文書(shū)與檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)國(guó)家級(jí)職業(yè)教育規(guī)劃教材目錄第一章文書(shū)基礎(chǔ)

第七章檔案保管與保護(hù)

第二章文書(shū)工作

第八章檔案檢索第三章檔案與檔案工作

第九章檔案利用第四章檔案收集

第十章檔案編研第五章檔案整理

第十一章檔案登記與統(tǒng)計(jì)第六章檔案鑒定

第十二章專(zhuān)門(mén)檔案管理

目錄第一章文書(shū)基礎(chǔ)

第一節(jié)文書(shū)概述

第二節(jié)公務(wù)文書(shū)

第一章

掌握文書(shū)的類(lèi)型、作用等文書(shū)基礎(chǔ)知識(shí)，對(duì)于理解文書(shū)的內(nèi)涵、有效開(kāi)展文書(shū)工作具有積極的意義。第一節(jié)??文書(shū)概述

掌握文書(shū)的類(lèi)型、作用課前預(yù)習(xí)：什么是文書(shū)？按照不同標(biāo)準(zhǔn)可以分為哪兩大類(lèi)型？

拓展練習(xí)：無(wú)論類(lèi)型，介紹一篇優(yōu)秀文書(shū)一、文書(shū)的定義

指人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中為了傳遞、記載和存儲(chǔ)信息而形成、使用的具有應(yīng)用性和特定格式的文字材料，是以文字形式處理各種事務(wù)的憑證性工具。文書(shū)具有很強(qiáng)的目的性和針對(duì)性。第一章

文書(shū)的起源

文書(shū)作為信息材料，以物的形態(tài)出現(xiàn)，它伴隨著文字的產(chǎn)生而產(chǎn)生。例如，商朝和周朝的甲骨文、金文，漢朝的制、詔、刺、策、章、奏、表、議等，都可以視為文書(shū)。文書(shū)的稱(chēng)謂隨著歷史的發(fā)展有所變化，商朝時(shí)稱(chēng)“書(shū)契”，周朝時(shí)稱(chēng)“官署文書(shū)”“官書(shū)”“官文”“書(shū)”，至漢朝時(shí)則稱(chēng)“文書(shū)”。這意味著作為概念性的名詞，“文書(shū)”一詞在兩漢時(shí)期才被廣泛使用，如西漢賈誼的《過(guò)秦論》中就有“禁文書(shū)而酷刑法”的說(shuō)法。第一節(jié)文書(shū)概述

二、文書(shū)的類(lèi)型

1.按照載體分類(lèi)：紙質(zhì)文書(shū)電子文書(shū)

2.按使用主體不同分類(lèi)：私人文書(shū)公務(wù)文書(shū)

第一章公務(wù)文書(shū)又稱(chēng)公務(wù)文件，其使用主體為各種社會(huì)組織，如黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位以及取得法律地位的社會(huì)團(tuán)體等社會(huì)組織法定公文通用公文專(zhuān)業(yè)公文根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）的規(guī)定，決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等十五種文體作為黨政機(jī)關(guān)統(tǒng)一使用的公文種類(lèi)，具有規(guī)范的格式和法定效力。第一節(jié)文書(shū)概述

三、文書(shū)的作用

傳遞信息

憑證依據(jù)

第一章文書(shū)、公文、文件的聯(lián)系與區(qū)別

一般情況下，基本含義一致。嚴(yán)格來(lái)講既有外延大小之差，也有習(xí)慣稱(chēng)呼之別。文書(shū)主要是指廣義的文書(shū)，即一切的書(shū)面材料都可以稱(chēng)為文書(shū)；公文主要是指狹義的文書(shū)，即在公務(wù)活動(dòng)中使用的公務(wù)文書(shū)；文件則是指具有法定的統(tǒng)一格式和行文關(guān)系的公文。文書(shū)的首要作用。人們制作文書(shū)的目的就是要把一定的信息傳遞給接收者。文書(shū)是交流信息和思想的重要手段，它所提供的信息全面、確定和深入，是人們之間相互學(xué)習(xí)、借鑒經(jīng)驗(yàn)的重要途徑。文書(shū)真實(shí)地記錄了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，是人們追溯歷史的憑證。文書(shū)是社會(huì)組織發(fā)揮職能、完成工作過(guò)程中產(chǎn)生的記錄，真實(shí)反映了工作開(kāi)展的情況，是工作狀態(tài)的文字化和書(shū)面化，能夠發(fā)揮憑據(jù)和證實(shí)的作用。第二節(jié)公務(wù)文書(shū)

學(xué)習(xí)目標(biāo)：掌握公文的定義、特點(diǎn)及類(lèi)型；了解公文的稿本及基本格式課前預(yù)習(xí)：什么是公文？公文的主要特點(diǎn)？

拓展練習(xí)：上網(wǎng)學(xué)習(xí)查找一篇公文，介紹主要內(nèi)容和法定作者、類(lèi)型、主要格式

一、公文的定義

是指法定機(jī)關(guān)或組織在公務(wù)活動(dòng)中，按照特定的格式、經(jīng)過(guò)一定的處理程序形成和使用的書(shū)面材料。第一章依法成立并能以自己的名義行使職權(quán)，承擔(dān)義務(wù)。第二節(jié)公務(wù)文書(shū)

二、公文的特點(diǎn)

1.公文具有法定作者？指依法成立并能以自己的名義行使職權(quán)，承擔(dān)義務(wù)的機(jī)關(guān)與組織。

2.公文具有法定權(quán)威

？體現(xiàn)法定作者的權(quán)威，對(duì)受文者的行為有約束性作用。

3.公文具有規(guī)范格式

4.公文具有特定的處理程序

第一章公文的規(guī)范格式主要是指采用的語(yǔ)體和文體的格式兩個(gè)方面。撰寫(xiě)公文是黨政機(jī)關(guān)等組織的行為，它的內(nèi)容受法律法規(guī)、行政授權(quán)、工作需要以及領(lǐng)導(dǎo)指示的制約，其法定作者制發(fā)公文的權(quán)力和名義受法律的保護(hù)。撰代表制發(fā)機(jī)關(guān)頒發(fā)的法律、命令等，傳達(dá)了制發(fā)機(jī)關(guān)的決策和意圖，對(duì)受文者的行為產(chǎn)生強(qiáng)制性作用。第二節(jié)公務(wù)文書(shū)三、公文的類(lèi)型（教材P5-6）

第一章分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)別定義使用范圍是否通用通用公文用于各級(jí)各類(lèi)社會(huì)組織的公文專(zhuān)業(yè)公文專(zhuān)門(mén)用于某一社會(huì)組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)領(lǐng)域的公文名稱(chēng)是否法定法定公文黨政機(jī)關(guān)各自的關(guān)于公文處理等法規(guī)性文件規(guī)定的公文事務(wù)公文除法定公文之外的日常處理公共事務(wù)的一般性公文來(lái)源與去向發(fā)文由本機(jī)關(guān)制發(fā)的公文稱(chēng)為發(fā)文，按照去向又分為外部發(fā)文和內(nèi)部發(fā)文收文本機(jī)關(guān)收到的外機(jī)關(guān)（單位）發(fā)送來(lái)的公文稱(chēng)為收文，按照來(lái)源又分為上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文、下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文、同級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文和非隸屬機(jī)關(guān)來(lái)文行文方向上行文本機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，常用的文體有常用請(qǐng)示和報(bào)告等下行文本機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，常用的文體有命令、決議、決定、通告等平行文同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)之間往來(lái)的公文。最常用的文體是函閱讀范圍和機(jī)密程度

公布公文向國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)布的公文?？衫秒娨?、網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊傳達(dá)、發(fā)表或在公告欄張貼公之于眾。如領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、公告、通告等。內(nèi)部公文在機(jī)關(guān)或社會(huì)組織系統(tǒng)內(nèi)部使用的公文。內(nèi)部公文包括普通公文（內(nèi)容不涉及黨和國(guó)家機(jī)密的公文）、保密公文（內(nèi)容涉及黨和國(guó)家機(jī)密的公文）處理要求參閱件不需要辦理，只用于溝通情況、工作參考的公文，如抄送件承辦件需要機(jī)關(guān)或部門(mén)具體辦理的公文送達(dá)與辦理時(shí)限常規(guī)公文沒(méi)有特定的送達(dá)和辦理時(shí)間要求的公文緊急公文有特定的送達(dá)和辦理時(shí)間要求的公文表1-1公文分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)及類(lèi)型第二節(jié)公務(wù)文書(shū)四、公文的作用（教材P6-7）第一章1.領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用2.依據(jù)和憑證作用3.聯(lián)系和知照作用4.宣傳和教育作用5.規(guī)范和制約作用1.公文的內(nèi)容能夠反映機(jī)關(guān)和組織的意圖，通過(guò)公文傳達(dá)黨和國(guó)家的方針政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，各級(jí)機(jī)關(guān)和組織可以領(lǐng)會(huì)上級(jí)機(jī)關(guān)的精神，按照文件要求開(kāi)展工作。2.公文具有法定效力，是各級(jí)機(jī)關(guān)和組織開(kāi)展工作、解決問(wèn)題的依據(jù)和憑證。例如，下行文是下級(jí)機(jī)關(guān)的工作依據(jù)；上行文既是上級(jí)機(jī)關(guān)了解下情、制定正確決策的參考依據(jù)，也是針對(duì)性答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)具體工作的依據(jù)和憑證。3.各級(jí)黨政機(jī)關(guān)是國(guó)家機(jī)器的主要組成部分，有各自的隸屬關(guān)系和不同的工作權(quán)限，要使國(guó)家機(jī)器正常運(yùn)轉(zhuǎn)，需要通過(guò)公文進(jìn)行聯(lián)系和協(xié)調(diào)，同時(shí)將有關(guān)情況知照對(duì)方，獲得并互通相關(guān)信息，在實(shí)際工作中互相配合、互相促進(jìn)，及時(shí)處理問(wèn)題，使機(jī)關(guān)工作正常有序地進(jìn)行。第二節(jié)公務(wù)文書(shū)四、公文的作用（教材P6-7）第一章1.領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用2.依據(jù)和憑證作用3.聯(lián)系和知照作用4.宣傳和教育作用5.規(guī)范和制約作用4.為了保證黨和國(guó)家的方針政策、法律法規(guī)的貫徹實(shí)施，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)經(jīng)常制發(fā)一些旨在對(duì)干部、職工和廣大群眾進(jìn)行思想教育的公文，說(shuō)明某種做法的緣由和理由，用于統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)。特別是綱領(lǐng)性文件，重大政策文件和黨政領(lǐng)導(dǎo)人的批示、指示，其宣傳教育的作用更加明顯。5.國(guó)家的法律法規(guī)都是以公文的形式制定和發(fā)布的，公文是各種法律法規(guī)賴(lài)以存在的物質(zhì)形式。我國(guó)的法律法規(guī)性公文一般包括國(guó)家法律、行政法規(guī)和地方性法規(guī)三個(gè)部分，它們具有法律依據(jù)作用和法規(guī)約束作用。第一章第二節(jié)公務(wù)文書(shū)

五、公文的稿本

是指一篇公文在撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、制作和使用過(guò)程中形成的具有不同功用特點(diǎn)的文稿與文本的統(tǒng)稱(chēng)。

草稿定稿校對(duì)稿正式文本復(fù)制本

六、公文的格式

是指公文的文本項(xiàng)目在公文的文面上所處的位置和書(shū)寫(xiě)的形式。（本書(shū)以法定公文格式為例）

GB/T9704—2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)2012-06-29發(fā)布2012-07-01實(shí)施第二節(jié)公務(wù)文書(shū)

第一章

公文一般由版頭、主體、版記三個(gè)部分組成。具體版式設(shè)置可以參見(jiàn)教材P12-15圖1-2～圖1-5主要包括：份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等十八項(xiàng)要素。第二章文書(shū)工作

第一節(jié)文書(shū)工作概述

第二節(jié)收文辦理

第三節(jié)發(fā)文辦理

第四節(jié)文書(shū)歸檔

第二章文書(shū)工作就是運(yùn)用科學(xué)的原則、程序和方法，完成對(duì)機(jī)關(guān)文件的制發(fā)、處理與管理的一系列工作。第一節(jié)文書(shū)工作概述

掌握文書(shū)工作的內(nèi)容，了解文書(shū)工作的機(jī)構(gòu)課前預(yù)習(xí)：訪(fǎng)問(wèn)學(xué)校相關(guān)職能部門(mén)，了解各部門(mén)有哪些文書(shū)工作，說(shuō)說(shuō)它們的異同

拓展練習(xí)：通過(guò)網(wǎng)上學(xué)習(xí)查找，列一份中國(guó)歷朝文書(shū)工作機(jī)構(gòu)及官職excel表

一、文書(shū)工作的內(nèi)容

文書(shū)工作就是運(yùn)用科學(xué)的原則、程序和方法，完成對(duì)機(jī)關(guān)文件的制發(fā)、處理與管理的一系列工作。主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：

1.收文辦理

2.發(fā)文辦理

3.文書(shū)歸檔

第二章公文收發(fā)登記制度的起源發(fā)出公文或收到公文要詳細(xì)登記，這一制度在秦朝就已經(jīng)初見(jiàn)端倪。在《秦律十八種·行書(shū)律》中有如下規(guī)定：“行傳書(shū)、受書(shū)，必書(shū)其起及到日月夙暮，以輒相報(bào)也。書(shū)有亡者，亟告官……書(shū)書(shū)廷辟有曰報(bào)，宜到不來(lái)者，追之?！边@說(shuō)明發(fā)出或收到文書(shū)，必須登記發(fā)文或收文的具體時(shí)間,以便及時(shí)回復(fù)。這是現(xiàn)存最早的關(guān)于公文登記制度的確切史料。第一節(jié)文書(shū)工作概述

二、文書(shū)工作的機(jī)構(gòu)

從職責(zé)和任務(wù)區(qū)分，文書(shū)工作機(jī)構(gòu)設(shè)置上有分理制和綜理制兩種。分理制機(jī)構(gòu)設(shè)置是將機(jī)關(guān)工作按業(yè)務(wù)范圍分部門(mén)辦公，辦公室為綜合部門(mén)，辦公室內(nèi)再設(shè)具體業(yè)務(wù)處室，如秘書(shū)處，秘書(shū)處下還可設(shè)擬文室、打印室、機(jī)要室等。綜理制機(jī)構(gòu)設(shè)置即綜合管理，不分機(jī)構(gòu)、不分部門(mén)辦公。

文書(shū)工作機(jī)構(gòu)僅對(duì)本機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。封閉性的特點(diǎn)

第二章

在商、周時(shí)代，掌握文書(shū)的官職是史官，“史”字的本義就是“掌握文書(shū)”。出現(xiàn)于商朝末期、成型于西周的太史寮，是我國(guó)歷史上最早的綜合性秘書(shū)機(jī)構(gòu)，內(nèi)設(shè)太史、小史、內(nèi)史、處史、御史等“五史”。其中，內(nèi)史又稱(chēng)“作冊(cè)”，是掌握公文起草的人員。御史又稱(chēng)“柱下史”，是保管文書(shū)檔案的人員。在古代歷朝中央政府衙署和地方政府中，負(fù)責(zé)處理文書(shū)業(yè)務(wù)的主要史官有長(zhǎng)史、主簿、令史、書(shū)佐、押司、書(shū)吏等，如《三國(guó)演義》中的楊修是丞相府倉(cāng)曹屬主簿，《水滸傳》中的宋江是鄆城縣押司。第一節(jié)文書(shū)工作概述

三、文書(shū)工作的行文制度

●行文制度包括:行文關(guān)系、行文方式、行文規(guī)則等三方面的內(nèi)容。

1.行文關(guān)系

是指發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)之間的文件往來(lái)關(guān)系。

第二章第一節(jié)文書(shū)工作概述

三、文書(shū)工作的行文制度

2.行文方式機(jī)關(guān)之間的行文關(guān)系以及發(fā)文的具體目的和要求決定了文件的發(fā)送方向和行文方式。

上行文

平行文

第二章指上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)直管下級(jí)機(jī)關(guān)的行文。下行文根據(jù)具體情況可以分為逐級(jí)下行、多級(jí)下行和直達(dá)基層三種方式。逐級(jí)下行是指根據(jù)層級(jí)關(guān)系逐級(jí)向下的行文方式；多級(jí)下行是指同時(shí)下達(dá)給多個(gè)層級(jí)的下級(jí)機(jī)關(guān)；直達(dá)基層是指將公文直接發(fā)到基層組織和群眾，一般借助于報(bào)刊、廣播和張貼等渠道來(lái)實(shí)現(xiàn)。下行文指行文的機(jī)關(guān)之間沒(méi)有隸屬關(guān)系、業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，僅就某一事務(wù)相互行文。一般用函來(lái)聯(lián)系或協(xié)商工作，有時(shí)也用通知指上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)向直屬上級(jí)機(jī)關(guān)的行文。一般情況下，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)向直屬上級(jí)機(jī)關(guān)送呈公文，以保持正常的工作秩序。第一節(jié)文書(shū)工作概述

三、文書(shū)工作的行文制度

3.行文規(guī)則

（1）行文應(yīng)確有必要，注重效用（2）一般不能越級(jí)行文第二章嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍業(yè)務(wù)工作相同或相似，合并發(fā)文經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章應(yīng)視為正式公文可不再行文哪些可以越級(jí)行文情況緊急，逐級(jí)行文會(huì)延誤時(shí)間或造成更大損失上級(jí)交辦并指示越級(jí)請(qǐng)示、上報(bào)的事項(xiàng)檢舉、控告直接上級(jí)機(jī)關(guān)經(jīng)多次請(qǐng)示直接上級(jí)機(jī)關(guān)而長(zhǎng)期未得到解決的事項(xiàng)與直接上級(jí)機(jī)關(guān)有爭(zhēng)議而無(wú)法解決的事項(xiàng)與直接上級(jí)機(jī)關(guān)職能無(wú)關(guān)的具體事物的詢(xún)問(wèn)、聯(lián)系與催辦第一節(jié)文書(shū)工作概述

三、文書(shū)工作的行文制度

3.行文規(guī)則

（3）黨政機(jī)關(guān)各部門(mén)依規(guī)行文（7）堅(jiān)持黨政分開(kāi)原則

第二章行政機(jī)關(guān)不能直接向黨的組織制發(fā)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)性文件，一般也不制發(fā)報(bào)請(qǐng)類(lèi)公文黨的組織也不應(yīng)向行政機(jī)關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告工作或直接下達(dá)命令黨政機(jī)關(guān)之間應(yīng)在各自系統(tǒng)之內(nèi)行文。不能直接相互行文，并盡量減少聯(lián)合行文聯(lián)合行文是指兩個(gè)及以上機(jī)關(guān)為解決某一事務(wù)而共同制發(fā)一份文件。機(jī)關(guān)之間聯(lián)合行文應(yīng)注意：聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)不宜過(guò)多；要堅(jiān)持“確有必要”的原則，凡可行可不行的不要聯(lián)合行文；聯(lián)合行文的主辦單位應(yīng)按黨、政、軍、群的順序排列（4）聯(lián)合行文有多重注意事項(xiàng)第一節(jié)文書(shū)工作概述

三、文書(shū)工作的行文制度

3.行文規(guī)則

（5）行文前內(nèi)部應(yīng)協(xié)商一致（6）正確處理主送和抄送的關(guān)系第二章機(jī)關(guān)部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)責(zé)令糾正或撤銷(xiāo)。公文除具有普遍指導(dǎo)意義的下行文外，一般只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要協(xié)辦或知曉文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)只能作為抄送機(jī)關(guān)。避免多頭主送。哪些情況可以抄送處理公文內(nèi)容涉及有關(guān)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍需其予以配合時(shí)，可向該機(jī)關(guān)抄送向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)抄送另一上級(jí)機(jī)關(guān)“請(qǐng)示”一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)用抄送形式，因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。第二節(jié)收文辦理

掌握收文辦理、發(fā)文辦理和文書(shū)歸檔的基本流程課前預(yù)習(xí)：

拓展練習(xí)：詢(xún)問(wèn)學(xué)校相關(guān)部門(mén)收文處理流程，制作流程圖一、收文辦理

收文辦理是公文辦理的一個(gè)環(huán)節(jié)，是指對(duì)外機(jī)關(guān)發(fā)送給本機(jī)關(guān)的所有文書(shū)進(jìn)行收進(jìn)處理的一系列程序性工作。其主要工作程序包括簽收、登記、初審、擬辦、分送、批辦、傳閱、承辦、催辦、注辦和歸檔等環(huán)節(jié)。第二章第二節(jié)收文辦理

一、簽收簽收就是機(jī)關(guān)文秘人員收到文件材料后，在對(duì)方的傳遞文書(shū)單或送文登記簿上簽字，以表示收到文書(shū)。簽收的目的是明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。

步驟：清點(diǎn)檢查簽字第二章

第二節(jié)收文辦理

二、登記（教材P23)

登記就是對(duì)收進(jìn)的文件在收文登記簿上編號(hào)并記載文件的來(lái)源、去向，以保證文件的收受和辦理。登記的目的是便于對(duì)收文數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)以及今后的查考利用。

注意要點(diǎn)第二章■登記時(shí)，不可漏項(xiàng)，能在登記時(shí)完成的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)即填寫(xiě)；需要過(guò)后補(bǔ)充的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充?！鎏顚?xiě)收文序號(hào)時(shí)，不可出現(xiàn)空號(hào)、重號(hào)的現(xiàn)象?！鲈谑瘴牡怯洸镜怯涰?xiàng)目時(shí)，不可任意刪減?！龊炞謺r(shí)，只能使用鋼筆或簽字筆，字跡要工整、規(guī)范，不得隨意涂抹?！龇智遢p重緩急。如果收文較多，先登記急件和重要件，普通件稍后處理。

第二節(jié)收文辦理

五、分送又稱(chēng)分發(fā)或分辦，是指文秘人員在文件登記等程序完畢后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將文件分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門(mén)和承辦人員閱辦。

注意要點(diǎn)（教材P24-25)

六、批辦是指領(lǐng)導(dǎo)對(duì)提出擬辦意見(jiàn)的文件如何辦理做出最終的批示意見(jiàn)和要求。批辦是收文辦理中最重要的程序，它決定了文件的最終辦理要求，是決策性的辦文環(huán)節(jié)。批辦內(nèi)容填寫(xiě)在文件辦理單（見(jiàn)表2-3）的“批示意見(jiàn)”一欄內(nèi)。

第二章

第二節(jié)收文辦理

三、初審初審是指在收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文時(shí)，由文秘部門(mén)對(duì)公文的內(nèi)容、行文規(guī)則、文種使用等項(xiàng)目進(jìn)行的審查核對(duì)工作。

初審的要點(diǎn)（教材P23)第二章■公文是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理?！龉氖欠穹闲形囊?guī)則?！龉膬?nèi)容是否符合國(guó)家的法律法規(guī)及其他相關(guān)規(guī)定?！龉闹猩婕捌渌块T(mén)或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽，公文文種的使用、公文的格式是否規(guī)范。

第二節(jié)收文辦理

四、擬辦文秘人員對(duì)收文應(yīng)如何辦理所提出的初步意見(jiàn)，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。

1.擬辦的范圍

第二章（1）上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要貫徹落實(shí)的文件。（2）機(jī)關(guān)直屬各部門(mén)主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)求性或建議性文件、重要計(jì)劃、方案、財(cái)務(wù)預(yù)決算等。（3）下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)求性文件。（4）平級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的商洽性、涉及重要答復(fù)和共同研究協(xié)作等問(wèn)題的文件，其他需要貫徹和承辦的文件。

第二節(jié)收文辦理

四、擬辦

1.擬辦的要求

第二章擬訂擬辦意見(jiàn)的文秘人員應(yīng)當(dāng)熟悉相關(guān)方針政策和法律法規(guī)，熟悉本機(jī)關(guān)的情況，熟悉各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍和相互關(guān)系，了解各個(gè)重要事項(xiàng)的辦理程序和辦理重要業(yè)務(wù)的相關(guān)規(guī)定。在提出擬辦意見(jiàn)時(shí)，要全面考慮，使之科學(xué)、合理，并且簡(jiǎn)明扼要。同時(shí)將擬辦意見(jiàn)填寫(xiě)在文件辦理單。

第二節(jié)收文辦理

五、分送（教材P24-25)又稱(chēng)分發(fā)或分辦，是指文秘人員在文件登記等程序完畢后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將文件分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門(mén)和承辦人員閱辦。要點(diǎn)：

第二章■已有明確業(yè)務(wù)分工的文件，根據(jù)本機(jī)關(guān)的工作范圍分送給有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和主管部門(mén)?！鰜?lái)文機(jī)關(guān)答復(fù)本機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)的文件，如收到的批復(fù)、復(fù)函或情況報(bào)告、報(bào)表等，要按本機(jī)關(guān)原發(fā)文的承辦部門(mén)或主管人分送，即原來(lái)是哪個(gè)部門(mén)請(qǐng)示、詢(xún)問(wèn)或要求下級(jí)報(bào)送的，復(fù)文就送哪個(gè)部門(mén)辦理?！龇炙臀募⒌怯浗唤又贫炔粗贫葓?zhí)行。無(wú)論是分送給本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)的文件，還是轉(zhuǎn)發(fā)給外機(jī)關(guān)的文件，都要履行簽收手續(xù)。■要求退回歸檔的文件，要在文件上注明“閱后請(qǐng)退回歸檔”字樣，以便及時(shí)收回文件，防止散失。

第二節(jié)收文辦理

六、批辦是指領(lǐng)導(dǎo)對(duì)提出擬辦意見(jiàn)的文件如何辦理做出最終的批示意見(jiàn)和要求。批辦是收文辦理中最重要的程序，它決定了文件的最終辦理要求，是決策性的辦文環(huán)節(jié)。批辦內(nèi)容填寫(xiě)在文件辦理單（見(jiàn)表2-3）的“批示意見(jiàn)”一欄內(nèi)。

第二章

第二節(jié)收文辦理

七、傳閱傳閱即有關(guān)人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。

注意要點(diǎn)（教材P25)

不同密級(jí)

第二章辦理時(shí)限要求

第二節(jié)收文辦理

七、傳閱傳閱即有關(guān)人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。

要點(diǎn)

第二章

■有密級(jí)的文件應(yīng)嚴(yán)格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按不同的密級(jí)要求限定傳閱范圍，不得漏傳、誤傳和延傳?！鰝鏖單募袝r(shí)間限制，尤其是對(duì)有辦理時(shí)限要求的文件，更要嚴(yán)格控制好傳閱時(shí)間?！鑫募鏖喭戤叡仨毤皶r(shí)交還給文秘部門(mén)保管，不得隨意留存在個(gè)人手中?！雒糠輦鏖單募家晌拿夭块T(mén)在文件首頁(yè)附上文件傳閱單（見(jiàn)表2-4）。凡傳閱人員都要在文件傳閱單上簽寫(xiě)姓名和日期。

第二節(jié)收文辦理

八、承辦承辦一般是指有關(guān)部門(mén)和人員貫徹落實(shí)文件精神和要求，按領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)執(zhí)行具體的工作任務(wù)，辦理有關(guān)事宜的過(guò)程。1.確認(rèn)承辦范圍2.按照批示意見(jiàn)辦理3.及時(shí)快速處理4.依據(jù)規(guī)章辦事5.簽注公文的隨辦結(jié)果

第二章公文辦理完畢之后，承辦人員應(yīng)清晰、工整地在文件辦理單（見(jiàn)教材P24表2-3）的“辦理結(jié)果”一欄內(nèi)填寫(xiě)承辦的經(jīng)過(guò)與結(jié)果，并應(yīng)填寫(xiě)承辦人姓名與日期，以備日后查詢(xún)。

第二節(jié)收文辦理

九、催辦

第二章催辦方式優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)適用情況電話(huà)催辦方便靈活，催辦速度快，節(jié)省時(shí)間只能靠接話(huà)人匯報(bào)，不能發(fā)現(xiàn)文件處理中的復(fù)雜問(wèn)題常用于對(duì)內(nèi)催辦，偶爾用于對(duì)外催辦信函催辦可以更好地講明催辦緣由，有利于承辦人及其領(lǐng)導(dǎo)傳閱信函寫(xiě)作、郵寄耗費(fèi)時(shí)間，速度慢對(duì)外和比較復(fù)雜的催辦工作催辦卡催辦比寫(xiě)催辦信函省時(shí)、省力郵寄耗費(fèi)時(shí)間，同信函一樣慢不常用登門(mén)催辦催辦人與承辦人面對(duì)面交流，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，幫助承辦人解決具體困難和實(shí)際問(wèn)題，催辦的實(shí)際效果較好當(dāng)需催辦的機(jī)關(guān)較多而催辦人員較少時(shí)，催辦任務(wù)不易落實(shí)重大工作或需要當(dāng)面反復(fù)溝通的工作會(huì)議催辦可以節(jié)省時(shí)間，提高效率且會(huì)上可以總結(jié)推廣承辦經(jīng)驗(yàn)催辦會(huì)議的籌備會(huì)給承辦人增加負(fù)擔(dān)。重大工作或涉及部門(mén)眾多的工作簡(jiǎn)報(bào)催辦對(duì)久拖不辦的部門(mén)功機(jī)關(guān)進(jìn)行適當(dāng)批評(píng)，對(duì)辦文速度快、質(zhì)量高的部門(mén)或機(jī)關(guān)加以表?yè)P(yáng)，總結(jié)推廣辦文經(jīng)驗(yàn)編制、發(fā)送簡(jiǎn)報(bào)較為耗費(fèi)時(shí)間重大工作，承辦周期較長(zhǎng)的工作或由不同部門(mén)承辦導(dǎo)致表2-5各種催辦方式比較表進(jìn)度難以統(tǒng)一的工作即文秘人員或有關(guān)部門(mén)對(duì)需要承辦的文件進(jìn)行檢查督促的工作。表2-5各種催辦方式的優(yōu)缺點(diǎn)比較

第二節(jié)收文辦理

十、注辦指由文件承辦部門(mén)的承辦人員在公文辦理完畢后對(duì)文件的辦理情況和辦理結(jié)果所做的說(shuō)明。承辦完畢后，承辦人員將辦理情況和結(jié)果填寫(xiě)在文件辦理單（見(jiàn)教材P23表2-3）的“辦理結(jié)果”一欄內(nèi)。辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文機(jī)關(guān)，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

十一、歸檔

歸檔就是指文秘部門(mén)將辦理完畢的、具有保存價(jià)值的文件立卷，向機(jī)關(guān)檔案室移交，將無(wú)保存價(jià)值的文件按規(guī)定銷(xiāo)毀。第二章第三節(jié)發(fā)文辦理

學(xué)習(xí)目標(biāo)：掌握發(fā)文辦理基本流程課前預(yù)習(xí)：

拓展練習(xí)：

發(fā)文辦理是指本機(jī)關(guān)答復(fù)來(lái)文或根據(jù)需要向外機(jī)關(guān)主動(dòng)發(fā)出文件的過(guò)程。全過(guò)程分為兩個(gè)階段：第一階段從起草到簽發(fā)，稱(chēng)為擬制階段，也是發(fā)文辦理的重點(diǎn)階段；第二階段從復(fù)核到分發(fā)，稱(chēng)為制發(fā)階段。

第二章第三節(jié)發(fā)文辦理

發(fā)文辦理流程：第二章

第三節(jié)發(fā)文辦理

一、擬制階段

1.起草起草又稱(chēng)擬稿，是指文件的草擬過(guò)程，是制文階段的起始環(huán)節(jié)，也是發(fā)文辦理工作中的一個(gè)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。

2.審核又稱(chēng)核稿，是指在公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，由文秘部門(mén)對(duì)公文的內(nèi)容、格式和文字等進(jìn)行全面核對(duì)檢查。第二章

審核要注意的問(wèn)題：（教材P29-30）行文的必要性和可能性?xún)?nèi)容是否相互矛盾或抵觸要求、措施的明確性和可行性處理程序的完備性表達(dá)方式的準(zhǔn)確性和流暢性文件格式的規(guī)范性

第三節(jié)發(fā)文辦理

一、擬制階段

3.簽發(fā)是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿進(jìn)行最后的審核并簽署意見(jiàn)的工作。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見(jiàn)、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。簽發(fā)的原則（教材P30)

第二章職權(quán)原則:須為職權(quán)范圍內(nèi)的公文才有簽發(fā)權(quán)。集體負(fù)責(zé)原則:集體討論通過(guò),由集體負(fù)責(zé),主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。授權(quán)代簽:法定簽發(fā)人因故不能親自簽字,可授權(quán)委托其他領(lǐng)導(dǎo)代簽。會(huì)簽：準(zhǔn)備聯(lián)合發(fā)文的機(jī)關(guān)或部門(mén)對(duì)文稿通過(guò)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后共同簽發(fā)行文。送請(qǐng)會(huì)簽應(yīng)由主辦該公文的機(jī)關(guān)或部門(mén)負(fù)責(zé)。

第三節(jié)發(fā)文辦理

一、擬制階段

第二章簽發(fā)后，稿本的性質(zhì)發(fā)生了質(zhì)的變化，由原來(lái)的草稿變成定稿

第三節(jié)發(fā)文辦理

二、制發(fā)階段

1.復(fù)核復(fù)核是指已簽批的公文，在印發(fā)之前由文秘部門(mén)對(duì)文件定稿進(jìn)行再次審核的工作。

2.登記

指確定發(fā)文字號(hào)，同時(shí)也包括編寫(xiě)文件的份數(shù)序號(hào)、分送范圍并詳細(xì)記載的工作。

3.繕印繕印是指對(duì)定稿進(jìn)行排版并印制文件正本的過(guò)程。

分為打印—校對(duì)校樣—印刷—裝訂等四個(gè)步驟

第二章以定稿為依據(jù)不擅改。按國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式制版。規(guī)定時(shí)間內(nèi)印制完成。建立完善的繕印管理和登記制度。

第三節(jié)發(fā)文辦理

二、制發(fā)階段

4.校對(duì)將印制出來(lái)的文本清樣與定稿從內(nèi)容到格式進(jìn)行全面對(duì)照檢查的一道程序。

校對(duì)的要求（教材P32）

5.用印

在需要用印的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章或領(lǐng)導(dǎo)人印章以示文件生效的過(guò)程。

第二章（1）采取“地毯式”檢查的校對(duì)方法。（2）注意糾正和消滅排版錯(cuò)誤，注意字體、字號(hào)和格式的統(tǒng)一。（3）每一個(gè)校次由不同的人員進(jìn)行。（4）使用統(tǒng)一的校對(duì)符號(hào)進(jìn)行校對(duì)。（5）應(yīng)將重要公文校對(duì)后的清樣送領(lǐng)導(dǎo)審閱。上不壓正文，下要騎年蓋月；蓋正，清晰；朱紅色；以簽發(fā)為依據(jù)。

第三節(jié)發(fā)文辦理

二、制發(fā)階段

6.存檔

文秘部門(mén)應(yīng)印后擬發(fā)文前的各種稿本記錄存檔備查，同時(shí)做好發(fā)文登記。

7.分發(fā)又稱(chēng)封發(fā)，是指對(duì)印制完畢的公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后，對(duì)需要發(fā)出的文件按分發(fā)范圍作分封和發(fā)送的過(guò)程。無(wú)紙化和信息化辦公系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)上文件傳遞

第二章第四節(jié)文書(shū)歸檔

學(xué)習(xí)目標(biāo)：掌握紙質(zhì)歸檔文書(shū)的修整、裝訂及編頁(yè)方法課前預(yù)習(xí)：網(wǎng)上查找和閱讀國(guó)家檔案局第8號(hào)令、第10號(hào)令

拓展練習(xí)：協(xié)助學(xué)校相關(guān)部門(mén)進(jìn)行文書(shū)歸檔

第二章文書(shū)歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的、應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系，以“件”為單位，分類(lèi)整理、裝盒的過(guò)程。第四節(jié)文書(shū)歸檔

一、文書(shū)歸檔范圍

1.黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位文書(shū)歸檔范圍具體內(nèi)容見(jiàn)表2-9（教材P34）第二章《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》比較詳細(xì)地說(shuō)明了各級(jí)黨政機(jī)關(guān)文件材料歸檔的范圍，事業(yè)單位也可以參照該規(guī)定明確本單位文件材料的歸檔范圍。1.上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)的不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料2.任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料3.無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件4.一般性文件的歷次修改稿、校對(duì)稿5.不需辦理的一般性來(lái)信、來(lái)訪(fǎng)記錄6、外機(jī)關(guān)與內(nèi)部機(jī)構(gòu)抄送的文件材料8.本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料9.有關(guān)工作參考的文件材料10.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的供參閱的信息材料11.其他無(wú)查考利用價(jià)值的文件材料哪些可以不歸檔呢？第四節(jié)文書(shū)歸檔

一、文書(shū)歸檔范圍

2.企業(yè)文書(shū)歸檔范圍國(guó)家檔案局10號(hào)令。具體內(nèi)容見(jiàn)表2-10（教材P36）第二章企業(yè)文件材料是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的記錄。（1）反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)、國(guó)家建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。（2）本企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)維護(hù)國(guó)家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件材料。（3）本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位的文件材料，非隸屬關(guān)系單位發(fā)來(lái)的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會(huì)中介機(jī)構(gòu)出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料；所屬和控股企業(yè)報(bào)送的重要文件材料。（4）有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料和其他對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)具有查考價(jià)值的文件材料。第四節(jié)文書(shū)歸檔

一、文書(shū)整理與歸檔流程

《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）

第二章該規(guī)則適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的歸檔文件的整理。文書(shū)整理與歸檔是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架，電子歸檔文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過(guò)程。第四節(jié)文書(shū)歸檔二、文書(shū)整理與歸檔流程1.組件歸檔文件以“件”為整理單位。界定“件”的概念時(shí)，從檢索的實(shí)際需要及減輕整理工作量出發(fā)，一般以每份文件為一件。第二章第四節(jié)文書(shū)歸檔

一、文書(shū)整理與歸檔流程2.修整

是指裝訂前對(duì)文件、書(shū)籍、圖表等的修復(fù)與整理

主要步驟包括4方面：（1）修裱破損文件（2）復(fù)制字跡模糊或易褪色的文件（3）折疊超大紙張（4）去除文件上的金屬物第二章修裱是指使用黏合劑和選定紙張對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)或托裱，以恢復(fù)文件的原有面貌，增加紙張強(qiáng)度，延長(zhǎng)文件壽命，便于文件的長(zhǎng)期保存利用。其中，修補(bǔ)主要針對(duì)一些有孔洞、殘缺或折疊處已磨損的文件。復(fù)制：對(duì)字跡模糊或易褪色的文件，一般采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制。為減少?gòu)?fù)印件粘連的概率，復(fù)印時(shí)墨粉濃度不宜太高，顏色不宜太深，最好單面復(fù)印。第四節(jié)文書(shū)歸檔

一、文書(shū)整理與歸檔流程2.修整

是指裝訂前對(duì)文件、書(shū)籍、圖表等的修復(fù)與整理

主要步驟包括4方面：（1）修裱破損文件（2）復(fù)制字跡模糊或易褪色的文件（3）折疊超大紙張（4）去除文件上的金屬物第二章折疊：對(duì)超大A4紙大小的超大紙張加以折疊。盡量減少折疊次數(shù)，折痕處盡量位于文件、圖表字跡之外。頁(yè)數(shù)比較多時(shí)宜單張折疊。去除：綜合考慮保管的期限、條件以及自然氣候等因素去除文件制作時(shí)普遍使用的裝訂用品，如訂書(shū)釘、曲別針和大頭針等金屬物。第四節(jié)文書(shū)歸檔

二、文書(shū)整理與歸檔流程3.裝訂

按照《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》（DA/T69—2018）進(jìn)行。

主要遵循以下四個(gè)原則

（1）穩(wěn)定性原則。（2）最小影響原則。

（3）一致性原則。

（4）安全簡(jiǎn)便原則。第二章應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行仔細(xì)檢查和評(píng)估，制定適宜的裝訂方案。方案應(yīng)考慮文件保管期限、文件紙張質(zhì)量、文件厚度、縱橫向、訂口空白尺寸、原裝訂方式等因素。裝訂方案確定后，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。最小影響：應(yīng)裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身的影響，應(yīng)避免多次裝訂，原裝訂方式符合文件保管期限等相關(guān)要求的，應(yīng)維持不變。第四節(jié)文書(shū)歸檔

二、文書(shū)整理與歸檔流程3.裝訂

按照《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》（DA/T69—2018）進(jìn)行。

主要遵循以下四個(gè)原則

（1）穩(wěn)定性原則。（2）最小影響原則。

（3）一致性原則。

（4）安全簡(jiǎn)便原則。第二章裝訂應(yīng)有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。裝訂應(yīng)牢固安全、簡(jiǎn)便實(shí)用、整潔美觀。裝訂材料不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。第四節(jié)文書(shū)歸檔二、文書(shū)整理與歸檔流程3.裝訂（1）裝訂順序（教材P38）第二章第四節(jié)文書(shū)歸檔二、文書(shū)整理與歸檔流程3.裝訂（1）對(duì)齊方式（教材P39）第二章第四節(jié)文書(shū)歸檔二、文書(shū)整理與歸檔流程3.裝訂方法（教材P39）第二章

也稱(chēng)孔線(xiàn)式裝訂，是先對(duì)文件打孔，然后使用裝訂棉紗線(xiàn)從孔中穿過(guò)并打結(jié)。頁(yè)數(shù)較少的文件使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，頁(yè)數(shù)較多的文件使用“三孔一線(xiàn)”裝訂?不銹鋼夾裝訂：采用專(zhuān)業(yè)的不易腐蝕生銹的鋼制夾具將文件固定。其優(yōu)點(diǎn)是不損壞文件紙張，可以靈活調(diào)整文件順序或靈活抽出某份文件；缺點(diǎn)是只能應(yīng)用于多份文件的保存管理，難以針對(duì)單份文件裝訂不銹鋼訂書(shū)釘裝訂：不銹鋼訂書(shū)釘一般都會(huì)經(jīng)過(guò)特殊生產(chǎn)工藝的處理，可以長(zhǎng)時(shí)間保存而不發(fā)生氧化腐蝕，使用不銹鋼訂書(shū)釘不會(huì)降低裝訂的牢固程度線(xiàn)裝法變形材料裝訂法第四節(jié)文書(shū)歸檔二、文書(shū)整理與歸檔流程3.裝訂方法（教材P39）第二章?采用膠水等黏合劑將文件頁(yè)面粘在一起，操作簡(jiǎn)單、成本低廉，但是這種方法不利于文件拆閱，且易縮短紙張壽命?用無(wú)酸紙制作成上方開(kāi)口或上方、側(cè)面開(kāi)口的封套，歸檔文件夾裝入其中的裝訂方法粘接式封套法第三章檔案與檔案工作

第一節(jié)檔案

第二節(jié)檔案工作

第三章

明確對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，了解檔案的內(nèi)涵，理解檔案與文書(shū)之間的關(guān)系，把握檔案工作的基本原則和主要內(nèi)容，是進(jìn)行檔案實(shí)務(wù)工作的基礎(chǔ)。第一節(jié)檔案

：了解檔案的定義、價(jià)值，掌握檔案的常見(jiàn)類(lèi)型課前預(yù)習(xí)：查找資料，舉例區(qū)分檔案、文獻(xiàn)、文物與圖書(shū)

拓展練習(xí)：

一、檔案的定義

《中華人民共和國(guó)檔案法》對(duì)檔案有如下定義：“檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”

形成者產(chǎn)生領(lǐng)域特點(diǎn)形式第三章第一節(jié)?檔案一、檔案的定義

在檔案的定義中，包含四個(gè)方面的基本內(nèi)容（教材P42）

文件轉(zhuǎn)化為檔案的條件第三章符合三個(gè)條件：1.處理完畢2.有保存價(jià)值（歷史效用）3.按照一定規(guī)律保存起來(lái)第一，檔案來(lái)源和內(nèi)容的廣泛性第二，檔案是有價(jià)值的歷史記錄第三，檔案形式的多種多樣性第四，檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性我國(guó)古代的檔案，在各個(gè)朝代有著不同的稱(chēng)謂：商朝稱(chēng)為“冊(cè)”，周朝稱(chēng)為“中”，秦漢稱(chēng)為“典籍”，漢魏以后稱(chēng)為“文書(shū)”“文案”“案牘”“案卷”“簿書(shū)”，清朝多用“檔案”檔案稱(chēng)謂的演變二、檔案的價(jià)值1.憑證價(jià)值第三章

檔案的憑證價(jià)值源于檔案的原始性。（教材P42）

檔案具有內(nèi)容上和形式上的原始性，是歷史事實(shí)的確鑿證據(jù)，其憑證價(jià)值無(wú)可替代，是日后查考、研究和處理問(wèn)題的依據(jù)。

2.參考價(jià)值

檔案的參考價(jià)值源于檔案的記錄性。原始性體現(xiàn)在：1.內(nèi)容是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中“實(shí)時(shí)實(shí)地”形成的，客觀地記錄了實(shí)際情況2.物質(zhì)物質(zhì)形態(tài)還保存著真切的歷史標(biāo)記上的

從檔案的來(lái)源可知，檔案記錄的內(nèi)容涉及社會(huì)生活的方方面面，包含的信息極廣。大至國(guó)家的政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)，小至機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的具體工作甚至個(gè)人生活，檔案所記錄的不僅是事情的經(jīng)過(guò)，也反映出在處理事情中人們的思想發(fā)展過(guò)程，這其中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)可以為檔案利用者所借鑒。檔案是原始記錄，它在參考價(jià)值上具有較高的原始性和可靠性。同時(shí)，由于檔案來(lái)源廣泛，涵蓋社會(huì)生活的各個(gè)歷史階段，內(nèi)容無(wú)所不包，所以，檔案比其他資料有更大的參考價(jià)值。第三章

宋代平江府（蘇州）城市平面圖《平江圖》石刻，拓片高二百七十九厘米，寬一百三十八厘米。南宋紹定二年（1229）平江知州李壽明主持繪制，同年上石，刻工呂梃、張?jiān)食?、張?jiān)实?。民?guó)六年（1917）葉德輝、朱錫梁督工深刻，刻工黃尉萱。1961年，國(guó)務(wù)院公布為首批全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位，今藏蘇州碑刻博物館（蘇州文廟）。是我國(guó)現(xiàn)存歷史最久、最完整的城市平面圖，也是我國(guó)現(xiàn)存最大的碑刻地圖、世所罕見(jiàn)的巨幅古代城市地圖，是研究我國(guó)城市設(shè)計(jì)和文化藝術(shù)的一個(gè)珍貴歷史資料?？梢越庾x出大量的歷史信息，形象地感受到蘇州城“雙棋盤(pán)”格局的鮮明特色。由于道路和河道平行，由道路編織成的路網(wǎng)和由河道匯合成的河網(wǎng)幾成重疊狀，生動(dòng)地凸現(xiàn)了所謂“水陸平行，河街相臨”的雙棋盤(pán)式的城市平面布局形態(tài)。三、檔案的類(lèi)型為了較全面地認(rèn)識(shí)檔案，可以按照不同標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)。具體類(lèi)型見(jiàn)表3-1。（教材P44）第三章第一節(jié)檔案第一節(jié)檔案四、檔案和其他相關(guān)概念的區(qū)別第三章1.檔案與文獻(xiàn)2.檔案與文物3.檔案與圖書(shū)4.檔案與資料文獻(xiàn)外延很寬泛，檔案可以視為文獻(xiàn)的一種。按照出版形式不同，文獻(xiàn)可以分為圖書(shū)、期刊、報(bào)紙、特種文獻(xiàn)（政府出版物、學(xué)位論文、科技報(bào)告、專(zhuān)利、標(biāo)準(zhǔn)、檔案、會(huì)議文獻(xiàn)和產(chǎn)品樣本等）。檔案與其他文獻(xiàn)最根本的區(qū)別是檔案的原始記錄性。檔案有可能是零散的片段，而文獻(xiàn)通常是完整系統(tǒng)的檔案與文物的區(qū)別在于，文物并不是當(dāng)時(shí)的人們?yōu)榱撕笕丝脊叛芯亢丸b賞特意保存下來(lái)的，而檔案則是為了日后查考以及更多更好地利用而特意保存下來(lái)的。為文物拍攝的具有查考利用價(jià)值的照片及文字說(shuō)明，都可以成為檔案。第三章1.檔案與文獻(xiàn)2.檔案與文物3.檔案與圖書(shū)4.檔案與資料檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的歷史記錄，是人們進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐的自然產(chǎn)物，而不是事后另行編寫(xiě)的。圖書(shū)的形成來(lái)源不具有直接性和原始性，作為供人閱讀的出版物，它必須經(jīng)過(guò)整理編輯、印刷出版。檔案可以被人們視為資料，但資料卻不一定能被視為檔案。檔案部門(mén)所保存的資料都是圍繞相關(guān)檔案形成的具有憑證和查考作用的相關(guān)信息，而資料只具有參考作用。第一節(jié)檔案四、檔案和其他相關(guān)概念的區(qū)別第二節(jié)檔案工作

掌握檔案工作的內(nèi)容，了解檔案工作的基本原則和管理機(jī)構(gòu)課前預(yù)習(xí)：查找資料，舉例區(qū)分檔案、文獻(xiàn)、文物與圖書(shū)

一、檔案工作的定義檔案工作是指檔案工作人員在檔案館（室）從事檔案業(yè)務(wù)工作，用科學(xué)的原則和方法管理檔案。檔案工作能夠充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值，發(fā)揮檔案的作用，為國(guó)家的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。《中華人民共和國(guó)檔案法》是從事檔案工作的法律依據(jù)。第三章第二節(jié)檔案工作

第三章二、檔案工作的內(nèi)容（教材P46-47）檔案工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管與保護(hù)、檢索、利用、編研、登記與統(tǒng)計(jì)等八項(xiàng)工作，通常稱(chēng)為檔案工作的八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。1.檔案收集2.檔案整理3.檔案鑒定

4.檔案保管與保護(hù)5.檔案檢索6.檔案利用7.檔案編研8.檔案登記與統(tǒng)計(jì)檔案收集是指檔案館（室）接收和征集檔案的工作，既包括對(duì)本單位或本地區(qū)歸檔材料的接收，也包括對(duì)社會(huì)人士捐贈(zèng)檔案的接收和對(duì)流散檔案的收集。檔案收集的目的是將分散的、需要?dú)w檔的材料收歸到專(zhuān)業(yè)部門(mén)中進(jìn)行有效保管，解決的是檔案的來(lái)源問(wèn)題。檔案整理是指將收集而來(lái)的零散文件根據(jù)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)組成檔案有機(jī)整體的工作，主要包括分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目等工作環(huán)節(jié)。檔案經(jīng)過(guò)整理之后就由零散、無(wú)序的狀態(tài)轉(zhuǎn)化為相互關(guān)系明確的檔案系統(tǒng)。第二節(jié)檔案工作

第三章二、檔案工作的內(nèi)容（教材P46-47）檔案工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管與保護(hù)、檢索、利用、編研、登記與統(tǒng)計(jì)等八項(xiàng)工作，通常稱(chēng)為檔案工作的八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。1.檔案收集2.檔案整理3.檔案鑒定

4.檔案保管與保護(hù)5.檔案檢索6.檔案利用7.檔案編研8.檔案登記與統(tǒng)計(jì)檔案鑒定是指對(duì)檔案的真?zhèn)?、保存價(jià)值進(jìn)行判斷，區(qū)別不同檔案材料的價(jià)值大小和保管期限的長(zhǎng)短。檔案經(jīng)過(guò)鑒定后可以有效淘汰無(wú)用的材料，使具有價(jià)值的材料得到合理的保管。檔案保管與保護(hù)是指對(duì)檔案進(jìn)行日常管理和保護(hù)，確保檔案的安全，延長(zhǎng)檔案的壽命。經(jīng)過(guò)科學(xué)、合理的保管與保護(hù)，能夠在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)存放，從而為社會(huì)利用提供更持久的服務(wù)。第二節(jié)檔案工作

第三章二、檔案工作的內(nèi)容（教材P46-47）檔案工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管與保護(hù)、檢索、利用、編研、登記與統(tǒng)計(jì)等八項(xiàng)工作，通常稱(chēng)為檔案工作的八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。5.檔案檢索檔案檢索是指有選擇地查找已存儲(chǔ)的檔案或檔案信息的過(guò)程。檢索檔案需要借助相應(yīng)的工具（主要是檔案目錄）。因此，檔案檢索一方面是對(duì)目錄工具的使用；另一方面從檔案管理角度而言，也是編目的過(guò)程。檔案編目就是對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇、濃縮和記錄，并按照一定次序編排成為目錄。檔案目錄主要有檢索性目錄（如分類(lèi)目錄、專(zhuān)題目錄等）和介紹性目錄（如全宗指南等，“全宗”即全部卷宗）檔案的編目與檢索工作為檔案利用創(chuàng)造了條件題。第二節(jié)檔案工作

第三章二、檔案工作的內(nèi)容（教材P46-47）檔案工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管與保護(hù)、檢索、利用、編研、登記與統(tǒng)計(jì)等八項(xiàng)工作，通常稱(chēng)為檔案工作的八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。6.檔案利用7.檔案編研檔案利用是指根據(jù)社會(huì)需求，對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行分析、組織并向外界提供信息成果的服務(wù)活動(dòng)。檔案利用工作主要包括提供閱覽、提供證明、檔案展覽、提供咨詢(xún)等方式。檔案利用是檔案價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的重要途徑，也是檔案工作的目的和基本職能之一。檔案編研是指對(duì)檔案材料進(jìn)行編輯與研究，按照一定的選題，將重要的檔案材料編輯成為文獻(xiàn)出版物，或者將檔案信息系統(tǒng)整理和濃縮編寫(xiě)成為資料匯編等成果。檔案編研是檔案利用的高級(jí)形式，是對(duì)檔案信息的深度開(kāi)發(fā)，具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。第二節(jié)檔案工作

第三章二、檔案工作的內(nèi)容（教材P46-47）檔案工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管與保護(hù)、檢索、利用、編研、登記與統(tǒng)計(jì)等八項(xiàng)工作，通常稱(chēng)為檔案工作的八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。1.檔案收集2.檔案整理3.檔案鑒定

4.檔案保管與保護(hù)5.檔案檢索6.檔案利用7.檔案編研8.檔案登記與統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)是指以數(shù)字、數(shù)據(jù)等形式全面反映檔案、檔案工作和檔案事業(yè)狀況的手段，包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管和利用等各方面的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，同時(shí)也可以對(duì)檔案機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。第二節(jié)檔案工作三、檔案工作的性質(zhì)（教材P47)檔案工作是一項(xiàng)非常重要而又嚴(yán)格的專(zhuān)門(mén)事業(yè)，是從事社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)、開(kāi)展歷史研究、進(jìn)行各項(xiàng)工作的必要條件。檔案工作就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)集政治性、管理性、服務(wù)性于一體的工作。

1.政治性

2.管理性

3.

服務(wù)性第三章

檔案工作的服務(wù)方向是檔案工作政治性的集中表現(xiàn)，檔案工作的機(jī)要性也能體現(xiàn)這一性質(zhì)。一是所謂檔案工作，確切地說(shuō)，就是檔案管理工作。這種管理工作，不只是對(duì)現(xiàn)成物件的一般保管和簡(jiǎn)單歸納，而是必須采用一套科學(xué)的理論原則和專(zhuān)門(mén)技術(shù)方法進(jìn)行管理。二是從特定的部門(mén)、機(jī)關(guān)的檔案工作來(lái)看，檔案工作又是某種工作管理的組成部分。服務(wù)性主要表現(xiàn)在通過(guò)管理和提供檔案資料為各項(xiàng)工作服務(wù)，為檔案利用者了解情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、研究問(wèn)題、做出決策提供檔案信息。這是檔案工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)第二節(jié)檔案工作四、檔案工作的基本原則《中華人民共和國(guó)檔案法》第五條中對(duì)檔案工作的基本原則進(jìn)行了明確規(guī)定：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用?！睆倪@一基本原則中可以看出，《檔案法》已確定了檔案工作的組織原則和管理體制，提出了檔案管理的基本要求，體現(xiàn)了檔案工作的根本目的和主要標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理檔案工作（教材P48）維護(hù)檔案的完整與安全（教材P48）便于社會(huì)各方面的利用（教材P48）

上述三個(gè)方面的內(nèi)容，是一個(gè)相互聯(lián)系、相互作用的辯證統(tǒng)一的有機(jī)整體。實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，是維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面有效利用的組織保證；而維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的有效利用，又是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理所要達(dá)到的目的。第三章第二節(jié)檔案工作五、檔案工作的管理機(jī)構(gòu)檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜而且要求非常高的專(zhuān)業(yè)工作，需要設(shè)立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)履行檔案保管、利用以及編研的各項(xiàng)職能。在我國(guó)，檔案工作的管理機(jī)構(gòu)主要有：1.檔案行政管理機(jī)構(gòu)（教材P49）2.檔案館（教材P49）3.檔案室（教材P50）第三章

中國(guó)古代沒(méi)有檔案館這一稱(chēng)謂。寺廟、石渠閣、天祿閣、蘭臺(tái)、東觀、架閣庫(kù)、黃冊(cè)庫(kù)、皇史宬、內(nèi)閣大庫(kù)等都是保管檔案的機(jī)構(gòu)。1632年，意大利檔案學(xué)家波尼法西奧在《論檔案》一書(shū)中明確提出了“檔案館rchir）”這一名詞概念。郵票上的中央檔案館第二節(jié)檔案工作五、檔案工作的管理機(jī)構(gòu)

第三章第三章

第二節(jié)檔案工作五、檔案工作的管理機(jī)構(gòu)第四章檔案收集

第一節(jié)機(jī)關(guān)檔案室的檔案收集

第二節(jié)企業(yè)檔案室的檔案收集第三節(jié)檔案館的檔案收集

第四章

檔案收集包括檔案接收和檔案征集兩個(gè)方面的工作。檔案接收是指檔案館（室）收存檔案的活動(dòng)過(guò)程，它是整個(gè)檔案收集的中心內(nèi)容，是檔案部門(mén)取得和積累檔案的主渠道。檔案征集是指檔案館按照國(guó)家規(guī)定征收散存或散失在社會(huì)上的檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)，它是檔案館取得和積累檔案史料的必要補(bǔ)充渠道。第一節(jié)機(jī)關(guān)檔案室的檔案收集

了解檔案的定義、價(jià)值，掌握檔案的常見(jiàn)類(lèi)型課前預(yù)習(xí)：

機(jī)關(guān)檔案是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。機(jī)關(guān)檔案室要對(duì)機(jī)關(guān)和各部門(mén)形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。機(jī)關(guān)檔案室不直接參加立卷工作，立卷工作由文秘部門(mén)進(jìn)行。同時(shí)視機(jī)關(guān)大小，根據(jù)具體情況確定。第四章第一節(jié)?機(jī)關(guān)檔案室的檔案收集第四章一、收集范圍（教材P52）

按國(guó)家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。凡是反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的各種載體的文件材料都要收集（見(jiàn)表4-1）。

二、歸檔要求（教材P52-53）

1.歸檔時(shí)間要求歸檔時(shí)間是指文秘部門(mén)將需要?dú)w檔的文件材料向檔案室移交的時(shí)間?！稒C(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定在第二年上半年（六月前）向檔案部門(mén)移交檔案。某些專(zhuān)業(yè)性文件、機(jī)密性文件、特殊載體文件、駐地分散的機(jī)關(guān)文件、形成規(guī)律較為特殊的文件，為了便于實(shí)際工作查考利用，也可根據(jù)相關(guān)規(guī)定靈活處理。第四章二、歸檔技術(shù)要求（教材P53）第四章應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。九個(gè)具體要求第一節(jié)?機(jī)關(guān)檔案室的檔案收集（1）歸檔的文件種類(lèi)、份數(shù)和頁(yè)數(shù)都應(yīng)齊全、完整。（2）歸檔文件應(yīng)組成保管單位“件”“卷”。（3）不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在批復(fù)年立卷；跨年度的規(guī)劃，放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；非訴訟案件，放在結(jié)案年立卷；其他文件的整理歸檔應(yīng)按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。二、歸檔技術(shù)要求（教材P53）第四章應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。九個(gè)具體要求第一節(jié)?機(jī)關(guān)檔案室的檔案收集（4）卷內(nèi)文件應(yīng)區(qū)別情況依序排列。密不可分的文件應(yīng)依序排列在一起，如批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正文在前，附件在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿在定稿之后；非訴訟案卷結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其他文件依其形成的規(guī)律或特點(diǎn)，按相關(guān)規(guī)定排列。（5）卷內(nèi)文件應(yīng)按順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件的右上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編寫(xiě)件號(hào)；圖表和音像材料等也應(yīng)在裝具上或音像材料的背面逐件編號(hào)。二、歸檔技術(shù)要求（教材P53）第四章應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。九個(gè)具體要求第一節(jié)?機(jī)關(guān)檔案室的檔案收集（6）永久、定期案卷須按規(guī)定格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)文件目錄應(yīng)置于卷首。對(duì)文件的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名，雖有題名但無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的應(yīng)重新擬寫(xiě)；沒(méi)有責(zé)任者以及年、月、日的文件要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；會(huì)議記錄應(yīng)填寫(xiě)每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；音像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。填寫(xiě)的字跡要工整。二、歸檔技術(shù)要求（教材P53）第四章應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。九個(gè)具體要求第一節(jié)?機(jī)關(guān)檔案室的檔案收集（7）認(rèn)真填寫(xiě)檔案盒內(nèi)或卷內(nèi)備考表，備考表應(yīng)置于卷尾。有關(guān)卷內(nèi)文件的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)，若沒(méi)有情況需要說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和歸檔時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。（8）卷內(nèi)文件要去掉易銹蝕金屬物，對(duì)破損的文件材料要進(jìn)行修裱。（9）需歸檔的文件要保持它們之間的歷史聯(lián)系和事理邏輯，區(qū)分保存價(jià)值，分類(lèi)整理歸檔第二節(jié)企業(yè)檔案室的檔案收集

了解企業(yè)檔案室的檔案收集來(lái)源與范圍課前預(yù)習(xí)：

第四章企業(yè)檔案是在各項(xiàng)企業(yè)活動(dòng)中形成的檔案。企業(yè)活動(dòng)是指企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、行政、科研、基建、設(shè)備管理等各職能部門(mén)，綜合運(yùn)用資源條件、勞動(dòng)力、資本、科學(xué)技術(shù)、流通手段、企業(yè)信譽(yù)等經(jīng)濟(jì)要素，制造產(chǎn)品獲取利潤(rùn)和創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)基本目標(biāo)的活動(dòng)。因此，企業(yè)檔案是企業(yè)各種因素相互作用的產(chǎn)物，它綜合反映和說(shuō)明企業(yè)的基本面貌和全部活動(dòng)，是各種內(nèi)容和載體檔案的總和。第二節(jié)?企業(yè)檔案室的檔案收集第四章一、收集來(lái)源

企業(yè)檔案工作包括企業(yè)檔案行政管理工作和企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)工作。企業(yè)檔案是在企業(yè)若干項(xiàng)職能活動(dòng)形成的以企業(yè)管理檔案為基礎(chǔ)，以科技檔案為主體的有保存價(jià)值的各種形式的文件，是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作要以滿(mǎn)足企業(yè)各項(xiàng)職能活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用先進(jìn)的管理方法，通過(guò)資源整合和開(kāi)發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。企業(yè)檔案的來(lái)源是企業(yè)的職能活動(dòng)，這些活動(dòng)可以總體劃分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、技術(shù)管理、科技研究、產(chǎn)品生產(chǎn)、基本建設(shè)、設(shè)備儀表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、人事管理。第四章二、收集范圍（詳見(jiàn)教材P55-57）企業(yè)檔案主要收集范圍是和企業(yè)的生產(chǎn)與工作實(shí)踐相一致的。國(guó)家檔案局在《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》中提出，企業(yè)在編制文件材料歸檔范圍和管理檔案保管期限表時(shí)要以企業(yè)機(jī)構(gòu)職責(zé)為依據(jù)進(jìn)行設(shè)計(jì)，而且凡企業(yè)機(jī)構(gòu)在職責(zé)履行過(guò)程中形成的文件材料都要在歸檔范圍和保管期限表中反映出來(lái)，這樣才能做到應(yīng)歸盡歸。企業(yè)除有和機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及其他社會(huì)團(tuán)體相同的人事檔案、會(huì)計(jì)檔案外，還有更具企業(yè)特色的企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)構(gòu)成及變化文件材料，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、企業(yè)生產(chǎn)管理的文件材料需要收集。

第二節(jié)?企業(yè)檔案室的檔案收集1.企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)構(gòu)成及變化文件材料此類(lèi)文件材料主要包括企業(yè)資本登記、資本變動(dòng)、融資文件材料，見(jiàn)表4-2。

第二節(jié)?企業(yè)檔案室的檔案收集二、收集范圍（詳見(jiàn)教材P55-57）

2.企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理文件材料此類(lèi)文件材料主要包括企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、建設(shè)項(xiàng)目（含境外項(xiàng)目）管理、企業(yè)管理、資本經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理、物資管理、產(chǎn)品與服務(wù)業(yè)務(wù)管理、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)與營(yíng)銷(xiāo)、銷(xiāo)售管理等文件材料，見(jiàn)表4-3。

3.企業(yè)生產(chǎn)管理文件材料此類(lèi)文件材料主要包括企業(yè)生產(chǎn)組織、質(zhì)量管理、能源管理、設(shè)備儀器管理、安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)、計(jì)量管理、科技管理、信息化管理、標(biāo)準(zhǔn)管理、圖書(shū)和情報(bào)等管理文件材料，見(jiàn)表4-4。第四章第四章第四章第四章第三節(jié)檔案館的檔案收集

了解檔案館的檔案接收規(guī)定課前預(yù)習(xí)：

第四章檔案是檔案館開(kāi)展工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案館要積極開(kāi)展檔案的接收與征集工作，努力開(kāi)發(fā)檔案的信息資源，為社會(huì)提供有效的利用。一、檔案來(lái)源（教材P57-58）

1.現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案2.撤銷(xiāo)或合并機(jī)關(guān)檔案

現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案是指現(xiàn)在正在進(jìn)行日常工作的企業(yè)、事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體等組織形成的檔案，它的特點(diǎn)是不斷地產(chǎn)生和形成。按照國(guó)家規(guī)定，現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案中具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保管意義的部分，需要定期向檔案館移交。這些檔案就是檔案館檔案不斷增長(zhǎng)和豐富的主要源泉。撤銷(xiāo)或合并機(jī)關(guān)檔案一般是指中華人民共和國(guó)成立以后，由于機(jī)構(gòu)改革和行政區(qū)劃調(diào)整等各種原因被撤銷(xiāo)或合并的企業(yè)、事業(yè)單位等組織形成的檔案。第三節(jié)?檔案館的檔案收集第四章一、檔案來(lái)源（教材P57-58）

3.歷史檔案

4.交接檔案

歷史檔案一般是指中華人民共和國(guó)成立以前，歷史存在過(guò)的各種單位、組織以及著名人物在歷史活動(dòng)中形成的檔案材料，其中包括革命政權(quán)檔案和舊政權(quán)檔案，這些也是檔案館檔案的重要來(lái)源。交接檔案是指由于行政區(qū)劃的變動(dòng)或檔案館結(jié)構(gòu)的變化等原因，使檔案館的設(shè)置和檔案館的保管范圍隨之調(diào)整，因此產(chǎn)生某檔案館接收其他檔案館檔案的情況。檔案館實(shí)際保存成分有時(shí)需要調(diào)整。例如:某全宗和全宗群的檔案分散在不同的檔案館，應(yīng)該集中到相應(yīng)的檔案館；有的檔案館藏有屬于其他檔案館保存范圍的檔案，應(yīng)該向有關(guān)檔案館轉(zhuǎn)交。第四章二、檔案接收

1.現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收（教材P58）

接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案室移交的檔案是各級(jí)檔案館收集工作的任務(wù)。

（1）接收期限（2）接收方法

（3）接收要求

第三節(jié)?檔案館的檔案收集國(guó)家檔案局在《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《檔案館工作通則》對(duì)接收期限做了如下規(guī)定：“省級(jí)以上機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存二十年左右，省轄市（州、盟）和縣級(jí)以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存十年左右?！币皇侵鹉杲邮?，即對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)的當(dāng)年已到保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行接收；二是定期接收，即現(xiàn)行機(jī)關(guān)每隔一定時(shí)間將所保管期滿(mǎn)的檔案向檔案館移交一次。第四章二、檔案接收

1.現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收（教材P58）

接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案室移交的檔案是各級(jí)檔案館收集工作的任務(wù)。

（1）接收期限（2）接收方法

（3）接收要求

第三節(jié)?檔案館的檔案收集1）進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性，一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)作為一個(gè)整體，統(tǒng)一歸入一個(gè)檔案館，不能隨意分散。2）規(guī)定移交的檔案應(yīng)由有關(guān)單位收集齊全，按照規(guī)定整理好。3）與檔案有關(guān)的資料、立檔單位的組織沿革、全宗介紹及其他有關(guān)檢索工具，隨同檔案一并接收。案卷目錄須按規(guī)定格式編制一式數(shù)份，其中一份經(jīng)檔案館簽收后交移交單位。第四章二、檔案接收（教材P59）

2.撤銷(xiāo)或合并單位檔案的接收機(jī)構(gòu)改革時(shí)，機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)或合并必須將本機(jī)關(guān)的全部檔案進(jìn)行認(rèn)真清理，妥善保管，不得分散，并進(jìn)行移交和適當(dāng)?shù)奶幚?。根?jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第二十六條規(guī)定，主要有5個(gè)方面要求。第三節(jié)?檔案館的檔案收集（1）撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)向有關(guān)的檔案館進(jìn)行移交或由有關(guān)主管機(jī)關(guān)代管。（2）撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為原機(jī)關(guān)檔案的一部分，按全宗整體移交有關(guān)檔案館，或由其中一個(gè)機(jī)關(guān)完整地代管。（3）一個(gè)機(jī)關(guān)并入另一個(gè)機(jī)關(guān)或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān)，其檔案材料仍以原全宗為單位向有關(guān)檔案館移交，或由合并后的機(jī)關(guān)代管。（4）一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)或者一個(gè)部門(mén)劃給另一個(gè)機(jī)關(guān)接收，其檔案材料不得由原全宗中抽走而帶入接收機(jī)關(guān)；如果接收機(jī)關(guān)需要利用，可以借閱或者復(fù)制。（5）機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)或者合并時(shí)，如有尚未處理完畢的文件材料，移交應(yīng)受理這些文件的新機(jī)關(guān)繼續(xù)處理，并作為新機(jī)關(guān)的檔案加以保存第四章

二、檔案接收（教材P59）3.歷史檔案的收集

歷史檔案一般包括革命歷史檔案，以及民國(guó)時(shí)期檔案和歷代王朝檔案。歷史檔案收集的意義在于保護(hù)歷史文化遺產(chǎn)，為研究歷史提供可靠材料，并帶有搶救歷史文化遺產(chǎn)的性質(zhì)。歷史檔案征集的途徑第三節(jié)?檔案館的檔案收集一是向有關(guān)單位征集代管的中華人民共和國(guó)成立以前的檔案和材料；二是向兄弟檔案館征集；三是向圖書(shū)館、博物館、紀(jì)念館征集；四是向古舊圖書(shū)書(shū)店、廢品收購(gòu)部門(mén)征集；五是向寺廟、古跡保管部門(mén)征集；六是向個(gè)人征集；七是征集少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案第五章檔案整理

第一節(jié)檔案分類(lèi)

第二節(jié)檔案排列、編號(hào)、編目與裝盒

第五章

檔案整理是按照一定原則對(duì)應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的紙質(zhì)和電子文件材料進(jìn)行組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目和裝盒，使之有序化的過(guò)程。檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使所保存的檔案有序化、條理化，為整個(gè)檔案工作創(chuàng)建秩序化的管理對(duì)象打下基礎(chǔ)。第一節(jié)檔案分類(lèi)

掌握全宗的定義；掌握全宗在檔案管理中的應(yīng)用，能夠正確分類(lèi)課前預(yù)習(xí)：

第五章一、全宗的定義

全宗是指檔案經(jīng)過(guò)整理之后形成的體系明確的有機(jī)整體。全宗是檔案的基本分類(lèi)和管理單位，是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有聯(lián)系的檔案整體。

組織全宗：一個(gè)獨(dú)立的社會(huì)組織形成的全部檔案

人物全宗：一個(gè)著名人物形成的全部檔案稱(chēng)為。一個(gè)全宗是一個(gè)不可分散的有機(jī)整體不同全宗不可混淆?！叭凇币辉~的由來(lái)全宗”一詞是由法文“fonds”轉(zhuǎn)譯而來(lái)的?！癴onds”法文原有意思是“基金”“儲(chǔ)藏”，在檔案管理中一般是指那些具有某種固有聯(lián)系的群體性檔案保管單位。1955年國(guó)家檔案局在《關(guān)于改“芬特”為“全宗”的通知》中，將該詞由音譯改為意譯，“全宗”一詞由此而來(lái)。第五章二、全宗的立檔單位（教材P61）

立檔單位是指構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人，也稱(chēng)全宗構(gòu)成者。立檔單位與全宗的類(lèi)型相對(duì)應(yīng)，立檔單位可分為組織立檔單位、個(gè)人立檔單位和項(xiàng)目立檔單位。

通常情況下，一個(gè)獨(dú)立從事活動(dòng)的機(jī)關(guān)就是一個(gè)立檔單位一個(gè)立檔單位形成的全部檔案就構(gòu)成一個(gè)全宗。