卷煙廠公章使用規(guī)定適用范圍本規(guī)定適用于卷煙廠全體員工及涉及公章使用的相關(guān)方，包括但不限于行政部、生產(chǎn)部、銷售部、財務(wù)部、人力資源部等各部門及外部客戶、合作伙伴等。公章作為卷煙廠的法律憑證，其使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部管理制度，確保公章使用的合法性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益和形象。第一章總則1.1目的為規(guī)范卷煙廠公章的使用管理，加強(qiáng)公章使用的監(jiān)督和控制，防止公章濫用、遺失或被盜用，確保公章使用的安全性和有效性，根據(jù)《中華人民共和國企業(yè)法人登記管理條例》《中華人民共和國印章管理辦法》及本廠相關(guān)管理制度，制定本規(guī)定。1.2適用對象本規(guī)定適用于卷煙廠所有部門及員工，任何使用公章的行為均須遵守本規(guī)定。外部單位或個人如需使用本廠公章，須經(jīng)本廠授權(quán)并按照本規(guī)定辦理審批手續(xù)。1.3基本原則1.3.1依法合規(guī)原則公章使用必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)政策要求，不得違反相關(guān)法律禁止性規(guī)定。1.3.2嚴(yán)格審批原則公章使用需經(jīng)嚴(yán)格審批程序，任何部門或個人不得擅自使用公章。1.3.3安全保密原則公章保管和使用須確保安全，防止遺失、被盜或濫用，涉及敏感信息的事項須加強(qiáng)保密。1.3.4責(zé)任追究原則對違反本規(guī)定的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第二章公章的種類及管理2.1公章的種類2.1.1企業(yè)公章卷煙廠依法刻制的公章，用于對外簽署合同、協(xié)議、文件等法律事務(wù)。2.1.2財務(wù)專用章用于財務(wù)結(jié)算、資金支付等經(jīng)濟(jì)活動，與公章同等效力。2.1.3發(fā)票專用章用于開具增值稅發(fā)票等稅務(wù)事項。2.1.4合同專用章用于簽訂各類合同，與公章效力等同。2.1.5其他專用章根據(jù)業(yè)務(wù)需要刻制的其他專用章，如“人力資源部章”“生產(chǎn)部章”等，其使用范圍須明確并經(jīng)審批。2.2公章的管理2.2.1公章刻制公章刻制須向公安機(jī)關(guān)備案，并經(jīng)工商部門核準(zhǔn)。刻制前需提交刻章申請，經(jīng)廠領(lǐng)導(dǎo)審批后方可刻制。2.2.2公章保管1.企業(yè)公章由行政部指定專人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部指定專人保管，其他專用章由對應(yīng)部門指定專人保管。2.公章保管人須具備高度責(zé)任心和保密意識，不得將公章轉(zhuǎn)交他人使用。3.公章保管人應(yīng)定期檢查公章存放環(huán)境，確保安全，防止損壞或遺失。2.2.3公章借用1.內(nèi)部部門如需借用公章，須填寫《公章借用申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借用。2.外部單位或個人借用公章，須提供合法有效的證明材料，經(jīng)廠領(lǐng)導(dǎo)審批后方可辦理。3.公章借用期限不得超過3日，借用期滿應(yīng)及時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。第三章公章的使用范圍3.1企業(yè)公章使用范圍1.對外簽訂合同、協(xié)議、協(xié)議書等法律文件。2.對外發(fā)文、公告、通知等正式文件。3.企業(yè)資產(chǎn)處置、股權(quán)轉(zhuǎn)讓等重大事項。4.企業(yè)參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)。3.2財務(wù)專用章使用范圍1.銀行結(jié)算、資金支付等財務(wù)事項。2.開具發(fā)票、稅務(wù)申報等稅務(wù)事項。3.財務(wù)報表、審計報告等財務(wù)文件。3.3合同專用章使用范圍1.簽訂各類合同、協(xié)議，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同等。2.合同附件、補(bǔ)充協(xié)議等法律文件的簽署。3.3.1使用要求1.合同專用章的使用須嚴(yán)格遵循合同審批流程，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)。2.合同簽署前須進(jìn)行法律風(fēng)險評估，必要時可委托律師審核。3.合同簽署后須及時歸檔，并做好合同履行跟蹤。第四章公章使用的審批程序4.1審批權(quán)限1.企業(yè)公章使用須由廠領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項須由廠務(wù)會議審議。2.財務(wù)專用章使用須由財務(wù)總監(jiān)審批，緊急事項須由廠領(lǐng)導(dǎo)特批。3.合同專用章使用須由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大合同須由廠領(lǐng)導(dǎo)審批。4.其他專用章使用須由部門負(fù)責(zé)人審批，重大事項須報廠領(lǐng)導(dǎo)審批。4.2審批流程4.2.1申請使用公章前，需填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)列明使用事由、使用范圍、使用時間等信息。4.2.2審核1.行政部負(fù)責(zé)審核公章使用申請的合規(guī)性，并初步判斷是否需要廠領(lǐng)導(dǎo)審批。2.財務(wù)部負(fù)責(zé)審核財務(wù)專用章使用申請的合規(guī)性及資金合理性。3.法務(wù)部負(fù)責(zé)審核合同專用章使用申請的法律風(fēng)險，必要時可提供法律意見。4.2.3審批1.審批流程遵循“一級審批、二級復(fù)核”原則，確保審批的嚴(yán)肅性和準(zhǔn)確性。2.審批結(jié)果須及時反饋申請人，并做好審批記錄。4.2.4執(zhí)行1.公章使用須在審批范圍內(nèi)進(jìn)行，不得超范圍使用。2.公章保管人須核對申請表與實際使用事項是否一致，確保使用合規(guī)。3.使用完畢后，須在申請表上簽字確認(rèn)，并附上使用文件復(fù)印件歸檔。第五章公章使用的監(jiān)督與檢查5.1內(nèi)部監(jiān)督1.行政部負(fù)責(zé)定期對公章使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.審計部負(fù)責(zé)對公章使用進(jìn)行專項審計，確保合規(guī)性。5.2外部監(jiān)督1.積極配合公安機(jī)關(guān)、工商部門等外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)的檢查，提供相關(guān)資料。2.建立外部監(jiān)督舉報機(jī)制，鼓勵員工和社會公眾監(jiān)督公章使用行為。5.3問題處理1.對違規(guī)使用公章的行為，視情節(jié)嚴(yán)重程度給予警告、罰款、降職等處分。2.對造成重大損失的行為，依法依規(guī)追究法律責(zé)任。第六章公章的變更與銷毀6.1公章變更1.企業(yè)名稱、地址等變更導(dǎo)致公章需要變更時，須向公安機(jī)關(guān)申請刻制新章，并繳銷舊章。2.公章變更須經(jīng)廠領(lǐng)導(dǎo)審批，并做好變更記錄。6.2公章銷毀1.公章遺失或損壞時，須及時向公安機(jī)關(guān)報案，并申請刻制新章。2.舊公章須由行政部統(tǒng)一收集并銷毀，銷毀過程須有專人監(jiān)督，并做好銷毀記錄。第七章附則