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文檔簡介

會議紀(jì)要模板(含決策與行動點追蹤)一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本模板適用于各類需要明確決策、分配行動項、跟蹤進度的會議場景,尤其適合以下情況:項目例會:同步項目進展、解決跨部門協(xié)作問題、明確下一階段任務(wù);決策評審會:對方案、預(yù)算、資源分配等議題進行表決并記錄結(jié)論;問題復(fù)盤會:分析問題根源、制定改進措施并落實責(zé)任;跨部門協(xié)調(diào)會:明確接口職責(zé)、解決流程卡點,推動多方協(xié)作落地。通過規(guī)范記錄決策依據(jù)和行動項,可有效避免“議而不決、決而不行”的問題,保證會議成果轉(zhuǎn)化為實際工作進展。二、會議紀(jì)要撰寫實操步驟(一)會前準(zhǔn)備:明確框架,預(yù)留記錄空間梳理會議基本信息:提前獲取會議主題、時間、地點、參會人員(含主持人、記錄人)、議程,作為紀(jì)要開頭基礎(chǔ)信息。準(zhǔn)備記錄工具:根據(jù)會議復(fù)雜度準(zhǔn)備(本模板)、筆或電子記錄工具,重點標(biāo)注“議題”“決策”“行動點”等待填寫區(qū)域。熟悉議題背景:若會議涉及專業(yè)方案或歷史問題,提前查閱資料,保證記錄時能準(zhǔn)確表述關(guān)鍵細(xì)節(jié)(如方案名稱、數(shù)據(jù)指標(biāo)、爭議焦點等)。(二)會中記錄:聚焦核心,區(qū)分“討論-決策-行動”按議題分層記錄:討論內(nèi)容:簡明扼要記錄各方觀點(避免逐字稿),重點標(biāo)注“爭議點”(如“市場部提出需增加預(yù)算,財務(wù)部認(rèn)為需優(yōu)先壓縮成本”)和“共識點”(如“雙方同意按季度分階段投入”)。決策事項:明確記錄“結(jié)論”(如“同意采用A方案”“預(yù)算額度為10萬元”)、“決策依據(jù)”(如“基于用戶調(diào)研數(shù)據(jù)”“符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃”)及“決策人”(如“最終由總經(jīng)理*拍板”)。行動點:逐條記錄“任務(wù)描述”“負(fù)責(zé)人”“截止時間”“交付物”“所需支持”(示例:“完成用戶手冊初稿————2024-03-15——PDF版本——設(shè)計部提供模板”)。實時標(biāo)注優(yōu)先級:對行動項按“緊急/重要”標(biāo)注優(yōu)先級(如P0最高、P2最低),便于會后跟蹤排序。(三)會后整理:核對信息,補充關(guān)鍵細(xì)節(jié)梳理邏輯結(jié)構(gòu):按“會議基本信息-議題討論-決策事項-行動點-備注”重新組織內(nèi)容,保證條理清晰,避免信息混雜。補充缺失信息:對記錄中模糊的表述(如“盡快完成”“相關(guān)部門配合”),會后立即向主持人或負(fù)責(zé)人確認(rèn),明確具體時間、責(zé)任主體。核對決策與行動項對應(yīng)關(guān)系:保證每個決策都有明確的行動項支撐(如“決策:優(yōu)化下單流程”對應(yīng)行動項:“產(chǎn)品部梳理流程節(jié)點,技術(shù)部開發(fā)功能模塊”)。(四)定稿與分發(fā):保證落地,同步進展審核與簽批:完成后交由主持人或指定負(fù)責(zé)人審核,確認(rèn)信息準(zhǔn)確無誤(特別是決策結(jié)論和行動項)后簽字確認(rèn)。規(guī)范分發(fā)范圍:發(fā)送至所有參會人員、相關(guān)協(xié)作部門及上級領(lǐng)導(dǎo),抄送記錄人存檔;若涉及敏感信息(如未公開決策),需標(biāo)注“內(nèi)部保密”。設(shè)置跟蹤機制:在行動項中明確“更新頻率”(如“每周五同步進度”),便于后續(xù)跟蹤閉環(huán)。三、會議紀(jì)要模板(含決策與行動點追蹤表)會議基本信息項目內(nèi)容會議名稱項目季度推進會會議時間2024年月日14:00-16:00會議地點公司3樓會議室A主持人*(項目總監(jiān))記錄人*(項目經(jīng)理助理)參會人員(市場部)、趙六(技術(shù)部)、孫七(財務(wù)部)、、*缺席人員周八*(運營部,因出差請假)分發(fā)范圍全體參會人員、項目組、人力資源部議題討論與決策記錄議題一:Q2項目上線時間調(diào)整討論內(nèi)容:技術(shù)部*反饋:開發(fā)進度滯后2周,因核心模塊接口調(diào)試出現(xiàn)技術(shù)難題(需額外1周解決);市場部*建議:維持原定6月30日上線,需增加2名開發(fā)人員支援;財務(wù)部*:增加人力將導(dǎo)致預(yù)算超支3萬元,需評估ROI。決策事項:結(jié)論:項目上線時間調(diào)整為7月15日,不增加外部人力,優(yōu)先保障核心功能穩(wěn)定;依據(jù):技術(shù)部*評估調(diào)試風(fēng)險可控,延遲上線可減少后期維護成本;決策人:*(最終拍板)。議題二:市場推廣預(yù)算分配討論內(nèi)容:市場部*提案:Q2推廣預(yù)算15萬元,其中線上廣告8萬、線下活動5萬、內(nèi)容營銷2萬;財務(wù)部*意見:線上廣告效果數(shù)據(jù)不明確,建議將3萬預(yù)算轉(zhuǎn)向用戶裂變活動(可量化ROI);運營部*(缺席):已提交裂變活動方案,會后同步參會人員。決策事項:結(jié)論:Q2推廣預(yù)算調(diào)整為12萬元,線上廣告5萬、用戶裂變活動5萬、內(nèi)容營銷2萬;依據(jù):裂變活動試點數(shù)據(jù)顯示獲客成本低于20%,符合降本增效目標(biāo);決策人:*。行動點追蹤表序號行動項描述負(fù)責(zé)人截止時間交付物優(yōu)先級所需支持狀態(tài)1技術(shù)部*完成核心模塊接口調(diào)試趙六*2024-06-20調(diào)試報告+測試用例P0無進行中2市場部*提交用戶裂變活動方案*2024-05-30方案文檔+預(yù)算明細(xì)P1運營部*提供歷史數(shù)據(jù)待啟動3財務(wù)部*調(diào)整Q2預(yù)算分配表孫七*2024-06-05更新后的預(yù)算表P1*簽字確認(rèn)待啟動4同步周八(運營部)會議結(jié)論*2024-05-25會議紀(jì)要郵件抄送P2無已完成備注本次會議決議需在3個工作日內(nèi)由各部門負(fù)責(zé)人傳達至團隊成員;下次項目例會時間為2024年6月10日14:00,地點同上,請?zhí)崆皽?zhǔn)備進度匯報材料。四、提升會議紀(jì)要質(zhì)量的關(guān)鍵要點(一)記錄原則:客觀簡潔,突出重點避免“流水賬”式記錄,聚焦“誰、做什么、何時完成、交付什么”,減少形容詞和主觀評價;決策事項需明確“結(jié)論+依據(jù)+決策人”,避免模棱兩可的表述(如“盡量”“爭取”)。(二)行動項管理:可執(zhí)行、可追蹤遵循SMART原則(具體、可衡量、可實現(xiàn)、相關(guān)、有時限),例如“優(yōu)化頁面加載速度”改為“將首頁加載時間從3秒優(yōu)化至1.5秒以內(nèi)”;每個行動項必須有唯一負(fù)責(zé)人,避免“多人負(fù)責(zé)等于無人負(fù)責(zé)”。(三)信息核對:及時準(zhǔn)確,避免遺漏會后24小時內(nèi)完成初稿,并重點核對“決策結(jié)論”“行動項負(fù)責(zé)人/時間”等關(guān)鍵信息,保證與會議結(jié)果一致;若涉及數(shù)據(jù)、方案名稱等專業(yè)信息,需與相關(guān)負(fù)責(zé)人二次確認(rèn),避免記錄偏差。(四)保密與歸檔:敏感信息管控,歷史可追溯對未公開的決策(如人員調(diào)

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