企業(yè)行政物品采購流程手冊一、適用范圍與常見采購場景本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政物品的采購管理，涵蓋辦公文具、設(shè)備耗材、清潔用品、勞保防護(hù)、綠植花卉等常規(guī)物品，以及新員工入職配置、辦公環(huán)境改造、臨時活動支持等專項需求。常見采購場景包括：日常辦公消耗品（如A4紙、筆、文件夾）的定期補(bǔ)采；部門新增設(shè)備（如打印機(jī)、掃描儀）的申購；辦公區(qū)域維護(hù)（如維修工具、清潔劑）的臨時采購；大型活動（年會、展會）所需的物料準(zhǔn)備；員工福利（節(jié)日禮品、團(tuán)建物資）的批量采購。二、采購全流程操作指引（一）需求提出與申請需求發(fā)起申請人（部門員工或行政對接人）根據(jù)實際需求，填寫《行政物品采購申請表》（模板見第三部分），明確物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、期望到貨時間等信息。對于新采購品類（如首次使用的設(shè)備或特殊耗材），需附《物品需求說明》，詳細(xì)描述功能需求、使用場景及技術(shù)參數(shù)，由行政部審核可行性。部門初審申請人將《采購申請表》提交至部門負(fù)責(zé)人*，負(fù)責(zé)人核對需求合理性（如是否為必需品、數(shù)量是否符合部門規(guī)模），簽字確認(rèn)后反饋至行政部。（二）多級審批與預(yù)算確認(rèn)審批權(quán)限劃分常規(guī)采購（單筆金額≤2000元）：部門負(fù)責(zé)人審批后，由行政部經(jīng)理審核生效。大額采購（2000元＜單筆金額≤10000元）：部門負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理審批后，提交財務(wù)部經(jīng)理*復(fù)核。重大項目采購（單筆金額＞10000元）：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理聯(lián)合審批，最終報總經(jīng)理簽批。預(yù)算審核財務(wù)部*根據(jù)年度采購預(yù)算，核對申請項目是否超預(yù)算、預(yù)算科目是否準(zhǔn)確。若超預(yù)算，需申請人說明理由，按權(quán)限追加審批。（三）供應(yīng)商選擇與比價供應(yīng)商篩選行政部*根據(jù)采購物品類型，從《合格供應(yīng)商名錄》（含合作供應(yīng)商及新增備選供應(yīng)商）中選擇至少3家供應(yīng)商進(jìn)行詢價。新供應(yīng)商需提交《供應(yīng)商資質(zhì)表》（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、報價單、供貨周期等），由行政部審核其履約能力（如質(zhì)量、價格、售后）。比價與議價行政部*匯總各供應(yīng)商報價，填寫《供應(yīng)商比價表》，對比價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等維度，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。對于單價較高或技術(shù)復(fù)雜的物品（如辦公設(shè)備），可組織技術(shù)部門*參與評估，保證性價比最優(yōu)。（四）下單與合同簽訂訂單行政部*根據(jù)確定的供應(yīng)商信息，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交貨地址、交貨時間、付款方式等條款，經(jīng)雙方確認(rèn)后蓋章生效。特殊合同管理單筆金額＞5000元的采購，需簽訂正式采購合同，明確違約責(zé)任、質(zhì)保期、售后服務(wù)等細(xì)節(jié)，由法務(wù)部*審核（必要時），行政部與供應(yīng)商雙方簽字存檔。（五）訂單跟蹤與到貨驗收進(jìn)度跟蹤行政部*定期與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)訂單生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按約定時間到貨。若延遲，要求供應(yīng)商提供新的交付時間并說明原因。到貨驗收物品到貨后，行政部聯(lián)合申請人、使用部門共同驗收：數(shù)量核對：清點實物數(shù)量是否與訂單一致，短缺或溢出需當(dāng)場記錄；質(zhì)量檢查：檢查物品外觀、規(guī)格、功能是否符合要求，對設(shè)備類物品需通電測試；文件核對：核對供應(yīng)商提供的合格證、保修卡、發(fā)票等文件是否齊全。驗收合格后，三方在《物品驗收單》（模板見第三部分）簽字確認(rèn)；若不合格，當(dāng)場拒收并要求供應(yīng)商24小時內(nèi)更換或退款。（六）入庫與領(lǐng)用管理入庫登記驗收合格的物品由行政部*錄入《行政物品庫存臺賬》，登記物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商、存放位置等信息，保證賬實相符。領(lǐng)用流程部門領(lǐng)用物品時，填寫《物品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品、數(shù)量、領(lǐng)用人、領(lǐng)用用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由倉庫管理員發(fā)放物品并更新庫存臺賬。（七）付款與結(jié)算發(fā)票審核供應(yīng)商開具合規(guī)增值稅發(fā)票后，行政部核對發(fā)票信息（抬頭、稅號、項目、金額）與訂單、驗收單是否一致，確認(rèn)無誤后提交財務(wù)部。付款流程財務(wù)部*根據(jù)審批權(quán)限（參照“多級審批”部分）辦理付款，通過銀行轉(zhuǎn)賬或承兌匯票支付貨款，付款后留存付款憑證，行政部更新供應(yīng)商付款記錄。（八）采購檔案歸檔行政部*負(fù)責(zé)將采購全流程資料（采購申請表、審批記錄、比價表、訂單、合同、驗收單、發(fā)票、領(lǐng)用記錄等）按“一單一檔”原則整理歸檔，保存期限不少于3年，以備審計或追溯。三、常用采購表單模板（一）行政物品采購申請表申請部門申請人申請日期物品信息規(guī)格型號單位用途說明期望到貨時間緊急程度審批意見部門負(fù)責(zé)人*：日期：行政部經(jīng)理*：日期：財務(wù)部經(jīng)理*（若需）：日期：總經(jīng)理*（若需）：日期：（二）物品驗收單驗收單號采購訂單號驗收日期驗收地點供應(yīng)商名稱聯(lián)系電話物品信息規(guī)格型號單位應(yīng)到數(shù)量驗收意見使用部門*：日期：行政部*：日期：申請人*：日期：（三）供應(yīng)商比價表采購物品名稱規(guī)格型號需求數(shù)量期望到貨時間供應(yīng)商1報價（元）付款方式交貨周期供應(yīng)商2報價（元）付款方式交貨周期供應(yīng)商3報價（元）付款方式交貨周期比價結(jié)論選擇供應(yīng)商：理由：比價人*：四、關(guān)鍵控制點與風(fēng)險防范（一）預(yù)算控制采購前需嚴(yán)格核對年度預(yù)算，無預(yù)算或超預(yù)算項目需按流程追加審批，避免資金浪費(fèi)；大額采購需分批次執(zhí)行，單筆金額不得超過預(yù)算上限，降低財務(wù)風(fēng)險。（二）供應(yīng)商管理建立合格供應(yīng)商名錄，每季度評估供應(yīng)商履約情況（價格、質(zhì)量、交貨及時率），淘汰不合格供應(yīng)商；禁止與無資質(zhì)或信譽(yù)差的供應(yīng)商合作，保證物品來源合法、質(zhì)量可靠。（三）質(zhì)量與驗收驗收時必須核對物品與訂單信息一致，對設(shè)備類物品需測試功能，杜絕“以次充好”；驗收不合格物品需在24小時內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商處理，避免影響正常辦公。（四）廉潔風(fēng)險防范采購人員*不得收受供應(yīng)商回扣、禮品，禁止指定供應(yīng)商或泄露比價信息；大額采購需采用公開招標(biāo)或競爭性談判，保證過程透明，接受審計監(jiān)督。（五）緊急采購處理若遇突發(fā)情況（如辦公用品突然短缺），可啟動緊急采購流程：部門負(fù)責(zé)人口頭申請→行政部經(jīng)理