合同管理規(guī)范及合同模板庫引言合同是企業(yè)經(jīng)營活動中明確雙方權利義務、保障合法權益的重要法律文件，規(guī)范合同管理能有效降低法律風險、提升運營效率、維護企業(yè)利益。本文檔旨在建立統(tǒng)一的合同管理規(guī)范體系，并提供常用合同模板庫，指導各部門從合同起草到歸檔的全流程操作，保證合同管理的合規(guī)性、嚴謹性與實用性。一、適用范圍與典型應用場景（一）適用主體本規(guī)范適用于[企業(yè)名稱]及其下屬各部門、分支機構、子公司（若有）的所有合同管理活動，涵蓋采購、銷售、服務、合作、人力資源等業(yè)務領域。（二）典型應用場景采購業(yè)務：采購原材料、設備、服務等對外采購活動中，與供應商簽訂買賣合同或服務合同；銷售業(yè)務：向客戶銷售產(chǎn)品或提供服務時，與客戶簽訂銷售合同或服務合同；合作項目：與外部機構開展技術研發(fā)、市場推廣、業(yè)務合作等聯(lián)合項目時，簽訂合作協(xié)議；人力資源：與員工簽訂勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等；其他場景：租賃合同、委托合同、知識產(chǎn)權許可協(xié)議等需明確雙方權利義務的法律文件。二、合同管理全流程操作指南（一）合同起草階段明確需求業(yè)務部門根據(jù)實際業(yè)務需求（如采購需求、銷售目標、合作內容等），確定合同的核心條款（標的物、金額、履行期限、雙方權利義務等）；涉及金額較大或復雜業(yè)務（如重大項目、長期合作），需提前與法務部門溝通，保證條款合法合規(guī)。選擇模板優(yōu)先從《合同模板庫》中選擇對應類型的合同模板（如“買賣合同模板”“服務合同模板”），避免自行起草基礎條款；若模板庫無對應模板，需由業(yè)務部門起草后，提交法務部門審核并補充通用條款。填寫內容按模板要求填寫具體信息，包括但不限于：合同雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等）；合同標的（產(chǎn)品名稱/服務內容、規(guī)格型號、數(shù)量、質量標準等）；合同金額（單價、總價、幣種、大寫等）；履行期限（交貨時間、服務周期、付款節(jié)點等）；違約責任（違約情形、違約金計算方式、賠償范圍等）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁、訴訟及管轄法院等）。填寫內容需真實、準確、完整，避免模糊表述（如“大概”“左右”），關鍵條款（如金額、時間）不得涂改，確需修改需雙方加蓋印章或簽字確認。（二）合同審核階段業(yè)務部門初審業(yè)務部門負責人審核合同內容的業(yè)務合理性（如需求匹配度、價格公允性、履行可行性等），保證合同符合部門業(yè)務目標；審核通過后，在合同指定位置簽字并提交至法務部門。法務部門復審法務專員重點審核以下內容：主體合法性：對方企業(yè)是否具備相應資質（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等），授權代理人是否具有有效授權；條款合法性：是否符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)，是否存在無效條款；權利義務對等性：雙方權利義務是否明確、對等，是否存在顯失公平的條款；風險點提示：識別潛在法律風險（如違約責任不明確、爭議解決方式約定不清等），并提出修改建議。法務審核通過后，在合同上簽字并流轉至財務部門；若需修改，退回業(yè)務部門調整后重新提交。財務部門審核財務專員重點審核合同中的財務條款：金額準確性：合同金額與預算、訂單是否一致，大寫與小寫是否一致；付款方式：付款節(jié)點、賬戶信息、票據(jù)類型等是否符合財務管理制度；稅費約定：稅費承擔方式是否明確，是否符合稅收法規(guī)。審核通過后，在合同上簽字并提交至分管領導審批。（三）合同簽署階段內部審批分管領導根據(jù)合同金額、重要性審批：金額在[具體金額，如10萬元]以下的，由分管領導簽字確認；金額在[具體金額，如10萬-50萬元]的，需總經(jīng)理簽字確認；金額在[具體金額，如50萬元以上]或重大合同（如涉及核心業(yè)務、長期合作），需提交總經(jīng)理辦公會審批。審批通過后，由行政管理部門統(tǒng)一加蓋企業(yè)合同專用章（嚴禁使用公章或財務章）。對方簽署將審核通過的合同文本發(fā)送至對方單位，要求對方在合同上簽字或蓋章（企業(yè)需加蓋公章或合同專用章，個人需簽字并按手?。?；對方簽署完成后，保證合同文本完整（若有附件，需加蓋騎縫章），雙方各執(zhí)一份（或按約定份數(shù)執(zhí)行）。（四）合同履行階段履行跟蹤業(yè)務部門作為合同履行主體，需全程跟蹤合同履行情況（如產(chǎn)品交付進度、服務質量、付款節(jié)點等），建立《合同履行臺賬》，記錄履行時間、履行結果、雙方溝通記錄等；若出現(xiàn)履行延遲、質量問題等異常情況，需及時與對方溝通協(xié)商，并書面記錄（如《變更協(xié)議》《補充函》等），保證雙方權利義務明確。驗收與確認合同涉及產(chǎn)品交付或服務完成的，需按約定的驗收標準進行驗收（如質量檢測、服務效果評估等），并簽署《驗收確認書》；驗收通過后，按合同約定支付款項（需財務部門核對發(fā)票、驗收單等憑證無誤后辦理）。（五）合同歸檔階段整理分類合同履行完畢（或終止）后，由業(yè)務部門將合同文本（含附件、簽署頁、變更協(xié)議、驗收單等）整理成冊，按合同類型（如買賣合同、服務合同）、簽訂時間順序分類；每份合同需標注唯一編號（格式：年份-部門-合同類型-序號，如“2023-采購-買賣-001”）。歸檔保存整理后的合同交至行政管理部門，由行政人員統(tǒng)一歸檔至檔案室（或電子檔案系統(tǒng)），保存期限按《檔案管理制度》執(zhí)行（一般合同保存不少于5年，重大合同保存不少于10年）；合同借閱需填寫《合同借閱申請表》，經(jīng)部門負責人及分管領導審批后，在檔案室現(xiàn)場查閱或復印，原件不得帶出。三、常用合同模板庫及填寫說明（一）買賣合同模板核心條款模塊：合同編號、雙方主體信息、標的物描述（名稱/型號/規(guī)格/數(shù)量/質量標準）、單價/總價、付款方式（分期/一次性/賬戶信息）、交付時間/地點/方式、驗收標準/方法、違約責任、爭議解決、其他約定（如運輸費用、保險等）。填寫示例：條款項填寫內容示例合同編號2023-銷售-買賣-005甲方（買方）[企業(yè)名稱]，統(tǒng)一社會信用代碼：[X]，法定代表人：*，地址：[X]，電話：[X]乙方（賣方）[供應商名稱]，統(tǒng)一社會信用代碼：[X]，法定代表人：*，地址：[X]，電話：[X]標的物工業(yè)，型號：GR-100，規(guī)格：負載10kg，數(shù)量：5臺，質量標準：符合GB/T3847-2019單價/總價單價15萬元/臺，總價75萬元（大寫：柒拾伍萬元整）付款方式分三期：合同簽訂后3日內支付30%（22.5萬元），交付驗收合格后支付60%（45萬元），質保期滿后支付10%（7.5萬元）交付時間/地點2023年10月30日前，甲方工廠（[X地址]）驗收標準按合同約定的規(guī)格型號及質量標準，雙方共同驗收，出具《驗收合格報告》違約責任乙方延遲交貨，每延遲1日按合同總額0.5%支付違約金；甲方延遲付款，每延遲1日按應付未付金額0.3%支付違約金（二）服務合同模板核心條款模塊：合同編號、雙方主體信息、服務內容/范圍、服務期限、服務費用及支付方式、雙方權利義務、驗收標準（階段性/最終）、保密條款、違約責任、爭議解決。填寫示例（節(jié)選）：條款項填寫內容示例服務內容為甲方提供“企業(yè)數(shù)字化轉型咨詢”服務，包括現(xiàn)狀調研、方案設計、實施指導及培訓（共3個月）服務期限2023年9月1日至2023年11月30日服務費用總價20萬元（大寫：貳拾萬元整），分兩期支付：首期10萬元（合同簽訂后5日內），尾期10萬元（項目驗收合格后5日內）驗收標準階段性驗收：每月底提交《服務進度報告》，甲方確認；最終驗收：出具《項目驗收報告》，甲方簽字蓋章確認（三）保密協(xié)議模板核心條款模塊：合同編號、雙方主體信息、保密信息范圍（技術資料、商業(yè)秘密、經(jīng)營數(shù)據(jù)等）、保密期限、保密義務（禁止泄露、復制、濫用等）、違約責任、協(xié)議生效條件。填寫示例（節(jié)選）：條款項填寫內容示例保密信息范圍乙方在合作過程中接觸到的甲方的技術文檔（含）、客戶名單、財務數(shù)據(jù)、營銷策略等保密期限協(xié)議生效之日起至合作結束后5年保密義務乙方不得向任何第三方泄露保密信息，不得用于本協(xié)議約定外的其他用途，需采取加密、權限控制等安全措施四、合同管理風險提示與合規(guī)要點（一）主體審查風險風險點：對方企業(yè)無相應經(jīng)營資質、超越經(jīng)營范圍、法定代表人無授權或授權已過期，導致合同無效或無法履行；防范措施：簽訂前核查對方營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證（如需）、法定代表人身份證明及授權委托書（若由代理人簽署），并通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)信用狀況。（二）條款嚴謹性風險風險點：條款表述模糊（如“盡快交付”“質量合格”）、權利義務不對等（如違約責任不對等）、關鍵條款缺失（如爭議解決方式），導致履行爭議或維權困難；防范措施：優(yōu)先使用標準模板，法務部門審核條款的明確性、合法性及對等性，避免口語化表述，關鍵條款（金額、時間、違約責任）需量化或明確標準。（三）履行監(jiān)控風險風險點：履行過程中未及時跟蹤進度、未保留履行證據(jù)（如交付單、驗收單），導致對方違約時無法舉證；防范措施：業(yè)務部門建立《合同履行臺賬》，定期記錄履行情況，重要溝通（如變更、索賠）需書面確認，保留所有履行憑證（發(fā)票、物流單、驗收報告等）。（四）歸檔管理風險風險點：合同丟失、歸檔不全、借閱無記錄，導致后續(xù)審計、訴訟時無法提供合同原件；防范措施：行政管理部門專人負責歸檔，保證合同文本及附件完整，建立電子檔案備份，借閱需審批并登記臺賬，定期檢查檔案保存情況。（五）法律更新風險風險點：法律法規(guī)政策變化（如《民法典》實施后相關條款調整），