企業(yè)會(huì)議管理制度及記錄表模板一、制度概述與適用范圍（一）制度建立背景企業(yè)會(huì)議是統(tǒng)一思想、部署工作、解決問題、推動(dòng)協(xié)作的核心管理工具。為避免會(huì)議效率低下、議題分散、決議落地難等問題，特制定本制度，通過規(guī)范會(huì)議全流程管理，保證會(huì)議“有目標(biāo)、有準(zhǔn)備、有產(chǎn)出、有跟蹤”，提升組織運(yùn)行效率。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各類正式會(huì)議，包括但不限于：例會(huì)：部門周會(huì)、月度經(jīng)營分析會(huì)、季度工作總結(jié)會(huì)等；專題會(huì)議：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、問題研討會(huì)、流程優(yōu)化會(huì)等；決策會(huì)議：年度預(yù)算會(huì)、戰(zhàn)略規(guī)劃會(huì)、人事任免會(huì)等；臨時(shí)會(huì)議：突發(fā)事件處理會(huì)、緊急任務(wù)部署會(huì)等。（三）核心管理目標(biāo)明確會(huì)議權(quán)責(zé)，避免“議而不決、決而不行”；控制會(huì)議時(shí)長與頻次，減少無效時(shí)間成本；規(guī)范會(huì)議記錄與決議跟蹤，保證工作閉環(huán)；建立會(huì)議檔案，為復(fù)盤與追溯提供依據(jù)。二、會(huì)議分類與職責(zé)劃分（一）會(huì)議類型及定義會(huì)議類型定義召開頻次參會(huì)人員部門周會(huì)部門內(nèi)部同步工作進(jìn)展、協(xié)調(diào)資源、安排下周計(jì)劃每周1次部門全體成員、部門負(fù)責(zé)人月度經(jīng)營分析會(huì)分析月度經(jīng)營指標(biāo)達(dá)成情況、存在問題及改進(jìn)措施每月5日前公司高管、各部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)/業(yè)務(wù)骨干項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)明確項(xiàng)目目標(biāo)、范圍、職責(zé)分工、時(shí)間計(jì)劃項(xiàng)目立項(xiàng)后3日內(nèi)項(xiàng)目發(fā)起人、項(xiàng)目經(jīng)理、核心成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人臨時(shí)決策會(huì)處理緊急重大事項(xiàng)（如重大合同簽訂、危機(jī)應(yīng)對(duì)）按需召開公司總經(jīng)理、相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、涉及部門負(fù)責(zé)人（二）關(guān)鍵角色職責(zé)會(huì)議發(fā)起人：確定會(huì)議必要性、明確議題與目標(biāo)；提前審核會(huì)議材料，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)支撐充分；跟蹤決議事項(xiàng)落地情況，對(duì)結(jié)果負(fù)責(zé)。會(huì)議主持人：控制會(huì)議節(jié)奏，保證議題不偏離、時(shí)間不超時(shí)；引導(dǎo)參會(huì)人員發(fā)言，鼓勵(lì)充分討論，避免“一言堂”；對(duì)爭議事項(xiàng)及時(shí)歸納總結(jié)，推動(dòng)形成共識(shí)或明確決策方向。會(huì)議記錄人：提前熟悉議題，準(zhǔn)備會(huì)議記錄模板；客觀記錄討論要點(diǎn)、決議內(nèi)容、行動(dòng)項(xiàng)（含負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)）；會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理記錄，經(jīng)主持人審核后分發(fā)至參會(huì)人員及相關(guān)部門。參會(huì)人員：按時(shí)參會(huì)，提前閱讀會(huì)議材料，準(zhǔn)備發(fā)言要點(diǎn)；積極參與討論，對(duì)負(fù)責(zé)的工作主動(dòng)反饋進(jìn)展；嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議決議，按時(shí)完成行動(dòng)項(xiàng)。三、會(huì)議組織與實(shí)施全流程操作說明（一）會(huì)前準(zhǔn)備：保證會(huì)議“有的放矢”步驟1：發(fā)起會(huì)議申請發(fā)起人填寫《會(huì)議申請表》（見附件1），明確以下信息：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)/方式（線上/線下）；議題及目標(biāo)（如“確定Q3產(chǎn)品上線計(jì)劃，明確各部門分工”）；參會(huì)人員（需列明“必須參加”與“可選參加”人員）；會(huì)議時(shí)長建議（例會(huì)不超過1.5小時(shí)，專題會(huì)不超過2小時(shí)）；需提前準(zhǔn)備的材料（如數(shù)據(jù)報(bào)表、方案草案）。審批流程：部門內(nèi)部會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人審批；跨部門/公司級(jí)會(huì)議由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。步驟2：發(fā)布會(huì)議通知行政部（或發(fā)起人）在會(huì)議前1-3個(gè)工作日，通過企業(yè)/郵件發(fā)送正式通知，包含：會(huì)議申請表核心信息（議題、目標(biāo)、參會(huì)人、時(shí)長）；會(huì)議材料（提前1天發(fā)送，保證參會(huì)人預(yù)習(xí)）；線上會(huì)議需注明平臺(tái)（如騰訊會(huì)議號(hào)、密碼）及設(shè)備測試要求。特殊情況（臨時(shí)緊急會(huì)議）可縮短通知時(shí)間，但需提前4小時(shí)以上告知參會(huì)人。步驟3：準(zhǔn)備會(huì)議物資與場地線下會(huì)議：行政部提前確認(rèn)會(huì)議室容量、投影設(shè)備、麥克風(fēng)、白板、筆、飲用水等，保證環(huán)境整潔、設(shè)備正常；線上會(huì)議：IT部提前測試平臺(tái)穩(wěn)定性，主持人提前10分鐘進(jìn)入會(huì)議室，參會(huì)人員提前5分鐘調(diào)試設(shè)備（攝像頭、麥克風(fēng)）；涉及外部人員參會(huì)的，需提前對(duì)接訪客流程（如門禁、停車指引）。（二）會(huì)中管理：聚焦議題“高效產(chǎn)出”步驟1：會(huì)議簽到與開場線下會(huì)議：記錄人發(fā)放《簽到表》（見附件2），參會(huì)人員簽字確認(rèn)；線上會(huì)議：主持人通過會(huì)議平臺(tái)“簽到功能”或?qū)崟r(shí)點(diǎn)名確認(rèn)參會(huì)情況；主持人開場（5分鐘內(nèi)）：重申會(huì)議目標(biāo)與議題（如“今天主要討論2個(gè)問題：1.產(chǎn)品上線延遲原因；2.新的排期方案”）；明確會(huì)議規(guī)則（如“每人發(fā)言不超過3分鐘，避免跑題”）；介紹會(huì)議議程及時(shí)長分配（如“原因分析30分鐘，方案討論40分鐘，總結(jié)10分鐘”）。步驟2：議題討論與決策按“議題優(yōu)先級(jí)”逐項(xiàng)討論，主持人嚴(yán)格控制每個(gè)環(huán)節(jié)時(shí)長；發(fā)言順序建議：議題負(fù)責(zé)人→相關(guān)部門→其他參會(huì)人員，避免討論混亂；對(duì)爭議較大的議題，采用“數(shù)據(jù)支撐+案例佐證”引導(dǎo)共識(shí)，必要時(shí)投票表決（需記錄投票結(jié)果及理由）；關(guān)鍵決策需明確“5W1H”：What：做什么（如“優(yōu)化產(chǎn)品注冊流程，減少3個(gè)步驟”）；Who：負(fù)責(zé)人（如“技術(shù)部*經(jīng)理牽頭”）；When：完成時(shí)間（如“9月30日前上線”）；Where：執(zhí)行范圍（如“面向全國用戶”）；Why：目標(biāo)價(jià)值（如“預(yù)計(jì)提升注冊轉(zhuǎn)化率15%”）；How：執(zhí)行方法（如“簡化表單字段，增加第三方登錄”）。步驟3：會(huì)議總結(jié)與確認(rèn)主持人總結(jié)（5-10分鐘）：重申各議題討論結(jié)果及形成的決議；逐項(xiàng)宣讀行動(dòng)項(xiàng)（含負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)），保證無遺漏；明確會(huì)議記錄人及提交時(shí)間（如“記錄人*助理，明天12點(diǎn)前發(fā)郵件”）。參會(huì)人員對(duì)決議及行動(dòng)項(xiàng)確認(rèn)無異議后，主持人宣布散會(huì)。（三）會(huì)后跟進(jìn)：保障決議“落地閉環(huán)”步驟1：整理與分發(fā)會(huì)議記錄記錄人會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成《會(huì)議記錄表》（見附件3），內(nèi)容需包含：會(huì)議基本信息（名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、缺席人及原因）；議題及討論要點(diǎn)（客觀記錄，不添加主觀評(píng)價(jià)）；決議事項(xiàng)（標(biāo)注“決議”字樣）；行動(dòng)項(xiàng)（表格形式，含序號(hào)、任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間、狀態(tài)）；附件（會(huì)議材料、演示文稿等）。會(huì)議記錄經(jīng)主持人審核無誤后，1個(gè)工作日內(nèi)通過郵件/企業(yè)分發(fā)至參會(huì)人員、抄送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及歸檔部門（行政部）。步驟2：決議事項(xiàng)跟蹤與反饋發(fā)起人/負(fù)責(zé)人根據(jù)《會(huì)議決議跟蹤表》（見附件4）跟蹤行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)展，要求：每周五下班前更新進(jìn)展?fàn)顟B(tài)（“進(jìn)行中”“已完成”“延期”“受阻”）；延期或受阻需說明原因及解決方案（如“因供應(yīng)鏈延遲，完成時(shí)間延至10月15日，已協(xié)調(diào)供應(yīng)商加急生產(chǎn)”）；行政部每周匯總跟蹤表，提交至公司高管審閱，對(duì)逾期超3天的項(xiàng)目啟動(dòng)預(yù)警機(jī)制。步驟3：會(huì)議資料歸檔行政部負(fù)責(zé)會(huì)議資料歸檔，要求：電子檔案：按“年份-月份-會(huì)議類型”分類存儲(chǔ)（如“2024-09-月度經(jīng)營分析會(huì)”），包含會(huì)議申請表、簽到表、會(huì)議記錄、決議跟蹤表、附件材料；紙質(zhì)檔案：重要會(huì)議（如戰(zhàn)略決策會(huì)、年度預(yù)算會(huì)）需打印紙質(zhì)版，由主持人簽字確認(rèn)后與電子檔案一并保存；保存期限：例會(huì)保存1年，專題會(huì)保存2年，決策會(huì)保存3年以上，到期需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可銷毀。四、會(huì)議記錄表及決議跟蹤表模板（一）會(huì)議記錄表（模板）會(huì)議基本信息會(huì)議名稱2024年第三季度產(chǎn)品上線進(jìn)度專題會(huì)會(huì)議時(shí)間2024年9月10日14:00-16:30會(huì)議地點(diǎn)公司3樓第一會(huì)議室主持人產(chǎn)品部*經(jīng)理記錄人產(chǎn)品部*助理參會(huì)人員技術(shù)部經(jīng)理、市場部主管、運(yùn)營部專員、測試部主管（共8人）缺席人員無會(huì)議目標(biāo)1.分析Q3產(chǎn)品上線延遲原因；2.確定新的上線計(jì)劃及責(zé)任分工議題及討論要點(diǎn)議題一：產(chǎn)品上線延遲原因分析（討論時(shí)長：30分鐘）1.技術(shù)部經(jīng)理反饋：核心模塊代碼開發(fā)進(jìn)度滯后，因2名開發(fā)人員臨時(shí)調(diào)派支持其他項(xiàng)目，導(dǎo)致人力不足；2.測試部主管補(bǔ)充：測試階段發(fā)覺3個(gè)關(guān)鍵Bug，修復(fù)耗時(shí)比預(yù)期增加2天；3.市場部*主管提出：原定推廣物料未提前與技術(shù)部確認(rèn)設(shè)計(jì)需求，導(dǎo)致返工1天。議題二：新的上線計(jì)劃及分工（討論時(shí)長：40分鐘）1.技術(shù)部經(jīng)理：申請?jiān)雠?名開發(fā)人員（9月15日前到位），剩余模塊開發(fā)需9月20日前完成；2.測試部主管：9月21-25日進(jìn)行回歸測試，9月26日出具最終測試報(bào)告；3.市場部主管：9月18日前確認(rèn)推廣物料終稿，9月25日完成媒體投放預(yù)約；4.運(yùn)營部專員：9月27日-30日準(zhǔn)備用戶引導(dǎo)手冊，同步上線培訓(xùn)。決議事項(xiàng)1.同意技術(shù)部申請?jiān)雠?名開發(fā)人員，由人力資源部總監(jiān)協(xié)調(diào)（決議人：總經(jīng)理總）；2.新產(chǎn)品上線時(shí)間調(diào)整為10月8日，各部門按上述分工執(zhí)行（決議人：產(chǎn)品部*經(jīng)理）。行動(dòng)項(xiàng)序號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人完成時(shí)間1增派1名開發(fā)人員至技術(shù)部人力資源部*總監(jiān)9月15日2完成剩余模塊開發(fā)技術(shù)部*經(jīng)理9月20日3出具最終測試報(bào)告測試部*主管9月26日4完成推廣物料終稿確認(rèn)市場部*主管9月18日附件|1.產(chǎn)品開發(fā)進(jìn)度表；2.Bug修復(fù)清單；3.推廣物料設(shè)計(jì)稿|

記錄人簽字|__________|主持人簽字|__________|

日期|2024年9月11日|（二）會(huì)議決議跟蹤表（模板）決議編號(hào)決議事項(xiàng)負(fù)責(zé)人計(jì)劃完成時(shí)間當(dāng)前狀態(tài)進(jìn)展說明更新日期20240901-001增派1名開發(fā)人員至技術(shù)部人力資源部*總監(jiān)2024-09-15已完成已協(xié)調(diào)A項(xiàng)目組*工程師，9月14日到崗2024-09-1420240901-002完成剩余模塊開發(fā)技術(shù)部*經(jīng)理2024-09-20進(jìn)行中已完成80%，核心支付模塊預(yù)計(jì)9月19日完成2024-09-1820240901-003出具最終測試報(bào)告測試部*主管2024-09-26未開始等待開發(fā)提測，預(yù)計(jì)9月21日開始測試2024-09-1820240901-004完成推廣物料終稿確認(rèn)市場部*主管2024-09-18已完成物料稿已通過產(chǎn)品部審核，定稿印刷中2024-09-17五、常見問題與注意事項(xiàng)（一）會(huì)議效率提升技巧控制參會(huì)人數(shù)：每次會(huì)議不超過10人，非必要不邀請“陪會(huì)”人員，可會(huì)后同步?jīng)Q議；明確會(huì)議時(shí)長：設(shè)置“倒計(jì)時(shí)提醒”，主持人對(duì)超時(shí)發(fā)言及時(shí)打斷，避免討論發(fā)散；善用工具輔助：線上會(huì)議使用“投票”“匿名提問”功能，提高決策效率；線下會(huì)議使用“白板”“便利貼”可視化討論要點(diǎn)。（二）記錄填寫規(guī)范客觀性：記錄需基于事實(shí)，不記錄個(gè)人觀點(diǎn)（如“經(jīng)理認(rèn)為方案可行”應(yīng)改為“經(jīng)理提出方案可行，理由是……”）；準(zhǔn)確性：決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)的時(shí)間、負(fù)責(zé)人等信息需與會(huì)議確認(rèn)內(nèi)容一致，避免模糊表述（如“盡快完成”改為“9月30日前完成”）；完整性：對(duì)未達(dá)成共識(shí)的議題，需記錄“分歧點(diǎn)”及“下一步計(jì)劃”（如“關(guān)于預(yù)算分配存在爭議，需財(cái)務(wù)部補(bǔ)充數(shù)據(jù)后10日內(nèi)再次討論”）。（三）決議執(zhí)行保障措施責(zé)任到人：每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)必須明確唯一負(fù)責(zé)人，避免“多人負(fù)責(zé)等于無人負(fù)責(zé)”；定期復(fù)盤：對(duì)長期未完成的決議，每月召開專題復(fù)盤會(huì)，分析根本原因（如資源不足、流程卡頓）并調(diào)整方案；考核掛鉤：將會(huì)議決議完成情況納入部門/個(gè)人績效考核，占比不低于10%，對(duì)連續(xù)2次未完成的負(fù)責(zé)人進(jìn)行約談。（四）特殊情況處理會(huì)議取消：因故取