方可辦理。退款原因、金額需記錄清晰，并附相關(guān)證明。*折扣權(quán)限：明確各級管理人員的折扣審批權(quán)限，超出權(quán)限的折扣需上報更高層級審批。折扣申請需有書面記錄。2.2.3賬務(wù)處理控制*憑證審核：所有記賬憑證需經(jīng)過復(fù)核，確保其附件齊全、內(nèi)容真實、金額準(zhǔn)確、審批手續(xù)完備。*對賬制度：定期進行賬證核對、賬賬核對、賬實核對（如現(xiàn)金、銀行存款、存貨等），確保賬賬相符、賬實相符。*系統(tǒng)權(quán)限控制：根據(jù)崗位職責(zé)分配財務(wù)系統(tǒng)操作權(quán)限，嚴(yán)格密碼管理，定期更換密碼，嚴(yán)禁越權(quán)操作或泄露密碼。2.2.4采購與付款控制*采購審批：物資采購需納入預(yù)算管理，大額或重要采購應(yīng)實行招標(biāo)或多方比價。采購申請需經(jīng)授權(quán)審批。*驗收與入庫：物資到貨后，由使用部門、倉庫及采購部門共同驗收，確認數(shù)量、質(zhì)量合格后方可入庫，并填制驗收單。*付款審核：財務(wù)部門在辦理付款時，需審核采購合同、驗收單、發(fā)票等憑證的一致性和合規(guī)性，無誤后方可付款。2.3崗位職責(zé)分離*出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。*采購人員不得同時負責(zé)物資驗收和付款審批。*收銀人員不得負責(zé)賬務(wù)核對及報表編制（夜間審計除外，但需有獨立復(fù)核）。*倉庫保管人員不得兼任物資采購或賬務(wù)記錄。2.4監(jiān)督與檢查*日常監(jiān)督：各部門負責(zé)人對本部門的財務(wù)結(jié)算及內(nèi)部控制執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查。*內(nèi)部審計：酒店內(nèi)部審計部門（或指定人員）定期或不定期對酒店財務(wù)結(jié)算流程及內(nèi)部控制的有效性進行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并督促整改。*外部審計：接受上級單位或外部會計師事務(wù)所的審計監(jiān)督。2.5糾偏與改進*對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因，明確責(zé)任，并采取有效的糾正措施。*定期對內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進行評估，根據(jù)酒店經(jīng)營管理的變化及外部環(huán)境的影響，對內(nèi)部控制制