采購(gòu)申請(qǐng)及審批流程自動(dòng)化模板一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織（以下簡(jiǎn)稱“單位”）的采購(gòu)申請(qǐng)及審批流程管理，尤其適合具備以下特征的場(chǎng)景：多部門協(xié)作需求：采購(gòu)申請(qǐng)涉及需求部門、審批部門、財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門等多個(gè)角色，需規(guī)范跨部門協(xié)作流程；采購(gòu)類型多樣：涵蓋辦公用品、生產(chǎn)物料、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包（如設(shè)計(jì)、咨詢）、工程類采購(gòu)等多種類型；流程管控要求高：需實(shí)現(xiàn)采購(gòu)申請(qǐng)的標(biāo)準(zhǔn)化提報(bào)、分級(jí)審批、預(yù)算控制、留痕追溯，避免人工操作漏洞；效率提升需求：傳統(tǒng)紙質(zhì)或郵件審批流程繁瑣，希望通過(guò)自動(dòng)化工具縮短審批周期，減少重復(fù)溝通成本。二、操作流程與步驟詳解（一）流程啟動(dòng)：申請(qǐng)人發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)登錄系統(tǒng)：申請(qǐng)人通過(guò)單位內(nèi)部OA系統(tǒng)或采購(gòu)管理平臺(tái)登錄賬號(hào)，進(jìn)入“采購(gòu)申請(qǐng)”模塊。選擇采購(gòu)類型：根據(jù)實(shí)際需求選擇采購(gòu)類型（如“物料采購(gòu)”“服務(wù)采購(gòu)”“固定資產(chǎn)采購(gòu)”等），系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)的審批模板和必填字段。填寫(xiě)基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)單號(hào)：系統(tǒng)自動(dòng)唯一編號(hào)（格式：CG-YYYYMMDD-X，如CG20240501-001）；申請(qǐng)部門：下拉選擇所屬部門（如“市場(chǎng)部”“生產(chǎn)部”）；申請(qǐng)人：自動(dòng)顯示當(dāng)前登錄人姓名，不可修改；聯(lián)系方式：填寫(xiě)內(nèi)部分機(jī)號(hào)或企業(yè)即時(shí)通訊賬號(hào)；申請(qǐng)日期：自動(dòng)顯示當(dāng)前日期；緊急程度：勾選“普通”“緊急”“特急”（緊急申請(qǐng)需在備注中說(shuō)明原因，如“生產(chǎn)急需物料，需24小時(shí)內(nèi)審批”）。填寫(xiě)采購(gòu)明細(xì)：逐行添加采購(gòu)物品/服務(wù)信息，包括物品名稱、規(guī)格型號(hào)、單位（個(gè)/臺(tái)/套/項(xiàng)等）、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)（元）、預(yù)估總價(jià)（元=數(shù)量×單價(jià)）；用途說(shuō)明：簡(jiǎn)述采購(gòu)目的（如“為項(xiàng)目采購(gòu)辦公電腦10臺(tái)，用于項(xiàng)目組辦公”）；供應(yīng)商信息（可選）：若有意向供應(yīng)商，可填寫(xiě)供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式（內(nèi)部信息，不對(duì)外公開(kāi)）。附件：根據(jù)要求支撐材料，如：采購(gòu)需求說(shuō)明（部門負(fù)責(zé)人簽字的紙質(zhì)版掃描件或電子版）；比價(jià)記錄（至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單，緊急采購(gòu)可簡(jiǎn)化）；資產(chǎn)采購(gòu)需提供《固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表》（如有）；服務(wù)類采購(gòu)需提供《服務(wù)需求說(shuō)明書(shū)》。提交申請(qǐng)：檢查信息無(wú)誤后，“提交”，系統(tǒng)自動(dòng)將申請(qǐng)推送至第一審批人（通常為申請(qǐng)人部門負(fù)責(zé)人）。（二）審批流程：多級(jí)審批與節(jié)點(diǎn)控制系統(tǒng)根據(jù)采購(gòu)金額、類型自動(dòng)配置審批層級(jí)（示例：金額≤5000元：部門負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤20000元：部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部審核；金額＞20000元：部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部+分管副總+總經(jīng)理審批）。1.第一審批：部門負(fù)責(zé)人審核審批動(dòng)作：登錄系統(tǒng)查看申請(qǐng)?jiān)斍?，重點(diǎn)核對(duì)采購(gòu)需求的合理性（如是否為部門必需、數(shù)量是否匹配實(shí)際工作）、預(yù)算是否在部門額度內(nèi)。審批結(jié)果：通過(guò)：“同意”，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點(diǎn)；駁回：“駁回”，填寫(xiě)駁回原因（如“預(yù)算超支，請(qǐng)調(diào)整采購(gòu)數(shù)量”），申請(qǐng)將退回至申請(qǐng)人，修改后可重新提交；補(bǔ)充材料：“補(bǔ)充材料”，要求申請(qǐng)人特定文件（如“需提供設(shè)備參數(shù)檢測(cè)報(bào)告”）。2.第二審批：財(cái)務(wù)部審核（如涉及）審核重點(diǎn)：預(yù)算匹配度：檢查申請(qǐng)金額是否在年度/季度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算申請(qǐng)需附《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》；價(jià)格合理性：對(duì)比歷史采購(gòu)價(jià)或市場(chǎng)均價(jià)，判斷預(yù)估單價(jià)是否合理（如“同類辦公電腦去年采購(gòu)價(jià)4500元/臺(tái)，本次預(yù)估5000元/臺(tái)，需說(shuō)明原因”）；付款方式：是否符合單位財(cái)務(wù)制度（如“預(yù)付款比例不得超過(guò)30%”）。審核結(jié)果：通過(guò)/駁回/補(bǔ)充材料，操作同部門負(fù)責(zé)人審批。3.第三審批：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批（如涉及）審批重點(diǎn)：戰(zhàn)略匹配度：采購(gòu)事項(xiàng)是否符合單位年度戰(zhàn)略目標(biāo)（如“新設(shè)備采購(gòu)是否服務(wù)于重點(diǎn)項(xiàng)目”）；金額合規(guī)性：大額采購(gòu)需是否符合“三重一大”決策制度（如金額＞50000元需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議）。審批結(jié)果：通過(guò)/駁回，操作同前。（三）執(zhí)行與反饋：采購(gòu)部門落地與結(jié)果同步采購(gòu)部門接收指令：審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)將申請(qǐng)推送至采購(gòu)部門，《采購(gòu)任務(wù)單》，包含采購(gòu)明細(xì)、預(yù)算金額、交付時(shí)間等要求。執(zhí)行采購(gòu)：采購(gòu)部門根據(jù)任務(wù)單開(kāi)展采購(gòu)：物料/設(shè)備采購(gòu)：通過(guò)招標(biāo)、詢比價(jià)、定點(diǎn)采購(gòu)等方式確定供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同；服務(wù)采購(gòu)：與服務(wù)方簽訂服務(wù)協(xié)議，明確服務(wù)范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。進(jìn)度反饋：采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)專員需在系統(tǒng)中更新進(jìn)度（如“已簽訂合同”“供應(yīng)商已發(fā)貨”“待驗(yàn)收”），申請(qǐng)人可通過(guò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)查詢。驗(yàn)收與入庫(kù)：貨物送達(dá)后，需求部門與采購(gòu)部門共同驗(yàn)收，填寫(xiě)《驗(yàn)收單》（系統(tǒng)內(nèi)電子簽批），內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等；驗(yàn)收通過(guò)后，貨物辦理入庫(kù)手續(xù)（固定資產(chǎn)需登記至資產(chǎn)管理系統(tǒng)），系統(tǒng)自動(dòng)更新庫(kù)存狀態(tài)。（四）歸檔與審計(jì)：全流程留痕管理自動(dòng)歸檔：采購(gòu)流程結(jié)束后（含驗(yàn)收完成），系統(tǒng)自動(dòng)將申請(qǐng)單、審批記錄、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等文件打包歸檔，“采購(gòu)檔案”，編號(hào)與申請(qǐng)單號(hào)關(guān)聯(lián)；審計(jì)追溯：支持按申請(qǐng)單號(hào)、日期、部門、采購(gòu)類型等條件檢索檔案，滿足內(nèi)部審計(jì)或外部監(jiān)管需求；數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：系統(tǒng)自動(dòng)采購(gòu)臺(tái)賬，統(tǒng)計(jì)各部門采購(gòu)金額、高頻采購(gòu)品類、供應(yīng)商合作情況等，為后續(xù)預(yù)算編制和供應(yīng)商管理提供數(shù)據(jù)支持。三、采購(gòu)申請(qǐng)表模板采購(gòu)申請(qǐng)表（自動(dòng)化系統(tǒng)表單）基礎(chǔ)信息內(nèi)容申請(qǐng)單號(hào)CG-YYYYMMDD-X（系統(tǒng)自動(dòng)）申請(qǐng)部門□市場(chǎng)部□生產(chǎn)部□行政部□技術(shù)部□其他：_________申請(qǐng)人__________（系統(tǒng)自動(dòng)讀?。┞?lián)系方式內(nèi)部分機(jī)號(hào)/企業(yè)通訊號(hào)：_________申請(qǐng)日期________年_月_日（系統(tǒng)自動(dòng)）采購(gòu)類型□物料采購(gòu)□服務(wù)采購(gòu)□工程采購(gòu)□固定資產(chǎn)采購(gòu)□其他：_________緊急程度□普通□緊急□特急（緊急/特急需說(shuō)明原因：_________________________）預(yù)算科目__________（如“行政辦公費(fèi)”“生產(chǎn)成本”“研發(fā)費(fèi)用”）預(yù)算總額（元）__________（大寫(xiě)：_________________________）采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）用途說(shuō)明123供應(yīng)商信息（可選）意向供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式（內(nèi)部）附件清單□需求說(shuō)明□比價(jià)記錄□合同草案□資質(zhì)文件□其他：_________________審批流程審批環(huán)節(jié)審批人審批意見(jiàn)審批時(shí)間備注（駁回/補(bǔ)充說(shuō)明）部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理財(cái)務(wù)審核*主管分管副總*總總經(jīng)理*董采購(gòu)部門確認(rèn)*專員備注說(shuō)明|____________________________________________________________________________________________|

申請(qǐng)人簽字|__________（電子簽章）|

最終歸檔狀態(tài)|□已歸檔□歸檔失?。ㄔ颍篲________________________）|四、使用說(shuō)明與注意事項(xiàng)（一）申請(qǐng)前準(zhǔn)備預(yù)算確認(rèn)：申請(qǐng)人需提前確認(rèn)采購(gòu)事項(xiàng)是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，避免審批因預(yù)算問(wèn)題被駁回。需求明確：采購(gòu)明細(xì)需清晰、準(zhǔn)確，規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息模糊將導(dǎo)致采購(gòu)部門無(wú)法執(zhí)行，需反復(fù)溝通，延誤流程。附件齊全：根據(jù)采購(gòu)類型準(zhǔn)備必要的支撐材料（如大額采購(gòu)需比價(jià)記錄，服務(wù)采購(gòu)需需求說(shuō)明書(shū)），避免因附件缺失被退回。（二）審批時(shí)效要求普通審批：各審批節(jié)點(diǎn)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，避免流程積壓；緊急審批：勾選“緊急/特急”后，審批人需在4小時(shí)內(nèi)完成審核，采購(gòu)部門需同步啟動(dòng)加急采購(gòu)流程；超時(shí)處理：若審批人超過(guò)規(guī)定時(shí)限未操作，系統(tǒng)自動(dòng)向?qū)徟思安块T負(fù)責(zé)人發(fā)送催辦提醒，超時(shí)3天未處理可上報(bào)至分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。（三）特殊情況處理緊急采購(gòu)：如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即采購(gòu)維修配件，可先通過(guò)電話向部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部口頭申請(qǐng)，事后4小時(shí)內(nèi)補(bǔ)錄系統(tǒng)申請(qǐng)并說(shuō)明材料，流程可追溯即可。預(yù)算調(diào)整：年中預(yù)算用盡確需采購(gòu)的，需由申請(qǐng)人提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、總經(jīng)理審批后，方可發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)。采購(gòu)變更：審批通過(guò)后若需變更采購(gòu)明細(xì)（如增減數(shù)量、更換型號(hào)），需提交《采購(gòu)變更申請(qǐng)》，說(shuō)明原因并重新走審批流程（原審批人需再次確認(rèn)）。（四）系統(tǒng)與數(shù)據(jù)安全賬號(hào)管理：申請(qǐng)人及審批人需妥善保管賬號(hào)密碼，不得轉(zhuǎn)借他人使用，離職時(shí)需及時(shí)由管理員注銷賬號(hào)。數(shù)據(jù)保密：采購(gòu)申請(qǐng)信息（如供應(yīng)商報(bào)價(jià)、預(yù)算金額）屬內(nèi)部敏感信息，嚴(yán)禁通過(guò)外部渠道（如個(gè)人郵箱）傳播，違者將按單位保密制度處理。問(wèn)題反饋：系統(tǒng)操作問(wèn)題（如流程卡頓、附件失?。┛陕?lián)系I