供應(yīng)商信息錄入及資質(zhì)審核流程模板一、適用范圍與場景說明本模板適用于企業(yè)采購部門、供應(yīng)商管理部門及相關(guān)部門，針對新供應(yīng)商準(zhǔn)入、現(xiàn)有供應(yīng)商信息更新、資質(zhì)續(xù)期等場景，規(guī)范供應(yīng)商信息的收集、錄入、審核及歸檔全流程，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)、信息真實，為企業(yè)采購活動提供可靠依據(jù)。二、操作流程詳解（一）供應(yīng)商信息提交執(zhí)行人：供應(yīng)商對接人/供應(yīng)商自主提交操作內(nèi)容：供應(yīng)商根據(jù)企業(yè)要求，填寫《供應(yīng)商信息登記表》（見模板一），并提供以下資質(zhì)文件（加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照（副本復(fù)印件，需在有效期內(nèi)）；經(jīng)營許可證（如涉及特殊行業(yè)，如食品、醫(yī)療器械等）；法定代表人身份證明（復(fù)印件）；授權(quán)委托書（若由非法定代表人辦理，需注明授權(quán)范圍及期限）；近三年內(nèi)主要業(yè)績合同（復(fù)印件，至少2份）；產(chǎn)品/服務(wù)認(rèn)證證書（如ISO9001、ISO14001等，如有）；其他企業(yè)要求的證明材料（如稅務(wù)登記證、社保開戶證明等）。供應(yīng)商通過企業(yè)指定渠道（如采購管理系統(tǒng)、郵件或線下提交）將上述材料提交至采購部門對接人*。輸出成果：完整的《供應(yīng)商信息登記表》及資質(zhì)文件原件/復(fù)印件。（二）初步信息核對執(zhí)行人：采購專員*操作內(nèi)容：收到供應(yīng)商提交材料后，1個工作日內(nèi)完成初步形式核對，重點檢查：表格填寫是否完整（無漏填項、錯別字）；資質(zhì)文件是否齊全（與《供應(yīng)商信息登記表》附件清單一致）；文件是否加蓋公章（復(fù)印件需注明“與原件一致”并蓋章）；營業(yè)執(zhí)照等核心證件是否在有效期內(nèi)。若材料不完整或不符合要求，通過郵件/電話聯(lián)系供應(yīng)商，告知需補充或修改的內(nèi)容，明確反饋時限（一般不超過2個工作日）。輸出成果：初步核對通過的《供應(yīng)商信息登記表》及資質(zhì)文件，或《材料補正通知》。（三）資質(zhì)文件審核執(zhí)行人：采購經(jīng)理、法務(wù)專員（如需）、質(zhì)量專員*（如需）操作內(nèi)容：合規(guī)性審核（采購經(jīng)理*負(fù)責(zé)）：核查營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍與企業(yè)采購需求是否匹配；檢查行業(yè)特殊資質(zhì)（如安全生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）是否齊全且有效；確認(rèn)法定代表人身份證明及授權(quán)委托書的法律效力。真實性核查（采購經(jīng)理*牽頭）：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實營業(yè)執(zhí)照注冊信息、經(jīng)營狀態(tài)（是否存續(xù)、吊銷、注銷）；核對業(yè)績合同關(guān)鍵信息（合作方、合同金額、履行期限）與供應(yīng)商提供材料是否一致，必要時聯(lián)系合作方核實。質(zhì)量/能力審核（質(zhì)量專員*負(fù)責(zé)，如涉及產(chǎn)品采購）：審核產(chǎn)品認(rèn)證證書（如3C認(rèn)證、CE認(rèn)證）的有效性及與產(chǎn)品的一致性；評估供應(yīng)商生產(chǎn)/服務(wù)能力（如設(shè)備清單、技術(shù)團(tuán)隊、產(chǎn)能證明等，根據(jù)行業(yè)需求補充）。法律風(fēng)險審核（法務(wù)專員*負(fù)責(zé)，必要時）：審查合同條款、資質(zhì)文件中是否存在法律風(fēng)險（如知識產(chǎn)權(quán)糾紛、訴訟記錄等）；確認(rèn)供應(yīng)商無重大失信行為（通過“信用中國”等平臺查詢）。輸出成果：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》（見模板二），明確審核結(jié)論（通過/不通過/需補充材料）。（四）實地考察（如需）執(zhí)行人：采購經(jīng)理、質(zhì)量專員、使用部門代表*適用場景：戰(zhàn)略供應(yīng)商、高風(fēng)險品類供應(yīng)商（如大宗原材料、關(guān)鍵零部件）；供應(yīng)商注冊地與實際經(jīng)營地不一致；初步審核通過但需進(jìn)一步核實生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系等。操作內(nèi)容：制定考察計劃，明確考察時間、路線、參與人員及考察重點（如生產(chǎn)車間、倉儲條件、質(zhì)檢流程、管理制度等）；現(xiàn)場核查供應(yīng)商實際經(jīng)營狀況與申報材料是否一致，記錄考察情況（拍照、填寫《實地考察記錄表》）；與供應(yīng)商負(fù)責(zé)人溝通，解答疑問，明確合作要求。輸出成果：《實地考察記錄表》，作為綜合評審的依據(jù)之一。（五）綜合評審與分級執(zhí)行人：供應(yīng)商評審小組（由采購經(jīng)理、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、使用部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)專員組成）操作內(nèi)容：評審小組根據(jù)初步審核、實地考察（如需）結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合打分（評分標(biāo)準(zhǔn)見模板三《供應(yīng)商綜合評分表》），評分維度包括：企業(yè)資質(zhì)（20%）：營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、認(rèn)證證書等；財務(wù)狀況（20%）：注冊資本、資產(chǎn)負(fù)債率、納稅信用等級等；業(yè)績與信譽（25%）：合作案例、客戶評價、市場口碑、失信記錄等；質(zhì)量保障（20%）：質(zhì)檢流程、認(rèn)證體系、不良品處理機制等；服務(wù)能力（15%）：響應(yīng)速度、售后保障、合作配合度等。根據(jù)評分結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分級（如A級：90分以上，優(yōu)先合作；B級：80-89分，可合作；C級：70-79分，有條件合作；D級：70分以下，不予合作）。輸出成果：《供應(yīng)商綜合評審報告》，明確評審結(jié)論及合作建議。（六）審核結(jié)果反饋執(zhí)行人：采購經(jīng)理*操作內(nèi)容：對審核通過的供應(yīng)商，通過郵件/系統(tǒng)發(fā)送《供應(yīng)商準(zhǔn)入通知》，告知其后續(xù)合作流程及要求；對審核未通過的供應(yīng)商，發(fā)送《供應(yīng)商未通過審核通知》，簡要說明未通過原因（如資質(zhì)不全、業(yè)績不符等），并告知材料可再次提交的時限（如6個月內(nèi)）；對有條件通過的供應(yīng)商，明確需整改的問題及整改期限，整改后重新審核。輸出成果：《供應(yīng)商準(zhǔn)入通知》或《供應(yīng)商未通過審核通知》。（七）信息錄入與歸檔執(zhí)行人：采購數(shù)據(jù)管理員*操作內(nèi)容：將審核通過的供應(yīng)商信息錄入企業(yè)采購管理系統(tǒng)，包括基本信息、資質(zhì)文件、評審結(jié)果、分級等，保證信息準(zhǔn)確、完整；打印《供應(yīng)商信息登記表》《資質(zhì)審核表》《綜合評審報告》等材料，按供應(yīng)商名稱分類歸檔（電子檔+紙質(zhì)檔），保存期限不少于供應(yīng)商合作結(jié)束后3年；更新《供應(yīng)商名錄》，定期維護(hù)（如資質(zhì)到期前3個月提醒供應(yīng)商續(xù)期，信息變更時及時更新）。輸出成果：系統(tǒng)中的供應(yīng)商檔案、紙質(zhì)歸檔資料、更新后的《供應(yīng)商名錄》。三、配套模板清單模板一：供應(yīng)商信息登記表序號信息類別具體內(nèi)容1供應(yīng)商基本信息企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、實際經(jīng)營地址、成立日期、注冊資本、經(jīng)營范圍、法定代表人姓名及聯(lián)系方式（先生/女士，電話）2對接人信息姓名（先生/女士）、職務(wù)、聯(lián)系電話（）、郵箱（**）3資質(zhì)文件清單營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、認(rèn)證證書、業(yè)績合同等（需注明“已提供”并附頁）4供應(yīng)商承諾“本企業(yè)承諾所提供信息及材料真實有效，如有虛假，愿承擔(dān)一切法律責(zé)任”簽字/蓋章模板二：供應(yīng)商資質(zhì)審核表審核項目審核內(nèi)容審核結(jié)果（通過/不通過）備注營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍與需求匹配、注冊信息真實行業(yè)特殊資質(zhì)是否齊全（如安全生產(chǎn)許可證）、是否在有效期內(nèi)業(yè)績合同合同數(shù)量是否達(dá)標(biāo)（≥2份）、關(guān)鍵信息是否真實認(rèn)證證書是否有效（如ISO9001）、與產(chǎn)品/服務(wù)一致真實性核查官方渠道核驗無異常、無失信記錄綜合審核意見審核人：*（簽字）模板三：供應(yīng)商綜合評分表評分維度評分標(biāo)準(zhǔn)得分（0-100）企業(yè)資質(zhì)（20分）營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)齊全（10分），認(rèn)證證書等級高（如ISO9001、ISO14001）（10分）財務(wù)狀況（20分）注冊資本≥1000萬（10分），資產(chǎn)負(fù)債率≤50%（10分）業(yè)績與信譽（25分）近3年合作案例≥5個（10分），客戶評價良好（10分），無失信記錄（5分）質(zhì)量保障（20分）質(zhì)檢流程完善（10分），不良品處理機制明確（10分）服務(wù)能力（15分）響應(yīng)時間≤24小時（8分），售后保障完善（7分）總分評審結(jié)論□A級（90分以上，優(yōu)先合作）□B級（80-89分，可合作）□C級（70-79分，有條件合作）□D級（70分以下，不予合作）評審小組簽字四、關(guān)鍵事項提醒信息真實性：供應(yīng)商必須保證提交信息及材料真實有效，對虛假信息實行“一票否決”，且3年內(nèi)不得再次申請；企業(yè)可通過第三方機構(gòu)（如信用查詢平臺）核實信息，必要時進(jìn)行公證。資質(zhì)時效管理：建立供應(yīng)商資質(zhì)臺賬，對即將到期的資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、認(rèn)證證書）提前3個月提醒供應(yīng)商續(xù)期，逾期未續(xù)期的暫停合作資格。保密要求：供應(yīng)商提交的商業(yè)信息（如成本數(shù)據(jù)、技術(shù)參數(shù)）及企業(yè)審核過程信息，僅限相關(guān)人員知悉，嚴(yán)禁外泄，違者按企業(yè)保密制度處理。審核時限：各環(huán)節(jié)審核需在規(guī)定時間內(nèi)完成（初步核對1個工作日、