合同管理流程及工具指南一、工具概述與適用范圍合同管理是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中控制風(fēng)險(xiǎn)、明確權(quán)責(zé)的核心環(huán)節(jié)，貫穿合同從需求發(fā)起、起草審批、簽署履行到歸檔的全生命周期。本工具模板旨在為各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、事業(yè)單位）提供標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理流程指引及配套，適用于采購(gòu)、銷售、服務(wù)、租賃、勞動(dòng)合同等多類型合同場(chǎng)景，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、流程化，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，提升協(xié)作效率。二、合同全流程操作指引（一）需求發(fā)起與合同起草操作主體：業(yè)務(wù)部門（如采購(gòu)部、銷售部、人力資源部）根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起，由業(yè)務(wù)專員或法務(wù)專員牽頭起草。關(guān)鍵步驟：需求確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門明確合同目的（如“采購(gòu)辦公設(shè)備”“提供技術(shù)服務(wù)”）、核心條款（標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、履行期限等），填寫《合同需求審批單》（見模板1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后啟動(dòng)起草。資料收集：收集合作方主體資格材料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等），保證合作方合法存續(xù)且具備履約能力。合同起草：根據(jù)業(yè)務(wù)需求選擇對(duì)應(yīng)模板（如《采購(gòu)合同模板》《服務(wù)合同模板》），填寫核心條款，重點(diǎn)明確：雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系方式）；合同標(biāo)的（名稱、型號(hào)、規(guī)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等）；權(quán)利義務(wù)（履行期限、地點(diǎn)、方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）；價(jià)格與支付方式（單價(jià)、總價(jià)、支付條件、賬戶信息等）；違約責(zé)任（違約情形、違約金計(jì)算方式、爭(zhēng)議解決方式等）；保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款（如適用）、不可抗力條款等。輸出成果：《合同（草案）》《合同需求審批單》《合作方主體資格材料清單》。（二）合同評(píng)審與審批操作主體：法務(wù)部門（或指定法務(wù)專員）、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)。關(guān)鍵步驟：部門初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求的一致性、條款的可行性，重點(diǎn)核對(duì)標(biāo)的數(shù)量、價(jià)格、履行期限是否與《合同需求審批單》一致，簽字確認(rèn)后提交法務(wù)評(píng)審。法務(wù)評(píng)審：法務(wù)專員審核合同合法性、合規(guī)性，重點(diǎn)審查：主體資格是否有效（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期、經(jīng)營(yíng)范圍是否包含合同內(nèi)容）；條款是否完備（是否存在歧義、缺失必備條款）；法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否約定管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)）；對(duì)格式條款是否進(jìn)行提示說明。法務(wù)出具《合同評(píng)審意見表》（見模板2），注明“通過”“修改后通過”或“不通過”（需說明理由）。財(cái)務(wù)評(píng)審：財(cái)務(wù)部門審核合同中的付款方式、稅務(wù)處理、發(fā)票要求、資金安排是否符合公司財(cái)務(wù)制度，重點(diǎn)關(guān)注大額合同的支付節(jié)點(diǎn)與履約進(jìn)度的匹配性。領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)合同金額及重要性分級(jí)審批（如：5萬元以下由部門負(fù)責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)審批；5萬-50萬元由分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理審批；50萬元以上提交總經(jīng)理辦公會(huì)審批），審批人在《合同審批表》（見模板3）中簽署意見。輸出成果：《合同評(píng)審意見表》《合同審批表》（審批完成版）。（三）合同簽署與用印操作主體：法務(wù)部門（或行政部）、簽署人、蓋章人。關(guān)鍵步驟：文本定稿：根據(jù)評(píng)審意見修改合同，最終形成《合同簽署版》（需標(biāo)注“合同編號(hào)”，編號(hào)規(guī)則示例：[年份]-[部門代碼]-[序號(hào)]，如“2024-CG-001”），由法務(wù)專員、業(yè)務(wù)專員、雙方授權(quán)代表簽字確認(rèn)。用印申請(qǐng)：填寫《合同用印申請(qǐng)表》（見模板4），附《合同審批表》《合同評(píng)審意見表》《合同簽署版》，按公司用印流程審批（如：部門負(fù)責(zé)人→行政負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理）。簽署與蓋章：紙質(zhì)合同：雙方授權(quán)代表簽字（需核對(duì)授權(quán)委托書，保證權(quán)限范圍），加蓋公司公章或合同專用章（嚴(yán)禁以部門章、財(cái)務(wù)章代替）；電子合同：通過合法電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大）簽署，保證簽署人身份真實(shí)、意愿真實(shí)，電子印章與公章具有同等法律效力。輸出成果：已簽署的《合同》（紙質(zhì)/電子版）、《合同用印申請(qǐng)表》（審批完成版）。（四）合同履行與跟蹤操作主體：業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門。關(guān)鍵步驟：履約計(jì)劃制定：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定制定《合同履行計(jì)劃表》（見模板5），明確各階段履約節(jié)點(diǎn)（如“2024年3月1日前交付貨物”“2024年6月30日前完成驗(yàn)收”）、責(zé)任人及輸出成果。進(jìn)度跟蹤：業(yè)務(wù)專員定期跟蹤履約進(jìn)度，記錄《合同履行跟蹤記錄》（見模板6），對(duì)延遲履約、質(zhì)量問題等異常情況及時(shí)上報(bào)部門負(fù)責(zé)人，并與合作方溝通解決方案（如書面催告、補(bǔ)充協(xié)議）。驗(yàn)收與付款：驗(yàn)收：按合同約定標(biāo)準(zhǔn)組織驗(yàn)收（如技術(shù)驗(yàn)收、貨物驗(yàn)收），填寫《驗(yàn)收確認(rèn)單》（見模板7），由雙方簽字蓋章確認(rèn)；付款：財(cái)務(wù)部門憑《驗(yàn)收確認(rèn)單》《合同》《發(fā)票》辦理付款，保證支付條件與合同約定一致。爭(zhēng)議處理：履行中發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，業(yè)務(wù)部門收集證據(jù)（如溝通記錄、驗(yàn)收單），法務(wù)部門協(xié)助制定解決方案（協(xié)商、調(diào)解、仲裁/訴訟），重大爭(zhēng)議需上報(bào)管理層決策。輸出成果：《合同履行計(jì)劃表》《合同履行跟蹤記錄》《驗(yàn)收確認(rèn)單》《付款憑證》。（五）合同變更與解除操作主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)。關(guān)鍵步驟：變更/解除申請(qǐng)：因市場(chǎng)變化、履約困難等原因需變更或解除合同時(shí)由業(yè)務(wù)部門提交《合同變更/解除申請(qǐng)表》（見模板8），說明原因、具體內(nèi)容及影響，附相關(guān)證明材料（如對(duì)方函件、不可抗力證明）。審批流程：參照“合同評(píng)審與審批”流程，經(jīng)雙方協(xié)商一致后簽署《合同變更協(xié)議》或《合同解除協(xié)議》，明確變更后的權(quán)利義務(wù)或解除后的清算條款（如已付款項(xiàng)返還、違約責(zé)任承擔(dān)）。文件歸檔：將《合同變更/解除申請(qǐng)表》《審批表》《變更/解除協(xié)議》與原合同一并歸檔。輸出成果：《合同變更/解除申請(qǐng)表》（審批完成版）、《合同變更/解除協(xié)議》。（六）合同歸檔與保管操作主體：行政部（或檔案管理部門）、業(yè)務(wù)部門。關(guān)鍵步驟：歸檔范圍：包括但不限于《合同需求審批表》《合同（草案）》《合同評(píng)審意見表》《合同審批表》《合同簽署版》《履行記錄》《驗(yàn)收單》《變更/解除協(xié)議》等全流程文件。歸檔要求：合同履行完畢或終止后15個(gè)工作日內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門將全套材料整理成冊(cè)，填寫《合同歸檔清單》（見模板9），移交行政部；檔案管理部門按“一合同一檔”原則編號(hào)存放，電子檔案同步備份至公司服務(wù)器或加密云盤，保管期限一般為合同終止后10年（重大合同可延長(zhǎng)至20年）。查閱權(quán)限：因業(yè)務(wù)需要查閱合同檔案的，需填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》（見模板10），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，查閱后及時(shí)歸還。輸出成果：《合同歸檔清單》（電子/紙質(zhì)版）、《合同檔案查閱記錄》。三、標(biāo)準(zhǔn)化參考模板1：合同需求審批單合同名稱編號(hào)需求部門需求日期業(yè)務(wù)背景與目的（簡(jiǎn)要說明簽訂合同的原因及目標(biāo)）核心需求明細(xì)1.標(biāo)的：______________________2.數(shù)量/規(guī)模：______________________3.預(yù)算金額：______________________4.履行期限：______________________合作方信息名稱：________________________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：______________________部門負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：__________備注模板2：合同評(píng)審意見表合同名稱編號(hào)起草部門起草人評(píng)審環(huán)節(jié)□部門初審□法務(wù)評(píng)審□財(cái)務(wù)評(píng)審□領(lǐng)導(dǎo)審批評(píng)審日期評(píng)審意見（根據(jù)評(píng)審類型填寫具體意見，如：法務(wù)評(píng)審：“第5條違約責(zé)任不明確，建議補(bǔ)充‘逾期付款按日萬分之五支付違約金’”；財(cái)務(wù)評(píng)審：“付款節(jié)點(diǎn)需與驗(yàn)收進(jìn)度掛鉤，建議分三期支付”）評(píng)審人簽字處理結(jié)果□通過□修改后通過□不通過（需說明理由）模板3：合同審批表合同名稱編號(hào)合同金額人民幣_(tái)_________元合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□其他起草部門起草人主要條款摘要（標(biāo)的、價(jià)格、履行期限、爭(zhēng)議解決方式等核心內(nèi)容）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：__________法務(wù)部門意見簽字：__________日期：__________財(cái)務(wù)部門意見簽字：__________日期：__________分管領(lǐng)導(dǎo)意見簽字：__________日期：__________總經(jīng)理意見（如需）簽字：__________日期：__________模板4：合同用印申請(qǐng)表合同名稱編號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人用印類型□合同專用章□公章□其他__________用印份數(shù)用印事由（說明合同簽署主體、主要用途，如“與公司簽訂采購(gòu)合同，合同編號(hào)2024-CG-001”）附件清單□《合同審批表》□《合同評(píng)審意見表》□《合同簽署版》□其他__________部門負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：__________行政負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：__________總經(jīng)理意見（如需）簽字：__________日期：__________模板5：合同履行計(jì)劃表合同名稱編號(hào)合同編號(hào)履約部門履約總期限________年_月_日至________年_月_日責(zé)任人履約階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)工作內(nèi)容輸出成果第一階段________年_月_日（如：合同簽訂、預(yù)付款支付）《預(yù)付款支付憑證》第二階段________年_月_日（如：貨物交付/服務(wù)提供）《發(fā)貨單》《服務(wù)確認(rèn)單》第三階段________年_月_日（如：驗(yàn)收、尾款支付）《驗(yàn)收確認(rèn)單》《付款憑證》備注模板6：合同履行跟蹤記錄合同名稱編號(hào)合同編號(hào)跟蹤責(zé)任人跟蹤日期________年_月_日履約階段□第一階段□第二階段□第三階段計(jì)劃完成情況（說明是否按計(jì)劃節(jié)點(diǎn)履行，如“第二階段應(yīng)于3月15日完成，實(shí)際延遲至3月18日”）異常情況（如延遲原因、質(zhì)量問題、對(duì)方違約等，附相關(guān)證明材料）處理措施（已采取的溝通、協(xié)調(diào)、補(bǔ)救措施）下一步計(jì)劃（后續(xù)履約安排及責(zé)任人）跟蹤人簽字部門負(fù)責(zé)人模板7：驗(yàn)收確認(rèn)單合同名稱編號(hào)合同編號(hào)驗(yàn)收日期驗(yàn)收主體□甲方□乙方□雙方共同驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收內(nèi)容（標(biāo)的名稱、型號(hào)、數(shù)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同約定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求等）驗(yàn)收結(jié)果□合格□基本合格（整改項(xiàng)：______________________）□不合格整改要求（如需，說明整改期限及標(biāo)準(zhǔn)）雙方簽字甲方（蓋章）：__________乙方（蓋章）：__________代表：__________代表：__________日期模板8：合同變更/解除申請(qǐng)表合同名稱編號(hào)合同編號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)類型□變更□解除申請(qǐng)人變更/解除原因（如市場(chǎng)變化、不可抗力、對(duì)方違約等，附證明材料）具體內(nèi)容（變更：說明需修改的條款及修改后內(nèi)容；解除：說明解除后的清算要求）對(duì)方意見□同意□協(xié)商中□不同意（附對(duì)方函件）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：__________法務(wù)部門意見簽字：__________日期：__________總經(jīng)理意見簽字：__________日期：__________模板9：合同歸檔清單合同名稱合同編號(hào)歸檔部門歸檔日期歸檔文件清單序號(hào)文件名稱份數(shù)1《合同需求審批表》12《合同（簽署版）》23《合同審批表》14《驗(yàn)收確認(rèn)單》1………檔案管理員簽字部門負(fù)責(zé)人模板10：合同檔案查閱申請(qǐng)表查閱人姓名所在部門查閱合同名稱合同編號(hào)查閱用途（說明業(yè)務(wù)需求，如“項(xiàng)目審計(jì)”“糾紛處理”）查閱內(nèi)容（需查閱的具體文件，如“合同簽署頁”“履行記錄”）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：__________檔案管理員意見□同意查閱□僅限查閱□拒絕（說明理由）日期查閱記錄查閱日期：__________歸還日期：__________檔案管理員簽字：__________四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作要點(diǎn)（一）主體資格審查要點(diǎn)合作方簽訂合同前，必須核查其主體資格，重點(diǎn)關(guān)注：營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，是否通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢無異常（如被吊銷、注銷、列入經(jīng)營(yíng)異常名錄）；特殊行業(yè)需具備相應(yīng)資質(zhì)（如建筑行業(yè)需具備施工資質(zhì)，食品行業(yè)需具備食品經(jīng)營(yíng)許可證）；授權(quán)代表是否持有《授權(quán)委托書》（需載明授權(quán)范圍、權(quán)限、期限），并由法定代表人簽字蓋章。（二）合同條款核心風(fēng)險(xiǎn)標(biāo)的條款：明確標(biāo)的名稱、型號(hào)、規(guī)格，避免使用“大概”“約”等模糊表述；價(jià)格條款：注明單價(jià)、總價(jià)、含稅/不含稅、費(fèi)用承擔(dān)方式（如運(yùn)輸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)由誰承擔(dān)）；履行條款：明確履行期限（具體日期或節(jié)點(diǎn)）、地點(diǎn)（如“甲方所在地”“乙方工廠”）、方式（如“送貨上門”“現(xiàn)場(chǎng)安裝”）；違約責(zé)任：量化違約金（如“逾期付款按日萬分之五計(jì)算”）或約定違約損失賠償范圍，避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等模糊表述；爭(zhēng)議解決：優(yōu)先約定公司所在地法院管轄，避免約定“由地仲裁委員會(huì)仲裁”unless明確仲裁機(jī)構(gòu)名稱。（三）審批流程執(zhí)行規(guī)范嚴(yán)禁“先簽批后補(bǔ)流程”或“越級(jí)審批”，所有審批環(huán)節(jié)需在合同簽署前完成；評(píng)審意見需明確、具體，避免“同意”“沒問題”等籠統(tǒng)表述，法務(wù)評(píng)審意見需作為合同修改的依據(jù)；大額或復(fù)雜合同需邀請(qǐng)外部法律顧問參與評(píng)審，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。（四）