公司內(nèi)部審批流程自動(dòng)化工具使用指南一、工具適用范圍與核心價(jià)值（一）適用場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類標(biāo)準(zhǔn)化審批流程，覆蓋高頻辦公場(chǎng)景，包括但不限于：費(fèi)用報(bào)銷：?jiǎn)T工差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、招待費(fèi)等日常費(fèi)用報(bào)銷；請(qǐng)假管理：年假、病假、事假、調(diào)休等假期申請(qǐng)；采購(gòu)審批：辦公用品、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包等采購(gòu)需求；項(xiàng)目立項(xiàng)：新項(xiàng)目啟動(dòng)、預(yù)算審批、資源調(diào)配等流程；合同審批：業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議的法務(wù)及業(yè)務(wù)合規(guī)性審核。（二）核心價(jià)值通過(guò)線上化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化的審批流程，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)審批“流轉(zhuǎn)慢、易遺漏、難追溯”的痛點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)：效率提升：審批周期平均縮短50%，減少人工傳遞與等待時(shí)間；規(guī)范管理：預(yù)設(shè)審批規(guī)則與表單字段，避免信息不全或格式錯(cuò)誤；流程透明：申請(qǐng)人可實(shí)時(shí)查看審批進(jìn)度，審批人可追溯全流程記錄；數(shù)據(jù)留存：自動(dòng)歸檔審批數(shù)據(jù)，支持按部門(mén)、類型、時(shí)間等維度統(tǒng)計(jì)分析，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。二、自動(dòng)化審批全流程操作指南（一）第一步：發(fā)起審批申請(qǐng)登錄系統(tǒng)：?jiǎn)T工通過(guò)企業(yè)統(tǒng)一賬號(hào)登錄內(nèi)部審批系統(tǒng)，進(jìn)入“審批中心”模塊。選擇流程類型：“新建審批”，根據(jù)需求選擇對(duì)應(yīng)流程（如“費(fèi)用報(bào)銷”“請(qǐng)假申請(qǐng)”等），系統(tǒng)自動(dòng)匹配標(biāo)準(zhǔn)化表單模板。填寫(xiě)基礎(chǔ)信息：依次錄入申請(qǐng)人姓名、所屬部門(mén)、申請(qǐng)日期等基礎(chǔ)字段（系統(tǒng)自動(dòng)讀取用戶賬號(hào)信息，部分字段免填寫(xiě)）。（二）第二步：填寫(xiě)審批表單必填項(xiàng)校驗(yàn)：根據(jù)流程類型填寫(xiě)核心信息（如費(fèi)用報(bào)銷需填寫(xiě)“報(bào)銷事由”“費(fèi)用明細(xì)”“金額”“發(fā)票附件”等），系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)必填項(xiàng)完整性，未填寫(xiě)完整無(wú)法提交。附件：按需支撐材料（如發(fā)票掃描件、合同復(fù)印件、請(qǐng)假證明等），附件需清晰可辨，格式支持PDF、JPG、PNG，單附件大小不超過(guò)10MB，總附件不超過(guò)50MB。備注說(shuō)明：如有特殊情況或需補(bǔ)充說(shuō)明，可在“備注”欄簡(jiǎn)要描述，便于審批人快速知曉背景。（三）第三步：提交審批并流轉(zhuǎn)確認(rèn)信息無(wú)誤：提交前預(yù)覽表單內(nèi)容，保證信息準(zhǔn)確、附件完整，“提交”按鈕。自動(dòng)流轉(zhuǎn)審批：系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)審批規(guī)則（如“費(fèi)用報(bào)銷≤500元由部門(mén)經(jīng)理審批，＞500元需總監(jiān)審批”）自動(dòng)推送給第一審批人，同時(shí)通過(guò)系統(tǒng)消息、短信或郵件通知審批人。加急處理：如需緊急審批，勾選“加急”選項(xiàng)，系統(tǒng)將優(yōu)先推送并提醒審批人“24小時(shí)內(nèi)處理”。（四）第四步：審批人處理流程查看待辦審批：審批人登錄系統(tǒng)后，在“待辦事項(xiàng)”中查看需處理的審批任務(wù)，進(jìn)入詳情頁(yè)可查看申請(qǐng)人信息、表單內(nèi)容、附件及歷史審批記錄。執(zhí)行審批操作：同意：“同意”，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點(diǎn)或結(jié)束流程，通知申請(qǐng)人審批通過(guò)；駁回：“駁回”，填寫(xiě)駁回原因（如“附件不清晰”“金額超預(yù)算”等），系統(tǒng)終止流程并通知申請(qǐng)人修改后重新提交；轉(zhuǎn)交審批：如審批人因出差、休假等原因無(wú)法處理，可“轉(zhuǎn)交”，選擇指定代理人代為審批（需提前在系統(tǒng)中設(shè)置代理人權(quán)限）。審批意見(jiàn)備注：審批人可根據(jù)需要添加審批意見(jiàn)，流程結(jié)束后申請(qǐng)人可查看所有審批節(jié)點(diǎn)的意見(jiàn)反饋。（五）第五步：審批結(jié)果反饋與歸檔結(jié)果通知：審批完成后，系統(tǒng)自動(dòng)通過(guò)消息中心向申請(qǐng)人推送審批結(jié)果（通過(guò)/駁回），并附審批單號(hào)及查看路徑。記錄查詢：申請(qǐng)人可在“歷史審批”中查看已完成的審批記錄，支持按審批單號(hào)、申請(qǐng)日期、流程類型等條件搜索，可PDF版審批單作為憑證。自動(dòng)歸檔：系統(tǒng)按“流程類型-申請(qǐng)日期-部門(mén)”自動(dòng)分類歸檔審批數(shù)據(jù)，保存期限不少于3年，支持審計(jì)調(diào)取與數(shù)據(jù)導(dǎo)出。三、審批流程標(biāo)準(zhǔn)化模板參考（一）費(fèi)用報(bào)銷審批表字段名稱填寫(xiě)說(shuō)明申請(qǐng)單號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)，格式為“FYBX+年月日+6位流水號(hào)”（如FYBX2023100100001）申請(qǐng)人*系統(tǒng)自動(dòng)讀取，不可修改所屬部門(mén)*系統(tǒng)自動(dòng)讀取，不可修改報(bào)銷類型*單選：差旅費(fèi)/辦公費(fèi)/招待費(fèi)/其他費(fèi)用報(bào)銷事由*簡(jiǎn)明說(shuō)明費(fèi)用用途（如“項(xiàng)目差旅費(fèi)”“辦公文具采購(gòu)”）費(fèi)用明細(xì)*逐行填寫(xiě)：日期、事項(xiàng)、金額、發(fā)票號(hào)（如：2023-10-01，交通費(fèi)，120.00元，發(fā)票代碼5678）報(bào)銷總金額*系統(tǒng)自動(dòng)匯總費(fèi)用明細(xì)金額附件清單*列出附件名稱（如“2023年10月交通費(fèi)發(fā)票3張”）部門(mén)經(jīng)理審批意見(jiàn)審批人填寫(xiě)：同意/駁回，需注明理由（如“同意，附件齊全”）財(cái)務(wù)部審批意見(jiàn)審批人填寫(xiě)：審核金額合規(guī)性、發(fā)票真?zhèn)蔚龋ㄈ纭皩徍送ㄟ^(guò)，符合報(bào)銷規(guī)定”）總監(jiān)審批意見(jiàn)僅當(dāng)金額＞5000元時(shí)觸發(fā)，審批人填寫(xiě)最終意見(jiàn)備注可選：補(bǔ)充說(shuō)明特殊情況（二）員工請(qǐng)假審批表字段名稱填寫(xiě)說(shuō)明申請(qǐng)單號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)，格式為：QJ+年月日+6位流水號(hào)（如QJ2023100100001）申請(qǐng)人*系統(tǒng)自動(dòng)讀取，不可修改所屬部門(mén)*系統(tǒng)自動(dòng)讀取，不可修改請(qǐng)假類型*單選：年假/病假/事假/調(diào)休/婚假/產(chǎn)假等請(qǐng)假時(shí)間*起止日期及天數(shù)（如：2023-10-02至2023-10-03，共計(jì)2天）請(qǐng)假事由*簡(jiǎn)明說(shuō)明請(qǐng)假原因（如“家中有急事需處理”“身體不適需就醫(yī)”）工作交接人*填寫(xiě)請(qǐng)假期間工作交接人姓名及聯(lián)系方式部門(mén)經(jīng)理審批意見(jiàn)審批人填寫(xiě)：同意/駁回，需評(píng)估工作安排合理性（如“同意，已協(xié)調(diào)**代為交接工作”）HR部門(mén)審批意見(jiàn)審批人填寫(xiě)：核對(duì)假期余額、是否符合請(qǐng)假制度（如“年假余額充足，審批通過(guò)”）備注可選：附醫(yī)院證明（病假）、請(qǐng)假條等掃描件（三）采購(gòu)申請(qǐng)審批表字段名稱填寫(xiě)說(shuō)明申請(qǐng)單號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)，格式為：CGSQ+年月日+6位流水號(hào)（如CGSQ2023100100001）申請(qǐng)人*系統(tǒng)自動(dòng)讀取，不可修改所屬部門(mén)*系統(tǒng)自動(dòng)讀取，不可修改采購(gòu)物品名稱*填寫(xiě)具體物品名稱（如“聯(lián)想ThinkPad筆記本A4900”“HP激光打印機(jī)”）規(guī)格型號(hào)*填寫(xiě)物品詳細(xì)規(guī)格（如“i5處理器/16G內(nèi)存/512G固態(tài)硬盤(pán)”）數(shù)量*填寫(xiě)申請(qǐng)采購(gòu)數(shù)量預(yù)估單價(jià)*填寫(xiě)單價(jià)（保留兩位小數(shù)），系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算總金額總金額*系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算：數(shù)量×預(yù)估單價(jià)采購(gòu)理由*說(shuō)明采購(gòu)必要性（如“部門(mén)新員工入職需配備辦公電腦”“現(xiàn)有打印機(jī)老化故障”）供應(yīng)商信息（可選）如已確定供應(yīng)商，填寫(xiě)名稱、聯(lián)系人及電話部門(mén)經(jīng)理審批意見(jiàn)審批人填寫(xiě)：評(píng)估采購(gòu)必要性及預(yù)算合理性（如“同意，符合部門(mén)年度采購(gòu)計(jì)劃”）采購(gòu)部審批意見(jiàn)審批人填寫(xiě)：審核規(guī)格型號(hào)、市場(chǎng)價(jià)格、供應(yīng)商資質(zhì)等（如“通過(guò)，按流程招標(biāo)采購(gòu)”）財(cái)務(wù)部審批意見(jiàn)審批人填寫(xiě)：核對(duì)預(yù)算余額（如“預(yù)算充足，審批通過(guò)”）總經(jīng)理審批意見(jiàn)僅當(dāng)金額＞20000元時(shí)觸發(fā)，審批人填寫(xiě)最終意見(jiàn)四、高效使用關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）信息準(zhǔn)確性保障填寫(xiě)表單時(shí)保證姓名、部門(mén)、金額、日期等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致審批退回；附件命名需規(guī)范（如“2023年10月北京-上海差旅費(fèi)發(fā)票”），便于審批人快速識(shí)別。（二）審批時(shí)效管理審批人需在收到通知后2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，特殊情況需在審批系統(tǒng)中備注說(shuō)明（如“出差中，預(yù)計(jì)10月5日返回處理”）；申請(qǐng)人可實(shí)時(shí)查看審批進(jìn)度，若超過(guò)預(yù)設(shè)時(shí)限未處理，系統(tǒng)將自動(dòng)向?qū)徟松霞?jí)發(fā)送催辦提醒。（三）特殊情況處理撤回申請(qǐng)：審批人未處理前，申請(qǐng)人可“撤回”修改表單內(nèi)容，撤回后需重新提交；加急審批：緊急申請(qǐng)需在提交時(shí)勾選“加急”，并聯(lián)系部門(mén)經(jīng)理優(yōu)先處理；審批人缺席：若審批人因休假、出差無(wú)法審批，需提前在系統(tǒng)中設(shè)置“代理人”，或由申請(qǐng)人聯(lián)系部門(mén)協(xié)調(diào)其他審批人。（四）數(shù)據(jù)安全與合規(guī)審批數(shù)據(jù)僅申請(qǐng)人、審批人及系統(tǒng)管理員可查看，禁止泄露他人隱私信息；定期修改個(gè)人登