《標(biāo)準(zhǔn)檔案管理辦法》一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織標(biāo)準(zhǔn)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)檔案在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的各類標(biāo)準(zhǔn)檔案的管理，包括但不限于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)草案、征求意見稿、送審稿等檔案資料。（三）定義1.標(biāo)準(zhǔn)檔案：指在標(biāo)準(zhǔn)制定、修訂、實(shí)施過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等，包括紙質(zhì)文件、電子文件、實(shí)物等不同載體形式。2.標(biāo)準(zhǔn)制定過(guò)程檔案：涵蓋從標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)開始，經(jīng)過(guò)調(diào)研、起草、征求意見、審查、批準(zhǔn)發(fā)布等各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的相關(guān)檔案材料。3.標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施過(guò)程檔案：主要包括標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施計(jì)劃、實(shí)施記錄、實(shí)施效果評(píng)估、標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審等過(guò)程中形成的檔案資料。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：標(biāo)準(zhǔn)檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.全程跟蹤原則：對(duì)標(biāo)準(zhǔn)從立項(xiàng)到廢止的全過(guò)程進(jìn)行檔案管理，保證各階段檔案資料的及時(shí)收集、整理和歸檔。3.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，方便公司/組織內(nèi)部人員查詢和利用標(biāo)準(zhǔn)檔案。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保標(biāo)準(zhǔn)檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、標(biāo)準(zhǔn)檔案的形成與收集（一）標(biāo)準(zhǔn)制定過(guò)程檔案的形成與收集1.立項(xiàng)階段項(xiàng)目申請(qǐng)文件：包括立項(xiàng)申請(qǐng)書、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告等，明確項(xiàng)目的背景、目的、意義、主要內(nèi)容、預(yù)期成果等。立項(xiàng)批復(fù)文件：上級(jí)主管部門對(duì)立項(xiàng)申請(qǐng)的批復(fù)文件，確定項(xiàng)目的名稱、編號(hào)、承擔(dān)單位、計(jì)劃完成時(shí)間等。2.調(diào)研階段調(diào)研方案：詳細(xì)記錄調(diào)研的目的、范圍、方法、對(duì)象等內(nèi)容。調(diào)研記錄：包括調(diào)研過(guò)程中收集的相關(guān)資料、數(shù)據(jù)、意見和建議等，可采用訪談?dòng)涗?、問卷調(diào)查結(jié)果、實(shí)地考察報(bào)告等形式。3.起草階段標(biāo)準(zhǔn)草案：起草人員根據(jù)調(diào)研結(jié)果和相關(guān)要求起草的標(biāo)準(zhǔn)文本初稿。編制說(shuō)明：對(duì)標(biāo)準(zhǔn)草案的編制依據(jù)、目的、適用范圍、主要技術(shù)內(nèi)容、與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系等進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明的文件。征求意見稿及征求意見匯總處理表：將標(biāo)準(zhǔn)草案發(fā)送給相關(guān)單位和專家征求意見，對(duì)反饋意見進(jìn)行匯總、分析和處理，形成征求意見匯總處理表，并根據(jù)意見對(duì)標(biāo)準(zhǔn)草案進(jìn)行修改完善，形成征求意見稿。4.審查階段審查會(huì)議通知、議程、紀(jì)要等文件：記錄審查會(huì)議的組織情況、參會(huì)人員、審查意見等內(nèi)容。審查報(bào)告：對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性、合理性、可行性等進(jìn)行全面評(píng)價(jià)的報(bào)告，包括審查結(jié)論、主要問題及修改建議等。標(biāo)準(zhǔn)送審稿：根據(jù)審查意見對(duì)征求意見稿進(jìn)行修改后形成的送審稿。5.批準(zhǔn)發(fā)布階段標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批稿：將送審稿按照規(guī)定格式進(jìn)行整理排版后形成的報(bào)批文件。標(biāo)準(zhǔn)編制說(shuō)明（報(bào)批稿）：對(duì)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批稿的編制情況進(jìn)行進(jìn)一步說(shuō)明的文件。審批文件：上級(jí)主管部門對(duì)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批稿的批準(zhǔn)文件，包括發(fā)布通知、標(biāo)準(zhǔn)文本等。（二）標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施過(guò)程檔案的形成與收集1.實(shí)施計(jì)劃：根據(jù)公司/組織的實(shí)際情況，制定標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施計(jì)劃，明確實(shí)施的目標(biāo)、范圍、步驟、責(zé)任部門和人員等。2.實(shí)施記錄培訓(xùn)記錄：記錄標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加人員等信息。執(zhí)行記錄：包括標(biāo)準(zhǔn)在實(shí)際工作中的執(zhí)行情況記錄，如生產(chǎn)操作記錄、檢驗(yàn)檢測(cè)記錄、文件發(fā)放記錄等，反映標(biāo)準(zhǔn)的貫徹執(zhí)行效果。問題反饋記錄：及時(shí)記錄在標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況，包括問題描述、反饋部門和人員、處理措施及結(jié)果等。3.實(shí)施效果評(píng)估評(píng)估方案：明確評(píng)估的目的、范圍、指標(biāo)、方法、時(shí)間安排等內(nèi)容。評(píng)估報(bào)告：對(duì)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施效果進(jìn)行全面評(píng)估的報(bào)告，包括評(píng)估結(jié)果、存在問題及改進(jìn)建議等。4.標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審復(fù)審申請(qǐng)文件：提出標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審申請(qǐng)的文件，說(shuō)明復(fù)審的理由、依據(jù)等。復(fù)審報(bào)告：對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的適用性、有效性、先進(jìn)性等進(jìn)行復(fù)審評(píng)價(jià)的報(bào)告，提出復(fù)審結(jié)論和修訂建議。（三）收集要求1.各部門和人員應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)將標(biāo)準(zhǔn)制定和實(shí)施過(guò)程中形成的各類文件、資料、記錄等收集齊全，整理規(guī)范后移交檔案管理部門。2.對(duì)于外來(lái)的與標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的文件、資料，如上級(jí)主管部門的要求、相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)信息等，應(yīng)及時(shí)收集并歸檔。3.收集的檔案資料應(yīng)確保真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得擅自修改、偽造或銷毀。三、標(biāo)準(zhǔn)檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索，提高檔案管理的效率和水平。（二）分類方法1.按標(biāo)準(zhǔn)類型分類：分為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等類別。2.按標(biāo)準(zhǔn)制定過(guò)程階段分類：分為立項(xiàng)階段檔案、調(diào)研階段檔案、起草階段檔案、審查階段檔案、批準(zhǔn)發(fā)布階段檔案等。3.按標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施過(guò)程環(huán)節(jié)分類：分為實(shí)施計(jì)劃?rùn)n案、實(shí)施記錄檔案、實(shí)施效果評(píng)估檔案、標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審檔案等。（三）編號(hào)規(guī)則1.標(biāo)準(zhǔn)檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)可采用“標(biāo)準(zhǔn)類型代碼+標(biāo)準(zhǔn)制定年份+標(biāo)準(zhǔn)順序號(hào)”的格式，例如：GB/T202301，表示國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，2023年制定，順序號(hào)為01。3.對(duì)于企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，編號(hào)可采用“Q/企業(yè)代號(hào)+標(biāo)準(zhǔn)制定年份+標(biāo)準(zhǔn)順序號(hào)”的格式，例如：Q/XXX202302，表示企業(yè)XXX制定的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，2023年制定，順序號(hào)為02。（四）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)收集到的標(biāo)準(zhǔn)檔案進(jìn)行整理，按照分類方法和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類編號(hào)，并編制檔案目錄。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體形式符合要求。3.電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和元數(shù)據(jù)著錄，確保其可讀性和可利用性，并與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。4.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，并建立實(shí)物檔案清單，注明實(shí)物的名稱、來(lái)源、日期、存放地點(diǎn)等信息。四、標(biāo)準(zhǔn)檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行合理存放。（二）保管期限1.標(biāo)準(zhǔn)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求等因素確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.具有重要?dú)v史意義、長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)檔案應(yīng)列為永久保管；在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)檔案可列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為15年至50年；只在短期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)檔案可列為短期保管，保管期限一般為5年至15年。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)標(biāo)準(zhǔn)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等情況。2.檢查過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或追查處理。3.對(duì)檢查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并建立檢查檔案，作為檔案管理工作的重要依據(jù)。（四）保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮、防蟲、防火、防盜等保護(hù)措施，定期進(jìn)行消毒、殺蟲處理，防止檔案發(fā)霉、蟲蛀、損壞等情況發(fā)生。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)采取防病毒、防黑客攻擊等安全措施，確保電子檔案的信息安全。3.對(duì)實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，避免碰撞、擠壓、損壞等情況發(fā)生。對(duì)于有特殊保存要求的實(shí)物檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管。五、標(biāo)準(zhǔn)檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱標(biāo)準(zhǔn)檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織標(biāo)準(zhǔn)檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱場(chǎng)所，為利用者提供查閱服務(wù)。利用者可在查閱場(chǎng)所查閱標(biāo)準(zhǔn)檔案原件或復(fù)印件，并進(jìn)行必要的摘錄和復(fù)制。2.借閱：因工作需要借閱標(biāo)準(zhǔn)檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，到期應(yīng)及時(shí)歸還。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理延期手續(xù)。3.咨詢：檔案管理部門應(yīng)積極為利用者提供標(biāo)準(zhǔn)檔案相關(guān)的咨詢服務(wù)，解答利用者在標(biāo)準(zhǔn)理解、實(shí)施等方面的問題。（三）利用登記1.對(duì)標(biāo)準(zhǔn)檔案的查閱、借閱情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量等信息。2.利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（四）服務(wù)質(zhì)量1.檔案管理部門應(yīng)樹立服務(wù)意識(shí)，熱情接待利用者，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需的標(biāo)準(zhǔn)檔案信息。2.不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)能力，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。六、標(biāo)準(zhǔn)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.成立標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否具有保存價(jià)值，是否反映了公司/組織的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的真實(shí)情況。2.檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、形式等是否符合檔案管理的要求。3.檔案的保管期限是否已滿，是否仍有查考利用價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織主