機關(guān)單位檔案管理制度方案為加強機關(guān)檔案管理工作，規(guī)范檔案全流程管理，保障檔案資源的安全與有效利用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，結(jié)合單位工作實際，制定本檔案管理制度方案。一、總則1.目的：規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，維護檔案的真實性、完整性、安全性，充分發(fā)揮檔案在機關(guān)工作中的憑證、參考作用。2.適用范圍：本制度適用于本機關(guān)及所屬單位的檔案管理工作，涵蓋文書、業(yè)務(wù)、科技、聲像、實物等各類檔案。3.檔案定義：機關(guān)在公務(wù)活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門統(tǒng)籌檔案工作規(guī)劃與制度建設(shè)，指導(dǎo)各科室檔案業(yè)務(wù)；負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、鑒定、利用及信息化建設(shè)；牽頭開展檔案安全檢查與保密管理，協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問題。（二）各科室指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本科室文件材料的收集、整理、預(yù)歸檔，按要求向檔案管理部門移交檔案；配合檔案管理部門開展檔案鑒定、利用及信息化工作，對本科室檔案的真實性、完整性負(fù)責(zé)。（三）檔案管理員具備檔案管理專業(yè)知識或技能，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度；負(fù)責(zé)檔案的日常保管、借閱登記、統(tǒng)計分析，定期檢查檔案狀況；遵守保密規(guī)定，妥善處理涉密檔案，防止檔案信息泄露。三、檔案分類與整理（一）分類原則結(jié)合機關(guān)職能與檔案特點，按載體形式（紙質(zhì)、電子、聲像、實物）和內(nèi)容性質(zhì)（文書、業(yè)務(wù)、科技等）分類：文書檔案：按年度、機構(gòu)（或問題）、保管期限分類，涵蓋收發(fā)文、會議記錄、工作計劃等。業(yè)務(wù)檔案：按業(yè)務(wù)類型（如行政審批、執(zhí)法檢查、項目管理等）分類，體現(xiàn)業(yè)務(wù)工作的連續(xù)性。科技檔案：含基建檔案（工程圖紙、驗收報告）、設(shè)備檔案（購置合同、維修記錄）等，按項目或設(shè)備型號整理。聲像檔案：照片、視頻等按主題、時間整理，附文字說明；實物檔案（獎牌、證書）按來源、類型陳列保管。（二）整理要求1.紙質(zhì)檔案：去除金屬物，采用線裝或膠裝，編制頁碼、卷內(nèi)目錄，填寫案卷封面；同一事由的文件材料合并整理，確?！凹被颉熬怼眱?nèi)文件齊全、順序合理。2.電子檔案：與紙質(zhì)檔案同步整理，確保格式規(guī)范（如PDF、JPG、MP4等）、元數(shù)據(jù)完整（創(chuàng)建者、時間、權(quán)限等），建立紙質(zhì)與電子檔案的關(guān)聯(lián)索引。3.聲像、實物檔案：照片附拍攝時間、地點、人物、事由說明；實物檔案登記編號，妥善包裝，避免損壞。四、檔案收集與歸檔（一）歸檔范圍機關(guān)公務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于：收文、發(fā)文、內(nèi)部簽報、會議紀(jì)要；工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、調(diào)研報告；合同協(xié)議、審批文件、執(zhí)法文書；聲像資料（工作會議、活動照片/視頻）、實物（榮譽證書、紀(jì)念物品）。具體歸檔范圍參照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。（二）歸檔時間文書檔案：次年第一季度前完成歸檔（跨年度辦理的文件，在辦結(jié)年度歸檔）。業(yè)務(wù)檔案：項目結(jié)束或工作完成后3個月內(nèi)歸檔（如行政審批檔案在事項辦結(jié)后1個月內(nèi)）?？萍紮n案：基建項目驗收、設(shè)備安裝調(diào)試完成后1個月內(nèi)歸檔。聲像檔案：形成后1個月內(nèi)歸檔（重要活動照片需在活動結(jié)束后7個工作日內(nèi)整理歸檔）。（三）歸檔要求1.各科室兼職檔案員對文件材料進行預(yù)整理，確保內(nèi)容完整、格式規(guī)范，紙質(zhì)檔案與電子檔案內(nèi)容一致。2.移交檔案時填寫《檔案移交清單》，注明檔案數(shù)量、載體類型、保管期限等，移交雙方簽字確認(rèn)，檔案管理部門出具回執(zhí)。五、檔案保管與利用（一）保管條件檔案庫房應(yīng)滿足“六防”（防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵）要求：溫度控制在14-24℃，相對濕度45-60%，配備溫濕度記錄儀，定期監(jiān)測并調(diào)整。安裝消防設(shè)施（滅火器、煙感報警器）、安防設(shè)備（監(jiān)控、門禁），庫房鑰匙專人保管，非工作時間鎖閉。檔案柜具采用防磁、防潮材質(zhì)，檔案按類別、保管期限有序排列，柜內(nèi)放置防蟲藥（如樟腦丸），定期更換。（二）借閱利用1.內(nèi)部借閱：工作人員填寫《檔案借閱單》，注明用途、期限，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過15天，逾期需續(xù)借；檔案不得涂改、折疊、轉(zhuǎn)借，歸還時檔案管理員檢查完好性。2.外部利用：外單位需持單位介紹信，說明利用目的，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可提供檔案復(fù)制件（涉密檔案除外），并登記利用者信息。3.利用服務(wù)：檔案管理部門提供查閱、復(fù)制、咨詢服務(wù)，對高頻利用的檔案編制專題匯編（如政策文件匯編、歷史數(shù)據(jù)手冊）。建立檔案利用登記制度，統(tǒng)計利用效果，定期分析檔案利用需求，優(yōu)化管理服務(wù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定小組由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)科室、法律顧問等組成檔案鑒定小組，每5年對檔案進行一次全面鑒定，確定檔案的存毀與保管期限調(diào)整。（二）鑒定程序1.鑒定小組對檔案的內(nèi)容、價值、保管狀況進行評估，提出“繼續(xù)保管”“延長保管”“銷毀”等意見，形成《檔案鑒定報告》。2.鑒定報告經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)班子審議批準(zhǔn)后，對需銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊》，報同級檔案主管部門備案。（三）銷毀方式涉密檔案：由2名以上專人押運至指定銷毀場所，監(jiān)銷人（單位紀(jì)檢人員或檔案主管部門代表）現(xiàn)場監(jiān)督，銷毀后簽字確認(rèn)。非涉密檔案：采用粉碎、焚毀等方式銷毀，確保檔案信息不可恢復(fù)；銷毀清冊永久保存。七、檔案信息化管理（一）數(shù)字化建設(shè)逐步推進檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，建立電子檔案管理系統(tǒng)：對存量檔案（尤其是永久、長期保管的檔案）進行數(shù)字化掃描，形成高清電子副本，與紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)管理。增量檔案實行“電子優(yōu)先”原則，辦公系統(tǒng)生成的電子文件直接歸檔，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性。（二）系統(tǒng)管理指定專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護，定期備份數(shù)據(jù)（本地+云端雙備份），每季度檢查數(shù)據(jù)完整性，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。電子檔案的元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時間、修改記錄、權(quán)限設(shè)置）需完整保留，確?？勺匪?、可審計。（三）數(shù)據(jù)共享內(nèi)部建立檔案信息共享平臺，授權(quán)科室按需查閱檔案，提高工作效率（如財務(wù)科可查詢歷史合同，人事科可調(diào)取員工檔案）。對外提供電子檔案服務(wù)時，嚴(yán)格審批流程，通過水印、加密等技術(shù)防止信息泄露。八、檔案安全與保密（一）安全管理定期開展檔案安全檢查（每月一次），排查庫房設(shè)施、檔案實體、系統(tǒng)運行等隱患，建立《檔案安全檢查臺賬》，發(fā)現(xiàn)問題立即整改。檔案轉(zhuǎn)移、交接時，填寫《檔案交接清單》，明確數(shù)量、狀況，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案實體安全。（二）保密管理涉密檔案單獨存放，借閱、復(fù)制需經(jīng)單位保密委員會批準(zhǔn)，登記涉密等級、利用人、用途，嚴(yán)禁在非涉密設(shè)備上處理涉密檔案。檔案管理人員簽訂《保密責(zé)任書》，離崗時辦理檔案移交和保密審查，不得泄露檔案信息。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查檔案管理部門每半年對各科室檔案工作進行檢查，內(nèi)容包括：檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性；檔案移交的及時性、準(zhǔn)確性；檔案庫房的安全狀況、保密措施落實情況。檢查結(jié)果以書面形式反饋，限期整改的問題需跟蹤復(fù)查。（二）考核獎懲將檔案工作納入