辦公室文件歸檔與管理規(guī)范一、本規(guī)范的適用對(duì)象與場(chǎng)景本規(guī)范適用于公司各部門、全體員工在日常工作中產(chǎn)生的紙質(zhì)文件及電子文件的歸檔與管理，涵蓋但不限于以下場(chǎng)景：各類合同、協(xié)議、制度文件等正式文本的存檔；工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等業(yè)務(wù)文件的整理；項(xiàng)目資料、客戶資料、財(cái)務(wù)憑證等專業(yè)檔案的歸集；員工入職、離職、培訓(xùn)等人事檔案的管理；需長(zhǎng)期保存或具有追溯價(jià)值的其他文件資料。二、文件歸檔與管理操作步驟（一）文件分類：明確文件類型與歸屬按部門分類：以文件形成部門為單位，如“行政部”“財(cái)務(wù)部”“市場(chǎng)部”等，保證部門職責(zé)與文件管理責(zé)任對(duì)應(yīng)。按文件類型分類：在部門下細(xì)分文件類別，例如：行政類：制度文件、會(huì)議紀(jì)要、辦公用品申領(lǐng)單等；業(yè)務(wù)類：合同、項(xiàng)目方案、客戶資料、銷售報(bào)表等；財(cái)務(wù)類：報(bào)銷單據(jù)、發(fā)票、賬簿、審計(jì)報(bào)告等；人事類：?jiǎn)T工簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、考勤記錄、培訓(xùn)檔案等；其他：臨時(shí)性通知、外部函件等。按密級(jí)分類：根據(jù)文件重要性分為“公開(kāi)”“內(nèi)部秘密”“機(jī)密”三級(jí)，涉密文件需單獨(dú)標(biāo)注并嚴(yán)格管控。（二）文件編號(hào)：建立唯一標(biāo)識(shí)規(guī)則為每份文件賦予唯一編號(hào)，便于檢索與追溯，編號(hào)規(guī)則統(tǒng)一為：部門代碼-年份-文件類別代碼-流水號(hào)，示例部門代碼：用部門名稱首字母縮寫（如行政部“XZ”、財(cái)務(wù)部“CW”）；文件類別代碼：用類別名稱首字母縮寫（如合同“HT”、制度“ZD”）；流水號(hào)：按文件歸檔順序編三位數(shù)（如“001”“002”）。示例：XZ-2024-HT-001（表示行政部2024年合同類第1號(hào)文件）。（三）文件整理：規(guī)范格式與內(nèi)容紙質(zhì)文件整理：檢查文件完整性，保證無(wú)缺頁(yè)、無(wú)模糊字跡；去除金屬夾、回形針等易銹蝕裝訂物，采用牛皮紙袋或文件夾裝訂，每份文件附“文件標(biāo)簽”（標(biāo)注編號(hào)、名稱、日期、頁(yè)數(shù)）；同一類文件按形成時(shí)間順序排序，會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目報(bào)告等需注明會(huì)議名稱/項(xiàng)目名稱及日期。電子文件整理：命名規(guī)則與紙質(zhì)文件編號(hào)一致，如“XZ-2024-HT-001_公司服務(wù)合同.docx”；按部門-類別-年份建立三級(jí)文件夾結(jié)構(gòu)（如“行政部/合同類/2024年”），避免文件散亂存放；重要電子文件需備份至公司服務(wù)器或指定云盤，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）歸檔存儲(chǔ)：統(tǒng)一存放與標(biāo)識(shí)紙質(zhì)文件歸檔：存放至部門專用檔案柜，檔案柜外張貼“部門-年份-類別”標(biāo)簽（如“行政部-2024年-合同類”）；檔案柜內(nèi)按編號(hào)順序依次存放，每層放置“檔案目錄卡”，注明該層文件編號(hào)范圍及數(shù)量；涉密文件存放帶鎖保密柜，鑰匙由部門負(fù)責(zé)人*或指定專人保管。電子文件歸檔：統(tǒng)一存儲(chǔ)至公司指定服務(wù)器文件夾，禁止存于個(gè)人電腦本地硬盤；定期（每月末）對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份文件需標(biāo)注備份日期及操作人（如“20240131_行政部_”）。（五）借閱管理：規(guī)范流程與責(zé)任借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工借閱文件需填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板表格），注明借閱人、部門、文件編號(hào)、名稱、借閱事由及預(yù)計(jì)歸還日期，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后生效。借閱交接：紙質(zhì)文件：由檔案管理員核對(duì)文件數(shù)量與狀態(tài)，借閱人簽字確認(rèn)后領(lǐng)取，歸還時(shí)檢查文件完整性，無(wú)缺損后簽字歸還；電子文件：經(jīng)審批后，由檔案管理員在服務(wù)器中設(shè)置“只讀”權(quán)限，借閱人不得擅自復(fù)制、修改或外傳，歸還時(shí)關(guān)閉權(quán)限。借閱期限：普通文件借閱期限不超過(guò)3個(gè)工作日，涉密文件不超過(guò)1個(gè)工作日，確需延期的需重新申請(qǐng)。（六）銷毀管理：明確條件與流程銷毀條件：超過(guò)保存期限且無(wú)留存價(jià)值的文件（如普通通知保存1年、年度總結(jié)保存5年等具體期限需各部門明確）；已失效或被新文件替代的合同、制度等；經(jīng)鑒定無(wú)保存價(jià)值的臨時(shí)性資料。銷毀流程：由檔案管理員列出《文件銷毀清單》，注明文件編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀原因；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部聯(lián)合審批后，至少2人監(jiān)銷，保證文件徹底銷毀（紙質(zhì)文件需碎紙?zhí)幚?，電子文件需徹底刪除并清除備份）；《文件銷毀清單》需存檔備查，保存期限不少于2年。三、常用管理模板參考模板1：文件分類目錄表分類代碼分類名稱包含文件類型示例備注（保存期限）XZ-ZD行政-制度類公司管理制度、崗位職責(zé)說(shuō)明書長(zhǎng)期保存XZ-YJ行政-會(huì)議紀(jì)要部門例會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要保存5年CW-HT財(cái)務(wù)-合同類采購(gòu)合同、服務(wù)合同、借款協(xié)議合同到期后保存10年RS-RZ人事-人事檔案員工簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、離職證明員工離職后保存15年模板2：文件歸檔登記表文件編號(hào)文件名稱形成部門形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)存放位置（柜號(hào)/文件夾）歸檔人歸檔日期XZ-2024-HT-001公司辦公用品采購(gòu)合同行政部2024-01-155內(nèi)部行政部檔案柜-01層2024-01-20CW-2024-BG-0022024年第一季度財(cái)務(wù)報(bào)告財(cái)務(wù)部2024-03-3012公開(kāi)財(cái)務(wù)部檔案柜-03層2024-04-05模板3：文件借閱申請(qǐng)表借閱人所在部門借閱日期預(yù)計(jì)歸還日期趙六市場(chǎng)部2024-05-102024-05-12文件編號(hào)及名稱借閱事由XZ-2024-YJ-003_2024年4月行政例會(huì)紀(jì)要復(fù)核項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)內(nèi)容審批人借閱人簽字歸還日期經(jīng)辦人*趙六2024-05-11四、執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)保密要求：涉密文件（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、合同條款、人事信息等）嚴(yán)禁隨意復(fù)印、外傳，借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*及以上級(jí)別審批，電子涉密文件需加密存儲(chǔ)。定期檢查：檔案管理員每季度對(duì)檔案柜及服務(wù)器文件夾進(jìn)行一次清點(diǎn)，檢查文件是否缺失、損壞，電子文件備份是否有效，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)處理。責(zé)任到人：各部門需指定1名兼職檔案管理員（如部門文員），負(fù)責(zé)本部門文件的日常整理、歸檔及借閱協(xié)調(diào)，保證文件管理責(zé)任落實(shí)到人。培訓(xùn)宣貫：行政部每年組織1-2次文件管理規(guī)范培訓(xùn)，新員工入職時(shí)需學(xué)習(xí)本規(guī)范并簽字確認(rèn)，保證全員