采購及材料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購及材料管理工作，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有采購活動及材料管理工作，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品等各類物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和管理方法，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機會。4.誠實守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，履行合同約定，維護雙方的合法權(quán)益。二、采購管理（一）采購計劃1.需求預(yù)測各部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，定期進行物資需求預(yù)測，并提交需求預(yù)測報告。需求預(yù)測應(yīng)考慮市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整、庫存水平等因素，確保預(yù)測的準確性和及時性。2.采購計劃編制采購部門根據(jù)各部門提交的需求預(yù)測報告，結(jié)合庫存狀況，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等詳細信息，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購計劃調(diào)整如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要對采購計劃進行調(diào)整，相關(guān)部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門根據(jù)實際情況對采購計劃進行相應(yīng)調(diào)整，并報領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和選擇機制，對潛在供應(yīng)商進行調(diào)查、評估和篩選。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。選擇合格的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商考核采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行考核，考核內(nèi)容包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價格水平等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。3.供應(yīng)商關(guān)系維護采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，建立良好的合作關(guān)系。定期與供應(yīng)商進行交流，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和市場動態(tài)，及時解決合作中出現(xiàn)的問題。同時，采購部門應(yīng)積極協(xié)助供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，實現(xiàn)互利共贏。（三）采購流程1.采購申請各部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交部門負責(zé)人審批。2.采購審批采購申請表經(jīng)部門負責(zé)人審批后，提交采購部門。采購部門對采購申請進行審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預(yù)算的合規(guī)性等方面。審核通過后，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購實施采購部門根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準、付款方式等條款。4.采購驗收物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門進行驗收。質(zhì)量檢驗部門按照相關(guān)標(biāo)準和合同要求對物資進行檢驗，檢驗合格的物資辦理入庫手續(xù)，檢驗不合格的物資應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。5.采購付款采購部門根據(jù)合同約定和驗收情況，填寫付款申請單，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)部門按照審批后的付款申請單進行付款，并做好賬務(wù)處理。三、材料管理（一）材料入庫管理1.入庫準備倉庫管理人員在物資到貨前，應(yīng)做好入庫準備工作，包括清理倉庫、準備驗收工具、安排存放位置等。2.入庫驗收物資到貨后，倉庫管理人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等方面。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，并將物資存放到指定位置。驗收不合格的物資應(yīng)及時與采購部門聯(lián)系，協(xié)商處理。3.入庫記錄倉庫管理人員應(yīng)建立物資入庫臺賬，詳細記錄物資的入庫日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫臺賬應(yīng)定期進行核對，確保賬物相符。（二）材料存儲管理1.存儲環(huán)境要求倉庫應(yīng)根據(jù)物資的特性和存儲要求，提供適宜的存儲環(huán)境，包括溫度、濕度、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等方面。對于易燃易爆、有毒有害等危險物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存儲和管理。2.存儲方式物資應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。對于貴重物資和易損物資，應(yīng)采取特殊的存儲方式，如專柜存放、加墊防護等。3.庫存盤點倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物資進行盤點，確保賬物相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。盤點結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，對盤盈、盤虧情況進行分析和處理。（三）材料出庫管理1.出庫申請各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要填寫材料出庫申請表，詳細說明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交部門負責(zé)人審批。2.出庫審批材料出庫申請表經(jīng)部門負責(zé)人審批后，提交倉庫管理人員。倉庫管理人員對出庫申請進行審核，審核內(nèi)容包括領(lǐng)用需求的合理性、庫存狀況等方面。審核通過后，辦理出庫手續(xù)。3.出庫發(fā)放倉庫管理人員根據(jù)審批后的出庫申請，按照先進先出的原則發(fā)放物資。發(fā)放物資時，應(yīng)核對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并填寫出庫單。物資發(fā)放后，應(yīng)及時更新庫存臺賬。4.出庫記錄倉庫管理人員應(yīng)建立物資出庫臺賬，詳細記錄物資的出庫日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。出庫臺賬應(yīng)定期進行核對，確保賬物相符。四、采購及材料成本控制（一）成本預(yù)算采購部門應(yīng)根據(jù)采購計劃和市場價格走勢，編制采購成本預(yù)算。采購成本預(yù)算應(yīng)包括物資采購價格、運輸費用、倉儲費用、檢驗費用等方面。采購成本預(yù)算經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為采購成本控制的依據(jù)。（二）成本分析采購部門應(yīng)定期對采購成本進行分析，對比實際采購成本與預(yù)算成本的差異，分析差異產(chǎn)生的原因。成本分析應(yīng)包括采購價格分析、采購數(shù)量分析、供應(yīng)商成本分析等方面。通過成本分析，找出成本控制的關(guān)鍵點，采取相應(yīng)的措施進行改進。（三）成本控制措施1.采購價格控制采購人員應(yīng)通過市場調(diào)研、招標(biāo)采購、談判協(xié)商等方式，選擇合適的供應(yīng)商，爭取最優(yōu)惠的采購價格。同時，采購人員應(yīng)關(guān)注市場價格變化，及時調(diào)整采購策略，降低采購成本。2.采購數(shù)量控制采購部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求和庫存狀況，合理確定采購數(shù)量。避免因采購數(shù)量過多導(dǎo)致庫存積壓，增加倉儲成本；也應(yīng)避免因采購數(shù)量過少導(dǎo)致生產(chǎn)中斷，影響企業(yè)正常經(jīng)營。3.供應(yīng)商成本管理采購部門應(yīng)與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過共同協(xié)商、優(yōu)化供應(yīng)鏈等方式，降低供應(yīng)商成本，從而實現(xiàn)采購成本的降低。同時，采購部門應(yīng)加強對供應(yīng)商的成本監(jiān)督，確保供應(yīng)商成本的合理性。五、采購及材料風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別采購及材料管理過程中可能面臨的風(fēng)險包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、庫存風(fēng)險等方面。采購部門應(yīng)定期對采購及材料管理過程進行風(fēng)險識別，分析風(fēng)險產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風(fēng)險評估采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別的結(jié)果，對風(fēng)險進行評估。風(fēng)險評估應(yīng)考慮風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度兩個因素，采用定性或定量的方法進行評估。通過風(fēng)險評估，確定風(fēng)險的等級，為風(fēng)險應(yīng)對提供依據(jù)。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.風(fēng)險規(guī)避對于發(fā)生可能性高且影響程度大的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，如放棄采購某些高風(fēng)險物資或選擇其他可靠的供應(yīng)商。2.風(fēng)險降低對于發(fā)生可能性較高但影響程度較小的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險降低措施，如加強供應(yīng)商管理、增加檢驗頻次、優(yōu)化采購合同條款等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移對于發(fā)生可能性較低但影響程度較大的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險轉(zhuǎn)移措施，如購買保險、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等。4.風(fēng)險接受對于發(fā)生可能性低且影響程度小的風(fēng)險，可采取風(fēng)險接受措施，如建立風(fēng)險預(yù)警機制，及時關(guān)注風(fēng)險變化，在風(fēng)險發(fā)生時采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購及材料管理工作進行審計，檢查采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性，以及材料管理的規(guī)范性和準確性。審計部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)問題，并提出整改建議，督促相關(guān)部門進行整改。2.紀檢監(jiān)察監(jiān)督公司紀檢監(jiān)察部門應(yīng)加強對采購及材料管理工作的監(jiān)督，嚴肅查處采購過程中的違規(guī)違紀行為，維護公司利益和正常的采購秩序。（二）考核評價1.考核指標(biāo)建立采購及材料管理工作考核評價體系，明確考核指標(biāo)，包括采購成本控制、采購質(zhì)量、交貨期、供應(yīng)商管理、材料管理等方面?？己酥笜?biāo)應(yīng)具有可量化、可操作性強的特點。2.考核方式考核方式可采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式。定期考核一般為每季度或每半年