會(huì)議記錄與決策跟蹤模板：保證會(huì)議效果與執(zhí)行落地一、適用場(chǎng)景：哪些會(huì)議需要這套工具？無論是團(tuán)隊(duì)周會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)，還是高層戰(zhàn)略決策會(huì)，若存在“會(huì)前目標(biāo)模糊、會(huì)中討論低效、會(huì)后執(zhí)行無果”的痛點(diǎn)，這套模板均能適用。具體場(chǎng)景包括：需明確責(zé)任分工的任務(wù)型會(huì)議（如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、階段性復(fù)盤會(huì)）；需多方對(duì)齊共識(shí)的協(xié)調(diào)型會(huì)議（如資源調(diào)配會(huì)、流程優(yōu)化會(huì)）；需跟蹤閉環(huán)的決策型會(huì)議（如方案評(píng)審會(huì)、問題解決會(huì)）。通過結(jié)構(gòu)化記錄與跟蹤，保證會(huì)議“有目標(biāo)、有結(jié)論、有行動(dòng)、有結(jié)果”。二、操作指南：從會(huì)前到會(huì)后的全流程步驟（一）會(huì)前準(zhǔn)備：讓會(huì)議“有的放矢”明確會(huì)議目標(biāo)召集人需提前定義會(huì)議核心目標(biāo)（如“確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)”“解決跨部門協(xié)作卡點(diǎn)”），并寫入會(huì)議通知，避免“為開會(huì)而開會(huì)”。梳理會(huì)議議程按目標(biāo)拆解議題，明確每個(gè)議題的討論時(shí)間、負(fù)責(zé)人（如“議題1：用戶反饋分析（15分鐘，主講）”“議題2：資源需求討論（20分鐘，協(xié)調(diào)）”），并提前3天發(fā)給參會(huì)人，預(yù)留準(zhǔn)備時(shí)間。準(zhǔn)備會(huì)議材料收集與議題相關(guān)的背景資料（如數(shù)據(jù)報(bào)告、方案草案、歷史記錄），整理成簡(jiǎn)潔的文檔或PPT，隨議程一同發(fā)放，保證參會(huì)人提前知曉情況，減少現(xiàn)場(chǎng)重復(fù)說明。（二）會(huì)中記錄：讓討論“有跡可循”指定專人記錄會(huì)議開始前明確記錄人（建議由非核心決策者擔(dān)任，如項(xiàng)目助理），要求全程聚焦“關(guān)鍵信息”，避免記錄流水賬。聚焦核心內(nèi)容記錄記錄需包含以下核心模塊（可參照后文模板表格）：討論要點(diǎn)：記錄各參會(huì)人的核心觀點(diǎn)（如“建議優(yōu)先處理A功能，因用戶需求占比達(dá)60%”“認(rèn)為需先解決B技術(shù)瓶頸，否則A功能無法落地”），避免主觀評(píng)價(jià)；決策事項(xiàng)：明確最終結(jié)論（如“決議：Q3優(yōu)先開發(fā)A功能，B功能同步技術(shù)預(yù)研”），需標(biāo)注“通過/否決/暫緩”；行動(dòng)項(xiàng)：記錄“誰、做什么、何時(shí)完成”（如“行動(dòng)1：*負(fù)責(zé)整理A功能詳細(xì)需求文檔，9月10日前完成”），需包含具體輸出物（如文檔、原型、方案）。實(shí)時(shí)確認(rèn)關(guān)鍵信息討論環(huán)節(jié)結(jié)束后，記錄人需復(fù)述決策事項(xiàng)和行動(dòng)項(xiàng)，與參會(huì)人核對(duì)一致（如“剛才確認(rèn)的行動(dòng)項(xiàng)是*負(fù)責(zé)需求文檔，9月10日完成，大家是否有異議？”），避免理解偏差。（三）會(huì)后整理與跟蹤：讓執(zhí)行“閉環(huán)落地”24小時(shí)內(nèi)輸出會(huì)議記錄記錄人需在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議記錄，包含會(huì)議基本信息、議程回顧、討論要點(diǎn)、決策事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)（參照“行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表”），通過郵件或協(xié)作工具發(fā)給參會(huì)人確認(rèn)，標(biāo)注“若有異議請(qǐng)?jiān)?個(gè)工作日內(nèi)反饋”。同步行動(dòng)項(xiàng)至責(zé)任方確認(rèn)后的行動(dòng)項(xiàng)需抄送相關(guān)負(fù)責(zé)人及其上級(jí)，并同步至項(xiàng)目管理工具（如釘釘、飛書、Teambition），設(shè)置“截止日期提醒”，保證責(zé)任到人。定期跟蹤與復(fù)盤短期跟蹤：行動(dòng)項(xiàng)負(fù)責(zé)人需在截止日前1天反饋進(jìn)度（如“需求文檔已完成80%，因需補(bǔ)充用戶調(diào)研數(shù)據(jù)，預(yù)計(jì)延遲1天”），記錄人每周匯總未完成行動(dòng)項(xiàng)，同步給會(huì)議召集人；長(zhǎng)期復(fù)盤：對(duì)于周期較長(zhǎng)的行動(dòng)項(xiàng)（如跨月項(xiàng)目），在下次會(huì)議中優(yōu)先回顧完成情況，分析未完成原因（如資源不足、需求變更），并調(diào)整計(jì)劃。三、模板工具：可直接套用的表格與示例（一）會(huì)議基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱Q3產(chǎn)品迭代規(guī)劃會(huì)會(huì)議時(shí)間2023年8月15日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A（線上會(huì)議：騰訊會(huì)議號(hào)*）主持人*（產(chǎn)品總監(jiān)）記錄人*（項(xiàng)目助理）參會(huì)人員（產(chǎn)品）、（研發(fā)）、（設(shè)計(jì)）、（運(yùn)營(yíng)）、*（測(cè)試）缺席人員*（市場(chǎng)，因出差）會(huì)議目標(biāo)確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)，明確各功能負(fù)責(zé)人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)核心議程1.用戶反饋數(shù)據(jù)分析（主講，15分鐘）2.技術(shù)可行性評(píng)估（主講，20分鐘）3.優(yōu)先級(jí)討論與決策（30分鐘）4.行動(dòng)項(xiàng)分配（15分鐘）（二）會(huì)議記錄表（節(jié)選）議題討論要點(diǎn)關(guān)鍵結(jié)論決策事項(xiàng)備注用戶反饋分析：近1個(gè)月收到用戶反饋300條，其中“功能A需求”占比60%，“功能B優(yōu)化”占比25%；：功能A主要集中在“新增模塊”，功能B卡點(diǎn)在“操作流程復(fù)雜”。用戶需求明確，功能A優(yōu)先級(jí)最高。通過：優(yōu)先開發(fā)功能A，同步優(yōu)化功能B。需結(jié)合技術(shù)可行性進(jìn)一步評(píng)估。技術(shù)可行性評(píng)估：功能A開發(fā)周期約6周，需增加2名前端開發(fā)；：功能B現(xiàn)有技術(shù)框架可支撐，優(yōu)化周期約2周。功能A需協(xié)調(diào)資源，功能B可并行推進(jìn)。通過：申請(qǐng)?jiān)黾?名前端開發(fā)，功能B與功能A同步啟動(dòng)。*負(fù)責(zé)3日內(nèi)提交資源申請(qǐng)單。（三）行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時(shí)間當(dāng)前狀態(tài)完成情況說明備注整理功能A詳細(xì)需求文檔*2023-09-10進(jìn)行中已完成用戶畫像梳理，功能清單待評(píng)審（9月8日完成）需*（設(shè)計(jì)）配合輸出交互初稿。提交功能A開發(fā)資源申請(qǐng)單*2023-08-18未開始待*（研發(fā)）確認(rèn)人員需求后提交需同步抄送*（人力總監(jiān)）。功能B操作流程優(yōu)化方案*2023-09-05未開始待收集運(yùn)營(yíng)側(cè)具體優(yōu)化建議（9月3日啟動(dòng)）優(yōu)化后需用戶測(cè)試驗(yàn)證。四、關(guān)鍵提醒：使用時(shí)需注意的細(xì)節(jié)（一）記錄要“客觀簡(jiǎn)練”，避免“會(huì)議文學(xué)”會(huì)議記錄需以“事實(shí)+結(jié)論”為核心，不記錄無關(guān)細(xì)節(jié)（如“講了個(gè)笑話，大家笑了”），不添加主觀評(píng)價(jià)（如“的觀點(diǎn)不切實(shí)際”），重點(diǎn)保留“誰說了什么、決定了什么、要做什么”。（二）決策要“具體明確”，拒絕“模糊表述”決策事項(xiàng)需避免“盡量”“爭(zhēng)取”等模糊詞匯，明確“做什么、做到什么程度”（如“錯(cuò)誤”表述：“盡量提升用戶活躍度”；“正確”表述：“9月用戶活躍度提升10%，通過新增積分體系實(shí)現(xiàn)”）。（三）行動(dòng)項(xiàng)要“SMART原則”，保證“可執(zhí)行”行動(dòng)項(xiàng)需符合：具體的（Specific）、可衡量的（Measurable）、可實(shí)現(xiàn)的（Achievable）、相關(guān)的（Relevant）、有時(shí)限的（Time-bound）。例如“跟進(jìn)進(jìn)度”是無效行動(dòng)項(xiàng)，需改為“每周五17:00前在項(xiàng)目群同步功能A開發(fā)