實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案的科學(xué)管理，提高檔案利用效率，確保實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作的順利開展，保障實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果等信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及學(xué)校（或相關(guān)機(jī)構(gòu)）的檔案管理規(guī)定，結(jié)合實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于實(shí)驗(yàn)室各類檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等管理工作。涵蓋了與實(shí)驗(yàn)室教學(xué)、科研、建設(shè)、管理等活動(dòng)相關(guān)的各種載體的檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）管理原則實(shí)驗(yàn)室檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。同時(shí)，堅(jiān)持科學(xué)分類、便于查找利用的原則，提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量。注重檔案的安全保密，采取必要的技術(shù)和管理措施，防止檔案信息的泄露和損壞。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)實(shí)驗(yàn)室設(shè)立檔案管理小組，由實(shí)驗(yàn)室主任擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檔案管理員等。檔案管理小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃，監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行。（二）實(shí)驗(yàn)室主任職責(zé)1.全面領(lǐng)導(dǎo)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作，將檔案管理納入實(shí)驗(yàn)室整體工作計(jì)劃，定期研究解決檔案管理工作中的重大問題。2.組織制定和完善實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度，明確各崗位在檔案管理工作中的職責(zé)和權(quán)限。3.督促各實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員及時(shí)做好檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。4.負(fù)責(zé)審核重要檔案的銷毀申請(qǐng)，確保檔案銷毀工作符合規(guī)定程序。（三）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目、上架等。2.建立健全檔案管理臺(tái)賬，準(zhǔn)確記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況。3.做好檔案的安全保管工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱和歸還工作，嚴(yán)格按照借閱制度辦理借閱手續(xù)，定期催還逾期未還的檔案。5.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。6.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案的利用效率。7.協(xié)助實(shí)驗(yàn)室主任和其他人員開展檔案的查閱和利用工作，提供必要的咨詢和服務(wù)。（四）實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目相關(guān)檔案的收集和整理工作，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交檔案管理員進(jìn)行歸檔。3.對(duì)本實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，不得泄露檔案中的機(jī)密信息。4.協(xié)助檔案管理員做好檔案的查閱和利用工作，提供必要的技術(shù)支持和解釋。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類根據(jù)實(shí)驗(yàn)室的工作性質(zhì)和檔案的內(nèi)容，將實(shí)驗(yàn)室檔案分為以下幾類：1.教學(xué)檔案：包括實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、學(xué)生實(shí)驗(yàn)成績(jī)等。2.科研檔案：包括科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、立項(xiàng)批復(fù)、科研合同、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、論文、專利等。3.設(shè)備檔案：包括設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)、采購(gòu)合同、設(shè)備說明書、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備維修記錄、設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)等。4.管理檔案：包括實(shí)驗(yàn)室管理制度、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃、實(shí)驗(yàn)室年度工作計(jì)劃和總結(jié)、實(shí)驗(yàn)室人員檔案、會(huì)議記錄等。5.安全檔案：包括實(shí)驗(yàn)室安全管理制度、安全檢查記錄、安全培訓(xùn)記錄、事故應(yīng)急預(yù)案、事故處理報(bào)告等。（二）檔案編號(hào)為了便于檔案的管理和查找，對(duì)每一類檔案都要進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用層次編碼的方法，由大類代碼、小類代碼、年度代碼、順序號(hào)等組成。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.大類代碼：用大寫英文字母表示，如A表示教學(xué)檔案，B表示科研檔案，C表示設(shè)備檔案，D表示管理檔案，E表示安全檔案。2.小類代碼：用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，根據(jù)每一大類檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。例如，教學(xué)檔案中的實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱代碼為A01，實(shí)驗(yàn)報(bào)告代碼為A02等。3.年度代碼：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份。4.順序號(hào)：用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示同一類檔案在該年度內(nèi)的順序編號(hào)。例如，2023年形成的第15份科研項(xiàng)目申請(qǐng)書的編號(hào)為B012023015。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集的范圍1.實(shí)驗(yàn)室在教學(xué)、科研、建設(shè)、管理等活動(dòng)中形成的各種文件材料，包括文件、報(bào)告、合同、協(xié)議、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、照片、錄音、錄像等。2.實(shí)驗(yàn)室購(gòu)買的設(shè)備、儀器的相關(guān)資料，如說明書、保修卡、合格證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.實(shí)驗(yàn)室人員的學(xué)術(shù)論文、著作、專利等科研成果資料。4.實(shí)驗(yàn)室參加國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)會(huì)議、交流活動(dòng)的相關(guān)資料，如會(huì)議通知、論文集、交流材料等。5.其他與實(shí)驗(yàn)室工作有關(guān)的重要文件材料。（二）檔案收集的時(shí)間要求1.教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)收集整理完畢，并移交檔案管理員歸檔。2.科研檔案應(yīng)在科研項(xiàng)目結(jié)題后三個(gè)月內(nèi)收集整理完畢，并移交檔案管理員歸檔。3.設(shè)備檔案應(yīng)在設(shè)備購(gòu)置、安裝、調(diào)試完畢后一個(gè)月內(nèi)收集整理完畢，并移交檔案管理員歸檔。4.管理檔案應(yīng)根據(jù)文件材料的形成時(shí)間及時(shí)收集整理，每年年底進(jìn)行一次全面的歸檔。5.安全檔案應(yīng)定期收集整理，確保檔案的及時(shí)性和有效性。（三）檔案收集的方法1.各實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員應(yīng)按照檔案收集的范圍和時(shí)間要求，及時(shí)將本部門或本人形成的文件材料進(jìn)行收集和整理。2.檔案管理員應(yīng)定期對(duì)各部門和人員的檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。3.對(duì)于一些重要的文件材料，檔案管理員可以采取上門收集、電話催交等方式，確保檔案的及時(shí)收集。（四）檔案整理的要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，使其條理清晰、整齊規(guī)范。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保檔案的可讀性和穩(wěn)定性。4.編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。五、檔案的保管與安全（一）檔案保管的條件1.實(shí)驗(yàn)室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。（二）檔案保管的方法1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)的順序存放在檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.對(duì)于珍貴和重要的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如密封保存、專柜存放等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）檔案的安全保密1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全保密教育，提高安全保密意識(shí)。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制查閱范圍，確保檔案信息的安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，不得擅自將檔案借給無關(guān)人員查閱或復(fù)制。4.對(duì)檔案的數(shù)字化處理應(yīng)采取必要的安全技術(shù)措施，防止檔案信息的泄露和篡改。六、檔案的利用與服務(wù)（一）檔案利用的范圍實(shí)驗(yàn)室檔案主要供實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員在教學(xué)、科研、管理等工作中查閱和利用。外部單位或個(gè)人因工作需要查閱實(shí)驗(yàn)室檔案的，須經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主任批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）檔案借閱的程序1.實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。3.檔案管理員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)和登記表，及時(shí)提供所需檔案，并在檔案借閱登記簿上進(jìn)行登記。4.借閱檔案的人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得損壞、涂改、丟失檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人。5.借閱檔案的期限一般不超過兩周，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）檔案復(fù)制的規(guī)定1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主任批準(zhǔn)后，到檔案管理員處辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案復(fù)制應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，復(fù)制件應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，不得擅自復(fù)制，確需復(fù)制的，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。（四）檔案利用的服務(wù)1.檔案管理員應(yīng)熱情接待檔案查閱和利用人員，提供必要的咨詢和服務(wù)，幫助查閱人員盡快找到所需檔案。2.定期對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案的利用需求和熱點(diǎn)問題，為實(shí)驗(yàn)室的教學(xué)、科研和管理工作提供參考。3.根據(jù)實(shí)驗(yàn)室的工作需要，對(duì)檔案進(jìn)行專題整理和編研，為實(shí)驗(yàn)室的決策提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定的組織與方法1.實(shí)驗(yàn)室應(yīng)成立檔案鑒定小組，由實(shí)驗(yàn)室主任、檔案管理員、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際情況，采用直接鑒定的方法，逐卷逐件地對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。3.對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行全面審查，確定是否有繼續(xù)保存的價(jià)值。對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（二）檔案銷毀的程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主任審核簽字，并報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下，由專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息的徹底銷毀。4.銷毀檔案后