合同管理自動化工具箱使用指南一、工具箱核心價值與適用范圍本工具箱旨在通過標(biāo)準化流程與智能化功能，解決企業(yè)合同管理中“起草效率低、審批流程亂、歸檔查找難、到期易遺漏”等痛點。適用于企業(yè)法務(wù)、行政、采購、銷售等多部門人員，可覆蓋合同起草、審批簽署、歸檔檢索、履約跟蹤、到期提醒等全生命周期管理場景，尤其適合需要批量處理合同、規(guī)范化流程的中大型企業(yè)或項目型團隊。二、詳細操作流程指南（一）前期準備：工具箱初始化與權(quán)限配置登錄與賬號分配管理員通過企業(yè)統(tǒng)一賬號登錄工具箱后臺，進入“用戶管理”模塊，按部門添加用戶（如“法務(wù)部-張”“采購部-李”），設(shè)置角色權(quán)限（如“起草人”“審批人”“管理員”）。權(quán)限說明：起草人可創(chuàng)建/編輯合同，審批人可審核/駁回合同，管理員可配置流程、管理模板及查看全量數(shù)據(jù)?；A(chǔ)信息設(shè)置進入“系統(tǒng)設(shè)置”，配置企業(yè)主體信息（公司名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址等），用于自動填充合同模板中的甲方信息。設(shè)置合同編號規(guī)則（如“部門縮寫-年份-序號”，如“CG-2024-001”），支持自定義編號前綴與流水位數(shù)。（二）合同模板創(chuàng)建與管理模板與設(shè)計進入“模板庫”，“新建模板”，可選擇“從空白創(chuàng)建”或“本地Word/Excel模板”。若使用空白模板，通過拖拽組件添加合同要素：文本框（合同名稱、雙方主體）、日期選擇器（簽訂日期、履行期限）、下拉菜單（合同類型：采購/銷售/服務(wù)/租賃等）、金額字段（合同金額、幣種）、附件區(qū)（技術(shù)附件、資質(zhì)文件等）。示例：采購合同模板需包含“采購物品清單”（表格形式，含物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額）、“交付時間”“驗收標(biāo)準”“付款方式”等模塊。模板校驗與發(fā)布完成模板設(shè)計后，“預(yù)覽”檢查字段完整性，保證必填項（如合同金額、雙方簽字蓋章處）已標(biāo)記。校驗通過后，設(shè)置模板適用范圍（如“全公司適用”或“指定部門可見”），“發(fā)布”即可供調(diào)用。（三）合同起草與信息錄入創(chuàng)建合同文檔起草人進入“合同管理”模塊，“新建合同”，選擇對應(yīng)模板（如“銷售合同模板”），系統(tǒng)自動編號并填充企業(yè)主體信息。錄入合同核心信息：填寫乙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、電話等），通過下拉菜單選擇合同類型、幣種，輸入合同總金額、履行期限等。附件與內(nèi)容編輯在“附件管理”區(qū)域合同相關(guān)文件（如技術(shù)協(xié)議、資質(zhì)掃描件），支持PDF、Word、Excel格式，單個文件不超過10MB。如需修改模板內(nèi)容，“編輯”，系統(tǒng)支持在線修訂修訂痕跡保留，避免誤刪關(guān)鍵條款。（四）審批流程配置與發(fā)起自定義審批流程管理員進入“審批流程設(shè)置”，創(chuàng)建新流程（如“采購合同審批”），按需添加審批節(jié)點：一審：部門經(jīng)理（如采購部-王*），審核合同條款與預(yù)算匹配度；二審：法務(wù)專員（如法務(wù)部-趙*），審核法律風(fēng)險與合規(guī)性；三審：分管副總（如“副總經(jīng)理-錢*”），最終審批。設(shè)置審批條件：如“合同金額≥5萬元需觸發(fā)二審”“服務(wù)類合同無需技術(shù)部門審核”等，支持按金額、合同類型自動跳轉(zhuǎn)。發(fā)起審批與進度跟蹤起草人完成合同編輯后，“提交審批”，選擇審批流程（系統(tǒng)默認匹配模板關(guān)聯(lián)流程），填寫提交流程備注（如“常規(guī)采購，預(yù)算已審批”）。審批人收到系統(tǒng)消息提醒（企業(yè)/郵件），“查看詳情”在線審批，可選擇“同意”（自動流轉(zhuǎn)下一節(jié)點）、“駁回”（需填寫駁回原因，退回起草人修改）或“轉(zhuǎn)交他人審批”。起草人可在“我的合同”中實時查看審批進度，如“審批中-待法務(wù)審核”，支持催辦（發(fā)送系統(tǒng)提醒）。（五）合同簽署與歸檔電子簽署與用印管理審批通過后，系統(tǒng)自動“待簽署合同”，發(fā)起人進入“簽署管理”，選擇簽署方式（電子簽章/線下簽署）。電子簽章：企業(yè)公章、法人章電子密鑰，系統(tǒng)自動嵌入合同簽字蓋章處，乙方簽署后合同生效；線下簽署：打印版合同，雙方簽字蓋章后掃描，系統(tǒng)標(biāo)記“已簽署”狀態(tài)。自動歸檔與分類存儲合同生效后，系統(tǒng)自動歸至“合同檔案庫”，按“合同類型-年份-部門”分類存儲，支持自定義標(biāo)簽（如“戰(zhàn)略供應(yīng)商”“年度框架協(xié)議”）。歸檔信息包含：合同、附件、審批記錄、簽署文件、履約提醒設(shè)置等，保證全流程可追溯。（六）履約跟蹤與到期提醒履約信息錄入與更新合同生效后，由責(zé)任人（如銷售員-孫*）在“履約管理”中錄入關(guān)鍵節(jié)點：如“交付時間”“驗收節(jié)點”“付款節(jié)點”，設(shè)置節(jié)點提醒時間（如“交付前3天提醒”）。履約過程中，實時更新節(jié)點狀態(tài)（如“已交付”“待驗收”），履約證明（如驗收單、付款憑證）。到期預(yù)警與風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng)根據(jù)合同到期日/履約節(jié)點，自動觸發(fā)提醒：到期前30天：發(fā)送“合同即將到期”提醒至責(zé)任人（如“租賃合同-辦公場地續(xù)簽提醒”）；履約節(jié)點逾期：發(fā)送“風(fēng)險預(yù)警”至部門負責(zé)人，支持手動調(diào)整提醒時間或關(guān)閉提醒。三、常用模板表格示例表1：合同基本信息登記表合同編號合同名稱甲方名稱乙方名稱合同類型合同金額（元）簽訂日期履行期限負責(zé)人備注CG-2024-001辦公設(shè)備采購合同科技有限公司A辦公用品公司采購85,0002024-03-152024-03-15至2024-09-15李*含打印機5臺XS-2024-002軟件服務(wù)合同科技有限公司B信息技術(shù)公司服務(wù)120,0002024-04-012024-04-01至2025-03-31張*年度維護服務(wù)表2：合同審批流程跟蹤表合同編號審批節(jié)點審批人審批意見審批時間狀態(tài)CG-2024-001一審（部門經(jīng)理）王*同意2024-03-1014:30已通過CG-2024-001二審（法務(wù)）趙*需補充質(zhì)保條款2024-03-1109:15已修改CG-2024-001三審（副總）錢*同意2024-03-1216:00已通過表3：合同到期/履約提醒表合同編號提醒事項提醒時間責(zé)任人處理狀態(tài)實際操作CG-2024-001合同到期續(xù)簽提醒2024-08-15李*待處理聯(lián)系乙方洽談XS-2024-002第二階段付款提醒2024-10-01張*已完成已支付50%四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項數(shù)據(jù)安全與權(quán)限管控定期備份數(shù)據(jù)：管理員每月導(dǎo)出合同檔案與審批記錄，存儲至企業(yè)本地服務(wù)器，避免數(shù)據(jù)丟失。嚴格按需分配權(quán)限：禁止多人共享賬號，離職員工賬號需及時禁用，保證操作可追溯至個人。模板與流程合規(guī)性模板更新：法務(wù)部每季度審核合同模板，根據(jù)最新法律法規(guī)（如《民法典》）調(diào)整條款，避免模板過期導(dǎo)致法律風(fēng)險。流程變更：調(diào)整審批流程需經(jīng)部門負責(zé)人書面確認，避免隨意修改導(dǎo)致審批混亂。異常情況處理審批駁回：起草人收到駁回意見后，需24小時內(nèi)修改并重新提交，同一合同駁回超過3次需部門負責(zé)人協(xié)調(diào)。信息錯誤：合同生效后發(fā)覺信息錄入錯誤（如金額、主體信息），需提交“合同變更申請”，經(jīng)審批后簽訂補充協(xié)議。提醒規(guī)則優(yōu)化避免過度提醒：根