中小企業(yè)合同管理實務(wù)指導(dǎo)手冊一、合同管理：中小企業(yè)穩(wěn)健經(jīng)營的基石在當前復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境中，合同作為企業(yè)間權(quán)利義務(wù)關(guān)系的法定載體，其重要性不言而喻。對于資源相對有限、抗風(fēng)險能力較弱的中小企業(yè)而言，一套科學(xué)、規(guī)范的合同管理體系，不僅是保障交易安全、維護自身合法權(quán)益的“防火墻”，更是提升運營效率、實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的“助推器”。忽視合同管理，輕則可能導(dǎo)致經(jīng)濟損失，重則可能使企業(yè)陷入經(jīng)營困境。本手冊旨在結(jié)合中小企業(yè)的實際情況，提供一套務(wù)實、可操作的合同管理指引，幫助企業(yè)有效規(guī)避風(fēng)險，提升商業(yè)合作的確定性。二、合同的事前管理：未雨綢繆，防患于未然合同管理的精髓在于“事前控制”。在正式簽署合同之前，充分的準備和審慎的評估是降低風(fēng)險的第一道防線。（一）合作方背景調(diào)查與評估在尋求商業(yè)合作時，對潛在合作方的了解不可或缺。這并非要求進行詳盡的盡職調(diào)查，但基本的背景信息核實至關(guān)重要。應(yīng)設(shè)法了解對方的工商注冊信息、經(jīng)營狀況、商業(yè)信譽、過往履約記錄等?？梢酝ㄟ^企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)查詢其基本注冊信息及有無行政處罰記錄；通過行業(yè)口碑、過往合作伙伴等渠道側(cè)面了解其商業(yè)信譽。對于重要的合作項目，還應(yīng)關(guān)注對方的實際履約能力，避免與明顯缺乏實力或信譽不佳的主體合作。（二）明確交易需求與核心利益在啟動合同談判前，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)首先厘清本次交易的真實需求、期望達成的目標以及必須堅守的核心利益底線。例如，是追求價格最低，還是質(zhì)量最優(yōu)，或是交付周期最快？明確這些，有助于在后續(xù)的談判和合同起草中保持方向感，避免因過度關(guān)注細枝末節(jié)而忽略了根本訴求，也能更有效地識別和評估潛在風(fēng)險。（三）風(fēng)險的初步識別與評估基于對合作方的了解和自身需求的明確，初步識別本次交易可能存在的風(fēng)險點。例如，合作方的履約能力風(fēng)險、市場價格波動風(fēng)險、政策法規(guī)變動風(fēng)險等。對識別出的風(fēng)險進行初步評估，思考哪些風(fēng)險是可以接受的，哪些是需要通過合同條款進行規(guī)避或降低的。三、合同的起草與審核：精雕細琢，明確權(quán)責(zé)合同文本是合同權(quán)利義務(wù)的具體體現(xiàn)，其質(zhì)量直接關(guān)系到合同目的能否順利實現(xiàn)。（一）合同起草的基本原則1.合法性原則：合同內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)的強制性規(guī)定，否則可能導(dǎo)致合同無效或部分無效。例如，不得違反國家關(guān)于特許經(jīng)營、市場準入、環(huán)境保護等方面的規(guī)定。2.明確性原則：合同條款應(yīng)清晰、具體，避免使用模糊、歧義的語言。例如，“盡快交付”不如約定具體的交付日期；“質(zhì)量合格”應(yīng)明確參照的質(zhì)量標準或驗收方法。3.公平性原則：合同應(yīng)體現(xiàn)雙方權(quán)利義務(wù)的基本平衡，避免設(shè)置顯失公平的條款。這不僅是法律的要求，也有助于建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。4.可操作性原則：合同條款應(yīng)具有實際可操作性，便于雙方履行和監(jiān)督。例如，違約責(zé)任的約定應(yīng)具體明確，具有可計算性。（二）合同的基本要素一份規(guī)范的合同通常應(yīng)包含以下基本要素：*當事人信息：包括各方當事人的全稱、統(tǒng)一社會信用代碼（或身份證號）、法定代表人（或負責(zé)人）、住所地、聯(lián)系方式等，確保信息準確無誤，便于識別當事人身份和后續(xù)聯(lián)絡(luò)。*合同標的：明確合同指向的對象，例如貨物名稱、服務(wù)內(nèi)容等，應(yīng)具體、唯一。*數(shù)量與質(zhì)量：數(shù)量應(yīng)明確計量單位和具體數(shù)額；質(zhì)量應(yīng)約定明確的標準，如國家標準、行業(yè)標準、雙方約定標準等，并可約定驗收方法。*價款或報酬：明確合同總金額、單價、支付方式（如電匯、承兌匯票）、支付時間節(jié)點、收款賬戶信息等。*履行期限、地點和方式：明確合同義務(wù)的履行起止時間、具體履行地點（如交貨地點、服務(wù)提供地點）以及履行方式（如運輸方式、服務(wù)提供方式）。*違約責(zé)任：這是合同的“牙齒”，應(yīng)針對不同違約情形約定相應(yīng)的責(zé)任承擔(dān)方式，如支付違約金（可約定具體比例或數(shù)額，但不宜過高）、賠償損失、繼續(xù)履行、解除合同等。*解決爭議的方法：約定發(fā)生爭議時是通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁還是訴訟解決。如選擇仲裁，應(yīng)明確仲裁機構(gòu)名稱；如選擇訴訟，可約定管轄法院（需符合法律規(guī)定）。*合同的生效條件、變更與解除條款：明確合同生效的時間和條件，以及在何種情況下可以變更或解除合同。*其他約定：如保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬條款、通知與送達條款等，根據(jù)交易需要增設(shè)。（三）常見合同類型的注意事項1.買賣合同：重點關(guān)注標的物的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、驗收條款、交付方式與風(fēng)險轉(zhuǎn)移、付款條件與期限、違約責(zé)任（特別是逾期交付、逾期付款、質(zhì)量不合格的責(zé)任）。2.服務(wù)合同：重點明確服務(wù)范圍、服務(wù)標準、服務(wù)期限、驗收標準與方式、服務(wù)人員資質(zhì)、雙方的權(quán)利義務(wù)（如甲方的配合義務(wù)、乙方的保密義務(wù)）。3.承攬合同：重點明確承攬的標的、數(shù)量、質(zhì)量、承攬方式、材料提供（甲方提供還是乙方自備）、履行期限、驗收標準、報酬支付。（四）合同審核要點合同審核是把控合同質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。中小企業(yè)應(yīng)建立至少兩級審核制度（如業(yè)務(wù)部門初審、法務(wù)或指定負責(zé)人復(fù)審）。審核時應(yīng)重點關(guān)注：1.主體資格：再次核實對方當事人的簽約資格，如是否為獨立法人、是否具備相應(yīng)的經(jīng)營范圍和資質(zhì)許可。2.條款完整性：對照合同基本要素，檢查是否存在關(guān)鍵條款缺失。3.內(nèi)容合法性：有無違反法律法規(guī)強制性規(guī)定的內(nèi)容。4.權(quán)利義務(wù)平衡性：雙方權(quán)利義務(wù)是否對等，有無明顯不公平條款。5.關(guān)鍵條款的嚴謹性：特別是價格、數(shù)量、質(zhì)量、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款是否清晰、明確、可操作。6.語言表述：有無歧義、錯別字、語法錯誤等。7.風(fēng)險點控制：針對事前識別的風(fēng)險，檢查合同條款是否已采取有效防控措施。對于自身審核能力不足的中小企業(yè)，可考慮聘請外部專業(yè)律師協(xié)助審核重要合同。四、合同的簽署：規(guī)范流程，防范風(fēng)險合同的簽署環(huán)節(jié)同樣不容忽視，稍有不慎可能導(dǎo)致合同無效或效力瑕疵。（一）簽約主體的確認確保實際簽署人與合同首部列明的當事人一致。如對方由授權(quán)代表簽署，應(yīng)要求其出具合法有效的授權(quán)委托書（明確授權(quán)范圍和權(quán)限期限），并核實授權(quán)代表的身份信息。（二）簽署形式的規(guī)范1.簽字與蓋章：企業(yè)對外簽署合同，一般應(yīng)加蓋企業(yè)公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。注意印章的清晰度和完整性，避免使用財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等功能性印章代替合同章或公章。個人簽字應(yīng)清晰可辨，并注明日期。2.多頁合同：為防止合同內(nèi)容被抽換，多頁合同應(yīng)加蓋騎縫章，或由各方在合同的每一頁都小簽。3.合同文本：確保雙方簽署的是內(nèi)容完全一致的合同文本。建議使用我方提供的文本，或?qū)Ψ教峁┑奈谋具M行仔細核對修改后再簽署。（三）簽署前的最終確認簽署前，務(wù)必再次核對合同文本與雙方協(xié)商一致的內(nèi)容是否完全相符，特別是關(guān)鍵數(shù)據(jù)和修改之處。五、合同的履行與監(jiān)控：動態(tài)跟蹤，確保兌現(xiàn)合同簽署后，進入履行階段，這是實現(xiàn)合同目的的關(guān)鍵過程，需要進行動態(tài)管理和有效監(jiān)控。（一）合同臺賬的建立與管理建立健全合同臺賬，對每份合同的基本信息（合同編號、名稱、當事人、標的、金額、簽訂日期、生效日期、履行期限、主要權(quán)利義務(wù)等）進行登記，便于跟蹤和查詢。可采用電子表格或簡易的合同管理軟件。（二）履約跟蹤與提醒指定專人負責(zé)合同的履行跟蹤，定期檢查合同履行情況。對于重要的履行節(jié)點（如付款日期、交貨日期、驗收日期），應(yīng)提前進行內(nèi)部提醒，確保己方義務(wù)按時履行，同時監(jiān)督對方義務(wù)的履行情況。（三）證據(jù)的收集與保存在合同履行過程中，注意收集和妥善保存與合同履行相關(guān)的所有證據(jù)材料，如訂單、送貨單、驗收單、入庫單、發(fā)票、付款憑證、往來函件（郵件、傳真、書面函）、會議紀要、變更協(xié)議等。這些材料在發(fā)生爭議時將起到關(guān)鍵作用。（四）合同變更與解除的處理合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同，應(yīng)與對方協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議或解除協(xié)議，明確變更或解除的內(nèi)容、原因及后續(xù)處理方式，避免口頭約定。（五）對方違約行為的應(yīng)對如發(fā)現(xiàn)對方存在違約行為，應(yīng)及時向?qū)Ψ桨l(fā)出書面通知，指出其違約事實，要求其限期糾正或承擔(dān)違約責(zé)任，并保留好相關(guān)證據(jù)。同時，評估違約行為對己方造成的影響，制定應(yīng)對策略。六、合同糾紛的應(yīng)對：積極妥善，降低損失盡管事前做了充分準備，合同履行過程中仍可能因各種原因發(fā)生糾紛。面對糾紛，應(yīng)保持冷靜，積極應(yīng)對。（一）糾紛的初步評估與應(yīng)對策略發(fā)生糾紛后，首先應(yīng)組織相關(guān)人員對糾紛的起因、性質(zhì)、嚴重程度、己方的權(quán)利主張和證據(jù)情況進行初步評估，分析協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等不同解決途徑的利弊，制定初步的應(yīng)對策略。（二）優(yōu)先協(xié)商與調(diào)解本著平等互利、誠實信用的原則，優(yōu)先嘗試與對方進行友好協(xié)商，爭取達成和解協(xié)議。協(xié)商不成的，可考慮請求第三方進行調(diào)解。協(xié)商和調(diào)解具有成本低、效率高、不傷和氣的優(yōu)點，有利于維持合作關(guān)系。（三）仲裁或訴訟如果協(xié)商、調(diào)解不成，且合同中約定了仲裁條款或事后達成了仲裁協(xié)議，則應(yīng)通過仲裁解決；如無仲裁約定或協(xié)議，則可通過訴訟解決。在采取法律途徑前，應(yīng)整理好所有證據(jù)材料，必要時咨詢專業(yè)律師的意見，評估勝訴可能性和執(zhí)行風(fēng)險，制定詳細的維權(quán)方案。七、合同的歸檔與復(fù)盤：總結(jié)經(jīng)驗，持續(xù)改進合同履行完畢或糾紛解決后，合同管理工作并未結(jié)束，還需要進行規(guī)范的歸檔和必要的復(fù)盤總結(jié)。（一）合同檔案的整理與歸檔將合同文本（包括正本、副本及所有附件）、簽約過程中的相關(guān)文件（如授權(quán)委托書、談判記錄）、履行過程中的憑證（如送貨單、驗收單、付款憑證、發(fā)票）、變更協(xié)議、解除協(xié)議、糾紛處理文件等所有相關(guān)材料進行系統(tǒng)整理、編號、裝訂，建立合同檔案，由專人負責(zé)保管。檔案保存期限應(yīng)符合法律規(guī)定和企業(yè)實際需要，重要合同應(yīng)長期保存。（二）合同管理的復(fù)盤與總結(jié)定期或不定期對已履行完畢的合同，特別是發(fā)生過爭議或存在問題的合同進