陶瓷廠體系記錄收集流程管理規(guī)章第一部分總則一、目的與依據(jù)為規(guī)范陶瓷廠體系記錄的收集、整理、保存與利用，確保記錄的真實性、完整性、有效性和可追溯性，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及本廠《質(zhì)量管理體系認(rèn)證要求》（ISO9001:2015）等法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合陶瓷行業(yè)特性與企業(yè)管理實際，特制定本流程管理規(guī)章。二、適用范圍本規(guī)章適用于陶瓷廠所有部門、全體員工及外部合作單位（如供應(yīng)商、客戶、檢測機(jī)構(gòu)等）涉及人、事、財、物、信息、安全、文化等七大核心要素的體系記錄管理，涵蓋但不限于生產(chǎn)、研發(fā)、采購、銷售、質(zhì)量、財務(wù)、人力資源、安全生產(chǎn)等全流程記錄。三、基本原則1.全員參與原則：各部門及員工均需承擔(dān)記錄收集與管理的主體責(zé)任；2.全流程覆蓋原則：記錄應(yīng)覆蓋業(yè)務(wù)活動從計劃、實施到改進(jìn)的全周期；3.真實準(zhǔn)確原則：記錄內(nèi)容必須客觀反映實際活動，禁止偽造或篡改；4.分類分級原則：根據(jù)記錄重要性與保存期限，實施差異化管理；5.安全保密原則：涉及商業(yè)秘密或敏感信息的記錄須嚴(yán)格保密。四、管理職責(zé)1.行政部：統(tǒng)籌全廠記錄管理，制定與修訂本規(guī)章，監(jiān)督執(zhí)行情況；2.各部門負(fù)責(zé)人：對本部門記錄的完整性與合規(guī)性負(fù)責(zé)，指定專人管理；3.記錄責(zé)任人：具體執(zhí)行記錄的收集、填寫、傳遞與初步審核；4.檔案室：負(fù)責(zé)記錄的歸檔、保管與提供利用，定期鑒定銷毀；5.廠長：最終審批重大記錄的管理方案與異常處理。第二部分記錄分類與要求一、記錄分類體系陶瓷廠體系記錄按七大核心要素分類，具體如下：（一）人1.人力資源記錄：員工入職/離職證明、培訓(xùn)證書、績效考核表、勞動合同、員工意見征集表等；2.文化活動記錄：企業(yè)文化建設(shè)方案、員工表彰記錄、團(tuán)隊活動影像資料等。（二）事1.生產(chǎn)記錄：生產(chǎn)計劃單、工時記錄表、工藝參數(shù)表、生產(chǎn)異常報告、完工檢驗單等；2.項目記錄：新產(chǎn)品研發(fā)立項報告、客戶定制協(xié)議、技術(shù)改造方案等。（三）財1.財務(wù)記錄：采購合同、付款憑證、成本核算表、稅務(wù)申報表、年度預(yù)算/決算報告；2.客戶結(jié)算記錄：訂單確認(rèn)單、發(fā)貨簽收單、貨款回收對賬單等。（四）物1.采購記錄：供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購申請單、入庫檢驗報告、倉儲盤點表；2.設(shè)備記錄：設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試報告、定期維保記錄、報廢申請表。（五）信息1.質(zhì)量記錄：原材料檢驗報告、過程檢驗記錄、成品檢測數(shù)據(jù)、客戶投訴處理記錄；2.溝通記錄：會議紀(jì)要、客戶溝通日志、供應(yīng)商評價表等。（六）安全1.安全生產(chǎn)記錄：安全培訓(xùn)合格證、隱患排查整改單、事故報告、應(yīng)急演練記錄；2.環(huán)保記錄：環(huán)保驗收報告、排放監(jiān)測數(shù)據(jù)、廢棄物處理臺賬等。（七）文化1.品牌建設(shè)記錄：品牌推廣方案、市場調(diào)研報告、客戶滿意度調(diào)查表；2.社會責(zé)任記錄：公益捐贈證明、行業(yè)認(rèn)證證書、媒體宣傳報道等。二、記錄要求1.格式規(guī)范：統(tǒng)一使用廠內(nèi)規(guī)定的電子或紙質(zhì)模板，關(guān)鍵信息不得缺失；2.及時性：記錄應(yīng)在活動完成后24小時內(nèi)完成收集，緊急記錄須同步跟進(jìn)；3.可追溯性：記錄需包含時間、地點、責(zé)任人、審批人等要素，電子記錄需有操作日志；4.完整性：每項業(yè)務(wù)活動均須覆蓋起止全過程的記錄，禁止斷鏈；5.標(biāo)識清晰：紙質(zhì)記錄需用油性筆填寫，電子記錄需校驗數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。第三部分記錄收集與傳遞流程一、收集流程1.源頭收集：各業(yè)務(wù)部門根據(jù)職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本環(huán)節(jié)記錄的生成與初步整理；2.傳遞機(jī)制：記錄按以下路徑流轉(zhuǎn)-生產(chǎn)記錄：生產(chǎn)部→質(zhì)檢部→倉庫→財務(wù)部；-采購記錄：采購部→倉庫→財務(wù)部→供應(yīng)商；-安全記錄：安全部→人事部→廠長；3.異常處理：如記錄缺失或錯誤，責(zé)任部門須在2日內(nèi)完成補填或更正，并附說明函。二、傳遞流程1.紙質(zhì)記錄：通過廠內(nèi)記錄流轉(zhuǎn)單傳遞，需經(jīng)上一級簽字確認(rèn)；2.電子記錄：上傳至廠務(wù)系統(tǒng)“記錄管理模塊”，采用雙備份存儲（本地+云端）；3.跨部門協(xié)作記錄：由牽頭部門匯總，相關(guān)方簽字確認(rèn)后歸檔。三、時限要求1.日常記錄須在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成收集；2.年度總結(jié)類記錄須在次年1月15日前完成歸檔；3.法律法規(guī)規(guī)定保存期限（如稅務(wù)記錄10年、質(zhì)量記錄5年）優(yōu)先執(zhí)行。第四部分記錄保存與利用一、保存管理1.紙質(zhì)記錄：存放在檔案室密集架，防潮防火防蟲蛀，溫濕度控制在15-25℃、濕度45-60%；2.電子記錄：由IT部統(tǒng)一管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗，備份周期不超過90天；3.特殊記錄：涉及重大事故、質(zhì)量門事件等，需異地雙備份保存。二、利用管理1.查閱審批：內(nèi)部查閱需填寫《記錄查閱申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；2.外部提供：客戶或監(jiān)管機(jī)構(gòu)索取記錄時，需經(jīng)廠長批準(zhǔn)并記錄審批過程；3.數(shù)字化轉(zhuǎn)化：對長期紙質(zhì)記錄，按批次掃描轉(zhuǎn)化電子版，原檔封存。三、銷毀管理1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：檔案室每年6月/12月組織鑒定，對無保存價值的記錄編制《銷毀清單》；2.銷毀程序：紙質(zhì)記錄需經(jīng)廠長簽字后，由2名專人監(jiān)督銷毀，并記錄銷毀人、時間、份數(shù)；3.電子記錄：采用專業(yè)軟件物理銷毀數(shù)據(jù)，銷毀過程全程錄像。第五部分扁平化管理下的協(xié)同機(jī)制一、跨部門記錄協(xié)同1.信息共享平臺：通過廠務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)記錄實時共享，如質(zhì)檢數(shù)據(jù)自動推送至生產(chǎn)部；2.聯(lián)合歸檔機(jī)制：重大項目記錄由牽頭部門牽頭，相關(guān)方共同審核歸檔；3.移動端應(yīng)用：一線員工可通過手機(jī)APP即時上傳現(xiàn)場記錄，減少紙質(zhì)流轉(zhuǎn)。二、扁平化監(jiān)督1.輪崗抽查：行政部每季度抽取10%記錄進(jìn)行抽查，重點檢查記錄閉環(huán)情況；2.績效考核掛鉤：部門年度考核得分包含記錄管理權(quán)重（占5%），個人考核納入其中；3.反饋機(jī)制：員工可通過“記錄管理意見箱”提出優(yōu)化建議，納入流程改進(jìn)。第六部分安全生產(chǎn)與人文關(guān)懷一、安全生產(chǎn)記錄特別規(guī)定1.應(yīng)急記錄優(yōu)先：事故記錄須在1小時內(nèi)完成初步錄入，后續(xù)3日內(nèi)補充完整；2.隱患整改閉環(huán)：整改記錄需包含整改前/中/后照片、責(zé)任人簽字；3.培訓(xùn)記錄強(qiáng)化：新員工安全記錄納入試用期考核，定期培訓(xùn)記錄須現(xiàn)場簽到。二、人文關(guān)懷記錄管理1.員工關(guān)懷記錄：如員工病假申請、困難幫扶記錄等，需嚴(yán)格保密；2.文化活動記錄：員工參與情況需拍照存檔，用于年度文化評優(yōu)；3.心理疏導(dǎo)記錄：心理咨詢檔案由人事部專人管理，僅限授權(quán)人員查閱。第七部分績效考核與獎懲一、績效考核1.考核指標(biāo)：-記錄完整率（95%以上為優(yōu)秀）；-及時傳遞率（98%以上為優(yōu)秀）；-銷毀合規(guī)率（100%為優(yōu)秀）；2.考核方式：采用行政部評分（60%）+系統(tǒng)自動統(tǒng)計（40%）的加權(quán)計分法。二、獎懲規(guī)定1.獎勵：-連續(xù)季度考核優(yōu)秀部門獎勵5000元/次；-發(fā)現(xiàn)重大記錄價值者獎勵1000-5000元；2.處罰：-記錄缺失導(dǎo)致?lián)p失的，責(zé)任部門承擔(dān)10%-30%直接經(jīng)濟(jì)損失；-兩次考核不合格者，負(fù)責(zé)人降級或調(diào)崗。第八部分附則一、解釋權(quán)本規(guī)章由行政部負(fù)責(zé)解釋，修訂需經(jīng)廠長辦公會審議通過。二、