行政辦公用品采購(gòu)與管理制度手冊(cè)第一章總則一、制度目的為規(guī)范公司行政辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用、庫(kù)存及費(fèi)用管理，保障各部門工作需求，提高資源使用效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司各部門（含分支機(jī)構(gòu)）的辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)、審批、采購(gòu)、驗(yàn)收、領(lǐng)用、庫(kù)存管理等全流程工作，以及涉及辦公用品管理的行政部、財(cái)務(wù)部及全體員工。三、基本原則按需申領(lǐng)：根據(jù)實(shí)際工作需求申領(lǐng)，杜絕浪費(fèi)和過(guò)度囤積；預(yù)算控制：嚴(yán)格執(zhí)行年度辦公用品預(yù)算，超預(yù)算采購(gòu)需履行特殊審批流程；規(guī)范透明：采購(gòu)流程公開(kāi)透明，供應(yīng)商選擇公平公正，臺(tái)賬記錄清晰可追溯；責(zé)任到人：各部門負(fù)責(zé)人為本部門辦公用品管理第一責(zé)任人，行政部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司辦公用品管理工作。第二章采購(gòu)管理流程一、需求提報(bào)與審批需求提報(bào)各部門每月25日前，根據(jù)下月工作計(jì)劃填寫《辦公用品月度需求計(jì)劃表》（表1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部。臨時(shí)急需辦公用品（如突發(fā)工作需求），可填寫《辦公用品臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》（表2），說(shuō)明緊急原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部緊急處理。需求匯總與審核行政部每月28日前匯總各部門月度需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況（參考《庫(kù)存臺(tái)賬》），編制《公司月度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃》，報(bào)行政部經(jīng)理*審核。單次采購(gòu)金額超2000元的，需經(jīng)行政部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理聯(lián)合審批；超5000元的，需額外報(bào)總經(jīng)理*審批。二、供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商準(zhǔn)入行政部建立《合格供應(yīng)商名錄》（表3），供應(yīng)商需滿足以下條件：具備合法營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)資質(zhì)齊全、產(chǎn)品質(zhì)量符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善。新供應(yīng)商準(zhǔn)入需提供資質(zhì)證明文件，經(jīng)行政部評(píng)估、樣品測(cè)試（適用辦公用品）后，報(bào)行政部經(jīng)理*審批方可加入名錄。供應(yīng)商比價(jià)與選擇單次采購(gòu)金額不足1000元的，行政部可從《合格供應(yīng)商名錄》中直接選擇合作供應(yīng)商；單次采購(gòu)金額1000-5000元的，需至少向2家供應(yīng)商詢價(jià)，填寫《供應(yīng)商比價(jià)表》（表4），選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商；單次采購(gòu)金額超5000元的，需組織3家及以上供應(yīng)商參與競(jìng)標(biāo)，由行政部、財(cái)務(wù)部、使用部門共同評(píng)審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。三、下單與采購(gòu)執(zhí)行訂單下達(dá)行政部根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃或臨時(shí)申請(qǐng)，向選定供應(yīng)商下達(dá)《辦公用品采購(gòu)訂單》（表5），明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交付時(shí)間、交付地址、付款方式等條款。采購(gòu)訂單需經(jīng)行政部采購(gòu)專員、行政部經(jīng)理簽字蓋章后生效，一式兩份（供應(yīng)商、行政部各執(zhí)一份）。采購(gòu)進(jìn)度跟蹤行政部采購(gòu)專員負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，保證供應(yīng)商按約定時(shí)間交付；若遇延遲，需及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，并向行政部經(jīng)理匯報(bào)。四、驗(yàn)收入庫(kù)到貨驗(yàn)收辦公用品到貨后，行政部組織驗(yàn)收小組（至少2人，含采購(gòu)專員及倉(cāng)庫(kù)管理員）對(duì)照采購(gòu)訂單進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，保證與訂單一致。對(duì)質(zhì)量不合格或數(shù)量不符的物品，行政部需在24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商處理（退換貨或補(bǔ)發(fā)），并做好記錄。入庫(kù)登記驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理員*及時(shí)更新《庫(kù)存臺(tái)賬》（表6），錄入物品名稱、規(guī)格、入庫(kù)數(shù)量、入庫(kù)日期、供應(yīng)商、單價(jià)等信息，并粘貼庫(kù)存標(biāo)簽。《辦公用品入庫(kù)單》（表7）需由驗(yàn)收人員、倉(cāng)庫(kù)管理員、采購(gòu)專員簽字確認(rèn)，一式三份（行政部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商各執(zhí)一份，供應(yīng)商聯(lián)僅用于數(shù)量確認(rèn)）。第三章領(lǐng)用管理流程一、領(lǐng)用申請(qǐng)日常領(lǐng)用員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，需填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（表8），注明領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部。部門負(fù)責(zé)人可指定專人（如行政助理）統(tǒng)一辦理本部門辦公用品領(lǐng)用手續(xù)，避免分散領(lǐng)用導(dǎo)致管理混亂。特殊領(lǐng)用領(lǐng)用單價(jià)超500元或易損耗物品（如U盤、計(jì)算器）時(shí)，需在領(lǐng)用登記表上注明“個(gè)人使用”或“部門共用”，并承諾妥善保管；離職時(shí)需辦理歸還手續(xù)。臨時(shí)性大批量領(lǐng)用（如部門活動(dòng)物資），需提前3個(gè)工作日提交《辦公用品臨時(shí)領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部經(jīng)理*審批后方可領(lǐng)用。二、領(lǐng)用審批與發(fā)放審批權(quán)限單次領(lǐng)用金額不足500元的，由部門負(fù)責(zé)人審批；單次領(lǐng)用金額500-2000元的，需經(jīng)行政部經(jīng)理*審批；單次領(lǐng)用金額超2000元的，需經(jīng)行政部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理聯(lián)合審批。物品發(fā)放行政部倉(cāng)庫(kù)管理員*核對(duì)審批通過(guò)的《辦公用品領(lǐng)用登記表》后，按申領(lǐng)數(shù)量發(fā)放物品，領(lǐng)用人需當(dāng)場(chǎng)核對(duì)物品規(guī)格、數(shù)量并簽字確認(rèn)。急需物品可先領(lǐng)用后補(bǔ)手續(xù)，但領(lǐng)用人需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全審批流程，行政部做好登記備查。三、領(lǐng)用記錄與追溯行政部每月匯總《辦公用品領(lǐng)用登記表》，更新《部門領(lǐng)用臺(tái)賬》（表9），按部門統(tǒng)計(jì)領(lǐng)用數(shù)量、金額，定期向各部門反饋領(lǐng)用情況。財(cái)務(wù)部根據(jù)《辦公用品領(lǐng)用登記表》《入庫(kù)單》等單據(jù)，進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)偧百~務(wù)處理，保證賬實(shí)相符。第四章庫(kù)存管理一、庫(kù)存保管分類存放倉(cāng)庫(kù)管理員*需將辦公用品按類別（如辦公用紙、文具、設(shè)備耗材等）分區(qū)存放，標(biāo)識(shí)清晰（如“A區(qū)-紙類”“B區(qū)-文具”），避免混淆。對(duì)易潮、易損物品（如打印紙、墨盒）需做好防潮、防壓措施，定期檢查庫(kù)存環(huán)境（溫度、濕度）。安全庫(kù)存管理行政部根據(jù)歷史領(lǐng)用數(shù)據(jù)及采購(gòu)周期，制定各類辦公用品的《安全庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)表》（表10），當(dāng)庫(kù)存低于安全庫(kù)存時(shí)，自動(dòng)觸發(fā)采購(gòu)流程。季節(jié)性物品（如夏季風(fēng)扇、冬季暖手寶）需在需求季前1個(gè)月完成采購(gòu)，避免因季節(jié)性缺貨影響使用。二、定期盤點(diǎn)盤點(diǎn)周期月度盤點(diǎn)：每月最后一個(gè)工作日，倉(cāng)庫(kù)管理員*對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行抽盤（重點(diǎn)為高價(jià)值、高頻領(lǐng)用物品）；全面盤點(diǎn)：每季度末最后一個(gè)工作日，行政部組織財(cái)務(wù)部、各部門代表共同參與全面盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。盤點(diǎn)流程盤點(diǎn)前，行政部通知各部門暫停物品領(lǐng)用，倉(cāng)庫(kù)管理員*整理《庫(kù)存臺(tái)賬》，準(zhǔn)備好盤點(diǎn)表；盤點(diǎn)時(shí)，逐項(xiàng)清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量，與臺(tái)賬核對(duì)，記錄差異；盤點(diǎn)后，編制《庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告》（表11），對(duì)盤盈、盤虧情況說(shuō)明原因，報(bào)行政部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批后處理（盤盈沖減費(fèi)用，盤虧查明責(zé)任并賠償）。三、庫(kù)存報(bào)廢與處理報(bào)廢條件因過(guò)期、損壞、無(wú)法使用等原因需報(bào)廢的辦公用品，由倉(cāng)庫(kù)管理員*填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》（表12），注明報(bào)廢物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因、報(bào)廢日期等信息。審批與處理報(bào)廢審批權(quán)限參照領(lǐng)用審批權(quán)限執(zhí)行；審批通過(guò)后，由行政部統(tǒng)一處理（如回收殘值、專業(yè)銷毀等），并更新《庫(kù)存臺(tái)賬》，財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)核銷。第五章監(jiān)督與責(zé)任一、部門職責(zé)行政部：負(fù)責(zé)辦公用品采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、庫(kù)存等全流程管理，定期組織盤點(diǎn)，維護(hù)《合格供應(yīng)商名錄》《庫(kù)存臺(tái)賬》等；財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、費(fèi)用報(bào)銷，監(jiān)督采購(gòu)流程合規(guī)性，定期核對(duì)庫(kù)存賬目；各部門：負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求提報(bào)、領(lǐng)用登記，控制領(lǐng)用成本，杜絕浪費(fèi)。二、監(jiān)督機(jī)制行政部每季度對(duì)各部門辦公用品領(lǐng)用情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)核查是否存在超量領(lǐng)用、虛報(bào)需求、違規(guī)轉(zhuǎn)借等行為；財(cái)務(wù)部每半年對(duì)辦公用品采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行分析，對(duì)比預(yù)算執(zhí)行情況，提出成本控制建議；全體員工可對(duì)辦公用品管理中的違規(guī)行為向行政部、紀(jì)檢監(jiān)察部門舉報(bào)，舉報(bào)信息將嚴(yán)格保密。三、違規(guī)處理對(duì)未按流程申領(lǐng)、超額領(lǐng)用造成浪費(fèi)的，責(zé)令限期整改，情節(jié)嚴(yán)重的扣減部門當(dāng)月績(jī)效考核分?jǐn)?shù)；對(duì)利用職務(wù)之便虛報(bào)需求、收受回扣、侵占辦公用品的，視情節(jié)輕重給予警告、降薪、解除勞動(dòng)合同等處分，涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)處理；對(duì)因保管不善導(dǎo)致物品損壞、丟失的，由責(zé)任人照價(jià)賠償（部門共用的由部門承擔(dān)）。第六章附則一、制度解釋權(quán)本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋，未盡事宜由行政部另行制定補(bǔ)充規(guī)定。二、生效日期本制度自2024年X月X日起施行，原有相關(guān)規(guī)定同時(shí)廢止。三、修訂程序本制度如需修訂，需由行政部提出修訂意見(jiàn)，報(bào)總經(jīng)理*辦公會(huì)審議通過(guò)后發(fā)布實(shí)施。相關(guān)表單模板表1：辦公用品月度需求計(jì)劃表部門：月份：年序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)—————-———-1A4復(fù)印紙70g2中性筆0.5mm黑色………合計(jì)表2：辦公用品臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門：申請(qǐng)人：申請(qǐng)日期：物品名稱規(guī)格型號(hào)單位—————–—————————U盤32G個(gè)………預(yù)算金額：部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審批意見(jiàn)：財(cái)務(wù)部審批意見(jiàn)：總經(jīng)理審批意見(jiàn)：表3：合格供應(yīng)商名錄序號(hào)供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話主營(yíng)產(chǎn)品合作起始日期資質(zhì)有效期綜合評(píng)分（1-10分）備注1辦公用品公司張*138辦公文具、耗材2023-01-012025-12-319年度合作供應(yīng)商2數(shù)碼產(chǎn)品商行李*139辦公設(shè)備、配件2023-06-012024-12-318備選供應(yīng)商表4：供應(yīng)商比價(jià)表采購(gòu)物品名稱：A4復(fù)印紙（70g）規(guī)格：需求數(shù)量：5箱序號(hào)供應(yīng)商名稱報(bào)價(jià)（元/箱）運(yùn)費(fèi)總價(jià)（元）1公司25.00包含125.002商行24.50包含122.503超市26.00不含131.00推薦供應(yīng)商：商行（綜合評(píng)分最高）表5：辦公用品采購(gòu)訂單訂單編號(hào)：CG202405001供應(yīng)商名稱：辦公用品公司日期：2024-05-10交付地址：市區(qū)路號(hào)公司倉(cāng)庫(kù)聯(lián)系人：張*聯(lián)系方式：138序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)—————-———-1A4復(fù)印紙70g2中性筆0.5mm黑色合計(jì)金額（大寫）：壹佰伍拾伍元整合計(jì)金額（小寫）：￥155.00付款方式：貨到付款開(kāi)戶行及賬號(hào)：銀行支行6228供應(yīng)商簽字蓋章：采購(gòu)方簽字蓋章：行政部*表6：庫(kù)存臺(tái)賬（示例）物品名稱規(guī)格型號(hào)期初庫(kù)存入庫(kù)數(shù)量出庫(kù)數(shù)量期末庫(kù)存單價(jià)（元）金額（元）最后更新日期管理員A4復(fù)印紙70g354425.00100.002024-05-13*中性筆0.5mm黑色152018171.5025.502024-05-13*表7：辦公用品入庫(kù)單入庫(kù)單號(hào)：RK202405001供應(yīng)商：辦公用品公司入庫(kù)日期：2024-05-12序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)—————-———-1A4復(fù)印紙70g2中性筆0.5mm黑色合計(jì)倉(cāng)庫(kù)管理員簽字：*采購(gòu)專員簽字：*表8：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期：2024-05-13領(lǐng)用部門：行政部領(lǐng)用人：*序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)—————-———-1A4復(fù)印紙70g2文件夾A4………表9：部門領(lǐng)用臺(tái)賬（月度）部門：行政部月份：2024年5月序號(hào)物品名稱—————-1A4復(fù)印紙2文件夾合計(jì)表10：安全庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)表物品名稱規(guī)格型號(hào)月均領(lǐng)用量采購(gòu)周期（天）安全庫(kù)存量備注A4復(fù)印紙70g4箱35箱防止斷檔中性筆0.5mm黑色18支220支常規(guī)備貨表11：庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告盤點(diǎn)