制造企業(yè)采購(gòu)合同管理規(guī)范一、總則（一）目的與意義為規(guī)范制造企業(yè)采購(gòu)合同管理，明確各部門(mén)職責(zé)，優(yōu)化采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本，保障物資供應(yīng)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性與合規(guī)性，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提升整體運(yùn)營(yíng)效率，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在為企業(yè)采購(gòu)合同管理提供系統(tǒng)性指導(dǎo)，確保采購(gòu)活動(dòng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度要求。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司所有生產(chǎn)性原材料、零部件、設(shè)備、工具、辦公用品及服務(wù)等采購(gòu)活動(dòng)所涉及的合同管理。凡以公司名義與外部供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)合同（包括框架協(xié)議、訂單、補(bǔ)充協(xié)議等具有合同性質(zhì)的文件），均須遵循本規(guī)范。二、組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)部門(mén)是采購(gòu)合同管理的歸口管理部門(mén)，主要負(fù)責(zé)：1.采購(gòu)需求的接收與確認(rèn)，組織供應(yīng)商的尋源、評(píng)估與選擇。2.采購(gòu)合同的洽談、起草（或根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)文本填寫(xiě)）、報(bào)審與簽訂。3.合同履行過(guò)程中的協(xié)調(diào)、跟蹤，包括訂單下達(dá)、交付進(jìn)度監(jiān)控、初驗(yàn)等。4.采購(gòu)合同相關(guān)文件的收集、整理，并按規(guī)定移交歸檔。5.供應(yīng)商關(guān)系的日常維護(hù)與合同糾紛的初步處理。（二）法務(wù)部門(mén)/合規(guī)部門(mén)法務(wù)部門(mén)（或指定的合規(guī)管理部門(mén)）負(fù)責(zé)：1.公司標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同文本的制定、修訂與發(fā)布。2.對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)合同、重大復(fù)雜合同或存在較高法律風(fēng)險(xiǎn)的合同進(jìn)行法律審查，提供法律意見(jiàn)。3.指導(dǎo)或參與合同糾紛的處理、調(diào)解、仲裁與訴訟。4.監(jiān)督本規(guī)范的合規(guī)執(zhí)行，提供合同法律知識(shí)培訓(xùn)。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)：1.參與采購(gòu)合同中付款方式、價(jià)格、發(fā)票等財(cái)務(wù)條款的審核。2.根據(jù)生效的采購(gòu)合同及相關(guān)憑證辦理付款手續(xù)。3.對(duì)采購(gòu)合同的成本進(jìn)行核算與控制。4.配合進(jìn)行合同相關(guān)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。（四）需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、技術(shù)部、設(shè)備部等）需求部門(mén)負(fù)責(zé)：1.準(zhǔn)確、清晰地提出采購(gòu)需求，包括規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、交付時(shí)間等。2.參與供應(yīng)商的技術(shù)評(píng)估與樣品確認(rèn)。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的最終驗(yàn)收（或參與聯(lián)合驗(yàn)收），確認(rèn)是否符合使用要求。4.及時(shí)反饋合同履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量或技術(shù)問(wèn)題。三、合同管理流程規(guī)范（一）合同簽訂前管理1.供應(yīng)商管理：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立健全供應(yīng)商準(zhǔn)入、評(píng)估、分級(jí)及動(dòng)態(tài)管理制度。優(yōu)先選擇信譽(yù)良好、資質(zhì)齊全、產(chǎn)能穩(wěn)定、質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。對(duì)關(guān)鍵物料供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核。2.采購(gòu)需求確認(rèn)：需求部門(mén)提交書(shū)面采購(gòu)申請(qǐng)，明確具體需求。采購(gòu)部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核。3.采購(gòu)方式確定：根據(jù)采購(gòu)物資的特性、金額、市場(chǎng)情況等，選擇合適的采購(gòu)方式，如公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等，并遵守公司相關(guān)采購(gòu)管理規(guī)定。4.合同文本準(zhǔn)備：原則上應(yīng)采用公司發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同文本。對(duì)于特殊情況需采用非標(biāo)準(zhǔn)文本或供應(yīng)商提供的文本時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)事先與法務(wù)部門(mén)溝通。合同文本應(yīng)包含但不限于：當(dāng)事人信息、標(biāo)的（品名、規(guī)格、型號(hào)等）、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交付方式與時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸與包裝、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與方法、付款方式與期限、違約責(zé)任、不可抗力、爭(zhēng)議解決方式、合同生效與終止條件等核心條款。5.合同評(píng)審：采購(gòu)合同正式簽訂前，必須經(jīng)過(guò)評(píng)審。評(píng)審流程一般包括：*采購(gòu)部門(mén)初審：對(duì)合同條款的完整性、準(zhǔn)確性、與采購(gòu)需求的一致性進(jìn)行審核。*法務(wù)部門(mén)審核：對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、條款嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行審核。*財(cái)務(wù)部門(mén)審核：對(duì)價(jià)格、付款條件、稅務(wù)等財(cái)務(wù)相關(guān)條款進(jìn)行審核。*需求部門(mén)（必要時(shí)）審核：對(duì)技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行復(fù)核。*相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)合同金額、重要程度等設(shè)定分級(jí)審批權(quán)限。（二）合同談判與簽訂管理1.談判準(zhǔn)備：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)及市場(chǎng)情況，制定談判策略，明確談判要點(diǎn)和底線。2.談判過(guò)程：重要合同的談判應(yīng)有詳細(xì)記錄。涉及技術(shù)、商務(wù)、法律等方面的復(fù)雜條款，可邀請(qǐng)相關(guān)部門(mén)人員共同參與。3.合同簽訂：合同文本經(jīng)最終評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)并獲得授權(quán)審批后，由公司法定代表人或其授權(quán)委托人簽署，并加蓋公司合同專(zhuān)用章。嚴(yán)禁在空白合同或關(guān)鍵條款未確定的合同上簽字蓋章。對(duì)方當(dāng)事人的簽約代表應(yīng)提供有效的授權(quán)委托書(shū)，合同應(yīng)加蓋其單位公章或合同專(zhuān)用章。（三）合同履行與監(jiān)控管理1.訂單執(zhí)行：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)生效合同及生產(chǎn)計(jì)劃，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.交付與驗(yàn)收：*供應(yīng)商按合同約定交付物資，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)組織或協(xié)調(diào)需求部門(mén)進(jìn)行數(shù)量和外觀初驗(yàn)。*需求部門(mén)負(fù)責(zé)（或主導(dǎo)）對(duì)物資的內(nèi)在質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)等進(jìn)行最終驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收不合格的，應(yīng)按合同約定及時(shí)通知供應(yīng)商處理。3.付款管理：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定、驗(yàn)收合格證明、合規(guī)發(fā)票及審批手續(xù)，按時(shí)辦理付款。4.合同變更與解除：如因市場(chǎng)變化、生產(chǎn)調(diào)整等原因需變更或解除合同，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面的補(bǔ)充協(xié)議或解除協(xié)議，履行相應(yīng)的評(píng)審和審批程序。5.合同糾紛處理：履行過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議或糾紛，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)首先與供應(yīng)商友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并在法務(wù)部門(mén)指導(dǎo)下，按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式處理。6.履約跟蹤與記錄：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立合同履約臺(tái)賬，對(duì)合同履行的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤記錄，包括交付、驗(yàn)收、付款、質(zhì)量反饋等情況。（四）合同歸檔與后評(píng)價(jià)管理1.合同歸檔：合同履行完畢或終止后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將合同正本及相關(guān)附件（如訂單、變更協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票復(fù)印件、付款憑證、爭(zhēng)議處理文件等）整理齊全，按照公司檔案管理規(guī)定及時(shí)移交檔案室統(tǒng)一歸檔保存。電子合同應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行備份和管理。2.合同臺(tái)賬管理：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立健全采購(gòu)合同管理臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止、歸檔等信息進(jìn)行登記，確保可追溯。3.合同后評(píng)價(jià)：定期或不定期對(duì)重大采購(gòu)合同的履行情況、供應(yīng)商表現(xiàn)、合同條款的合理性等進(jìn)行后評(píng)價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，持續(xù)優(yōu)化采購(gòu)合同管理水平和供應(yīng)商選擇。四、合同管理的監(jiān)督與改進(jìn)1.內(nèi)部監(jiān)督：公司審計(jì)部門(mén)（或指定的監(jiān)督部門(mén)）應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)合同管理的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。2.績(jī)效考核：將采購(gòu)合同管理的規(guī)范性、合同履約率、糾紛發(fā)生率等指標(biāo)納入相關(guān)部門(mén)和人員的績(jī)效考核體系。3.持續(xù)改進(jìn)：各相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際運(yùn)作情況、內(nèi)外部審計(jì)結(jié)果、法律法規(guī)變化等，及時(shí)反饋本規(guī)范執(zhí)行中存在的問(wèn)題和改進(jìn)建議，由采購(gòu)部門(mén)牽頭，法務(wù)部門(mén)配合，定期對(duì)本規(guī)范進(jìn)行修訂和完善