內(nèi)部會(huì)議策劃執(zhí)行任務(wù)模板_第1頁(yè)
內(nèi)部會(huì)議策劃執(zhí)行任務(wù)模板_第2頁(yè)
內(nèi)部會(huì)議策劃執(zhí)行任務(wù)模板_第3頁(yè)
內(nèi)部會(huì)議策劃執(zhí)行任務(wù)模板_第4頁(yè)
內(nèi)部會(huì)議策劃執(zhí)行任務(wù)模板_第5頁(yè)
已閱讀5頁(yè),還剩3頁(yè)未讀, 繼續(xù)免費(fèi)閱讀

下載本文檔

版權(quán)說(shuō)明:本文檔由用戶提供并上傳,收益歸屬內(nèi)容提供方,若內(nèi)容存在侵權(quán),請(qǐng)進(jìn)行舉報(bào)或認(rèn)領(lǐng)

文檔簡(jiǎn)介

內(nèi)部會(huì)議策劃執(zhí)行任務(wù)模板一、適用場(chǎng)景與價(jià)值本模板適用于企業(yè)各類內(nèi)部會(huì)議的全流程策劃與執(zhí)行,包括但不限于:常規(guī)運(yùn)營(yíng)類:月度/季度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、部門周例會(huì)、項(xiàng)目進(jìn)度同步會(huì);專項(xiàng)決策類:項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、預(yù)算評(píng)審會(huì)、流程優(yōu)化研討會(huì);文化建設(shè)類:年度總結(jié)表彰會(huì)、員工培訓(xùn)會(huì)、跨部門協(xié)作交流會(huì)。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程與工具化表格,可幫助會(huì)議組織者明確職責(zé)、把控節(jié)點(diǎn)、提升效率,保證會(huì)議目標(biāo)清晰、過(guò)程有序、結(jié)果可落地,避免“會(huì)前準(zhǔn)備不足、會(huì)中討論低效、會(huì)后跟進(jìn)缺失”等問(wèn)題。二、全流程操作指引(一)會(huì)前籌備:精準(zhǔn)規(guī)劃,夯實(shí)基礎(chǔ)核心目標(biāo):明確會(huì)議價(jià)值,保證資源到位,為高效會(huì)議奠定基礎(chǔ)。1.明確會(huì)議目標(biāo)與主題操作要點(diǎn):與發(fā)起人(如總監(jiān)、經(jīng)理)確認(rèn)會(huì)議核心目標(biāo)(例如:“明確Q3項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及責(zé)任分工”“解決跨部門協(xié)作流程卡點(diǎn)”),保證目標(biāo)符合SMART原則(具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)性、時(shí)間性);提煉會(huì)議主題,簡(jiǎn)潔明了反映核心內(nèi)容(例如:“2024年Q3營(yíng)銷項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)”“研發(fā)-生產(chǎn)協(xié)同流程優(yōu)化研討會(huì)”)。2.確定參會(huì)人員與分工操作要點(diǎn):列出“必須參會(huì)人員”(決策層、核心執(zhí)行人)和“可列席人員”(支持部門、相關(guān)方),避免無(wú)關(guān)人員參會(huì)導(dǎo)致效率低下;明確會(huì)議角色:主持人(把控節(jié)奏、引導(dǎo)討論)、記錄人(記錄關(guān)鍵決策、待辦事項(xiàng))、材料準(zhǔn)備人(整理議程、數(shù)據(jù)報(bào)告等)。3.選擇會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)操作要點(diǎn):時(shí)間:避開公司高峰期(如周一上午、周五下午)、重要節(jié)假日,提前通過(guò)共享日歷(如釘釘/企業(yè)日歷)征求核心參會(huì)人員時(shí)間,優(yōu)先選擇多數(shù)人方便的時(shí)段(如周二/周四上午9:00-11:00);地點(diǎn)/形式:線下會(huì)議需提前預(yù)訂會(huì)議室(確認(rèn)設(shè)備:投影儀、麥克風(fēng)、白板、網(wǎng)絡(luò)),線上會(huì)議需選擇平臺(tái)(如騰訊會(huì)議、Zoom)并測(cè)試功能,明確參會(huì)、會(huì)議號(hào)、密碼。4.制定會(huì)議議程與材料準(zhǔn)備操作要點(diǎn):議程設(shè)計(jì):按“開場(chǎng)(5-10min)→背景介紹(10-15min)→主題討論(核心環(huán)節(jié),占比60%-70%)→總結(jié)決策(10-15min)→后續(xù)行動(dòng)(5-10min)”邏輯分配時(shí)間,明確每個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人和內(nèi)容;材料準(zhǔn)備:提前3天收集并分發(fā)會(huì)議材料(如項(xiàng)目PPT、數(shù)據(jù)報(bào)表、方案初稿),要求參會(huì)人員提前閱讀,標(biāo)注需討論或決策的問(wèn)題。5.發(fā)布會(huì)議通知與預(yù)溝通操作要點(diǎn):提前2天發(fā)送正式通知(郵件/企業(yè)消息),包含:會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)/、議程、參會(huì)人員、需提前準(zhǔn)備的材料;通知發(fā)出后,單獨(dú)與主持人、關(guān)鍵發(fā)言人員預(yù)溝通,確認(rèn)內(nèi)容無(wú)誤、時(shí)間可行。(二)會(huì)中執(zhí)行:高效協(xié)同,保證順暢核心目標(biāo):聚焦會(huì)議目標(biāo),控制節(jié)奏,推動(dòng)討論達(dá)成共識(shí),輸出明確結(jié)果。1.提前場(chǎng)地與設(shè)備準(zhǔn)備(線下/線上)操作要點(diǎn):線下:提前30分鐘到場(chǎng),調(diào)試設(shè)備(投影、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)),擺放會(huì)議材料、簽到表、飲用水,檢查座位標(biāo)識(shí);線上:提前15分鐘進(jìn)入會(huì)議室,測(cè)試音視頻、屏幕共享功能,開啟等候室,提前10分鐘在群內(nèi)提醒參會(huì)人員加入。2.簽到與材料分發(fā)操作要點(diǎn):線下:通過(guò)簽到表(或掃碼簽到)確認(rèn)參會(huì)人員,分發(fā)紙質(zhì)版會(huì)議材料(若需);線上:在會(huì)議等候室核對(duì)人員身份,提醒開啟攝像頭(若要求),共享會(huì)議材料屏幕。3.按議程推進(jìn)會(huì)議操作要點(diǎn):開場(chǎng):主持人宣布會(huì)議主題、目標(biāo)、議程及時(shí)長(zhǎng)規(guī)則,提醒記錄人全程記錄;主題討論:主持人引導(dǎo)發(fā)言,避免偏離主題,鼓勵(lì)沉默人員參與,對(duì)爭(zhēng)議點(diǎn)及時(shí)梳理(如“關(guān)于問(wèn)題,目前有A、B兩種觀點(diǎn),我們先聚焦A方案的可行性討論”);決策環(huán)節(jié):對(duì)關(guān)鍵議題明確決策方式(如投票、負(fù)責(zé)人拍板),記錄決策結(jié)果(如“同意采用方案,由*主管負(fù)責(zé)落地”)。4.做好會(huì)議記錄與關(guān)鍵信息抓取操作要點(diǎn):記錄人需實(shí)時(shí)記錄:討論要點(diǎn)(不同觀點(diǎn)的關(guān)鍵論據(jù))、決策事項(xiàng)(明確內(nèi)容、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn))、待辦事項(xiàng)(任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間);重要內(nèi)容可拍照留存(如白板板書、關(guān)鍵數(shù)據(jù)圖表),避免遺漏。5.控制會(huì)議節(jié)奏與時(shí)間操作要點(diǎn):主持人需嚴(yán)格按議程時(shí)間推進(jìn),對(duì)超時(shí)環(huán)節(jié)及時(shí)提醒(如“該環(huán)節(jié)剩余5分鐘,請(qǐng)聚焦結(jié)論”);若遇臨時(shí)議題,建議“記錄下來(lái),會(huì)后專項(xiàng)討論”,避免打斷主線議程。(三)會(huì)后跟進(jìn):閉環(huán)管理,落地見效核心目標(biāo):保證會(huì)議成果轉(zhuǎn)化為行動(dòng),避免“議而不決、決而不行”。1.整理會(huì)議紀(jì)要與分發(fā)操作要點(diǎn):會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi),由記錄人整理會(huì)議紀(jì)要,內(nèi)容包括:會(huì)議基本信息(時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員)、核心議程、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果、待辦事項(xiàng)(明確任務(wù)、負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間);紀(jì)要需經(jīng)主持人審核無(wú)誤后,在1個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)至所有參會(huì)人員及相關(guān)方(抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)*總),并要求確認(rèn)收到(如“請(qǐng)各位確認(rèn)收到,如有異議請(qǐng)?jiān)?4小時(shí)內(nèi)反饋”)。2.明確任務(wù)分工與時(shí)間節(jié)點(diǎn)操作要點(diǎn):基于會(huì)議紀(jì)要中的待辦事項(xiàng),更新《會(huì)議任務(wù)跟蹤表》(見模板表格),明確每個(gè)任務(wù)的負(fù)責(zé)人、協(xié)作人、開始時(shí)間、截止時(shí)間、交付物;責(zé)任人需在收到任務(wù)后1個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)執(zhí)行計(jì)劃,如有困難及時(shí)反饋。3.跟蹤任務(wù)進(jìn)度與反饋操作要點(diǎn):任務(wù)負(fù)責(zé)人需按截止時(shí)間推進(jìn)工作,提前1天向會(huì)議組織人反饋進(jìn)度(如“任務(wù)已完成80%,預(yù)計(jì)明天下午交付”);會(huì)議組織人每周通過(guò)線上群或簡(jiǎn)短同步會(huì)跟蹤任務(wù)整體進(jìn)度,對(duì)逾期任務(wù)及時(shí)預(yù)警(如“任務(wù)已逾期1天,請(qǐng)說(shuō)明原因及預(yù)計(jì)完成時(shí)間”)。4.歸檔會(huì)議資料與總結(jié)優(yōu)化操作要點(diǎn):會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi),將會(huì)議通知、議程、簽到表、會(huì)議紀(jì)要、任務(wù)跟蹤表、相關(guān)材料等整理成電子文件夾,按“會(huì)議名稱-日期”格式命名,存儲(chǔ)至公司共享服務(wù)器(如釘釘群文件、企業(yè)云盤);對(duì)重要會(huì)議,可在會(huì)后1周內(nèi)組織簡(jiǎn)短復(fù)盤,總結(jié)本次會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)與不足(如“議程時(shí)間分配需優(yōu)化”“提前收集材料更充分”),持續(xù)改進(jìn)會(huì)議質(zhì)量。三、配套工具表格清單表1:會(huì)議基本信息表會(huì)議名稱會(huì)議編號(hào)日期時(shí)間地點(diǎn)/線上形式(線上/線下)主持人記錄人會(huì)議目標(biāo)預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)參會(huì)部門/人員列席部門/人員材料準(zhǔn)備清單發(fā)起人聯(lián)系方式表2:會(huì)議議程表序號(hào)環(huán)節(jié)名稱內(nèi)容描述負(fù)責(zé)人時(shí)長(zhǎng)(分鐘)所需材料備注1開場(chǎng)介紹主題、目標(biāo)、議程*經(jīng)理10議程PPT2Q2項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)各模塊負(fù)責(zé)人匯報(bào)進(jìn)展*主管30進(jìn)度報(bào)表每人10分鐘3跨部門協(xié)作問(wèn)題討論解決環(huán)節(jié)卡點(diǎn)全體40問(wèn)題清單聚焦解決方案4Q3目標(biāo)與分工決策確定目標(biāo)及責(zé)任分工*總監(jiān)20方案初稿投票表決表3:參會(huì)人員簽到表序號(hào)部門姓名職位聯(lián)系方式簽到時(shí)間備注(遲到/早退)1市場(chǎng)部*某經(jīng)理13808:552研發(fā)部*某主管139567809:003生產(chǎn)部*某員工137901209:10遲到10分鐘表4:會(huì)議任務(wù)跟蹤表任務(wù)描述負(fù)責(zé)人協(xié)作人開始時(shí)間截止時(shí)間完成狀態(tài)(未開始/進(jìn)行中/已完成/逾期)成果交付物備注整理Q3項(xiàng)目目標(biāo)分解表*主管市場(chǎng)部7月15日7月18日進(jìn)行中Excel表格初稿待*總監(jiān)確認(rèn)優(yōu)化跨部門協(xié)作流程文檔*專員各部門7月16日7月20日未開始流程圖+說(shuō)明文檔需收集各部門意見表5:會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議名稱:2024年Q3營(yíng)銷項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)時(shí)間:2024年7月10日09:00-11:30地點(diǎn):公司3號(hào)會(huì)議室主持人:*總監(jiān)記錄人:*助理參會(huì)人員:市場(chǎng)部經(jīng)理、銷售部主管、研發(fā)部工程師、設(shè)計(jì)部主管(共8人)缺席人員及原因:無(wú)一、核心議程Q2營(yíng)銷項(xiàng)目復(fù)盤(*經(jīng)理):Q2銷售額完成90%,未達(dá)標(biāo)主因是推廣渠道效果不足,需優(yōu)化Q3渠道策略。Q3項(xiàng)目目標(biāo)與計(jì)劃(*總監(jiān)):Q3目標(biāo)銷售額500萬(wàn),分三階段執(zhí)行(7月預(yù)熱、8月爆發(fā)、9月轉(zhuǎn)化),重點(diǎn)布局短視頻渠道和線下快閃活動(dòng)。分工與資源協(xié)調(diào):市場(chǎng)部(*經(jīng)理):負(fù)責(zé)短視頻內(nèi)容策劃,7月20日前提交方案;銷售部(*主管):整理客戶需求清單,7月18日前同步至研發(fā)部;研發(fā)部(*工程師):7月底前完成活動(dòng)小程序開發(fā)測(cè)試。二、關(guān)鍵決策采用“短視頻+線下快閃”組合推廣模式,預(yù)算增加20萬(wàn)(需*總監(jiān)審批);每周五17:00召開項(xiàng)目進(jìn)度同步會(huì),由*助理負(fù)責(zé)組織。三、待辦事項(xiàng)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時(shí)間提交Q3短視頻推廣方案*經(jīng)理7月20日整理客戶需求清單*主管7月18日活動(dòng)小程序開發(fā)測(cè)試*工程師7月31日分發(fā)范圍:全體參會(huì)人員、總監(jiān)、總經(jīng)理紀(jì)要確認(rèn):主持人*總監(jiān)已審核,2024年7月11日11:00分發(fā)。四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避1.目標(biāo)不清晰,會(huì)議偏離主題風(fēng)險(xiǎn):討論發(fā)散,耗時(shí)無(wú)果,無(wú)法輸出決策。規(guī)避:會(huì)前務(wù)必與發(fā)起人書面確認(rèn)會(huì)議目標(biāo),并在開場(chǎng)時(shí)向全體參會(huì)人員重申,主持人全程圍繞目標(biāo)引導(dǎo)討論。2.參會(huì)人員不匹配,效率低下風(fēng)險(xiǎn):無(wú)關(guān)人員占用資源,關(guān)鍵決策人缺席導(dǎo)致無(wú)法拍板。規(guī)避:嚴(yán)格區(qū)分“必須參會(huì)”和“可列席”人員,提前與部門負(fù)責(zé)人確認(rèn),臨時(shí)請(qǐng)假需指定替代人員并抄送會(huì)議組織人。3.會(huì)議材料準(zhǔn)備不足或未提前分發(fā)風(fēng)險(xiǎn):參會(huì)人員現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)閱讀材料,討論缺乏深度,延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間。規(guī)避:材料需提前3天收集并分發(fā),明確標(biāo)注“需提前閱讀并反饋意見”的內(nèi)容,對(duì)未閱讀者可取消參會(huì)資格。4.設(shè)備故障或網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題影響會(huì)議風(fēng)險(xiǎn):線下會(huì)議中斷,線上會(huì)議掉線,影響會(huì)議節(jié)奏。規(guī)避:提前1小時(shí)測(cè)試設(shè)備(投影、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)),準(zhǔn)備備用設(shè)備(如備用麥克風(fēng)、4G熱點(diǎn)),線上會(huì)議提前發(fā)送平臺(tái)使用指南。5.會(huì)議紀(jì)要遺漏關(guān)鍵決策或待辦事項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn):會(huì)后執(zhí)行無(wú)依據(jù),責(zé)任不明確,任務(wù)無(wú)法落地。規(guī)避:記錄人需使用標(biāo)準(zhǔn)化模板,重點(diǎn)記錄“決策結(jié)果”和“待辦事項(xiàng)”(明確5W1H:誰(shuí)、做什么、何時(shí)完成、交付物、為什么做),會(huì)后與主

溫馨提示

  • 1. 本站所有資源如無(wú)特殊說(shuō)明,都需要本地電腦安裝OFFICE2007和PDF閱讀器。圖紙軟件為CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.壓縮文件請(qǐng)下載最新的WinRAR軟件解壓。
  • 2. 本站的文檔不包含任何第三方提供的附件圖紙等,如果需要附件,請(qǐng)聯(lián)系上傳者。文件的所有權(quán)益歸上傳用戶所有。
  • 3. 本站RAR壓縮包中若帶圖紙,網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容里面會(huì)有圖紙預(yù)覽,若沒(méi)有圖紙預(yù)覽就沒(méi)有圖紙。
  • 4. 未經(jīng)權(quán)益所有人同意不得將文件中的內(nèi)容挪作商業(yè)或盈利用途。
  • 5. 人人文庫(kù)網(wǎng)僅提供信息存儲(chǔ)空間,僅對(duì)用戶上傳內(nèi)容的表現(xiàn)方式做保護(hù)處理,對(duì)用戶上傳分享的文檔內(nèi)容本身不做任何修改或編輯,并不能對(duì)任何下載內(nèi)容負(fù)責(zé)。
  • 6. 下載文件中如有侵權(quán)或不適當(dāng)內(nèi)容,請(qǐng)與我們聯(lián)系,我們立即糾正。
  • 7. 本站不保證下載資源的準(zhǔn)確性、安全性和完整性, 同時(shí)也不承擔(dān)用戶因使用這些下載資源對(duì)自己和他人造成任何形式的傷害或損失。

最新文檔

評(píng)論

0/150

提交評(píng)論