員工職離職合同管理規(guī)程員工職離職合同管理規(guī)程

一、概述

本規(guī)程旨在規(guī)范公司員工入職、在職及離職過程中的合同管理流程，確保合同簽訂、履行、變更及終止的合規(guī)性與有效性。通過明確各環(huán)節(jié)的操作要求，提高人力資源管理效率，降低用工風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司及員工的合法權(quán)益。本規(guī)程適用于公司所有在職員工及人力資源部門相關(guān)人員。

二、入職合同管理

（一）合同準(zhǔn)備

1.合同模板審核

-人力資源部定期審核入職合同模板，確保條款符合最新法律法規(guī)要求。

-每年至少更新一次合同模板，并報(bào)法務(wù)部門備案。

2.合同內(nèi)容確認(rèn)

-根據(jù)崗位性質(zhì)、薪資水平及員工需求，調(diào)整合同具體條款。

-必須包含但不限于：職位名稱、工作地點(diǎn)、薪酬標(biāo)準(zhǔn)、試用期、保密協(xié)議等核心內(nèi)容。

（二）合同簽訂

1.候選人確認(rèn)

-招聘部門完成背景調(diào)查后，將候選人名單及初步薪資方案提交人力資源部。

2.合同草擬

-人力資源部根據(jù)候選人信息草擬個(gè)性化合同草案。

-法務(wù)部門對(duì)草案進(jìn)行合規(guī)性審查，提出修改意見。

3.合同簽署

-安排候選人到指定地點(diǎn)簽署合同，確保簽署過程清晰記錄。

-簽署時(shí)需員工親筆簽名，并由人力資源部專員見證。

4.合同歸檔

-簽署完成的合同原件由人力資源部統(tǒng)一歸檔，電子版同步錄入人力資源信息系統(tǒng)。

-建立員工合同電子檔案，便于后續(xù)查閱及管理。

（三）合同效力確認(rèn)

1.試用期管理

-試用期期限根據(jù)勞動(dòng)合同法規(guī)定執(zhí)行（3個(gè)月-6個(gè)月）。

-試用期考核結(jié)果需記錄在案，作為轉(zhuǎn)正依據(jù)。

2.合同生效條件

-合同自雙方簽字蓋章之日起生效。

-法務(wù)部門在合同生效后5個(gè)工作日內(nèi)完成最終審核確認(rèn)。

三、在職合同管理

（一）合同變更

1.變更申請(qǐng)

-員工或部門提出合同變更需求時(shí)，需填寫《合同變更申請(qǐng)表》。

-人力資源部對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，確認(rèn)變更必要性。

2.變更協(xié)商

-人力資源部與員工就變更條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后形成書面協(xié)議。

-必要時(shí)需法務(wù)部門參與，確保變更條款合規(guī)。

3.變更簽署

-雙方在變更協(xié)議上簽字確認(rèn)，并替換原合同相應(yīng)條款。

-更新人力資源信息系統(tǒng)中的合同記錄。

（二）合同續(xù)簽

1.續(xù)簽提醒

-合同期滿前3個(gè)月，人力資源部自動(dòng)生成續(xù)簽提醒。

-將續(xù)簽意向通知員工及部門負(fù)責(zé)人。

2.續(xù)簽談判

-根據(jù)員工績效及崗位調(diào)整，重新協(xié)商薪酬福利等條款。

-法務(wù)部門參與審核續(xù)簽協(xié)議的合規(guī)性。

3.續(xù)簽簽署

-雙方完成續(xù)簽協(xié)議簽署，流程同首次入職合同簽訂。

（三）合同解除

1.協(xié)商解除

-員工或公司提出解除意向時(shí)，需提前30天書面通知對(duì)方。

-雙方就離職補(bǔ)償、工作交接等事宜達(dá)成協(xié)議。

2.法定解除

-按照勞動(dòng)合同法規(guī)定，處理因員工違紀(jì)或公司經(jīng)營調(diào)整引發(fā)的合同解除。

-解除過程需嚴(yán)格記錄，保留相關(guān)證據(jù)材料。

四、離職合同管理

（一）離職手續(xù)

1.離職申請(qǐng)

-員工提交《離職申請(qǐng)表》，人力資源部審核確認(rèn)。

-審核通過后，安排離職面談，了解離職原因。

2.合同終止

-離職當(dāng)日，人力資源部與員工完成合同交接。

-確認(rèn)員工已簽署《離職確認(rèn)書》，注明最后工作日及薪資結(jié)算方式。

（二）離職補(bǔ)償

1.經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償

-按照勞動(dòng)合同法規(guī)定計(jì)算補(bǔ)償金，并一次性支付。

-計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)：N+1（N為工作年限，1為代通知金）。

2.未結(jié)清款項(xiàng)

-處理工資、獎(jiǎng)金、社保等未結(jié)款項(xiàng)，確保全額發(fā)放。

（三）檔案管理

1.合同歸檔

-將員工在職期間所有合同及變更記錄整理歸檔。

-原件由人力資源部保管，電子版?zhèn)浞葜凉痉?wù)器。

2.數(shù)據(jù)銷毀

-合同到期或離職后2年內(nèi)，根據(jù)檔案管理規(guī)定處理紙質(zhì)合同。

-電子檔案定期備份，并設(shè)定訪問權(quán)限。

五、附則

1.流程監(jiān)督

-財(cái)務(wù)部門定期抽查合同管理流程執(zhí)行情況。

-發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給人力資源部及法務(wù)部門。

2.培訓(xùn)要求

-每年組織人力資源專員進(jìn)行合同管理培訓(xùn)，更新相關(guān)法規(guī)知識(shí)。

-新員工入職后需接受合同條款培訓(xùn)，確保理解自身權(quán)利義務(wù)。

3.應(yīng)急處理

-遇重大勞動(dòng)糾紛時(shí)，立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，由法務(wù)部門牽頭處理。

-相關(guān)合同變更及終止需法務(wù)部門全程參與審核。

三、在職合同管理

（一）合同變更

合同變更是指在勞動(dòng)合同簽訂后、終止前，因用人單位生產(chǎn)經(jīng)營狀況發(fā)生重大變化、客觀情況發(fā)生重大變化，或者勞動(dòng)者自身情況變化等原因，導(dǎo)致原合同部分條款需要修改或補(bǔ)充的法律行為。合同變更必須遵循合法、公平、平等自愿的原則，并確保變更內(nèi)容不損害勞動(dòng)者合法權(quán)益。具體操作流程如下：

1.變更申請(qǐng)

(1)員工提出變更申請(qǐng)：員工因崗位調(diào)整、工作內(nèi)容變化、薪資期望調(diào)整等原因，需要變更合同條款時(shí)，應(yīng)首先向直接上級(jí)提交《合同變更申請(qǐng)表》。該表格需詳細(xì)說明申請(qǐng)變更的具體條款、原因及個(gè)人訴求。

(2)部門初步審核：員工的直接上級(jí)在收到申請(qǐng)表后，需根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行初步審核，評(píng)估變更的合理性和可行性。如涉及崗位調(diào)整，需結(jié)合部門人員配置和工作需求進(jìn)行評(píng)估。初步審核通過后，簽署意見并轉(zhuǎn)交人力資源部。

(3)人力資源部全面審核：人力資源部收到申請(qǐng)表及部門意見后，需進(jìn)行以下審核：

-核實(shí)變更事由的真實(shí)性和合理性。

-評(píng)估變更對(duì)公司經(jīng)營和管理的影響。

-參照勞動(dòng)合同法及相關(guān)法律法規(guī)，判斷變更條款的合規(guī)性。

-必要時(shí)，與法務(wù)部門溝通，獲取專業(yè)法律意見。

-審核通過后，出具《合同變更審核意見》，并通知員工及相關(guān)部門。

2.變更協(xié)商

(1)確定協(xié)商主體：人力資源部根據(jù)《合同變更審核意見》，與員工就變更條款進(jìn)行協(xié)商。協(xié)商主體通常為人力資源部代表和員工本人。

(2)準(zhǔn)備協(xié)商材料：人力資源部需準(zhǔn)備以下材料，以便在協(xié)商過程中清晰闡述變更理由和方案：

-《合同變更審核意見》

-原合同相關(guān)條款

-變更后的合同草案（如有）

-相關(guān)的法律法規(guī)依據(jù)

(3)進(jìn)行協(xié)商談判：協(xié)商過程中，應(yīng)充分尊重員工的意見，就變更條款達(dá)成一致。如遇分歧，人力資源部應(yīng)耐心解釋變更的必要性和合理性，并尋求雙方都能接受的解決方案。協(xié)商應(yīng)記錄在案，包括協(xié)商時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、主要觀點(diǎn)和達(dá)成的共識(shí)。

(4)法務(wù)部門參與：對(duì)于涉及薪酬、工作時(shí)間、工作地點(diǎn)等重要條款的變更，必須邀請(qǐng)法務(wù)部門參與協(xié)商，確保變更條款的合法性和有效性。法務(wù)部門應(yīng)提供專業(yè)的法律意見，并審核協(xié)商結(jié)果是否符合法律法規(guī)要求。

3.變更簽署

(1)擬定變更協(xié)議：協(xié)商達(dá)成一致后，人力資源部應(yīng)根據(jù)協(xié)商結(jié)果擬定《勞動(dòng)合同變更協(xié)議》。協(xié)議內(nèi)容應(yīng)包括變更的具體條款、變更原因、變更日期以及雙方簽字確認(rèn)等。

(2)審核變更協(xié)議：《勞動(dòng)合同變更協(xié)議》擬定后，需再次提交法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保協(xié)議內(nèi)容合法合規(guī)，并符合公司內(nèi)部管理制度。

(3)雙方簽署確認(rèn)：審核通過后，由人力資源部代表和員工在《勞動(dòng)合同變更協(xié)議》上簽字或蓋章確認(rèn)。簽署時(shí)，應(yīng)有見證人在場(chǎng)，并記錄簽署時(shí)間和見證人信息。

(4)替換原合同條款：將變更協(xié)議附在原勞動(dòng)合同之后，或者在原合同上直接修改相應(yīng)條款，并加蓋公司公章或人力資源部章，以替換原條款內(nèi)容。

(5)更新人力資源信息系統(tǒng)：人力資源部應(yīng)及時(shí)更新人力資源信息系統(tǒng)中的合同信息，包括變更日期、變更內(nèi)容等，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

(6)告知相關(guān)人員：將變更后的合同協(xié)議告知員工本人和直接上級(jí)，確保相關(guān)人員知曉合同變更內(nèi)容。

（二）合同續(xù)簽

勞動(dòng)合同續(xù)簽是指勞動(dòng)合同期限屆滿前，用人單位與勞動(dòng)者經(jīng)協(xié)商一致，延長勞動(dòng)合同期限的法律行為。續(xù)簽是用人單位穩(wěn)定勞動(dòng)關(guān)系、保持員工隊(duì)伍連續(xù)性的重要手段。具體操作流程如下：

1.續(xù)簽提醒

(1)設(shè)置提醒機(jī)制：人力資源部應(yīng)在勞動(dòng)合同到期前3個(gè)月，通過人力資源信息系統(tǒng)或人工核對(duì)的方式，自動(dòng)生成續(xù)簽提醒。提醒信息應(yīng)包括員工姓名、合同到期日期、續(xù)簽意向等。

(2)通知員工及部門：人力資源部在收到續(xù)簽提醒后，應(yīng)及時(shí)將續(xù)簽意向通知員工本人和員工所在部門負(fù)責(zé)人。通知方式可以是書面通知、郵件通知或當(dāng)面告知，并要求在通知上簽字確認(rèn)收到。

(3)提醒內(nèi)容：通知內(nèi)容應(yīng)包括：

-合同到期日期

-公司續(xù)簽意向

-建議員工提前考慮個(gè)人發(fā)展規(guī)劃

-如員工有續(xù)簽意愿，應(yīng)提前告知人力資源部

2.續(xù)簽談判

(1)收集員工意見：人力資源部在通知員工后，應(yīng)收集員工的續(xù)簽意愿。員工可以書面、郵件或當(dāng)面方式表達(dá)續(xù)簽意愿，并說明希望續(xù)簽的條款或條件。

(2)評(píng)估續(xù)簽需求：人力資源部根據(jù)員工的續(xù)簽意愿和公司的人力資源需求，評(píng)估續(xù)簽的必要性和可行性。評(píng)估內(nèi)容包括：

-員工的工作表現(xiàn)和績效

-員工的崗位重要性和不可替代性

-公司的崗位需求和人員配置

-勞動(dòng)合同法及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定

(3)確定續(xù)簽方案：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，人力資源部制定續(xù)簽方案，包括續(xù)簽期限、薪酬福利調(diào)整、崗位職責(zé)變化等。續(xù)簽方案應(yīng)兼顧公司和員工的利益，并確保合法合規(guī)。

(4)法務(wù)部門審核：續(xù)簽方案制定后，必須提交法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保方案內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，并避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。

(5)與員工協(xié)商：人力資源部將續(xù)簽方案與員工進(jìn)行協(xié)商，就續(xù)簽條款達(dá)成一致。協(xié)商過程中，應(yīng)充分尊重員工的意見，并解釋方案的合理性和必要性。協(xié)商應(yīng)記錄在案，包括協(xié)商時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、主要觀點(diǎn)和達(dá)成的共識(shí)。

3.續(xù)簽簽署

(1)擬定續(xù)簽合同：協(xié)商達(dá)成一致后，人力資源部應(yīng)根據(jù)協(xié)商結(jié)果擬定新的《勞動(dòng)合同》。新合同應(yīng)包含續(xù)簽期限、續(xù)簽后的薪酬福利、崗位職責(zé)等條款。

(2)審核續(xù)簽合同：《勞動(dòng)合同》擬定后，需再次提交法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)，并符合公司內(nèi)部管理制度。

(3)雙方簽署確認(rèn)：審核通過后，由人力資源部代表和員工在新的《勞動(dòng)合同》上簽字或蓋章確認(rèn)。簽署時(shí)，應(yīng)有見證人在場(chǎng)，并記錄簽署時(shí)間和見證人信息。

(4)歸檔新合同：將簽署完成的新合同原件由人力資源部統(tǒng)一歸檔，并替換原合同。電子版同步錄入人力資源信息系統(tǒng)，并更新員工合同信息。

(5)告知相關(guān)人員：將續(xù)簽合同告知員工本人和直接上級(jí)，確保相關(guān)人員知曉合同續(xù)簽內(nèi)容。

（三）合同解除

合同解除是指勞動(dòng)合同在履行過程中，因出現(xiàn)特定情形，導(dǎo)致勞動(dòng)合同提前終止的法律行為。合同解除分為協(xié)商解除和法定解除兩種情況。具體操作流程如下：

1.協(xié)商解除

(1)提出解除意向：用人單位和勞動(dòng)者任何一方提出解除勞動(dòng)合同意向時(shí)，應(yīng)提前30天以書面形式通知對(duì)方。通知可以通過書面文件、郵件或人力資源信息系統(tǒng)等方式進(jìn)行。

(2)填寫解除申請(qǐng)表：提出解除意向的一方需填寫《勞動(dòng)合同解除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明解除原因、解除日期以及相關(guān)要求（如離職補(bǔ)償、工作交接等）。

(3)對(duì)方初步審核：接收通知的一方在收到申請(qǐng)表后，需進(jìn)行初步審核，評(píng)估解除請(qǐng)求的合理性和可行性。審核結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給提出解除意向的一方。

(4)雙方協(xié)商達(dá)成一致：如對(duì)方初步審核通過，雙方應(yīng)就解除條件、補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)、工作交接、離職手續(xù)等事宜進(jìn)行協(xié)商，并達(dá)成一致意見。協(xié)商過程應(yīng)記錄在案，包括協(xié)商時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、主要觀點(diǎn)和達(dá)成的共識(shí)。

(5)簽訂解除協(xié)議：協(xié)商達(dá)成一致后，雙方應(yīng)簽訂《勞動(dòng)合同解除協(xié)議》。協(xié)議內(nèi)容應(yīng)包括解除原因、解除日期、補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)、工作交接、離職手續(xù)等條款。

(6)支付補(bǔ)償金：如協(xié)議中約定支付補(bǔ)償金，用人單位應(yīng)在解除協(xié)議簽訂后，按照協(xié)議約定及時(shí)足額支付補(bǔ)償金。

(7)辦理離職手續(xù)：雙方按照解除協(xié)議約定，辦理工作交接、資產(chǎn)歸還、賬戶注銷等離職手續(xù)。

(8)歸檔解除協(xié)議：將簽署完成的《勞動(dòng)合同解除協(xié)議》原件由人力資源部統(tǒng)一歸檔，并更新人力資源信息系統(tǒng)中的員工狀態(tài)。

2.法定解除

(1)用人單位法定解除：

-因員工嚴(yán)重違紀(jì)：用人單位因員工嚴(yán)重違反勞動(dòng)紀(jì)律或公司規(guī)章制度，可以解除勞動(dòng)合同。解除前，應(yīng)給予員工書面警告，并記錄在案。解除時(shí)，需準(zhǔn)備相關(guān)證據(jù)材料，如違紀(jì)事實(shí)記錄、談話記錄、書面警告通知等。

-因員工不能勝任工作：用人單位因員工不能勝任工作，經(jīng)過培訓(xùn)或者調(diào)整工作崗位，仍不能勝任工作的，可以解除勞動(dòng)合同。解除前，應(yīng)進(jìn)行績效考核，并記錄在案。解除時(shí)，需準(zhǔn)備相關(guān)證據(jù)材料，如績效考核結(jié)果、培訓(xùn)記錄、調(diào)崗記錄等。

-因勞動(dòng)合同訂立時(shí)所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化：用人單位因勞動(dòng)合同訂立時(shí)所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化，致使勞動(dòng)合同無法履行，經(jīng)與員工協(xié)商，未能就變更勞動(dòng)合同內(nèi)容達(dá)成協(xié)議的，可以解除勞動(dòng)合同。解除前，應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)材料，證明客觀情況發(fā)生重大變化，并記錄在案。

(2)勞動(dòng)者法定解除：

-提前30天書面通知解除：勞動(dòng)者提前30天以書面形式通知用人單位，可以解除勞動(dòng)合同。通知可以通過書面文件、郵件或人力資源信息系統(tǒng)等方式進(jìn)行。

-立即解除：用人單位以暴力、威脅或者非法限制人身自由的手段強(qiáng)迫勞動(dòng)者勞動(dòng)的，或者用人單位違章指揮、強(qiáng)令冒險(xiǎn)作業(yè)危及勞動(dòng)者人身安全的，勞動(dòng)者可以立即解除勞動(dòng)合同。

(3)解除程序：無論哪種法定解除情況，用人單位都應(yīng)按照法定程序進(jìn)行，并準(zhǔn)備相關(guān)證據(jù)材料。解除時(shí)，應(yīng)填寫《勞動(dòng)合同解除通知書》，并送達(dá)員工本人。員工簽署《勞動(dòng)合同解除確認(rèn)書》后，雙方完成解除手續(xù)。

(4)支付補(bǔ)償金：如法定解除符合支付補(bǔ)償金的條件，用人單位應(yīng)在解除通知書送達(dá)后，按照法定標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)足額支付補(bǔ)償金。

(5)辦理離職手續(xù)：雙方按照法定程序和約定，辦理工作交接、資產(chǎn)歸還、賬戶注銷等離職手續(xù)。

(6)歸檔解除材料：將《勞動(dòng)合同解除通知書》、《勞動(dòng)合同解除確認(rèn)書》、補(bǔ)償金支付憑證、相關(guān)證據(jù)材料等整理歸檔，并更新人力資源信息系統(tǒng)中的員工狀態(tài)。

四、離職合同管理

（一）離職手續(xù)

離職手續(xù)是指員工離職過程中，需要辦理的各項(xiàng)手續(xù)的總稱。規(guī)范的離職手續(xù)可以確保員工順利離職，并維護(hù)公司的正常運(yùn)營。具體操作流程如下：

1.離職申請(qǐng)

(1)員工提交申請(qǐng)：員工因個(gè)人原因或其他原因需要離職時(shí)，應(yīng)首先向直接上級(jí)提交《離職申請(qǐng)表》。該表格需詳細(xì)說明離職原因、離職日期及個(gè)人訴求。

(2)部門初步審核：員工的直接上級(jí)在收到申請(qǐng)表后，需根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行初步審核，評(píng)估離職對(duì)部門工作的影響。初步審核通過后，簽署意見并轉(zhuǎn)交人力資源部。

(3)人力資源部全面審核：人力資源部收到申請(qǐng)表及部門意見后，需進(jìn)行以下審核：

-核實(shí)離職事由的真實(shí)性和合理性。

-評(píng)估離職對(duì)公司和部門的影響。

-參照勞動(dòng)合同法及相關(guān)法律法規(guī)，判斷離職是否符合規(guī)定。

-審核通過后，出具《離職審核意見》，并通知員工及相關(guān)部門。

(4)確定離職日期：人力資源部根據(jù)勞動(dòng)合同法規(guī)定，與員工協(xié)商確定離職日期。一般情況下，員工需提前30天書面通知用人單位，試用期內(nèi)提前3天通知。特殊情況，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以縮短或延長通知期。

(5)通知其他部門：人力資源部將離職信息通知員工所在部門及其他相關(guān)部門，以便安排工作交接和提供必要的支持。

2.合同終止

(1)安排離職面談：員工正式離職前，人力資源部應(yīng)安排離職面談，了解員工離職原因，并解答員工疑問。同時(shí)，應(yīng)提醒員工履行合同義務(wù)，如歸還公司財(cái)產(chǎn)、保密文件等。

(2)填寫離職確認(rèn)書：員工在離職面談后，需填寫《離職確認(rèn)書》，確認(rèn)離職日期、薪資結(jié)算方式、工作交接情況、保密協(xié)議履行情況等。員工需親筆簽名，并由人力資源部專員和直接上級(jí)簽字見證。

(3)辦理工作交接：員工在離職前，需按照《離職確認(rèn)書》約定的內(nèi)容，完成工作交接。工作交接內(nèi)容包括：

-工作資料和文件

-客戶信息

-項(xiàng)目進(jìn)展情況

-設(shè)備和工具

-賬戶和權(quán)限

(4)歸還公司財(cái)產(chǎn)：員工需將所有公司財(cái)產(chǎn)歸還給公司，包括但不限于：

-辦公設(shè)備（電腦、手機(jī)、打印機(jī)等）

-辦公用品

-工作證件

-公司文件和資料

-公司車輛

(5)結(jié)算薪資和福利：人力資源部根據(jù)勞動(dòng)合同約定和公司薪酬福利制度，計(jì)算員工離職前的薪資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等，并辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算結(jié)果應(yīng)書面通知員工，并由員工簽字確認(rèn)。

(6)辦理社保和公積金轉(zhuǎn)移：人力資源部根據(jù)員工要求，辦理社保和公積金轉(zhuǎn)移手續(xù)。員工需提供相關(guān)轉(zhuǎn)移手續(xù)，并確認(rèn)轉(zhuǎn)移信息。

(7)解除勞動(dòng)合同：員工完成所有離職手續(xù)后，人力資源部與員工正式解除勞動(dòng)合同。解除方式可以是協(xié)商解除或法定解除，具體操作參照前述合同解除部分。

(8)更新人力資源信息系統(tǒng)：人力資源部在解除勞動(dòng)合同后，應(yīng)及時(shí)更新人力資源信息系統(tǒng)中的員工狀態(tài)，并記錄離職原因、離職日期等信息。

（二）離職補(bǔ)償

離職補(bǔ)償是指用人單位在特定情況下，向員工支付的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。離職補(bǔ)償是用人單位對(duì)員工在服務(wù)期間貢獻(xiàn)的一種認(rèn)可，也是維護(hù)勞動(dòng)關(guān)系和諧穩(wěn)定的重要措施。具體操作流程如下：

1.經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償

(1)補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)：用人單位支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)臉?biāo)準(zhǔn)，按照勞動(dòng)合同法規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，補(bǔ)償金為員工在本單位工作的年限，每滿一年支付一個(gè)月工資的標(biāo)準(zhǔn)向勞動(dòng)者支付；六個(gè)月以上不滿一年的，按一年計(jì)算；不滿六個(gè)月的，向勞動(dòng)者支付半個(gè)月工資的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。

(2)月工資計(jì)算：月工資是指勞動(dòng)者在勞動(dòng)合同解除或者終止前十二個(gè)月的平均工資。勞動(dòng)者月工資高于用人單位所在直轄市、設(shè)區(qū)的市級(jí)人民政府公布的本地區(qū)上年度職工月平均工資三倍的，向其支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)臉?biāo)準(zhǔn)按職工月平均工資三倍的數(shù)額支付，支付年限最高不超過十二年。

(3)支付時(shí)間：用人單位應(yīng)在解除勞動(dòng)合同后，一次性足額支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。

(4)特殊情況：如員工因用人單位過錯(cuò)解除勞動(dòng)合同，或勞動(dòng)合同訂立時(shí)所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化，致使勞動(dòng)合同無法履行，經(jīng)雙方協(xié)商未能就變更勞動(dòng)合同內(nèi)容達(dá)成協(xié)議，用人單位需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。

2.未結(jié)清款項(xiàng)

(1)工資結(jié)算：用人單位應(yīng)結(jié)清員工離職前的工資，包括基本工資、績效工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等。

(2)加班費(fèi)結(jié)算：用人單位應(yīng)結(jié)清員工離職前的加班費(fèi)，并確保加班費(fèi)計(jì)算符合法律規(guī)定。

(3)其他應(yīng)結(jié)款項(xiàng)：用人單位還應(yīng)結(jié)清員工的其他應(yīng)結(jié)款項(xiàng)，如：

-未休年假工資

-保證金（如有）

-欠薪（如有）

(4)結(jié)算方式：用人單位可以通過銀行轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金支付等方式結(jié)清款項(xiàng)，并要求員工提供收款憑證。

（三）檔案管理

檔案管理是指對(duì)員工在職期間所有合同及變更記錄的收集、整理、歸檔和保管。規(guī)范的檔案管理可以確保公司的人力資源管理資料完整、準(zhǔn)確，并便于查閱和利用。具體操作流程如下：

1.合同歸檔

(1)收集合同資料：人力資源部應(yīng)收集員工在職期間所有合同及變更記錄，包括：

-入職合同

-合同變更協(xié)議

-續(xù)簽合同

-解除協(xié)議

(2)整理合同資料：人力資源部應(yīng)將合同資料按照員工姓名和工作時(shí)間進(jìn)行整理，并制作檔案目錄。

(3)歸檔合同資料：人力資源部將合同資料原件存檔，并確保檔案存放安全、有序。電子版合同資料應(yīng)同步錄入人力資源信息系統(tǒng)，并做好備份工作。

(4)建立電子檔案：人力資源部應(yīng)建立員工合同電子檔案，并設(shè)置訪問權(quán)限，確保檔案信息安全。

2.數(shù)據(jù)銷毀

(1)制定銷毀制度：人力資源部應(yīng)制定合同檔案銷毀制度，明確銷毀范圍、銷毀方式、銷毀時(shí)間等。

(2)定期銷毀：合同檔案在員工離職后2年內(nèi)，根據(jù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行處理。銷毀前，應(yīng)進(jìn)行登記，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

(3)銷毀方式：合同檔案銷毀應(yīng)采用安全的方式，如焚燒、碎紙機(jī)處理等，確保檔案信息無法恢復(fù)。

(4)銷毀記錄：人力資源部應(yīng)記錄合同檔案銷毀情況，并妥善保管銷毀記錄。

五、附則

（一）流程監(jiān)督

流程監(jiān)督是指對(duì)合同管理流程的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保流程規(guī)范、高效。流程監(jiān)督是保障合同管理質(zhì)量的重要手段。具體操作流程如下：

1.設(shè)置監(jiān)督機(jī)制：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期或不定期地對(duì)合同管理流程進(jìn)行抽查，評(píng)估流程執(zhí)行的合規(guī)性和有效性。

2.抽查內(nèi)容：財(cái)務(wù)部門抽查的內(nèi)容包括：

-合同簽訂、變更、解除的流程是否規(guī)范

-合同檔案的完整性、準(zhǔn)確性

-離職補(bǔ)償?shù)挠?jì)算和支付是否合規(guī)

3.發(fā)現(xiàn)問題處理：財(cái)務(wù)部門在抽查過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)反饋給人力資源部及法務(wù)部門，并要求其限期整改。

4.監(jiān)督記錄：財(cái)務(wù)部門應(yīng)記錄每次流程監(jiān)督的情況，并形成監(jiān)督報(bào)告，報(bào)公司管理層審閱。

（二）培訓(xùn)要求

培訓(xùn)要求是指對(duì)人力資源專員和相關(guān)人員進(jìn)行合同管理培訓(xùn)的要求。培訓(xùn)是提高合同管理水平、降低用工風(fēng)險(xiǎn)的重要途徑。具體操作流程如下：

1.培訓(xùn)內(nèi)容：人力資源專員和相關(guān)人員應(yīng)接受以下培訓(xùn)：

-勞動(dòng)合同法及相關(guān)法律法規(guī)

-公司內(nèi)部合同管理制度

-合同管理流程

-合同風(fēng)險(xiǎn)防范

-檔案管理

2.培訓(xùn)方式：培訓(xùn)可以通過以下方式進(jìn)行：

-課堂培訓(xùn)

-在線培訓(xùn)

-案例分析

-經(jīng)驗(yàn)分享

3.培訓(xùn)頻率：每年應(yīng)組織至少一次合同管理培訓(xùn)，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充培訓(xùn)。

4.培訓(xùn)考核：培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)進(jìn)行考核，確保培訓(xùn)效果。考核方式可以是筆試、面試等。

5.新員工培訓(xùn)：新員工入職后，應(yīng)接受合同管理培訓(xùn)，確保其理解自身權(quán)利義務(wù)，并遵守公司規(guī)章制度。

（三）應(yīng)急處理

應(yīng)急處理是指在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)處理問題，降低損失。應(yīng)急處理是保障公司正常運(yùn)營的重要措施。具體操作流程如下：

1.制定應(yīng)急預(yù)案：人力資源部應(yīng)制定合同管理應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急情況、處理流程、責(zé)任人等。

2.應(yīng)急情況：應(yīng)急情況包括但不限于：

-勞動(dòng)合同糾紛

-員工突然離職

-合同資料丟失

-法律法規(guī)變化

3.處理流程：應(yīng)急處理流程包括：

-立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案

-相關(guān)部門協(xié)同處理

-法務(wù)部門提供法律支持

-及時(shí)解決問題，降低損失

4.應(yīng)急演練：每年應(yīng)進(jìn)行至少一次應(yīng)急演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的有效性，并提高員工的應(yīng)急處理能力。

5.預(yù)案更新：應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行更新，確保預(yù)案的適用性和有效性。

員工職離職合同管理規(guī)程

一、概述

本規(guī)程旨在規(guī)范公司員工入職、在職及離職過程中的合同管理流程，確保合同簽訂、履行、變更及終止的合規(guī)性與有效性。通過明確各環(huán)節(jié)的操作要求，提高人力資源管理效率，降低用工風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司及員工的合法權(quán)益。本規(guī)程適用于公司所有在職員工及人力資源部門相關(guān)人員。

二、入職合同管理

（一）合同準(zhǔn)備

1.合同模板審核

-人力資源部定期審核入職合同模板，確保條款符合最新法律法規(guī)要求。

-每年至少更新一次合同模板，并報(bào)法務(wù)部門備案。

2.合同內(nèi)容確認(rèn)

-根據(jù)崗位性質(zhì)、薪資水平及員工需求，調(diào)整合同具體條款。

-必須包含但不限于：職位名稱、工作地點(diǎn)、薪酬標(biāo)準(zhǔn)、試用期、保密協(xié)議等核心內(nèi)容。

（二）合同簽訂

1.候選人確認(rèn)

-招聘部門完成背景調(diào)查后，將候選人名單及初步薪資方案提交人力資源部。

2.合同草擬

-人力資源部根據(jù)候選人信息草擬個(gè)性化合同草案。

-法務(wù)部門對(duì)草案進(jìn)行合規(guī)性審查，提出修改意見。

3.合同簽署

-安排候選人到指定地點(diǎn)簽署合同，確保簽署過程清晰記錄。

-簽署時(shí)需員工親筆簽名，并由人力資源部專員見證。

4.合同歸檔

-簽署完成的合同原件由人力資源部統(tǒng)一歸檔，電子版同步錄入人力資源信息系統(tǒng)。

-建立員工合同電子檔案，便于后續(xù)查閱及管理。

（三）合同效力確認(rèn)

1.試用期管理

-試用期期限根據(jù)勞動(dòng)合同法規(guī)定執(zhí)行（3個(gè)月-6個(gè)月）。

-試用期考核結(jié)果需記錄在案，作為轉(zhuǎn)正依據(jù)。

2.合同生效條件

-合同自雙方簽字蓋章之日起生效。

-法務(wù)部門在合同生效后5個(gè)工作日內(nèi)完成最終審核確認(rèn)。

三、在職合同管理

（一）合同變更

1.變更申請(qǐng)

-員工或部門提出合同變更需求時(shí)，需填寫《合同變更申請(qǐng)表》。

-人力資源部對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，確認(rèn)變更必要性。

2.變更協(xié)商

-人力資源部與員工就變更條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后形成書面協(xié)議。

-必要時(shí)需法務(wù)部門參與，確保變更條款合規(guī)。

3.變更簽署

-雙方在變更協(xié)議上簽字確認(rèn)，并替換原合同相應(yīng)條款。

-更新人力資源信息系統(tǒng)中的合同記錄。

（二）合同續(xù)簽

1.續(xù)簽提醒

-合同期滿前3個(gè)月，人力資源部自動(dòng)生成續(xù)簽提醒。

-將續(xù)簽意向通知員工及部門負(fù)責(zé)人。

2.續(xù)簽談判

-根據(jù)員工績效及崗位調(diào)整，重新協(xié)商薪酬福利等條款。

-法務(wù)部門參與審核續(xù)簽協(xié)議的合規(guī)性。

3.續(xù)簽簽署

-雙方完成續(xù)簽協(xié)議簽署，流程同首次入職合同簽訂。

（三）合同解除

1.協(xié)商解除

-員工或公司提出解除意向時(shí)，需提前30天書面通知對(duì)方。

-雙方就離職補(bǔ)償、工作交接等事宜達(dá)成協(xié)議。

2.法定解除

-按照勞動(dòng)合同法規(guī)定，處理因員工違紀(jì)或公司經(jīng)營調(diào)整引發(fā)的合同解除。

-解除過程需嚴(yán)格記錄，保留相關(guān)證據(jù)材料。

四、離職合同管理

（一）離職手續(xù)

1.離職申請(qǐng)

-員工提交《離職申請(qǐng)表》，人力資源部審核確認(rèn)。

-審核通過后，安排離職面談，了解離職原因。

2.合同終止

-離職當(dāng)日，人力資源部與員工完成合同交接。

-確認(rèn)員工已簽署《離職確認(rèn)書》，注明最后工作日及薪資結(jié)算方式。

（二）離職補(bǔ)償

1.經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償

-按照勞動(dòng)合同法規(guī)定計(jì)算補(bǔ)償金，并一次性支付。

-計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)：N+1（N為工作年限，1為代通知金）。

2.未結(jié)清款項(xiàng)

-處理工資、獎(jiǎng)金、社保等未結(jié)款項(xiàng)，確保全額發(fā)放。

（三）檔案管理

1.合同歸檔

-將員工在職期間所有合同及變更記錄整理歸檔。

-原件由人力資源部保管，電子版?zhèn)浞葜凉痉?wù)器。

2.數(shù)據(jù)銷毀

-合同到期或離職后2年內(nèi)，根據(jù)檔案管理規(guī)定處理紙質(zhì)合同。

-電子檔案定期備份，并設(shè)定訪問權(quán)限。

五、附則

1.流程監(jiān)督

-財(cái)務(wù)部門定期抽查合同管理流程執(zhí)行情況。

-發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給人力資源部及法務(wù)部門。

2.培訓(xùn)要求

-每年組織人力資源專員進(jìn)行合同管理培訓(xùn)，更新相關(guān)法規(guī)知識(shí)。

-新員工入職后需接受合同條款培訓(xùn)，確保理解自身權(quán)利義務(wù)。

3.應(yīng)急處理

-遇重大勞動(dòng)糾紛時(shí)，立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，由法務(wù)部門牽頭處理。

-相關(guān)合同變更及終止需法務(wù)部門全程參與審核。

三、在職合同管理

（一）合同變更

合同變更是指在勞動(dòng)合同簽訂后、終止前，因用人單位生產(chǎn)經(jīng)營狀況發(fā)生重大變化、客觀情況發(fā)生重大變化，或者勞動(dòng)者自身情況變化等原因，導(dǎo)致原合同部分條款需要修改或補(bǔ)充的法律行為。合同變更必須遵循合法、公平、平等自愿的原則，并確保變更內(nèi)容不損害勞動(dòng)者合法權(quán)益。具體操作流程如下：

1.變更申請(qǐng)

(1)員工提出變更申請(qǐng)：員工因崗位調(diào)整、工作內(nèi)容變化、薪資期望調(diào)整等原因，需要變更合同條款時(shí)，應(yīng)首先向直接上級(jí)提交《合同變更申請(qǐng)表》。該表格需詳細(xì)說明申請(qǐng)變更的具體條款、原因及個(gè)人訴求。

(2)部門初步審核：員工的直接上級(jí)在收到申請(qǐng)表后，需根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行初步審核，評(píng)估變更的合理性和可行性。如涉及崗位調(diào)整，需結(jié)合部門人員配置和工作需求進(jìn)行評(píng)估。初步審核通過后，簽署意見并轉(zhuǎn)交人力資源部。

(3)人力資源部全面審核：人力資源部收到申請(qǐng)表及部門意見后，需進(jìn)行以下審核：

-核實(shí)變更事由的真實(shí)性和合理性。

-評(píng)估變更對(duì)公司經(jīng)營和管理的影響。

-參照勞動(dòng)合同法及相關(guān)法律法規(guī)，判斷變更條款的合規(guī)性。

-必要時(shí)，與法務(wù)部門溝通，獲取專業(yè)法律意見。

-審核通過后，出具《合同變更審核意見》，并通知員工及相關(guān)部門。

2.變更協(xié)商

(1)確定協(xié)商主體：人力資源部根據(jù)《合同變更審核意見》，與員工就變更條款進(jìn)行協(xié)商。協(xié)商主體通常為人力資源部代表和員工本人。

(2)準(zhǔn)備協(xié)商材料：人力資源部需準(zhǔn)備以下材料，以便在協(xié)商過程中清晰闡述變更理由和方案：

-《合同變更審核意見》

-原合同相關(guān)條款

-變更后的合同草案（如有）

-相關(guān)的法律法規(guī)依據(jù)

(3)進(jìn)行協(xié)商談判：協(xié)商過程中，應(yīng)充分尊重員工的意見，就變更條款達(dá)成一致。如遇分歧，人力資源部應(yīng)耐心解釋變更的必要性和合理性，并尋求雙方都能接受的解決方案。協(xié)商應(yīng)記錄在案，包括協(xié)商時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、主要觀點(diǎn)和達(dá)成的共識(shí)。

(4)法務(wù)部門參與：對(duì)于涉及薪酬、工作時(shí)間、工作地點(diǎn)等重要條款的變更，必須邀請(qǐng)法務(wù)部門參與協(xié)商，確保變更條款的合法性和有效性。法務(wù)部門應(yīng)提供專業(yè)的法律意見，并審核協(xié)商結(jié)果是否符合法律法規(guī)要求。

3.變更簽署

(1)擬定變更協(xié)議：協(xié)商達(dá)成一致后，人力資源部應(yīng)根據(jù)協(xié)商結(jié)果擬定《勞動(dòng)合同變更協(xié)議》。協(xié)議內(nèi)容應(yīng)包括變更的具體條款、變更原因、變更日期以及雙方簽字確認(rèn)等。

(2)審核變更協(xié)議：《勞動(dòng)合同變更協(xié)議》擬定后，需再次提交法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保協(xié)議內(nèi)容合法合規(guī)，并符合公司內(nèi)部管理制度。

(3)雙方簽署確認(rèn)：審核通過后，由人力資源部代表和員工在《勞動(dòng)合同變更協(xié)議》上簽字或蓋章確認(rèn)。簽署時(shí)，應(yīng)有見證人在場(chǎng)，并記錄簽署時(shí)間和見證人信息。

(4)替換原合同條款：將變更協(xié)議附在原勞動(dòng)合同之后，或者在原合同上直接修改相應(yīng)條款，并加蓋公司公章或人力資源部章，以替換原條款內(nèi)容。

(5)更新人力資源信息系統(tǒng)：人力資源部應(yīng)及時(shí)更新人力資源信息系統(tǒng)中的合同信息，包括變更日期、變更內(nèi)容等，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

(6)告知相關(guān)人員：將變更后的合同協(xié)議告知員工本人和直接上級(jí)，確保相關(guān)人員知曉合同變更內(nèi)容。

（二）合同續(xù)簽

勞動(dòng)合同續(xù)簽是指勞動(dòng)合同期限屆滿前，用人單位與勞動(dòng)者經(jīng)協(xié)商一致，延長勞動(dòng)合同期限的法律行為。續(xù)簽是用人單位穩(wěn)定勞動(dòng)關(guān)系、保持員工隊(duì)伍連續(xù)性的重要手段。具體操作流程如下：

1.續(xù)簽提醒

(1)設(shè)置提醒機(jī)制：人力資源部應(yīng)在勞動(dòng)合同到期前3個(gè)月，通過人力資源信息系統(tǒng)或人工核對(duì)的方式，自動(dòng)生成續(xù)簽提醒。提醒信息應(yīng)包括員工姓名、合同到期日期、續(xù)簽意向等。

(2)通知員工及部門：人力資源部在收到續(xù)簽提醒后，應(yīng)及時(shí)將續(xù)簽意向通知員工本人和員工所在部門負(fù)責(zé)人。通知方式可以是書面通知、郵件通知或當(dāng)面告知，并要求在通知上簽字確認(rèn)收到。

(3)提醒內(nèi)容：通知內(nèi)容應(yīng)包括：

-合同到期日期

-公司續(xù)簽意向

-建議員工提前考慮個(gè)人發(fā)展規(guī)劃

-如員工有續(xù)簽意愿，應(yīng)提前告知人力資源部

2.續(xù)簽談判

(1)收集員工意見：人力資源部在通知員工后，應(yīng)收集員工的續(xù)簽意愿。員工可以書面、郵件或當(dāng)面方式表達(dá)續(xù)簽意愿，并說明希望續(xù)簽的條款或條件。

(2)評(píng)估續(xù)簽需求：人力資源部根據(jù)員工的續(xù)簽意愿和公司的人力資源需求，評(píng)估續(xù)簽的必要性和可行性。評(píng)估內(nèi)容包括：

-員工的工作表現(xiàn)和績效

-員工的崗位重要性和不可替代性

-公司的崗位需求和人員配置

-勞動(dòng)合同法及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定

(3)確定續(xù)簽方案：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，人力資源部制定續(xù)簽方案，包括續(xù)簽期限、薪酬福利調(diào)整、崗位職責(zé)變化等。續(xù)簽方案應(yīng)兼顧公司和員工的利益，并確保合法合規(guī)。

(4)法務(wù)部門審核：續(xù)簽方案制定后，必須提交法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保方案內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，并避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。

(5)與員工協(xié)商：人力資源部將續(xù)簽方案與員工進(jìn)行協(xié)商，就續(xù)簽條款達(dá)成一致。協(xié)商過程中，應(yīng)充分尊重員工的意見，并解釋方案的合理性和必要性。協(xié)商應(yīng)記錄在案，包括協(xié)商時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、主要觀點(diǎn)和達(dá)成的共識(shí)。

3.續(xù)簽簽署

(1)擬定續(xù)簽合同：協(xié)商達(dá)成一致后，人力資源部應(yīng)根據(jù)協(xié)商結(jié)果擬定新的《勞動(dòng)合同》。新合同應(yīng)包含續(xù)簽期限、續(xù)簽后的薪酬福利、崗位職責(zé)等條款。

(2)審核續(xù)簽合同：《勞動(dòng)合同》擬定后，需再次提交法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)，并符合公司內(nèi)部管理制度。

(3)雙方簽署確認(rèn)：審核通過后，由人力資源部代表和員工在新的《勞動(dòng)合同》上簽字或蓋章確認(rèn)。簽署時(shí)，應(yīng)有見證人在場(chǎng)，并記錄簽署時(shí)間和見證人信息。

(4)歸檔新合同：將簽署完成的新合同原件由人力資源部統(tǒng)一歸檔，并替換原合同。電子版同步錄入人力資源信息系統(tǒng)，并更新員工合同信息。

(5)告知相關(guān)人員：將續(xù)簽合同告知員工本人和直接上級(jí)，確保相關(guān)人員知曉合同續(xù)簽內(nèi)容。

（三）合同解除

合同解除是指勞動(dòng)合同在履行過程中，因出現(xiàn)特定情形，導(dǎo)致勞動(dòng)合同提前終止的法律行為。合同解除分為協(xié)商解除和法定解除兩種情況。具體操作流程如下：

1.協(xié)商解除

(1)提出解除意向：用人單位和勞動(dòng)者任何一方提出解除勞動(dòng)合同意向時(shí)，應(yīng)提前30天以書面形式通知對(duì)方。通知可以通過書面文件、郵件或人力資源信息系統(tǒng)等方式進(jìn)行。

(2)填寫解除申請(qǐng)表：提出解除意向的一方需填寫《勞動(dòng)合同解除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明解除原因、解除日期以及相關(guān)要求（如離職補(bǔ)償、工作交接等）。

(3)對(duì)方初步審核：接收通知的一方在收到申請(qǐng)表后，需進(jìn)行初步審核，評(píng)估解除請(qǐng)求的合理性和可行性。審核結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給提出解除意向的一方。

(4)雙方協(xié)商達(dá)成一致：如對(duì)方初步審核通過，雙方應(yīng)就解除條件、補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)、工作交接、離職手續(xù)等事宜進(jìn)行協(xié)商，并達(dá)成一致意見。協(xié)商過程應(yīng)記錄在案，包括協(xié)商時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、主要觀點(diǎn)和達(dá)成的共識(shí)。

(5)簽訂解除協(xié)議：協(xié)商達(dá)成一致后，雙方應(yīng)簽訂《勞動(dòng)合同解除協(xié)議》。協(xié)議內(nèi)容應(yīng)包括解除原因、解除日期、補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)、工作交接、離職手續(xù)等條款。

(6)支付補(bǔ)償金：如協(xié)議中約定支付補(bǔ)償金，用人單位應(yīng)在解除協(xié)議簽訂后，按照協(xié)議約定及時(shí)足額支付補(bǔ)償金。

(7)辦理離職手續(xù)：雙方按照解除協(xié)議約定，辦理工作交接、資產(chǎn)歸還、賬戶注銷等離職手續(xù)。

(8)歸檔解除協(xié)議：將簽署完成的《勞動(dòng)合同解除協(xié)議》原件由人力資源部統(tǒng)一歸檔，并更新人力資源信息系統(tǒng)中的員工狀態(tài)。

2.法定解除

(1)用人單位法定解除：

-因員工嚴(yán)重違紀(jì)：用人單位因員工嚴(yán)重違反勞動(dòng)紀(jì)律或公司規(guī)章制度，可以解除勞動(dòng)合同。解除前，應(yīng)給予員工書面警告，并記錄在案。解除時(shí)，需準(zhǔn)備相關(guān)證據(jù)材料，如違紀(jì)事實(shí)記錄、談話記錄、書面警告通知等。

-因員工不能勝任工作：用人單位因員工不能勝任工作，經(jīng)過培訓(xùn)或者調(diào)整工作崗位，仍不能勝任工作的，可以解除勞動(dòng)合同。解除前，應(yīng)進(jìn)行績效考核，并記錄在案。解除時(shí)，需準(zhǔn)備相關(guān)證據(jù)材料，如績效考核結(jié)果、培訓(xùn)記錄、調(diào)崗記錄等。

-因勞動(dòng)合同訂立時(shí)所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化：用人單位因勞動(dòng)合同訂立時(shí)所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化，致使勞動(dòng)合同無法履行，經(jīng)與員工協(xié)商，未能就變更勞動(dòng)合同內(nèi)容達(dá)成協(xié)議的，可以解除勞動(dòng)合同。解除前，應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)材料，證明客觀情況發(fā)生重大變化，并記錄在案。

(2)勞動(dòng)者法定解除：

-提前30天書面通知解除：勞動(dòng)者提前30天以書面形式通知用人單位，可以解除勞動(dòng)合同。通知可以通過書面文件、郵件或人力資源信息系統(tǒng)等方式進(jìn)行。

-立即解除：用人單位以暴力、威脅或者非法限制人身自由的手段強(qiáng)迫勞動(dòng)者勞動(dòng)的，或者用人單位違章指揮、強(qiáng)令冒險(xiǎn)作業(yè)危及勞動(dòng)者人身安全的，勞動(dòng)者可以立即解除勞動(dòng)合同。

(3)解除程序：無論哪種法定解除情況，用人單位都應(yīng)按照法定程序進(jìn)行，并準(zhǔn)備相關(guān)證據(jù)材料。解除時(shí)，應(yīng)填寫《勞動(dòng)合同解除通知書》，并送達(dá)員工本人。員工簽署《勞動(dòng)合同解除確認(rèn)書》后，雙方完成解除手續(xù)。

(4)支付補(bǔ)償金：如法定解除符合支付補(bǔ)償金的條件，用人單位應(yīng)在解除通知書送達(dá)后，按照法定標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)足額支付補(bǔ)償金。

(5)辦理離職手續(xù)：雙方按照法定程序和約定，辦理工作交接、資產(chǎn)歸還、賬戶注銷等離職手續(xù)。

(6)歸檔解除材料：將《勞動(dòng)合同解除通知書》、《勞動(dòng)合同解除確認(rèn)書》、補(bǔ)償金支付憑證、相關(guān)證據(jù)材料等整理歸檔，并更新人力資源信息系統(tǒng)中的員工狀態(tài)。

四、離職合同管理

（一）離職手續(xù)

離職手續(xù)是指員工離職過程中，需要辦理的各項(xiàng)手續(xù)的總稱。規(guī)范的離職手續(xù)可以確保員工順利離職，并維護(hù)公司的正常運(yùn)營。具體操作流程如下：

1.離職申請(qǐng)

(1)員工提交申請(qǐng)：員工因個(gè)人原因或其他原因需要離職時(shí)，應(yīng)首先向直接上級(jí)提交《離職申請(qǐng)表》。該表格需詳細(xì)說明離職原因、離職日期及個(gè)人訴求。

(2)部門初步審核：員工的直接上級(jí)在收到申請(qǐng)表后，需根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行初步審核，評(píng)估離職對(duì)部門工作的影響。初步審核通過后，簽署意見并轉(zhuǎn)交人力資源部。

(3)人力資源部全面審核：人力資源部收到申請(qǐng)表及部門意見后，需進(jìn)行以下審核：

-核實(shí)離職事由的真實(shí)性和合理性。

-評(píng)估離職對(duì)公司和部門的影響。

-參照勞動(dòng)合同法及相關(guān)法律法規(guī)，判斷離職是否符合規(guī)定。

-審核通過后，出具《離職審核意見》，并通知員工及相關(guān)部門。

(4)確定離職日期：人力資源部根據(jù)勞動(dòng)合同法規(guī)定，與員工協(xié)商確定離職日期。一般情況下，員工需提前30天書面通知用人單位，試用期內(nèi)提前3天通知。特殊情況，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以縮短或延長通知期。

(5)通知其他部門：人力資源部將離職信息通知員工所在部門及其他相關(guān)部門，以便安排工作交接和提供必要的支持。

2.合同終止

(1)安排離職面談：員工正式離職前，人力資源部應(yīng)安排離職面談，了解員工離職原因，并解答員工疑問。同時(shí)，應(yīng)提醒員工履行合同義務(wù)，如歸還公司財(cái)產(chǎn)、保密文件等。

(2)填寫離職確認(rèn)書：員工在離職面談后，需填寫《離職確認(rèn)書》，確認(rèn)離職日期、薪資結(jié)算方式、工作交接情況、保密協(xié)議履行情況等。員工需親筆簽名，并由人力資源部專員和直接上級(jí)簽字見證。

(3)辦理工作交接：員工在離職前，需按照《離職確認(rèn)書》約定的內(nèi)容，完成工作交接。工作交接內(nèi)容包括：

-工作資料和文件

-客戶信息

-項(xiàng)目進(jìn)展情況

-設(shè)備和工具

-賬戶和權(quán)限

(4)歸還公司財(cái)產(chǎn)：員工需將所有公司財(cái)產(chǎn)歸還給公司，包括但不限于：

-辦公設(shè)備（電腦、手機(jī)、打印機(jī)等）

-辦公用品

-工作證件

-公司文件和資料

-公司車輛

(5)結(jié)算薪資和福利：人力資源部根據(jù)勞動(dòng)合同約定和公司薪酬福利制度，計(jì)算員工離職前的薪資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等，并辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算結(jié)果應(yīng)書面通知員工，并由員工簽字確認(rèn)。

(6)辦理社保和公積金轉(zhuǎn)移：人力資源部根據(jù)員工要求，辦理社保和公積金轉(zhuǎn)移手續(xù)。員工需提供相關(guān)轉(zhuǎn)移手續(xù)，并確認(rèn)轉(zhuǎn)移信息。

(7)解除勞動(dòng)合同：員工完成所有離職手續(xù)后，人力資源部與員工正式解除勞動(dòng)合同。解除方式可以是協(xié)商解除或法定解除，具體操作參照前述合同解除部分。

(8)更新人力資源信息系統(tǒng)：人力資源部在解除勞動(dòng)合同后，應(yīng)及時(shí)更新人力資源信息系統(tǒng)中的員工狀態(tài)，并記錄離職原因、離職日期等信息。

（二）離職補(bǔ)償

離職補(bǔ)償是指用人單位在特定情況下，向員工支付的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。離職補(bǔ)償是用人單位對(duì)員工在服務(wù)期間貢獻(xiàn)的一種認(rèn)可，也是維護(hù)勞動(dòng)關(guān)系和諧穩(wěn)定的重要措施。具體操作流程如下：

1.經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償

(1)補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)：用人單位支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)臉?biāo)準(zhǔn)，按照勞動(dòng)合同法規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，補(bǔ)償金為員工在本單位工作的年限，每滿一年支付一個(gè)月工資的標(biāo)準(zhǔn)向勞動(dòng)者支付；六個(gè)月以上不滿一年的，按一年計(jì)算；不滿六個(gè)月的，向勞動(dòng)者支付半個(gè)月工資的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。

(2)月工資計(jì)算：月工資是指勞動(dòng)者在勞動(dòng)合同解除或者終止前十二個(gè)月的平均工資。勞動(dòng)者月工資高于用人單位所在直轄市、設(shè)區(qū)的市級(jí)人民政府公布的本地區(qū)上年度職工月平均工資三倍的，向其支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)臉?biāo)準(zhǔn)按職工月平均工資三倍的數(shù)額支付，支付年限最高不超過十二年。

(3)支付時(shí)間：用人單位應(yīng)在解除勞動(dòng)合同后，一次性足額支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。

(4)特殊情況：