適用業(yè)務(wù)場景本流程適用于各類企業(yè)（如制造業(yè)、零售業(yè)、服務(wù)業(yè)等）的日常采購活動(dòng)，涵蓋新供應(yīng)商引入、常規(guī)采購訂單、供應(yīng)商績效評估等全環(huán)節(jié)場景。特別適用于需要規(guī)范化管理供應(yīng)商資質(zhì)、采購成本控制及供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)防控的企業(yè)，保證采購活動(dòng)透明、高效、合規(guī)，適用于采購部門、倉庫管理部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)協(xié)作場景。標(biāo)準(zhǔn)操作流程詳解一、供應(yīng)商準(zhǔn)入與資質(zhì)審核責(zé)任部門：采購部、質(zhì)量管理部、法務(wù)部操作內(nèi)容：供應(yīng)商信息收集：采購部根據(jù)業(yè)務(wù)需求，通過行業(yè)推薦、公開招標(biāo)等方式收集潛在供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商基本資料（名稱、地址、經(jīng)營范圍）、生產(chǎn)能力、質(zhì)量認(rèn)證體系（如ISO9001）、過往合作案例等。資質(zhì)初審：采購部對供應(yīng)商提交的資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、質(zhì)量體系證書等）進(jìn)行初步審核，篩選符合基本要求的供應(yīng)商?，F(xiàn)場考察：質(zhì)量管理部聯(lián)合采購部對通過初審的供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場考察，評估生產(chǎn)環(huán)境、工藝流程、質(zhì)量控制能力、供貨穩(wěn)定性等，形成《供應(yīng)商現(xiàn)場考察報(bào)告》。綜合評審：采購部組織法務(wù)部、使用部門（如生產(chǎn)部、運(yùn)營部）召開供應(yīng)商評審會(huì)議，結(jié)合資質(zhì)、考察結(jié)果、價(jià)格競爭力、服務(wù)能力等綜合評分，確定合格供應(yīng)商名單，納入《合格供應(yīng)商名錄》。關(guān)鍵動(dòng)作：資質(zhì)文件留存原件或加蓋公章的復(fù)印件，現(xiàn)場考察需記錄關(guān)鍵證據(jù)（如生產(chǎn)設(shè)備照片、質(zhì)檢流程記錄），評審會(huì)議需形成書面決議。二、采購需求確認(rèn)與訂單責(zé)任部門：需求部門（如生產(chǎn)部、運(yùn)營部）、采購部操作內(nèi)容：需求提報(bào)：需求部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃或業(yè)務(wù)需求，填寫《采購需求申請表》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理審批后提交至采購部。供應(yīng)商匹配：采購部根據(jù)需求內(nèi)容，從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇合適供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)或比價(jià)（至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，特殊情況除外），形成《采購詢價(jià)記錄表》。訂單創(chuàng)建：采購部根據(jù)詢價(jià)結(jié)果及需求部門確認(rèn)，擬定《采購訂單》，注明訂單號(hào)、供應(yīng)商信息、物料/服務(wù)明細(xì)（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)）、交付地址、交付時(shí)間、付款方式、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等條款，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人主管及需求部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理雙簽審批。訂單下達(dá)：審批通過后，采購部將《采購訂單》正式發(fā)送至供應(yīng)商（可采用書面蓋章、電子系統(tǒng)等方式），并同步抄送倉庫、財(cái)務(wù)部門備案。關(guān)鍵動(dòng)作：需求信息需清晰無歧義，訂單條款需與供應(yīng)商達(dá)成一致，審批流程需留痕。三、訂單執(zhí)行與進(jìn)度跟蹤責(zé)任部門：采購部、需求部門操作內(nèi)容：生產(chǎn)/備貨跟蹤：采購部定期與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)訂單生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，對可能存在的延期風(fēng)險(xiǎn)（如原材料短缺、產(chǎn)能不足）及時(shí)預(yù)警，協(xié)調(diào)供應(yīng)商調(diào)整交付計(jì)劃，保證按時(shí)交貨。異常處理：若供應(yīng)商無法按訂單交付，需在約定提前期內(nèi)（如3個(gè)工作日）書面通知采購部，采購部聯(lián)合需求部門評估影響，采取替代供應(yīng)商、調(diào)整需求時(shí)間或取消訂單等措施，形成《訂單異常處理記錄》。交付提醒：在交付日期前2天，采購部再次向供應(yīng)商確認(rèn)交付細(xì)節(jié)（如物流方式、單號(hào)），并通知倉庫部門做好收貨準(zhǔn)備。關(guān)鍵動(dòng)作：進(jìn)度跟蹤需形成書面記錄（如郵件、溝通函），異常處理需明確責(zé)任方及解決方案。四、到貨驗(yàn)收與入庫管理責(zé)任部門：倉庫管理部門、質(zhì)量管理部、需求部門操作內(nèi)容：初驗(yàn)：倉庫部門根據(jù)采購訂單核對到貨物料/服務(wù)的數(shù)量、外包裝完整性，填寫《到貨初驗(yàn)記錄表》，對數(shù)量不符或包裝破損情況當(dāng)場告知供應(yīng)商協(xié)調(diào)處理。質(zhì)量檢驗(yàn)：質(zhì)量管理部根據(jù)訂單約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)、行標(biāo)或技術(shù)協(xié)議），對到貨物料進(jìn)行抽樣或全檢，出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》。檢驗(yàn)合格則進(jìn)入入庫流程；不合格則填寫《不合格品處理單》，聯(lián)系供應(yīng)商退貨、換貨或協(xié)商降級使用。入庫登記：檢驗(yàn)合格后，倉庫部門辦理入庫手續(xù)，填寫《物料入庫單》，注明物料信息、入庫數(shù)量、批次號(hào)、存儲(chǔ)位置等信息，同步更新庫存系統(tǒng)，并將入庫單復(fù)印件反饋至采購部、財(cái)務(wù)部門。關(guān)鍵動(dòng)作：驗(yàn)收需雙人核對（倉管員與質(zhì)檢員），不合格品需隔離存放并明確處理結(jié)果，入庫信息需及時(shí)準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)。五、付款結(jié)算與供應(yīng)商評價(jià)責(zé)任部門：財(cái)務(wù)部門、采購部、需求部門操作內(nèi)容：對賬：財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購訂單、入庫單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等單據(jù)，與供應(yīng)商進(jìn)行賬務(wù)核對，確認(rèn)應(yīng)付金額及付款周期，形成《供應(yīng)商對賬單》。付款審批：財(cái)務(wù)部門根據(jù)對賬結(jié)果及合同約定的付款條件（如貨到付款、賬期30天），填寫《付款申請表》，附相關(guān)單據(jù)（訂單、入庫單、發(fā)票等），經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人*總監(jiān)及總經(jīng)理審批后辦理付款。供應(yīng)商績效評估：采購部每季度/年度組織對合作供應(yīng)商進(jìn)行績效評估，評估指標(biāo)包括準(zhǔn)時(shí)交付率、質(zhì)量合格率、服務(wù)響應(yīng)速度、價(jià)格競爭力等，填寫《供應(yīng)商績效評估表》，評估結(jié)果作為后續(xù)合作（如訂單分配、續(xù)約、淘汰）的依據(jù)。檔案更新：采購部根據(jù)評估結(jié)果更新《合格供應(yīng)商名錄》，對表現(xiàn)優(yōu)異的供應(yīng)商納入“戰(zhàn)略供應(yīng)商”名單，對評估不合格的供應(yīng)商啟動(dòng)淘汰流程。關(guān)鍵動(dòng)作：付款需嚴(yán)格核對單據(jù)一致性，績效評估需量化指標(biāo)并反饋至供應(yīng)商，檔案更新需保留評估記錄。核心工具表單模板表1：合格供應(yīng)商名錄序號(hào)供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼主營產(chǎn)品/服務(wù)資質(zhì)等級合作起始日期聯(lián)系人聯(lián)系方式備注1*科技有限公司911156電子元器件ISO90012023-01-15*經(jīng)理–戰(zhàn)略供應(yīng)商2*YY實(shí)業(yè)有限公司9131654321包裝材料無2023-03-20*主管139–備選供應(yīng)商表2：采購訂單訂單號(hào)PO-2023-訂單日期2023-10-15供應(yīng)商信息名稱：*科技有限公司，地址：市區(qū)路號(hào)收貨信息地址：市區(qū)工業(yè)園區(qū)，聯(lián)系人：*倉管，電話：135–物料明細(xì)序號(hào)物料名稱規(guī)格型號(hào)1電阻器1KΩ±5%2電容器100nF±10%訂單總額大寫：玖仟元整；小寫：￥9000.00交付要求交付時(shí)間：2023-10-25前，物流方式：供應(yīng)商承擔(dān)運(yùn)費(fèi)付款方式貨到驗(yàn)收合格后30天轉(zhuǎn)賬審批信息采購部負(fù)責(zé)人：主管（簽字），需求部門負(fù)責(zé)人：經(jīng)理（簽字），日期：2023-10-16表3：供應(yīng)商績效評估表供應(yīng)商名稱*科技有限公司評估周期2023年Q3評估指標(biāo)權(quán)重（%）評分標(biāo)準(zhǔn)（1-5分）實(shí)際得分準(zhǔn)時(shí)交付率30100%得5分，每延遲1%扣1分4質(zhì)量合格率40≥99%得5分，每降1%扣1分5服務(wù)響應(yīng)速度2024小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得5分，每延遲6小時(shí)扣1分3價(jià)格競爭力10低于市場均價(jià)5%以上得5分，持平得3分3總分---評估等級□優(yōu)秀（≥4.5分）□良好（3.5-4.4分）□合格（2.5-3.4分）□不合格（＜2.5分）良好改進(jìn)建議建議提升對訂單變更的響應(yīng)速度評估人采購部：專員，質(zhì)量部：主管，日期：2023-10-30關(guān)鍵操作要點(diǎn)提示供應(yīng)商資質(zhì)管理：定期（如每年）對《合格供應(yīng)商名錄》中的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)復(fù)核，保證營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等文件在有效期內(nèi)，避免因資質(zhì)過期導(dǎo)致合作風(fēng)險(xiǎn)。訂單信息準(zhǔn)確性：采購訂單中的物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間等關(guān)鍵信息需與需求部門反復(fù)確認(rèn)，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致物料錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)或交付延誤。驗(yàn)收流程規(guī)范性：到貨驗(yàn)收必須依據(jù)采購訂單及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，嚴(yán)禁“先入庫后檢驗(yàn)”或“經(jīng)驗(yàn)收不合格后擅自入庫”，保證不合格品不流入