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文檔簡介
電子檔案存放管理辦法一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司電子檔案的規(guī)范化管理,確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全,提高檔案利用效率,特制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子檔案的管理。(三)定義本辦法所稱電子檔案,是指公司在履行職能過程中形成的,以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧?。(四)管理原則1.統(tǒng)一管理原則。公司電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則。對(duì)電子檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行管理。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則。遵循國家和行業(yè)有關(guān)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,確保電子檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。4.安全保密原則。采取有效措施,確保電子檔案的安全,防止信息泄露和篡改。二、電子檔案的形成與積累(一)職責(zé)分工1.公司各部門負(fù)責(zé)本部門電子文件的形成、收集和整理工作,并定期向檔案管理部門移交。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門移交的電子文件進(jìn)行審核、整理和歸檔,并提供利用服務(wù)。(二)形成要求1.電子文件的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整,符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ),確保其可讀性和可利用性。3.電子文件應(yīng)按照一定的邏輯結(jié)構(gòu)進(jìn)行組織,便于管理和檢索。(三)積累措施1.各部門應(yīng)建立電子文件積累制度,明確專人負(fù)責(zé)電子文件的收集和整理工作。2.定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份,防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)電子文件的形成過程進(jìn)行記錄,包括文件的名稱、日期、來源、修改情況等。三、電子檔案的整理(一)整理原則電子檔案的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,便于保管和利用。(二)分類方法1.按照公司的職能分工,將電子檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類、人力資源類等類別。2.在每個(gè)類別下,再根據(jù)文件的性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行細(xì)分。(三)編號(hào)規(guī)則1.電子檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行編號(hào),確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)應(yīng)包含類別代碼、年度、順序號(hào)等要素,便于識(shí)別和管理。(四)著錄要求1.對(duì)電子檔案進(jìn)行著錄,著錄項(xiàng)目應(yīng)包括文件編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等。2.著錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整,便于檢索和利用。四、電子檔案的歸檔(一)歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在電子文件形成后的次年上半年向檔案管理部門移交歸檔。2.對(duì)于具有重要保存價(jià)值的電子文件,應(yīng)及時(shí)歸檔。(二)歸檔要求1.歸檔的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致,確保其真實(shí)性和完整性。2.歸檔的電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)遷移,確保其長期可讀性和可利用性。3.歸檔的電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全要求的載體上,并進(jìn)行備份。(三)歸檔程序1.各部門將整理好的電子檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的電子檔案進(jìn)行審核,審核合格后辦理歸檔手續(xù)。3.檔案管理部門將歸檔的電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ),并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫。五、電子檔案的保管(一)保管環(huán)境1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在溫度、濕度適宜的環(huán)境中,防止數(shù)據(jù)損壞。2.存儲(chǔ)電子檔案的載體應(yīng)遠(yuǎn)離磁場、火源等,避免受到損壞。(二)載體管理1.定期對(duì)存儲(chǔ)電子檔案的載體進(jìn)行檢查,確保其質(zhì)量和安全性。2.對(duì)損壞的載體應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換,確保電子檔案的完整性。(三)備份管理1.對(duì)重要的電子檔案應(yīng)進(jìn)行多套備份,備份載體應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。2.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試,確保備份數(shù)據(jù)的可用性。(四)安全防護(hù)1.建立電子檔案安全管理制度,采取防火墻、加密、訪問控制等技術(shù)手段,確保電子檔案的安全。2.對(duì)電子檔案的訪問進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán),防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。六、電子檔案的利用(一)利用原則1.電子檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則,確保檔案信息的安全。2.利用電子檔案應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù),填寫利用登記表。(二)利用方式1.提供電子檔案的在線查詢服務(wù),方便用戶隨時(shí)隨地查閱檔案信息。2.根據(jù)用戶需求,提供電子檔案的打印、下載等服務(wù)。3.對(duì)于涉及機(jī)密的電子檔案,應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱,并進(jìn)行登記和監(jiān)控。(三)利用審批1.用戶利用電子檔案應(yīng)填寫利用申請(qǐng)表,注明利用目的、范圍等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后,報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果,為用戶提供相應(yīng)的利用服務(wù)。七、電子檔案的鑒定與銷毀(一)鑒定原則1.電子檔案的鑒定應(yīng)遵循全面、客觀、準(zhǔn)確的原則,確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭,會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行。(二)鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家和公司有關(guān)規(guī)定,結(jié)合電子檔案的實(shí)際情況,制定電子檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括文件的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等方面的內(nèi)容。(三)鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)電子檔案進(jìn)行清理,確定需要鑒定的檔案范圍。2.組成鑒定小組,對(duì)需要鑒定的電子檔案進(jìn)行逐一審查。3.根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn),確定電子檔案的保管期限和銷毀意見。(四)銷毀程序1.對(duì)已鑒定為無保存價(jià)值的電子檔案,應(yīng)填寫銷毀申請(qǐng)表,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意后,由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀電子檔案應(yīng)采用安全可靠的方式,確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄,包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。八、監(jiān)督與檢查(一)監(jiān)督職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門電子檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門電子檔案管理工作進(jìn)行自查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。(二)檢查內(nèi)容1.電子檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.電子檔案管理制度的執(zhí)行情況。3.電子檔案的安全保密情況。(三)檢查方式1.定期檢查與不定期檢查相結(jié)合。2.實(shí)地檢查與網(wǎng)上檢查相結(jié)合。(四)問題處
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