供應(yīng)鏈采購流程及質(zhì)量控制規(guī)范手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)供應(yīng)鏈采購全流程操作，明確各環(huán)節(jié)質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)，保證采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性與及時(shí)性，同時(shí)保障采購物料/服務(wù)符合質(zhì)量要求，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，提升供應(yīng)鏈整體效率。手冊適用于公司所有部門（含生產(chǎn)、研發(fā)、倉儲、采購等）的采購需求發(fā)起、執(zhí)行及驗(yàn)收環(huán)節(jié)，涵蓋物料采購、服務(wù)外包等各類采購場景。一、手冊適用范圍與核心目標(biāo)（一）適用范圍部門范圍：采購部、需求部門（生產(chǎn)/研發(fā)/行政等）、質(zhì)檢部、倉儲部、財(cái)務(wù)部等涉及采購活動的部門。采購類型：包括但不限于原材料采購、零部件采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)外包（如物流、維修）等。項(xiàng)目范圍：日常采購、緊急采購、戰(zhàn)略采購及新供應(yīng)商開發(fā)采購等。（二）核心目標(biāo)流程標(biāo)準(zhǔn)化：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工與操作規(guī)范，避免流程混亂。質(zhì)量可控化：建立從供應(yīng)商選擇到物料入庫的全鏈路質(zhì)量管控機(jī)制。風(fēng)險(xiǎn)最小化：識別采購過程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)（如質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、交期延遲、成本超支）并制定應(yīng)對措施。效率最優(yōu)化：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程減少溝通成本，縮短采購周期，保障生產(chǎn)經(jīng)營需求。二、采購全流程操作指引（一）需求提報(bào)與審批需求發(fā)起需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃或項(xiàng)目需求，填寫《采購申請單》（詳見模板1），明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、期望交期、預(yù)算金額、用途等信息。技術(shù)復(fù)雜物料（如核心零部件）需附《技術(shù)規(guī)格書》或圖紙，由研發(fā)部門負(fù)責(zé)人*審核確認(rèn)。需求審批《采購申請單》按審批權(quán)限逐級審批：部門負(fù)責(zé)人*審核：確認(rèn)需求合理性及預(yù)算匹配性；采購部審核：核查采購必要性、歷史采購價(jià)格及交期可行性；分管副總*審批（金額≥5萬元時(shí)）：最終確認(rèn)采購立項(xiàng)。審批通過后，采購部接收需求；審批不通過，需求部門修改后重新提報(bào)。（二）供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商尋源采購部根據(jù)需求類型，通過以下渠道尋源：現(xiàn)有合格供應(yīng)商庫篩選（優(yōu)先選擇合作良好、績效達(dá)標(biāo)供應(yīng)商）；行業(yè)展會、專業(yè)平臺、行業(yè)協(xié)會等渠道開發(fā)新供應(yīng)商；對于戰(zhàn)略物料（如關(guān)鍵原材料），需至少開發(fā)3家候選供應(yīng)商。供應(yīng)商資質(zhì)審核采購部向候選供應(yīng)商索取《供應(yīng)商資質(zhì)調(diào)查表》（詳見模板2），審核內(nèi)容包括：營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、相關(guān)行業(yè)認(rèn)證（如ISO9001、IATF16949等）；生產(chǎn)/服務(wù)能力（產(chǎn)能、設(shè)備、技術(shù)團(tuán)隊(duì)）、質(zhì)量管理體系文件；財(cái)務(wù)狀況（近3年財(cái)報(bào)、銀行資信證明）、商業(yè)信譽(yù)（無重大訴訟、行政處罰）。資質(zhì)審核通過后，進(jìn)入樣品測試或現(xiàn)場評審環(huán)節(jié)。樣品測試與小批量試產(chǎn)（如需）對于首次合作或關(guān)鍵物料，要求供應(yīng)商提供樣品，由質(zhì)檢部按《技術(shù)規(guī)格書》進(jìn)行全尺寸、功能測試，出具《樣品檢驗(yàn)報(bào)告》。樣品合格后，可安排小批量試產(chǎn)，驗(yàn)證供應(yīng)商的生產(chǎn)穩(wěn)定性與過程質(zhì)量控制能力。供應(yīng)商評估與確定采購部聯(lián)合質(zhì)檢部、需求部門組成評估小組，從價(jià)格、質(zhì)量、交期、服務(wù)、合作潛力等維度對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評分（詳見《供應(yīng)商評估表》模板3），評分≥80分方可列為合格供應(yīng)商。評估通過后，納入《合格供應(yīng)商名錄》，并簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確質(zhì)量責(zé)任、交期要求、保密條款等。（三）采購訂單執(zhí)行訂單下達(dá)采購部根據(jù)審批通過的《采購申請單》及供應(yīng)商報(bào)價(jià)，編制《采購訂單》（PO），明確：訂單編號、物料/服務(wù)信息、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交貨地點(diǎn)、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝要求等?！恫少徲唵巍沸杞?jīng)采購經(jīng)理*審核、需求部門確認(rèn)后，正式發(fā)送供應(yīng)商（加蓋公司公章或電子簽章）。訂單跟蹤采購專員*通過電話、郵件或供應(yīng)商協(xié)同平臺跟蹤訂單進(jìn)度，重點(diǎn)監(jiān)控：生產(chǎn)/備貨情況（大額訂單需供應(yīng)商提交生產(chǎn)計(jì)劃）；原材料采購風(fēng)險(xiǎn)（如關(guān)鍵物料短缺）；物流安排（明確發(fā)貨時(shí)間、物流方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方）。若預(yù)計(jì)交期延遲，供應(yīng)商需提前3個(gè)工作日通知，采購部協(xié)調(diào)需求部門調(diào)整計(jì)劃或啟動備選供應(yīng)商。（四）到貨驗(yàn)收與質(zhì)量檢驗(yàn)到貨通知供應(yīng)商發(fā)貨后，將《發(fā)貨單》（含訂單號、物料清單、數(shù)量、批次號）發(fā)送至采購部；采購部提前1個(gè)工作日通知倉儲部準(zhǔn)備收貨，質(zhì)檢部安排檢驗(yàn)。初檢與入庫倉儲部核對到貨物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、外包裝完整性（是否破損、受潮），確認(rèn)無誤后辦理入庫手續(xù)，填寫《到貨登記表》（模板4）。若數(shù)量不符或外包裝損壞，當(dāng)場拍照留證，通知采購部聯(lián)系供應(yīng)商處理（拒收或補(bǔ)貨）。質(zhì)量檢驗(yàn)質(zhì)檢部按《進(jìn)料檢驗(yàn)規(guī)范》（SIP）對物料進(jìn)行檢驗(yàn)：檢驗(yàn)方式：根據(jù)物料重要性分為全檢（A類關(guān)鍵物料）、抽檢（B類一般物料，按AQL標(biāo)準(zhǔn)抽樣）、免檢（C類低風(fēng)險(xiǎn)物料，需供應(yīng)商提供合格證明）；檢驗(yàn)項(xiàng)目：外觀（顏色、劃痕、變形）、尺寸（卡尺/投影儀測量）、功能（如拉力、電阻、化學(xué)成分）、包裝標(biāo)識（含物料名稱、批次、生產(chǎn)日期、合格證）。檢驗(yàn)合格，質(zhì)檢員*在《物料檢驗(yàn)報(bào)告》（模板5）上簽字確認(rèn)，物料轉(zhuǎn)入合格品區(qū)；不合格則啟動《不合格品處理流程》（詳見“質(zhì)量控制要點(diǎn)”）。（五）付款結(jié)算與供應(yīng)商績效對賬與開票供應(yīng)商按《采購訂單》完成交付且檢驗(yàn)合格后，開具符合公司要求的增值稅發(fā)票，發(fā)送至采購部。采購部核對發(fā)票信息（訂單號、金額、物料名稱）與《采購訂單》《物料檢驗(yàn)報(bào)告》《入庫單》一致后，提交財(cái)務(wù)部。付款審批與執(zhí)行財(cái)務(wù)部審核無誤后，按合同約定的付款周期（如月結(jié)30天）編制《付款申請單》，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理審批后安排付款。供應(yīng)商績效評估采購部每季度對合格供應(yīng)商進(jìn)行績效評估，指標(biāo)包括：質(zhì)量合格率（≥98%）、交期達(dá)成率（≥95%）、價(jià)格競爭力（對比市場均價(jià)）、服務(wù)響應(yīng)速度（24小時(shí)內(nèi)回復(fù)問題）；評估結(jié)果分為優(yōu)秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（＜60分）。對優(yōu)秀供應(yīng)商增加訂單份額或給予獎(jiǎng)勵(lì)；對不合格供應(yīng)商限期整改，連續(xù)2次不合格則清退出《合格供應(yīng)商名錄》。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)質(zhì)量控制要點(diǎn)（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入質(zhì)量控制新供應(yīng)商必須通過現(xiàn)場審核（生產(chǎn)環(huán)境、設(shè)備精度、過程控制文件、員工操作規(guī)范性）及樣品測試，保證其質(zhì)量管理體系與公司要求匹配。戰(zhàn)略物料供應(yīng)商需簽訂《質(zhì)量保證協(xié)議》，明確“三包”責(zé)任（包修、包換、包退）及質(zhì)量賠償標(biāo)準(zhǔn)。（二）進(jìn)料檢驗(yàn)質(zhì)量控制質(zhì)檢部需配備專業(yè)檢測設(shè)備（如卡尺、硬度計(jì)、光譜儀），并定期校準(zhǔn)，保證檢驗(yàn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。對特殊物料（如易燃、易碎、需溫控），到貨后需在2小時(shí)內(nèi)完成特性指標(biāo)檢驗(yàn)，避免質(zhì)量劣化。（三）不合格品處理流程標(biāo)識與隔離：檢驗(yàn)不合格物料由倉儲部移至“不合格品區(qū)”，懸掛紅色“不合格”標(biāo)識，嚴(yán)禁使用。原因分析：質(zhì)檢部牽頭，聯(lián)合采購部、需求部門、供應(yīng)商分析不合格原因（如原材料缺陷、生產(chǎn)工藝問題、運(yùn)輸損壞），形成《不合格品處理報(bào)告》（模板6）。處置方案：根據(jù)不合格嚴(yán)重程度選擇：退貨：適用于嚴(yán)重不合格（如功能不達(dá)標(biāo)、尺寸超差），供應(yīng)商承擔(dān)退貨成本；讓步接收：適用于輕微不合格（如外觀輕微劃痕，不影響使用），需需求部門負(fù)責(zé)人*書面確認(rèn)，降價(jià)處理；返工/挑選：適用于可修復(fù)不合格（如需重新裝配、剔除次品），供應(yīng)商承擔(dān)返工費(fèi)用，返工后重新檢驗(yàn)。改進(jìn)跟蹤：針對重復(fù)發(fā)生的不合格項(xiàng)，要求供應(yīng)商提交《糾正預(yù)防措施報(bào)告》，采購部跟蹤驗(yàn)證整改效果。（四）質(zhì)量記錄管理所有采購質(zhì)量記錄（如《供應(yīng)商資質(zhì)調(diào)查表》《物料檢驗(yàn)報(bào)告》《不合格品處理報(bào)告》）需保存3年以上，保證可追溯性。電子記錄需定期備份，紙質(zhì)記錄由采購部統(tǒng)一歸檔，借閱需經(jīng)采購經(jīng)理*批準(zhǔn)。四、配套表單模板模板1：采購申請單申請部門申請日期采購編號物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位質(zhì)量要求（附技術(shù)規(guī)格書/圖紙）期望交期預(yù)算金額用途說明需求部門負(fù)責(zé)人簽字采購部審核意見質(zhì)檢部審核意見分管副總審批模板2：供應(yīng)商資質(zhì)調(diào)查表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人職務(wù)電話注冊地址經(jīng)營范圍成立時(shí)間注冊資本主營產(chǎn)品/服務(wù)年?duì)I業(yè)額主要客戶（案例）資質(zhì)文件清單（營業(yè)執(zhí)照、認(rèn)證證書等）生產(chǎn)/服務(wù)能力說明（設(shè)備、產(chǎn)能、技術(shù)團(tuán)隊(duì)）質(zhì)量管理體系描述采購部審核意見模板3：供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱評估日期評估周期評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)分值價(jià)格（20%）低于市場均價(jià)5%以上20分，持平10分，高于5%以下0分20質(zhì)量（40%）合格率100%40分，98%-99%30分，95%-97%20分，＜95%0分40交期（20%）按時(shí)交貨100%20分，95%-99%15分，90%-94%10分，＜90%0分20服務(wù)（20%）響應(yīng)及時(shí)、問題解決徹底20分，一般15分，較差10分20總分100評估結(jié)論：□優(yōu)秀□良好□合格□不合格評估小組簽字：模板4：到貨登記表到貨日期訂單編號供應(yīng)商名稱物料名稱規(guī)格型號應(yīng)到數(shù)量實(shí)到數(shù)量外包裝情況□完好□破損□受潮倉管員簽字模板5：物料檢驗(yàn)報(bào)告檢驗(yàn)日期物料名稱規(guī)格型號批次號數(shù)量檢驗(yàn)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求檢驗(yàn)結(jié)果判定外觀□合格□不合格尺寸□合格□不合格功能□合格□不合格包裝□合格□不合格綜合判定：□合格□不合格檢驗(yàn)員簽字處理意見：□入庫□退貨□返工日期模板6：不合格品處理報(bào)告報(bào)告編號物料名稱規(guī)格型號不合格數(shù)量日期不合格描述（現(xiàn)象、照片編號）不合格原因分析處置方案：□退貨□讓步接收□返工責(zé)任部門簽字糾正預(yù)防措施采購部確認(rèn)質(zhì)檢部確認(rèn)需求部門確認(rèn)五、執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)控制與常見問題規(guī)避（一）合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：采購流程未履行審批、供應(yīng)商選擇存在利益輸送、合同條款不合規(guī)。規(guī)避措施：嚴(yán)格執(zhí)行審批權(quán)限，采購訂單需三方（采購、需求、財(cái)務(wù)）確認(rèn)；供應(yīng)商選擇采用公開招標(biāo)或詢比價(jià)方式，留存比價(jià)記錄；合同條款需經(jīng)法務(wù)部審核，明確違約責(zé)任。（二）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：供應(yīng)商以次充好、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)不明確、不合格品流入生產(chǎn)線。規(guī)避措施：關(guān)鍵物料要求供應(yīng)商提供第三方檢測報(bào)告；檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)需寫入《采購訂單》及《技術(shù)規(guī)格書》；不合格品嚴(yán)格執(zhí)行隔離與追溯制度，杜絕“緊急放行”特例（除非總經(jīng)理*書面批準(zhǔn)）。（三）交期風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：供應(yīng)商產(chǎn)能不足、物流延遲、需求變更頻繁。規(guī)避措施：對核心供應(yīng)商設(shè)置安全庫存；簽訂合同時(shí)明確逾期交貨違約金（按日計(jì)算）；需求變更需提前5個(gè)工作日書面通知采購部，評估可行性后再執(zhí)行。（四）信息保密風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：采購信息（如成本、供應(yīng)商資料）泄露給競爭對手。規(guī)避措施：采購文件加密存儲，僅相關(guān)人員可查閱；與供應(yīng)商簽訂《保密協(xié)議》，明確信息保密范圍及違約責(zé)任。（五）緊急采購處理場景：生產(chǎn)突發(fā)物料短缺，