項目投標管理制度

1目的

為規(guī)范項目投標、投標文件制作檢查、投標保證金的繳納、退回、項目方案

的制作檢查流程，明確各環(huán)節(jié)的工作職責，特制定本制度。

2適用范圍

公司所有的項目投標和項目方案的制作。

3定義

3.1投標：是指法定代表人或者項目授權(quán)人等相關(guān)人員在項目開標日，攜帶投標

文件、公司證件等資料，參與采購方（含政府采購中心或招標代理公司）組織的

開標過程。

3.2投標文件：指按照采購方發(fā)出的招標文件的要求，制作、準備的投標文書、

公司資料及其它所有要求提交的資料

4職責

4.1業(yè)務(wù)拓展部業(yè)務(wù)人員：

A.按照《項目信息采集表》的要求，通過與采購方溝通獲取、現(xiàn)場勘察等方

式，提供相應(yīng)的信息資料給標書制作員；

B.根據(jù)標書制作員的要求，及時補充相關(guān)的準確信息。

C.負責招標項目的報名（需要報名時）。參與開標，必要時作為公司的授權(quán)

代表參加開標。

D.負責投標保證金退還手續(xù)的辦理。

E.項目中標后，主導(dǎo)與業(yè)主方簽訂項目合同。

F.項目運作總結(jié)。

G.若項目中標，協(xié)助運營部項目進場（主要是與業(yè)主方的銜接協(xié)調(diào)）。

5.2業(yè)務(wù)拓展部標書制作員：

A.根據(jù)項目的具體情況，向業(yè)務(wù)員提供《項目信息采集表》。

B,了解當?shù)氐淖畹凸べY標準和社會保險繳納標準，為項目報價收集素材。

C.根據(jù)項目開標的各時間節(jié)點，組織投標文件的制作?；驹瓌t是在升標日

前兩個工作日完成標書的制作和裝訂（特殊情形如采購變更等情況除外）。對于

項目方案的制作，要在業(yè)務(wù)員要求日期的前兩天，完成電子文檔的定稿。

D.根據(jù)制作投標文件和項目方案的需要，技術(shù)方案制作人員或者報價人員,

要親臨作業(yè)現(xiàn)場進行勘察，確保技術(shù)方案有針對性，能有效決解作業(yè)區(qū)域?qū)嶋H存

在的問題，使技術(shù)文件和報價貼合實際（報價基準由業(yè)務(wù)員提供業(yè)主預(yù)算為基

準）。

E.投標保證金匯出手續(xù)的辦理，退還的跟進和協(xié)調(diào)。

F.投標時所需要的公司原件借出、移交和歸還手續(xù)的辦理。在開標現(xiàn)場，投

標授權(quán)代表人要做好公司原件與開標組織方的移交，收回時要現(xiàn)場確認原件的數(shù)

量、是否完整或損壞。

G.項目中標后，根據(jù)運營部的需要，整理好相關(guān)的資料給運營部，以方便運

營部的進場準備工作。

H.項目總結(jié)。

4.3財務(wù)部

A.項目投標報名費、投標保證金的支付。

B.投標保證金退還的確認。

C.中標服務(wù)費的支付

D.履約保證金的支付。

E.履約保證金退還的確認。

F.投標文件、項E方案制作及投標過程中發(fā)生費用的支付或者報銷。

G.按月收取業(yè)主方支付的保潔作業(yè)服務(wù)費。

4.4運營部

A.項目中標后，履約保證金支付手續(xù)的辦理及退還手續(xù)的辦理和跟進。

B.向業(yè)務(wù)拓展部提交進場需要的資料清單。

C.組織項目進場，項目運營。

D.關(guān)注業(yè)主對環(huán)衛(wèi)現(xiàn)場要求的更新，爭取多獲得先進標段等榮譽證書。

4.5綜合管理部

A.保存公司所有的證照、資質(zhì)證書、榮譽證書、業(yè)績合同、中標通知書等資

料的原件。

B.對保存的公司原件進行臺帳管理，對于需年檢和有有效期的，要在臺帳中

注明到期時間，并根據(jù)各證照年審、換證所需要的時間，提前做好各證照的年檢

和換證工作，確保所有公司證照都處在有效期內(nèi)。車輛行駛證的年檢，由使用部

門自行負責。

C.原件的借出和歸還登記、查驗等管理工作。

5工作內(nèi)容

5.1項目方案

5.1.1獲取項目信息

業(yè)務(wù)員根據(jù)所獲取的信息，填寫《項目信息采集表》，并注明方案需要完成

的時間，經(jīng)業(yè)務(wù)部負責人簽字審核后，發(fā)給標書制作員。標書制作人員對《項目

信息采集表》進行核對，對于信息遺漏或不完整、不清楚的，與業(yè)務(wù)員溝通及時

補充完整。

5.1.2作業(yè)區(qū)域的現(xiàn)場勘察

E.檢查記錄互查和總查的結(jié)果，要詳細記錄在《標書、方案檢查記錄表》

中，檢查人和責任人都需簽名確認。對于檢查發(fā)現(xiàn)的問題，相應(yīng)的負責人要立即

進行糾正。

F.方案經(jīng)審核后，交標書制作員打印裝訂。

5.1.4方案的打印和裝訂

A.方案批量打印裝訂前，應(yīng)先打印一份，進行檢查：

a.有無空白頁。

b.版面是否完整，紙張是否有褶皺。

c.頁碼是否完整。

d.打印顏色是否正常，紙質(zhì)是否符合要求。

e.以上各項均符合要求，再根據(jù)需要的份數(shù)進行打印。

B.業(yè)務(wù)員要對方案詳細閱讀，以方便回答業(yè)主方針對方案提出的問題。

5.2投標文件

5.2.1投標信息的獲取

對于業(yè)務(wù)部前期跟進、運作的項目，業(yè)務(wù)員要在即將掛網(wǎng)公示的前夕，通

知標書制作員具體掛網(wǎng)公示時間，以方便跟進。

5.2.2項目報名

A.項目掛網(wǎng)后，標書制作員要根據(jù)報名的截止日期，立即與部門領(lǐng)導(dǎo)溝通

確定授權(quán)代表，并根據(jù)招標公告的要求準備報名所需要的資料-。

B.如果報名需要帶相關(guān)的原件，由標巾制作員向管理部辦理原件借出手續(xù):

借出原件的名稱、份數(shù)、使用地點、使用人、借出日期等，借出經(jīng)辦人和借證人

均需簽字存檔。

C.標書制作員在郵寄原件給業(yè)務(wù)員時，應(yīng)附上原件清單和份數(shù)，并簽名，且

預(yù)留業(yè)務(wù)員簽收和回寄簽名的位置。

D.業(yè)務(wù)員收到報名資料和所需要的原件后，立即報名購買招標文件。招標文

件分為紙質(zhì)文件和電子文檔，業(yè)務(wù)員收到電子文檔后,應(yīng)第一時間發(fā)給投標主管。

6.2.4.3標書的制作要求

在報名資料快遞來不及的情況下，投標主管可安排

人員把資料送去報名。

5.2.4投標文件制作

5.2.4.1制作《標書、方案制作進度跟蹤表》

A.投標主管根據(jù)招標文件上注明的開標日期，填寫《標書、方案制作進度

跟蹤表》，要求標書電子版本最終定稿日期，比開標日期至少提前兩個工作日。

B.投標主管每天確認標巾制作的實際進展是否與《標書、方案制作進度跟

蹤表》計劃的進度一致，一旦方案制作受阻或者滯后，應(yīng)立即解決。確保標書制

作穩(wěn)步推進。

5.2.4.2閱讀招標文件

在收到業(yè)務(wù)員的引標文件后，負責商務(wù)、技術(shù)和報價的人員應(yīng)人手一份，

認真閱讀招標文件。

A.標書商務(wù)負責人員要特別關(guān)注：

a.對參與投標公司的資質(zhì)要求、評分標準中商務(wù)部分的要求。

b.投標保證金的數(shù)量、到賬日期要求、匯款要求。

c.需要帶到開標現(xiàn)場的原件。

d.授權(quán)委托書、法人身份證明書、開標一覽表、承諾書等證明材料的封裝要求、

提交方式。

E.標書正、副本的份數(shù)、裝訂方式、密封要求等。

f.其它與商務(wù)標制作有關(guān)的要求。

g.投標保證金的匯出，商務(wù)負責人負責投標保證金匯出手續(xù)的辦理，并跟進到賬

情況c

B.標書技術(shù)負責人要特別關(guān)注：

a.車輛的數(shù)量和排班要求；人員的數(shù)量和排班要求。

b.車輛、人員作業(yè)時間的要求。

c.作業(yè)內(nèi)容的要求d.

作業(yè)質(zhì)量的要求。

e.道路情況的說明和現(xiàn)場勘察資料。

f.關(guān)于作業(yè)和管理、質(zhì)量的要求。g.

其他與技術(shù)標制作有關(guān)的要求。

C.標書報價負責人要特別關(guān)注：

a.要求的人員、車輛數(shù)量。

b.車輛作業(yè)時間、人工保潔時間的要求。

c.工人待遇、福利的要求。

d.作業(yè)質(zhì)量的要求。

e.其他與報價有關(guān)的要求。

5.2.4.3標書制作中所有用到的掃描電子文檔，必須采用彩色掃描，圖片要清晰、

完整。同類的掃描文檔前面，必須編輯所放文檔的目錄，如在放置公司榮譽證書

掃描件前，先編輯所要放置榮譽證書的目錄。圖片放置順序與目錄順序一致。文

檔的編排序號，按照ISO：9001質(zhì)量管理體系中關(guān)于文件編寫序號規(guī)則的要求編

排，如1、1.1、1.2；2、2.1、2.2.....方案成型時，商務(wù)部分、技術(shù)部分和

報價部分，正文內(nèi)容選用12號宋體字，標題選用18號宋體加粗字體，副標題選

用16號宋體加粗字體。

5.2.4.4標書的檢查

標書的檢查分為電子文檔的檢查和紙質(zhì)文檔的檢查兩部分

A.標書電子文檔的檢查

電子文本的檢查分為三個層次：自查、互查和總查。

自查：就是負責商務(wù)部分、技術(shù)部分、報價部分的人員.對自己所負責制作的內(nèi)

容進行自檢、自糾。

互查：就是自己檢查別人制作的部分，即商務(wù)負責人檢查報價部分，技術(shù)負責人

檢查商務(wù)部分，報價負責人檢查技術(shù)部分。

總查：方案的電子文稿成型后，對完整的方案進行檢查?？偛橛赏稑酥鞴苓M行。

B.檢查記錄

互查和總查的結(jié)果，要詳細記錄在《標書、方案檢查記錄表》中，檢查人和

責任人都需簽名確認。對于檢查發(fā)現(xiàn)的問題，相應(yīng)的負責人要立即進行糾正。

5.2.4.5標書的打印

投標主管安排專人負責標書的打印，并安排相應(yīng)的人員協(xié)助。

A.紙質(zhì)文檔的檢查

a.有無空白頁。

b.版面是否完整，紙張是否有褶皺。

c.頁碼是否完整。

d.打印顏色是否正常，紙質(zhì)是否符合要求。

e.以.上各項均符合要求，再根據(jù)需要的份數(shù)進行打印。

B.標書的簽字、蓋章

a.在彩色打印的標書的每一頁進行蓋章。

b.在蓋章的同時，把需要授權(quán)代表和法人簽字的地方按順序簽字。簽字的地方，

要加蓋公章。

c.簽完字、蓋好章后，要逐頁的再檢查一次，確定無誤后，根據(jù)正、副本數(shù)量的

要求進行彩色復(fù)印。每本標書的封面都要蓋章，并需要蓋騎縫章。以上檢查的結(jié)

果記錄在《標書、方案檢查記錄表》中，并簽字確認。

5.2.4.6標書封裝

A.根據(jù)招標文件中關(guān)于正本、副本、開標一覽表、法人授權(quán)委托書、法人身份證

明書等的包裝要求，而標書進行包裝。包裝要求方正、整齊、美觀。

B.按照招標文件的要求貼上封條。封條的書寫要符合招標文件的要求。

C.封套上所有縫的位置，都要蓋上騎縫章。

D.對于開標時需要的原件，若招標文件有包裝的要求，要按要求包裝。若沒有具

體要求，包裝要能充分保護證件。里面要附上原件的清單，包裝外面要貼上公司

名稱、項目名稱等信息。

5.2.4.7標書的運輸

標書和原件的運輸時應(yīng)用行李箱裝好，避免標書在箱內(nèi)移動。同時還應(yīng)帶上

公章、牛皮紙、封條、雙面膠等物品備用，在標書個別地方運輸損壞時修復(fù)。

5.3開標

A.參與開標時，授權(quán)弋表應(yīng)至少提前半小時到達開標現(xiàn)場，辦理相關(guān)手續(xù)。

B.唱標時，對各參與單位的報價，應(yīng)做好詳細的記錄。

C.退還原件時，要當場核對確認，防止原件丟失和損壞。在開標過程中，授權(quán)代

表對原件負責。

5.4原件的退還

開完標后，授權(quán)代表要把原件還給標書制作人。簽收人與授權(quán)代表要當面

確認。簽收入回公司后，將原件還給管理部。管理部經(jīng)辦人確認簽收后，需在原

件借出記錄表上簽字。

5.5投標保證金的退還及履約保證金的支付

5.5.1開標結(jié)束后，應(yīng)安排專人負責跟進投標保證金的退還，并建立臺帳跟進。

對于沒有中標的標段，跟進人應(yīng)于招標結(jié)果公示后第二個工作日，咨詢投標保證

金的退還于續(xù)。若需要去現(xiàn)場辦理退還手續(xù)的，則要求業(yè)務(wù)員前去辦理。跟進人

要及時與財務(wù)溝通，確認投標保證金的到賬情況。

5.5.2對于中標的標段，若采購方要求將投標保正金轉(zhuǎn)為履約保證金。則有幾個

原則：

a.甲方寫收據(jù)的付款方要是本公司。

b.運營部補寫相同金額的履約保證金付款申請單