業(yè)務(wù)合同審核及歸檔存儲模板適用業(yè)務(wù)場景合同審核與歸檔操作流程第一步：合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如經(jīng)理）操作內(nèi)容：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，參照合同范本起草合同文本，明確合同雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）、標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款。收集并附上支撐材料，如對方主體資格證明（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）、授權(quán)委托書（若簽約人為非法定代表人）、技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充說明文件等。填寫《合同基本信息表》（見模板表格1），錄入合同編號（規(guī)則：部門代碼-年份-序號，如“CG-2024-001”）、合同名稱、簽訂方、預(yù)計(jì)金額、履行期限等關(guān)鍵信息，發(fā)起審核流程。第二步：法務(wù)部門合規(guī)審核操作主體：法務(wù)專員（如法務(wù)主管）審核重點(diǎn)：合同主體是否具備完全民事行為能力，授權(quán)委托是否有效；合同條款是否合法合規(guī)，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款顯失公平、違約責(zé)任約定不明等）；爭議解決方式（仲裁/訴訟）、管轄約定是否符合企業(yè)利益；核對合同文本與支撐材料的一致性，保證關(guān)鍵信息無遺漏。輸出結(jié)果：審核通過：在《合同審核意見表》（見模板表格2）中簽署“同意”，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門；審核不通過：標(biāo)注具體修改意見，退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整后重新發(fā)起。第三步：財(cái)務(wù)部門條款核對操作主體：財(cái)務(wù)專員（如財(cái)務(wù)經(jīng)理）審核重點(diǎn)：價(jià)款、付款方式、發(fā)票類型、開票時(shí)間等財(cái)務(wù)條款是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度；涉及成本、預(yù)算的合同，是否履行預(yù)算審批流程；履約保證金、質(zhì)保金等約定是否合理，資金風(fēng)險(xiǎn)是否可控。輸出結(jié)果：審核通過：簽署“同意”，流轉(zhuǎn)至業(yè)務(wù)部門確認(rèn)；審核不通過：提出修改建議（如調(diào)整付款節(jié)點(diǎn)、明確違約金計(jì)算方式等），業(yè)務(wù)部門協(xié)商修改后重新提交。第四步：業(yè)務(wù)部門最終確認(rèn)操作主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如業(yè)務(wù)總監(jiān)）操作內(nèi)容：綜合法務(wù)、財(cái)務(wù)部門的審核意見，與合同對方就修改條款進(jìn)行溝通確認(rèn)；保證合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致，雙方權(quán)利義務(wù)對等，無重大分歧；確認(rèn)無誤后，在《合同審核意見表》中簽署“確認(rèn)”，啟動簽署流程。第五步：合同簽署與用印操作主體：行政部門、授權(quán)簽署人操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門將最終版合同文本（紙質(zhì)版或電子版）提交至行政部門，申請合同用??；行政部門核對合同文本與審核版本的一致性，檢查簽署頁是否完整（雙方簽字、蓋章、日期）；按企業(yè)用印管理規(guī)定完成用印，返還合同正本（至少2份，雙方各執(zhí)1份）及副本。第六步：合同歸檔與存儲操作主體：行政部門檔案管理員（如檔案專員）操作內(nèi)容：簽署完成的合同正本、副本、審核意見表、支撐材料等整理齊全，按“一份合同一個檔案盒”原則封裝；填寫《合同歸檔登記表》（見模板表格3），錄入檔案編號（與合同編號一致）、歸檔日期、存放位置、保管期限（根據(jù)合同類型確定，如一般合同保管10年，重要合同永久保管）、借閱權(quán)限等信息；將檔案錄入電子檔案系統(tǒng)，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案同步；存放于專用檔案柜，做好防潮、防火、防蟲措施，建立定期盤點(diǎn)機(jī)制。核心模板表格設(shè)計(jì)模板1：合同基本信息表合同編號合同名稱簽訂方（甲方）簽訂方（乙方）合同類型預(yù)計(jì)金額（元）履行期限業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人聯(lián)系方式備注（可填寫合同背景、特殊約定等）模板2：合同審核意見表審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核時(shí)間審核意見修改要求（如需）法務(wù)審核法務(wù)部*主管財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部*經(jīng)理業(yè)務(wù)確認(rèn)業(yè)務(wù)部*總監(jiān)最終審批分管領(lǐng)導(dǎo)*總模板3：合同歸檔登記表檔案編號合同編號合同名稱歸檔日期存放位置（柜號/層號）保管期限檔案狀態(tài)（在庫/借出）借閱記錄（借閱人、日期、歸還日期）備注（可填寫合同特殊重要性、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目等）關(guān)鍵操作注意事項(xiàng)一、審核環(huán)節(jié)核心要點(diǎn)主體資格審查：簽訂方需提供最新營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件（加蓋公章），自然人需提供證件號碼復(fù)印件，保證授權(quán)委托書在有效期內(nèi)且授權(quán)范圍明確；條款完整性：合同需包含標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等基本要素，避免條款模糊（如“合理時(shí)間”“按市場價(jià)”等需明確界定）；風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等需重點(diǎn)關(guān)注，保證企業(yè)權(quán)益不受侵害，例如違約金約定需符合法律規(guī)定，避免過高或過低。二、歸檔管理規(guī)范材料齊全性：歸檔材料必須包括合同正本、副本、審核意見表（各環(huán)節(jié)簽字完整）、支撐材料（如技術(shù)協(xié)議、中標(biāo)通知書等），缺一不可；分類存儲：按合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）、年份分類存放，檔案盒外貼標(biāo)簽注明合同編號、名稱、簽訂方，便于檢索；電子備份：重要合同需掃描成PDF格式（分辨率不低于300DPI）存入電子檔案系統(tǒng)，與紙質(zhì)檔案同步管理，防止丟失。三、保密與借閱管理未經(jīng)授權(quán)，任何部門或個人不得擅自查閱、復(fù)制合同檔案；因工作需要借閱檔案時(shí)，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員批準(zhǔn)后，在指定場所查閱，借閱期限不超過3個工作日；涉及商業(yè)秘密的合同，需額外簽署《保密協(xié)議》，借閱記錄單獨(dú)登記。四、特殊情況處理合同履行過程中需簽訂補(bǔ)充協(xié)議的，需重新履行審核、歸檔流程，補(bǔ)充協(xié)