催款函寫(xiě)作規(guī)范及范例在商業(yè)往來(lái)中，及時(shí)回籠資金是維持企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的生命線。當(dāng)應(yīng)收賬款逾期未付時(shí)，一份措辭得當(dāng)、內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拇呖詈粌H是維護(hù)自身權(quán)益的必要手段，也是規(guī)范商業(yè)行為、促進(jìn)合作雙方良性溝通的重要工具。本文將系統(tǒng)闡述催款函的寫(xiě)作規(guī)范，并提供實(shí)用范例，助力您高效、專業(yè)地處理欠款問(wèn)題。一、催款函的重要性與基本原則催款函并非簡(jiǎn)單的“要錢(qián)通知”，它承載著明確債權(quán)、固定證據(jù)、督促履約的多重功能。在起草時(shí)，需堅(jiān)守以下原則：1.合法性：內(nèi)容必須符合法律法規(guī)，不得有威脅、恐嚇、侮辱等非法言辭。2.準(zhǔn)確性：欠款金額、合同依據(jù)、逾期時(shí)間等核心信息務(wù)必精準(zhǔn)無(wú)誤。3.禮貌性：即便對(duì)方違約，保持專業(yè)、禮貌的語(yǔ)氣仍是首選，避免激化矛盾，但也需清晰傳達(dá)立場(chǎng)。4.明確性：清晰指出欠款事實(shí)、還款要求及后續(xù)可能采取的措施。5.及時(shí)性：在約定付款期限屆滿后，應(yīng)盡早發(fā)出，避免拖延導(dǎo)致款項(xiàng)回收難度增加。二、催款函的核心要素一份規(guī)范的催款函應(yīng)包含以下關(guān)鍵信息，以確保其法律效力和溝通效果：1.標(biāo)題：清晰醒目，例如“關(guān)于XX合同項(xiàng)下欠款的催款函”或“催款通知”。2.稱謂：準(zhǔn)確的欠款單位全稱或個(gè)人姓名，若是公司，可同時(shí)抄送給相關(guān)負(fù)責(zé)人。3.欠款事實(shí)陳述：*明確指出雙方發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)的合同編號(hào)、名稱（若有）。*簡(jiǎn)述貨物交付、服務(wù)提供的時(shí)間、內(nèi)容等關(guān)鍵信息。*清晰列出發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、應(yīng)收金額、約定付款日期。*明確逾期天數(shù)及當(dāng)前欠款總金額（如有違約金或利息，需按合同約定計(jì)算并注明）。4.還款要求：*明確要求對(duì)方支付的具體金額。*指定還款的最后期限。*提供詳細(xì)的付款方式及賬戶信息（如銀行賬號(hào)、戶名、開(kāi)戶行）。5.后續(xù)措施聲明：*友好提醒若未能按期還款，己方將保留采取進(jìn)一步措施的權(quán)利，如暫停合作、委托律師處理、提起訴訟或仲裁等。此部分措辭需謹(jǐn)慎，既要表明決心，又不宜過(guò)度威脅，以免陷入不必要的糾紛。6.聯(lián)絡(luò)方式：提供己方聯(lián)系人、電話、郵箱等，方便對(duì)方溝通。7.落款：發(fā)函單位全稱（并加蓋公章）或個(gè)人簽名，以及發(fā)函日期。8.附件：如有必要，可附上合同復(fù)印件、發(fā)票復(fù)印件、送貨單等作為佐證。三、不同階段催款函的寫(xiě)作要點(diǎn)催款函的語(yǔ)氣和策略應(yīng)根據(jù)逾期時(shí)間長(zhǎng)短、欠款金額大小以及與對(duì)方的合作關(guān)系靈活調(diào)整。1.初次催款函（逾期初期，通常1-15天）：*語(yǔ)氣：友好、提醒為主，假設(shè)對(duì)方可能因疏忽或流程問(wèn)題未能及時(shí)付款。*重點(diǎn)：清晰核對(duì)賬目，委婉提醒付款。*策略：表達(dá)繼續(xù)合作的意愿，避免引起對(duì)方反感。2.二次催款函（逾期中期，通常15-30天）：*語(yǔ)氣：比初次稍嚴(yán)肅，但仍保持專業(yè)和禮貌。*重點(diǎn)：強(qiáng)調(diào)逾期事實(shí)，明確指出逾期帶來(lái)的不便，并再次催告還款。*策略：可嘗試電話溝通后再發(fā)函，了解未付款原因，并暗示再不付款將影響后續(xù)合作或采取進(jìn)一步措施。3.嚴(yán)肅催款函/最后通牒（逾期較久，通常30天以上或多次催討無(wú)果）：*語(yǔ)氣：堅(jiān)定、明確，體現(xiàn)追討欠款的決心。*重點(diǎn)：詳細(xì)陳述欠款事實(shí)及逾期時(shí)間，明確提出還款的最后期限和具體要求，清晰告知逾期將產(chǎn)生的后果（如停止供貨、加收逾期費(fèi)用、采取法律途徑等）。*策略：此階段應(yīng)做好相關(guān)證據(jù)的整理工作，為可能的法律行動(dòng)做準(zhǔn)備。四、催款函范例范例一：初次催款函（語(yǔ)氣友好型）標(biāo)題：關(guān)于貴司XX款項(xiàng)的溫馨提醒函[對(duì)方公司全稱/負(fù)責(zé)人姓名]：您好！根據(jù)雙方于[合同簽訂日期]簽訂的《[合同名稱]》（合同編號(hào)：[合同編號(hào)]），我司已于[貨物/服務(wù)提供日期]按約向貴司提供了[貨物/服務(wù)名稱]，相關(guān)發(fā)票（發(fā)票號(hào)碼：[發(fā)票號(hào)碼]，金額：[金額]）也已于[發(fā)票送達(dá)日期]送達(dá)貴司。按照合同約定，該筆款項(xiàng)應(yīng)于[約定付款日期]前支付。截至今日，我們尚未收到該筆款項(xiàng)?？紤]到可能存在賬務(wù)處理或信息傳遞上的延誤，特此溫馨提醒，請(qǐng)貴司協(xié)助核實(shí)并盡快安排付款事宜。如已付款，請(qǐng)忽略此函并告知付款信息，以便我們查收。如有任何疑問(wèn)，歡迎隨時(shí)與我司[聯(lián)系人姓名]（電話：[聯(lián)系電話]，郵箱：[聯(lián)系郵箱]）聯(lián)系。感謝貴司的理解與配合，期待與貴司的長(zhǎng)期友好合作。順祝商祺！[你公司全稱]（公章）[經(jīng)辦人姓名及職務(wù)，可選][發(fā)函日期：年月日]范例二：二次催款函（語(yǔ)氣稍嚴(yán)肅型）標(biāo)題：關(guān)于催討XX合同項(xiàng)下逾期欠款的函[對(duì)方公司全稱]負(fù)責(zé)人[負(fù)責(zé)人姓名，可選]先生/女士：您好！就貴司與我司于[合同簽訂日期]簽訂的《[合同名稱]》（合同編號(hào)：[合同編號(hào)]）項(xiàng)下的欠款事宜，我們?cè)赱初次催款日期]向貴司發(fā)出催款提醒。該合同約定，我司向貴司提供[貨物/服務(wù)名稱]，貴司應(yīng)于[約定付款日期]前支付貨款/服務(wù)費(fèi)，金額為[金額]。我司已按約履行全部義務(wù)，貴司也已收訖相關(guān)發(fā)票（發(fā)票號(hào)碼：[發(fā)票號(hào)碼]）。但截至[當(dāng)前日期]，該筆款項(xiàng)已逾期[X]天，金額[金額]仍未支付到賬。我們理解貴司可能面臨一些臨時(shí)的資金調(diào)度問(wèn)題，但此逾期款項(xiàng)已對(duì)我司的正常運(yùn)營(yíng)造成一定影響。為確保雙方合作的順利進(jìn)行，懇請(qǐng)貴司高度重視此事，盡快安排付款。如能在[期望付款日期]前結(jié)清，將不勝感激。請(qǐng)貴司收到此函后盡快與我司[聯(lián)系人姓名]（電話：[聯(lián)系電話]）聯(lián)系，告知具體付款計(jì)劃。盼復(fù)！[你公司全稱]（公章）[發(fā)函日期：年月日]范例三：最后通牒式催款函（語(yǔ)氣強(qiáng)硬型）標(biāo)題：關(guān)于立即支付XX合同項(xiàng)下嚴(yán)重逾期欠款并承擔(dān)相應(yīng)后果的最后通牒函[對(duì)方公司全稱]：現(xiàn)就貴司嚴(yán)重拖欠我司款項(xiàng)事宜，鄭重致函如下：一、欠款事實(shí)：1.合同依據(jù)：雙方于[合同簽訂日期]簽訂的《[合同名稱]》（合同編號(hào)：[合同編號(hào)]）。2.欠款事由：我司為貴司提供[貨物/服務(wù)名稱]。3.欠款金額：人民幣[金額]。4.約定付款日：[原約定付款日期]。5.逾期天數(shù)：截至[當(dāng)前日期]，該筆款項(xiàng)已逾期達(dá)[X]天。二、催款經(jīng)過(guò)：我司曾于[初次催款日期]、[二次催款日期]多次通過(guò)函件/電話方式向貴司催討，但貴司始終未能履行付款義務(wù)/未給出明確付款承諾。三、我方要求：鑒于貴司的嚴(yán)重違約行為，現(xiàn)特向貴司發(fā)出最后通牒：1.請(qǐng)貴司務(wù)必在[最后付款期限，例如：X年X月X日]前，將上述全部逾期欠款[金額]支付至我司以下賬戶：開(kāi)戶名：[你公司全稱]開(kāi)戶行：[開(kāi)戶銀行]賬號(hào)：[銀行賬號(hào)]2.同時(shí)，根據(jù)合同第[X]條關(guān)于逾期付款的約定，貴司還需支付逾期付款違約金[按合同約定計(jì)算或說(shuō)明計(jì)算方式]。四、后續(xù)措施：若貴司在上述指定期限內(nèi)仍未能履行付款義務(wù)，我司將不得不遺憾地采取包括但不限于以下一切必要措施維護(hù)自身合法權(quán)益：1.立即停止向貴司提供任何新的貨物/服務(wù)；2.正式委托律師通過(guò)法律途徑追討欠款，屆時(shí)貴司除需支付欠款本金及合同約定的違約金外，還將承擔(dān)由此產(chǎn)生的全部律師費(fèi)、訴訟費(fèi)、保全費(fèi)及其他相關(guān)費(fèi)用；3.在必要范圍內(nèi)，向行業(yè)協(xié)會(huì)及相關(guān)合作單位通報(bào)貴司的不良付款記錄。我司始終珍視雙方曾經(jīng)的合作關(guān)系，但對(duì)于惡意拖欠款項(xiàng)的行為，我們絕不姑息。希望貴司能權(quán)衡利弊，正視此事，避免不必要的法律糾紛。特此函告！[你公