企業(yè)行政日常事務(wù)處理操作手冊前言為規(guī)范企業(yè)行政日常事務(wù)處理流程，提高工作效率，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任分工，保證行政工作有序開展，特制定本手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門行政人員及相關(guān)崗位工作人員，涵蓋會議室管理、辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理、訪客接待、文件歸檔等高頻事務(wù)，旨在為行政工作提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引。目錄會議室預(yù)訂與管理辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放固定資產(chǎn)全流程管理訪客接待與安排企業(yè)文件歸檔與保管一、會議室預(yù)訂與管理適用情形部門例會、項目研討會、客戶洽談會等需使用企業(yè)內(nèi)部會議室的場景；需使用會議室投影儀、視頻會議設(shè)備等特殊設(shè)備的會議；跨部門協(xié)作會議需協(xié)調(diào)場地與資源時。操作流程步驟1：確認(rèn)會議需求申請人明確會議時間（起止時間）、參會人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板等）、會議類型（內(nèi)部會議/外部會議）及特殊要求（如茶歇、橫幅等）。步驟2：查詢會議室可用性通過企業(yè)會議室預(yù)訂系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、釘釘/企業(yè)會議室模塊）查詢目標(biāo)時間段內(nèi)可用會議室；若目標(biāo)會議室已被占用，可選擇同樓層或功能相近的替代會議室，或與原使用人協(xié)調(diào)調(diào)整時間（需提前2個工作日溝通）。步驟3：提交預(yù)訂申請在系統(tǒng)中填寫《會議室預(yù)訂申請表》，內(nèi)容包括：申請人姓名（*工）、所屬部門、會議主題、時間、人數(shù)、設(shè)備需求、審批人（部門負(fù)責(zé)人/行政主管）；會議議程（如有外部客戶參會，需附客戶單位信息）。步驟4：審批與確認(rèn)系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至部門負(fù)責(zé)人審批（審批時限：1個工作日內(nèi)）；涉及外部客戶或10人以上會議，需額外提交至行政主管審批（審批時限：1個工作日內(nèi)）；審批通過后，系統(tǒng)自動發(fā)送預(yù)訂成功通知至申請人及會議室管理員；審批未通過時，系統(tǒng)退回修改，申請人需調(diào)整需求后重新提交。步驟5：會議前準(zhǔn)備會議室管理員于會議開始前30分鐘開啟會議室，調(diào)試設(shè)備（保證投影儀、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)正常），根據(jù)需求擺放桌椅（如U型/會議式）、擺放會議資料（如有）；申請人提前10分鐘到場，確認(rèn)設(shè)備使用情況，若有問題立即聯(lián)系行政人員（聯(lián)系人：*主管，分機號：8888）。步驟6：會議后整理會議結(jié)束后，申請人負(fù)責(zé)清理會議室（帶走個人物品、關(guān)閉設(shè)備、整理桌椅）；會議室管理員每日17:00前檢查會議室使用情況，保證設(shè)備關(guān)閉、門窗鎖好，并在系統(tǒng)中更新會議室狀態(tài)為“可用”。相關(guān)表單表單1：會議室預(yù)訂申請表申請日期申請人姓名（*工）所屬部門會議主題會議時間參會人數(shù)所需會議室需設(shè)備（可多選）□投影儀□麥克風(fēng)□白板□視頻會議系統(tǒng)□其他：________審批人（部門負(fù)責(zé)人）審批意見審批日期行政主管審批（如需）注意事項會議室預(yù)訂需提前1個工作日提交申請，緊急會議（如當(dāng)天需使用）需通過電話（*主管）同步確認(rèn)，并在系統(tǒng)中補申請；禁止私自占用會議室或更改預(yù)訂時間，如需變更，需提前2小時在系統(tǒng)中取消或修改，避免資源浪費；會議室僅限企業(yè)內(nèi)部會議使用，外部會議需經(jīng)行政總監(jiān)審批；使用設(shè)備時需規(guī)范操作，損壞需照價賠償（參照《企業(yè)固定資產(chǎn)管理制度》）。二、辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放適用情形部門日常辦公耗材（如A4紙、筆、文件夾）不足需補充時；新員工入職需領(lǐng)用基礎(chǔ)辦公用品（如筆記本、工牌、文件夾）時；項目專項用品（如打印紙、墨盒）需批量申領(lǐng)時。操作流程步驟1：統(tǒng)計需求部門行政人員每月25日前統(tǒng)計次月部門辦公用品需求，填寫《月度辦公用品需求表》；新員工入職時，部門負(fù)責(zé)人或?qū)熖顚憽缎聠T工辦公用品領(lǐng)用清單》，注明員工姓名（*工）、崗位、領(lǐng)用物品清單。步驟2：提交需求申請部門行政人員將《月度辦公用品需求表》提交至行政部（聯(lián)系人：*專員，郵箱：internalcompany，注：此處為示例郵箱，實際使用需替換為企業(yè)內(nèi)部郵箱）；新員工《新員工辦公用品領(lǐng)用清單》由部門負(fù)責(zé)人簽字后，同步提交至行政部。步驟3：審核與采購行政部匯總各部門需求，核對庫存（通過辦公用品管理系統(tǒng)），編制《月度采購計劃》；采購計劃提交至行政主管審批（審批時限：2個工作日內(nèi)）；審批通過后，行政部聯(lián)系供應(yīng)商采購（優(yōu)先選擇定點供應(yīng)商，保證價格與質(zhì)量），采購周期一般為3-5個工作日。步驟4：入庫與登記辦公用品到貨后，行政倉管員核對送貨單與采購計劃，確認(rèn)物品數(shù)量、質(zhì)量無誤后辦理入庫；在辦公用品管理系統(tǒng)中更新庫存信息，打印《辦公用品入庫登記表》（含物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期）。步驟5：發(fā)放與領(lǐng)用部門行政人員憑《月度辦公用品需求表》至行政部領(lǐng)取物品，簽字確認(rèn)；新員工憑《新員工辦公用品領(lǐng)用清單》至行政部領(lǐng)取物品，行政部需在員工入職當(dāng)天完成發(fā)放；零星申領(lǐng)（如臨時急需筆、紙張）需填寫《辦公用品零星領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用原因、部門、申請人，由行政部現(xiàn)場發(fā)放。相關(guān)表單表單2：月度辦公用品需求表部門申請人（*工）申請日期物品名稱規(guī)格需求數(shù)量庫存數(shù)量備注行政部*專員2023-10-25A4紙80g5包2包市場部*主管2023-10-25簽字筆黑色中性筆10支5支新員工入職用表單3：辦公用品零星領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用人（*工）所屬部門物品名稱數(shù)量領(lǐng)用原因發(fā)放人2023-10-26*助理銷售部訂書機1個臨時會議急需*專員注意事項辦公用品申領(lǐng)需遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，禁止虛報需求或私自外借；月度需求提交截止日期為每月25日，逾期提交順延至次月；新員工辦公用品領(lǐng)用需在入職前1天提交清單，保證入職當(dāng)天可領(lǐng)?。晦k公用品僅限企業(yè)內(nèi)部使用，嚴(yán)禁私自帶出或挪作他用，違者按《員工獎懲制度》處理。三、固定資產(chǎn)全流程管理適用情形新購辦公設(shè)備（如電腦、打印機、辦公家具）需登記入賬時；員工崗位變動需辦理固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移時；固定資產(chǎn)損壞、報廢或閑置需處理時。操作流程步驟1：申購與審批部門因工作需要新增固定資產(chǎn)時，填寫《固定資產(chǎn)申購表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、申購部門、申請人（*工）；部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部；行政部核對現(xiàn)有資產(chǎn)使用情況，評估申購必要性，編制《固定資產(chǎn)采購預(yù)算》，提交至財務(wù)部及總經(jīng)理審批（審批時限：3個工作日內(nèi)）。步驟2：采購與驗收采購部根據(jù)審批通過的《固定資產(chǎn)申購表》選擇供應(yīng)商（優(yōu)先招標(biāo)采購），簽訂采購合同；物品到貨后，行政部、申購部門、財務(wù)部共同驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量與申購表一致，填寫《固定資產(chǎn)驗收單》；驗收合格后，財務(wù)部辦理付款手續(xù)，行政部建立固定資產(chǎn)臺賬。步驟3：貼標(biāo)與登記行政部為每件固定資產(chǎn)粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（含資產(chǎn)編號、名稱、使用部門、責(zé)任人、購置日期）；在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入資產(chǎn)信息（編號、名稱、規(guī)格、型號、購置日期、金額、使用部門、責(zé)任人、存放地點），《固定資產(chǎn)臺賬》。步驟4：領(lǐng)用與轉(zhuǎn)移員工領(lǐng)用固定資產(chǎn)時，簽訂《固定資產(chǎn)領(lǐng)用確認(rèn)書》，明保證管責(zé)任；員工崗位變動（如調(diào)崗、離職）時，原使用人需將固定資產(chǎn)交回行政部，填寫《固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單》，注明轉(zhuǎn)移原因、原使用人、新使用人、轉(zhuǎn)移日期，雙方簽字確認(rèn)后，行政部更新臺賬信息。步驟5：盤點與報廢行政部每季度組織一次固定資產(chǎn)盤點，核對臺賬與實物，填寫《固定資產(chǎn)盤點表》，保證賬實相符；固定資產(chǎn)因損壞、老化等原因無法使用時，使用部門提交《固定資產(chǎn)報廢申請表》，注明報廢原因、資產(chǎn)信息、殘值評估；行政部聯(lián)合技術(shù)部鑒定，確認(rèn)無法修復(fù)后，提交至總經(jīng)理審批（審批權(quán)限：單價5000元以上需總經(jīng)理審批，5000元以下由行政主管審批）；審批通過后，財務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理，行政部更新臺賬信息，報廢物品交由行政部統(tǒng)一處置（如回收、變賣）。相關(guān)表單表單4：固定資產(chǎn)申購表申購日期申請人（*工）所屬部門物品名稱規(guī)格數(shù)量預(yù)估單價（元）用途2023-10-26*主管研發(fā)部筆記本電腦ThinkPadX12臺8,000新項目開發(fā)用部門負(fù)責(zé)人行政部審核財務(wù)部審核總經(jīng)理審批表單5：固定資產(chǎn)盤點表盤點日期盤點人（*工）資產(chǎn)編號物品名稱賬面數(shù)量實盤數(shù)量盤點結(jié)果（盤盈/盤虧）原因說明2023-09-30*專員BG2023001辦公桌1010平衡2023-09-30*專員BG2023005打印機32盤虧1臺調(diào)部門未登記注意事項固定資產(chǎn)采購需符合企業(yè)采購管理制度，單價5000元以上需公開招標(biāo)；固定資產(chǎn)標(biāo)簽不得私自撕毀或更換，如需更換需由行政部操作；員工離職時，必須交清所使用的固定資產(chǎn)，如有損壞或丟失，按凈值賠償；盤點中發(fā)覺差異需在3個工作日內(nèi)查明原因，提交《固定資產(chǎn)盤點差異報告》，經(jīng)審批后調(diào)整臺賬。四、訪客接待與安排適用情形外部客戶、合作伙伴到訪企業(yè)需接待時；部門、行業(yè)協(xié)會檢查指導(dǎo)工作需接待時；候選人面試需安排接待時。操作流程步驟1：訪客信息登記接待人提前1-2天確認(rèn)訪客信息（姓名、單位、職務(wù)、到訪時間、事由、人數(shù)、陪同人）；通過企業(yè)訪客預(yù)約系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）填寫《訪客預(yù)約登記表》，訪客身份證信息（如有必要）。步驟2：接待方案制定接待人根據(jù)訪客級別與事由制定接待方案，明確：接待地點（會議室/前臺/會客室）；接待人員（陪同人、翻譯、司機等）；流程安排（簽到→引導(dǎo)→會議→參觀/用餐→送客）；物料準(zhǔn)備（資料、名片、飲用水、橫幅/歡迎牌等）。步驟3：訪客接待準(zhǔn)備前臺人員于訪客到訪前30分鐘布置接待區(qū)域：擺放歡迎牌（如有）、調(diào)試會議室設(shè)備、準(zhǔn)備茶水/咖啡；陪同人員提前15分鐘在前臺等候，訪客到達(dá)后主動上前迎接，確認(rèn)身份（核對身份證/預(yù)約信息），引導(dǎo)至接待地點。步驟4：接待過程執(zhí)行簽到：訪客在前臺填寫《訪客簽到表》（姓名、單位、到訪時間、事由、離店時間、聯(lián)系方式、受訪部門/人）；會議/洽談：陪同人員引導(dǎo)訪客入座，奉上茶水，按議程進(jìn)行洽談，做好會議記錄；參觀/用餐：如需參觀辦公區(qū)域或安排用餐，提前聯(lián)系行政部確認(rèn)時間與地點（參觀需提前規(guī)劃路線，避開敏感區(qū)域；用餐需提前確認(rèn)菜單與dietary需求）。步驟5：送客與反饋接待結(jié)束后，陪同人員送訪客至企業(yè)門口，禮貌告別；前臺人員更新訪客狀態(tài)為“已離開”，在系統(tǒng)中記錄離店時間；接待結(jié)束后1個工作日內(nèi)，陪同人員填寫《訪客接待反饋表》，反饋接待效果、訪客意見及改進(jìn)建議，提交至行政部。相關(guān)表單表單6：訪客預(yù)約登記表預(yù)約日期預(yù)約人（*工）所屬部門訪客姓名單位名稱職務(wù)到訪時間離店時間2023-10-27*經(jīng)理銷售部科技有限公司總經(jīng)理10:0011:30訪客人數(shù)事由接待地點陪同人聯(lián)系方式備注2人合作洽談3樓會議室A經(jīng)理、助理1385678需準(zhǔn)備項目資料表單7：訪客簽到表到訪日期訪客姓名單位名稱職務(wù)到訪時間離店時間聯(lián)系方式受訪部門/人2023-10-27科技總經(jīng)理10:0511:25139銷售部科技副總經(jīng)理10:0511:251395678銷售部注意事項訪客預(yù)約需提前1天提交，緊急訪客（如臨時到訪）需通過電話（*主管）同步，并在30分鐘內(nèi)補錄系統(tǒng)；涉密會議或敏感信息洽談需在獨立會議室進(jìn)行，禁止無關(guān)人員進(jìn)入；訪客參觀辦公區(qū)域需由專人陪同，禁止隨意進(jìn)入生產(chǎn)區(qū)、財務(wù)室等限制區(qū)域；送客時需主動詢問訪客是否需要幫助（如打車、停車），保證訪客離開順利。五、企業(yè)文件歸檔與保管適用情形企業(yè)內(nèi)部文件（如制度、通知、會議紀(jì)要）需歸檔時；合同、協(xié)議、證照等重要文件需保管時；員工檔案、財務(wù)憑證等需長期保存時。操作流程步驟1：文件分類與整理根據(jù)文件性質(zhì)將文件分為：行政管理類（制度、通知、會議紀(jì)要）、合同管理類（采購合同、銷售合同）、人事管理類（員工檔案、勞動合同）、財務(wù)管理類（報銷憑證、財務(wù)報表）、證照資質(zhì)類（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書）等；對文件進(jìn)行排序（按時間/編號排序）、去除訂書針等金屬物，檢查文件完整性（如缺頁需補充說明）。步驟2：檔案編號與登記為每份文件編制檔案編號（規(guī)則：年份-部門-類別-流水號，如“2023-行政-制度-001”）；填寫《文件歸檔登記表》，內(nèi)容包括：編號、文件名稱、形成日期、頁數(shù)、密級（公開/內(nèi)部/秘密）、保管期限、歸檔部門、歸檔人（*工）。步驟3：裝訂與入庫使用檔案裝訂機對文件進(jìn)行左側(cè)裝訂，厚度不超過2cm；將裝訂好的文件放入檔案盒，盒面標(biāo)注檔案編號、文件名稱、保管期限、歸檔日期；按類別將檔案盒存入檔案柜（行政管理類存1號柜，合同管理類存2號柜，依此類推），檔案柜張貼標(biāo)簽（類別、檔案編號范圍）。步驟4：保管與維護檔案室需保持干燥、通風(fēng)（溫度18-22℃，濕度45-60%），配備消防器材（滅火器、煙霧報警器）；每月由檔案管理員檢查檔案存放情況，防止蟲蛀、受潮、霉變；涉密文件需單獨存放于密碼柜，鑰匙由檔案管理員專人保管（密碼每季度更換一次）。步驟5：借閱與歸還員工因工作需要借閱文件時，填寫《文件借閱申請表》，注明文件編號、名稱、借閱原因、借閱期限（一般不超過7天）、借閱人（*工）；部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，檔案管理員核對信息，確認(rèn)無誤后借出，并在《文件借閱登記表》中記錄借閱時間、歸還時間；涉密文件借閱需經(jīng)行政總監(jiān)審批，借閱時需在檔案管理員監(jiān)督下閱讀，不得帶出檔案室；歸還時檔案管理員檢查文件完整性，如有損壞或丟失，按《檔案管理制度》處理。步驟6：鑒定與銷毀對到期檔案（保管期限屆滿），由行政部組織鑒定小組（行政、法務(wù)、財務(wù)）評估是否仍有保存價值；無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀日期，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由檔案管理員監(jiān)督銷毀（使用碎紙機），并記錄銷毀過程；有保存價值的檔案，辦理續(xù)期手續(xù)，重新確定保管期限。相關(guān)表單表單8：文件歸檔登記表歸檔日期文件編號文件名稱形成日期頁數(shù)密級保管期限歸檔部門歸檔人（*工）2023-10-272023-行政-通知-015關(guān)于2024年放假安排的通知2023-10-252內(nèi)部3年行政部*專員2023-10-272023-銷售-合同-038與公司采購合同2023-10-2015秘密10年銷售部*主管表單9：文件借閱申請表申請日期借閱人（*工）所屬部門文件編號文件名稱借閱原因借閱期限部門負(fù)責(zé)人審批2