公司委托合同管理流程規(guī)范一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范公司委托合同的管理，明確各部門在委托合同發(fā)起、談判、審核、履行、歸檔等各環(huán)節(jié)的職責，防范合同風險，保障公司合法權益，提高合同管理效率，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司及所屬各部門對外委托業(yè)務所涉及的各類合同（以下統(tǒng)稱“委托合同”）的管理。凡以公司名義與其他法人、自然人或其他組織簽訂的，由公司委托受托方提供服務、完成工作或交付成果的合同，均須遵守本規(guī)范。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：委托合同的訂立、履行、變更、解除等全過程必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.審慎評估原則：對受托方的資質(zhì)、能力、信譽等進行充分評估，選擇合格的合作對象。3.風險控制原則：強化合同風險意識，對合同條款進行細致審核，有效防范和控制法律風險、商業(yè)風險。4.權責明晰原則：明確各部門在合同管理中的職責分工，確保合同管理流程順暢、責任到人。5.效益優(yōu)先原則：在確保合規(guī)和風險可控的前提下，追求委托事項的最佳經(jīng)濟效益和社會效益。二、委托合同管理流程（一）合同發(fā)起與需求確認1.需求提出：業(yè)務部門根據(jù)工作需要，確需對外委托時，應填寫《委托合同立項申請表》，詳細說明委托事項、背景、預期目標、預算金額、時間要求等。2.部門審核：部門負責人對《委托合同立項申請表》的真實性、必要性及可行性進行審核。對于重大或復雜的委托事項，可組織內(nèi)部討論或專家論證。3.需求確認：經(jīng)部門負責人審核同意后，業(yè)務部門將《委托合同立項申請表》及相關支撐材料提交至公司指定的合同管理部門（如綜合管理部或法務部）進行初步合規(guī)性審查，確認需求符合公司整體規(guī)劃及相關規(guī)定。（二）受托方評估與選擇1.信息收集：業(yè)務部門負責收集潛在受托方的基本信息，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、相關資質(zhì)證書、業(yè)績證明、信用記錄、財務狀況等。2.受托方評估：業(yè)務部門會同相關部門（如必要，可包括法務、財務、技術等）對潛在受托方進行綜合評估。評估內(nèi)容主要包括：受托方的專業(yè)能力、履約能力、商業(yè)信譽、報價合理性、服務方案優(yōu)劣及風險控制能力等。3.選擇確定：根據(jù)評估結果，業(yè)務部門提出受托方建議名單及選擇理由，按公司規(guī)定的權限和程序報批后確定最終受托方。涉及招標或競爭性談判的，應嚴格遵守公司及國家相關采購管理規(guī)定。（三）合同談判與文本起草1.談判準備：業(yè)務部門組織相關人員與受托方進行合同談判。談判前應明確談判要點、底線及策略，并準備好相關資料。2.合同文本：優(yōu)先使用公司發(fā)布的標準合同文本。無標準文本的，由業(yè)務部門根據(jù)談判結果和委托事項具體情況起草合同草案，或要求受托方提供合同草案。合同文本應包括但不限于：當事人基本信息、委托事項、范圍、要求、履行期限、價款或報酬、支付方式、雙方權利義務、違約責任、不可抗力、爭議解決方式等核心條款。3.法務支持：合同草案起草完成后，業(yè)務部門應及時將合同草案及相關背景材料提交法務部門（或外聘法律顧問）進行法律審查。法務部門應就合同的合法性、完整性、嚴謹性提出修改意見。（四）合同審核與審批1.部門初審：業(yè)務部門負責人對合同草案的內(nèi)容是否與談判結果一致、條款是否明確合理、是否符合立項要求等進行審核。2.法務審核：法務部門對合同草案的法律風險進行全面審核，重點包括合同主體資格、權利義務、違約責任、爭議解決方式等條款的合法性和有效性，并出具書面審核意見。3.財務審核：財務部門對合同中的價款、支付方式、稅務處理、票據(jù)要求等財務相關條款進行審核，確保符合公司財務制度及國家財稅規(guī)定。4.其他相關部門審核：根據(jù)合同性質(zhì)和內(nèi)容，可能涉及其他相關職能部門的審核，如技術部門對技術服務標準的審核等。5.逐級審批：經(jīng)上述各部門審核通過的合同草案，由業(yè)務部門按照公司規(guī)定的審批權限和流程，逐級報請相關領導審批。審批過程中，相關領導可提出修改意見，業(yè)務部門應協(xié)調(diào)落實。（五）合同簽署1.文本確認：合同經(jīng)最終審批通過后，由業(yè)務部門根據(jù)審批意見對合同文本進行最終校對，確保與審批版本一致，無任何文字或條款錯誤。2.簽署準備：業(yè)務部門負責準備正式合同文本，一般為一式多份，明確各方執(zhí)有份數(shù)。3.簽字蓋章：公司法定代表人或其授權委托人在授權范圍內(nèi)簽署合同，并加蓋公司合同專用章。嚴禁在空白合同或關鍵條款未明確的合同上簽字蓋章。4.對方簽署：公司簽署完畢后，由業(yè)務部門將合同送達受托方簽署。業(yè)務部門應核實受托方簽署人的授權權限及印章的真實性。（六）合同履行與跟蹤1.履約交底：合同簽署后，業(yè)務部門應向相關執(zhí)行人員進行履約交底，明確合同主要條款、履行節(jié)點、注意事項及責任人。2.履行跟蹤：業(yè)務部門是合同履行的第一責任部門，負責對合同履行全過程進行跟蹤管理，確保受托方按照合同約定提供服務或交付成果。定期檢查履約情況，做好履約記錄。3.變更與解除：合同履行過程中，如確需變更或解除合同，業(yè)務部門應與受托方協(xié)商一致，并簽訂書面變更或解除協(xié)議，按原審批流程履行審批手續(xù)。4.爭議處理：履行過程中發(fā)生爭議的，業(yè)務部門應首先嘗試與受托方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，應及時向公司領導匯報，并通知法務部門，共同研究應對方案，依法維護公司權益。（七）款項支付與結算1.支付申請：業(yè)務部門根據(jù)合同約定及履約情況，在達到付款條件時，填寫《合同款項支付申請表》，附相關履約證明材料（如驗收報告、發(fā)票等），按公司財務審批流程辦理付款手續(xù)。2.支付審批：財務部門根據(jù)合同約定、審批通過的支付申請及相關憑證，辦理款項支付。3.最終結算：合同履行完畢且通過驗收后，業(yè)務部門應及時辦理最終結算手續(xù)，確?？铐椫Ц杜c合同履行情況相符。（八）合同歸檔與保管1.資料整理：合同履行完畢或終止后，業(yè)務部門負責將合同文本（包括正副本、附件）、審批文件、履約過程中的相關函件、通知、驗收報告、付款憑證、結算文件等所有與合同相關的資料整理齊全。2.歸檔移交：業(yè)務部門應在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的合同檔案移交公司檔案管理部門進行統(tǒng)一歸檔保管。歸檔時應填寫《合同檔案移交清單》，雙方簽字確認。3.檔案管理：檔案管理部門應按照公司檔案管理規(guī)定，對合同檔案進行分類、編號、登記、保管，確保檔案的完整、安全和可查閱性。三、合同管理的監(jiān)督與責任1.監(jiān)督檢查：公司合同管理部門及審計部門有權對公司委托合同的訂立、履行、變更、解除及歸檔等情況進行監(jiān)督檢查，各相關部門應予以配合。2.責任追究：對于在合同管理過程中因玩忽職守、濫用職權、徇私舞弊等行為，導致公司遭受損失的，公司將依據(jù)相關規(guī)定追究相關責任人的責任。3.糾紛處理：合同糾紛處理遵循“誰經(jīng)辦、誰負責”的原則，業(yè)務部門負責糾紛的初步處理和信息上報，法務部門提供法律支持。四、附則1.本規(guī)范未盡事宜，按