企業(yè)物資采購審批及供應管理模板一、模板適用范圍與核心價值本模板適用于各類大中型企業(yè)、中小型制造及服務型企業(yè)，覆蓋生產物資、辦公用品、設備采購等全品類物資管理場景。通過標準化流程設計，解決企業(yè)采購中常見的需求隨意、審批滯后、供應商管理混亂、庫存積壓等問題，實現采購流程透明化、審批責任明確化、供應管理精細化，助力企業(yè)控制采購成本、提升運營效率、降低合規(guī)風險。二、全流程操作指引（一）采購審批流程：從需求到訂單的標準化管控1.需求發(fā)起與部門初審操作主體：需求部門（如生產部、行政部、研發(fā)部等）操作步驟：需求部門根據實際業(yè)務需要（如生產缺料、設備更換、辦公消耗等），填寫《物資需求申請表》，詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、單位、需求數量、預計用途、預算單價、預算總價、緊急程度（普通/緊急/特急）及需求日期。部門負責人（*部門經理）對需求的合理性、必要性進行審核，重點核查數量是否與實際匹配、預算是否符合部門年度計劃，審核通過后在“部門意見”欄簽字確認；若需求不合規(guī)，需注明退回理由并反饋給需求部門修改。輸出文檔：《物資需求申請表》（部門負責人簽字版）2.采購計劃編制與多級審批操作主體：采購部、財務部、管理層操作步驟：采購部收到《物資需求申請表》后，匯總各部門需求，結合當前庫存水平（通過ERP系統(tǒng)或庫存臺賬查詢），判斷是否存在可調撥庫存或替代物資，避免重復采購。編制《采購計劃表》，列明采購周期、物資清單（含名稱、規(guī)格、數量、預算）、采購方式建議（公開招標/詢價比價/單一來源采購/競爭性談判等）及預算總額，提交采購部負責人（*采購總監(jiān)）初審。財務部（*財務經理）對采購計劃的預算合規(guī)性、成本合理性進行審核，重點核查總預算是否超年度預算、單價是否偏離市場均價，審核通過后簽字確認；若預算超標，需說明調整理由或要求需求部門優(yōu)化需求。根據采購金額分級報批：小額采購（≤5萬元）：采購部負責人審批；中額采購（5萬-20萬元）：采購部負責人+財務部聯合審批；大額采購（＞20萬元）：提交總經理（*總經理）最終審批。輸出文檔：《采購計劃審批表》（含采購部、財務部、管理層審批意見）3.供應商選擇與比價議價操作主體：采購部、需求部門、質檢部（必要時）操作步驟：采購部根據《采購計劃表》確定的采購方式，啟動供應商選擇流程：公開招標/詢價比價：從合格供應商庫中篩選至少3家供應商，邀請其提供報價單（需含物資規(guī)格、單價、總價、交貨期、質保期等），填寫《供應商比價表》，對比價格、質量、交貨能力、售后服務等維度，初步選定候選供應商。單一來源采購：僅適用于獨家供應或緊急情況，需提交《單一來源采購申請表》，說明理由（如專利、緊急維修等），經采購部負責人+總經理審批后方可執(zhí)行。需求部門、質檢部參與技術參數或質量標準的確認，保證供應商資質與采購要求匹配（如特種設備需提供生產許可證，原材料需提供檢測報告）。與候選供應商進行商務談判，最終確定成交價格、交貨條款及付款條件，形成《供應商談判記錄表》。輸出文檔：《供應商比價表》《單一來源采購申請表》（若有）、《供應商談判記錄表》4.采購訂單與審批操作主體：采購部、法務部（必要時）操作步驟：采購部根據談判結果，在ERP系統(tǒng)中《采購訂單》，列明訂單編號、供應商信息（名稱、地址、聯系人、電話）、物資明細（名稱、規(guī)格、型號、單位、數量、單價、金額）、交貨日期、交貨地點、付款方式、質量標準、違約責任等核心條款。采購訂單按審批流程流轉：采購部負責人（采購總監(jiān)）審核→財務部（財務經理）審核（重點核查價格、付款條款）→總經理（*總經理）審批（大額訂單需審批）。審批通過后，采購部將《采購訂單》加蓋公章，正式發(fā)送給供應商，并要求供應商在2個工作日內簽字確認回傳，保證雙方對訂單內容無異議。輸出文檔：《采購訂單》（審批通過版+供應商回傳版）5.合同簽訂與執(zhí)行跟蹤操作主體：采購部、法務部操作步驟：對于單筆金額≥10萬元或涉及長期合作的采購項目，需簽訂正式《采購合同》。合同內容需包含《采購訂單》全部條款，并補充保密協(xié)議、知識產權條款、爭議解決方式等細節(jié)，由法務部（*法務專員）審核無誤后，雙方加蓋公章（合同章）生效。采購部指定專人作為合同執(zhí)行人，每周跟蹤供應商生產/備貨進度，提前3天提醒供應商準備發(fā)貨；若預計延遲交貨，供應商需書面說明原因及新的交貨期，采購部評估是否影響生產/運營，必要時啟動應急預案（如尋找替代供應商）。輸出文檔：《采購合同》（法務審核版+雙方簽字版）、《合同執(zhí)行跟蹤表》6.物資驗收與付款結算操作主體：需求部門、倉庫、質檢部、財務部、采購部操作步驟：到貨通知：供應商發(fā)貨后，將《發(fā)貨單》掃描件發(fā)送給采購部，采購部提前1天通知需求部門、倉庫、質檢部準備驗收。聯合驗收：數量驗收：倉庫根據《采購訂單》核對物資數量、包裝是否完好，填寫《到貨數量清單》；質量驗收：質檢部按《采購合同》約定的質量標準（如國標、行標或企業(yè)標準）進行檢測，出具《質量檢測報告》；需求部門對物資規(guī)格、型號是否符合使用需求進行確認。驗收結果處理：合格：需求部門、倉庫、質檢部在《物資驗收單》上共同簽字確認，倉庫辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬；不合格：填寫《不合格品處理單》，由采購部聯系供應商辦理退換貨或索賠，不合格品嚴禁入庫。付款申請：采購部收集《采購訂單》《采購合同》《物資驗收單》《供應商發(fā)票》等全套單據，填寫《付款申請表》，按財務制度流程審批（采購部→財務部→總經理）?？铐椫Ц叮撼黾{根據審批通過的《付款申請表》，通過銀行轉賬方式向供應商付款，付款后備注“訂單編號+合同編號”，便于對賬。輸出文檔：《物資驗收單》《不合格品處理單》（若有）、《付款申請表》《付款憑證》（二）供應管理流程：從供應商到庫存的全周期協(xié)同1.供應商準入與動態(tài)管理操作主體：采購部、質檢部、財務部操作步驟：準入評估：新供應商需提交《供應商準入申請表》，附營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書（如ISO9001、3C認證等）、生產能力說明、主要客戶案例、產品價格表等資料。采購部組織技術、質量、財務部門成立評審小組，從資質、技術、產能、信譽、價格等維度進行打分（總分100分，≥80分合格），評估通過后納入《合格供應商名錄》。分級管理：根據供應商年度績效評分，將供應商分為A類（優(yōu)秀，≥90分）、B類（良好，80-89分）、C類（合格，70-79分）、D類（待淘汰，＜70分）。A類供應商可優(yōu)先獲得訂單，D類供應商暫停合作并限期整改，整改不合格則永久清退。輸出文檔：《供應商準入申請表》《合格供應商名錄》《供應商分級表》2.訂單交付與庫存協(xié)同操作主體：采購部、倉庫、需求部門操作步驟：采購部每周向供應商推送下周《采購需求預測表》（含物資名稱、數量、需求日期），供應商根據預測提前備貨，縮短交貨周期。倉庫實時監(jiān)控庫存水平，當某物資庫存量低于“安全庫存”時（如安全庫存=日均用量×采購周期+保險庫存），自動觸發(fā)《補貨提醒單》，推送至采購部。采購部根據《補貨提醒單》結合《合格供應商名錄》下達訂單，保證庫存周轉率≥行業(yè)平均水平（如制造業(yè)≥6次/年），避免積壓或缺貨。輸出文檔：《采購需求預測表》《補貨提醒單》《庫存周轉報表》3.質量問題追溯與改進操作主體：質檢部、采購部、供應商操作步驟：使用過程中發(fā)覺物資質量問題，需求部門需在24小時內填寫《質量問題反饋單》，附問題照片、檢測數據等證據，提交采購部和質檢部。質檢部組織技術部門分析問題原因（如原材料缺陷、生產工藝問題、運輸損壞等），判定責任方：若為供應商責任，采購部向供應商發(fā)出《質量索賠通知書》，要求賠償（如退貨、降價、免費補貨）；若為我方責任（如存儲不當），需內部流程優(yōu)化，避免再次發(fā)生。供應商需在5個工作日內提交《質量問題整改報告》，說明原因分析、糾正預防措施，采購部跟蹤整改效果，更新供應商質量檔案。輸出文檔：《質量問題反饋單》《質量索賠通知書》（若有）、《質量問題整改報告》4.供應商績效評價與關系維護操作主體：采購部、需求部門、質檢部、財務部操作步驟：季度評價：每季度末，采購部組織各部門對合作供應商進行績效評價，評價指標及權重價格合理性（20%）：對比市場均價，價格低于均價得滿分，高于均價按比例扣分；產品質量（30%）：根據《質量檢測報告》《質量問題反饋單》統(tǒng)計批次合格率，合格率100%得滿分，每降低1%扣1分；交貨及時性（25%）：按時交貨訂單占比≥95%得滿分，每降低1%扣1分；服務配合度（15%）：響應速度、問題解決效率、售后服務態(tài)度等，由需求部門打分；財務信用（10%）：是否按時開票、是否存在逾期付款記錄，由財務部打分。年度總評：結合季度評分計算年度平均分，確定供應商年度等級（A/B/C/D），并向供應商反饋評價結果，對A類供應商給予訂單傾斜、付款周期縮短等激勵，對D類供應商發(fā)出《淘汰通知書》。關系維護：每年召開1-2次供應商座談會，聽取改進建議；定期拜訪核心供應商，知曉其生產經營情況，建立長期戰(zhàn)略合作關系。輸出文檔：《供應商季度績效評價表》《供應商年度等級評定表》《供應商座談會紀要》三、關鍵模板表格設計（一）物資需求申請表需求部門需求日期物資名稱規(guī)格型號單位需求數量預計用途預算單價（元）預算總價（元）緊急程度部門負責人簽字（二）采購計劃審批表計劃編號編制日期采購部門計劃周期采購方式建議預算總額（元）采購部負責人意見財務部意見總經理審批（三）供應商比價表比價編號比價日期采購項目供應商名稱聯系人聯系電話報價（元）交貨期資質文件齊全備注采購部審核意見（四）物資驗收單驗收日期訂單編號供應商名稱物資名稱規(guī)格型號單位應收數量實收數量質量情況驗收人（需求/倉庫/質檢）倉庫入庫簽字（五）供應商績效評價表供應商名稱評價周期價格得分（20%）質量得分（30%）交貨得分（25%）服務得分（15%）財務得分（10%）總分等級改進建議四、使用中的關鍵控制點1.需求審核“三性”原則需求部門需保證需求的“必要性”（非冗余采購）、“準確性”（規(guī)格數量無誤）、“合理性”（預算符合實際），部門負責人需嚴格把關，避免“為采購而采購”或“虛假需求”，從源頭控制成本。2.采購方式合規(guī)性根據《中華人民共和國采購法》及企業(yè)內控制度，明確不同金額采購方式的選擇標準：公開招標：單項預算≥50萬元；詢價比價：5萬元≤單項預算＜50萬元；單一來源：供應商唯一或緊急采購（需書面說明理由）。嚴禁化整為零規(guī)避招標，保證采購過程公開、公平、公正。3.供應商資質“紅線”管理供應商必須具備合法營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)生產/經營許可證（如食品需SC認證、特種設備需制造許可證），且在有效期內；對涉及安全、健康的物資（如化學品、醫(yī)療器械），需額外提供第三方檢測報告。嚴禁與無資質供應商合作，規(guī)避質量與法律風險。4.合同條款“閉環(huán)”設計《采購合同》需明確“驗收標準”（具體參數、檢測方法）、“違約責任”（延遲交貨、質量不合格的賠償標準）、“爭議解決方式”（仲裁/訴訟），避免條款模糊導致糾紛。法務部需審核所有合同文本，保證合規(guī)性。5.付款單據“四單匹配”財務部付款時需嚴格核對“訂單編號+合同編號”匹配，保證《采購訂單》《采購合同》