電子檔案存放管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子檔案的規(guī)范化管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，提高檔案利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子檔案的管理。（三）定義本辦法所稱電子檔案，是指公司在履行職能過程中形成的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧?。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則。公司電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則。對(duì)電子檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行管理。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則。遵循國家和行業(yè)有關(guān)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。4.安全保密原則。采取有效措施，確保電子檔案的安全，防止信息泄露和篡改。二、電子檔案的形成與積累（一）職責(zé)分工1.公司各部門負(fù)責(zé)本部門電子文件的形成、收集和整理工作，并定期向檔案管理部門移交。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門移交的電子文件進(jìn)行審核、整理和歸檔，并提供利用服務(wù)。（二）形成要求1.電子文件的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。3.電子文件應(yīng)按照一定的邏輯結(jié)構(gòu)進(jìn)行組織，便于管理和檢索。（三）積累措施1.各部門應(yīng)建立電子文件積累制度，明確專人負(fù)責(zé)電子文件的收集和整理工作。2.定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)電子文件的形成過程進(jìn)行記錄，包括文件的名稱、日期、來源、修改情況等。三、電子檔案的整理（一）整理原則電子檔案的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照公司的職能分工，將電子檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類、人力資源類等類別。2.在每個(gè)類別下，再根據(jù)文件的性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行細(xì)分。（三）編號(hào)規(guī)則1.電子檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)應(yīng)包含類別代碼、年度、順序號(hào)等要素，便于識(shí)別和管理。（四）著錄要求1.對(duì)電子檔案進(jìn)行著錄，著錄項(xiàng)目應(yīng)包括文件編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等。2.著錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于檢索和利用。四、電子檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在電子文件形成后的次年上半年向檔案管理部門移交歸檔。2.對(duì)于具有重要保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保其真實(shí)性和完整性。2.歸檔的電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)遷移，確保其長期可讀性和可利用性。3.歸檔的電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全要求的載體上，并進(jìn)行備份。（三）歸檔程序1.各部門將整理好的電子檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的電子檔案進(jìn)行審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)。3.檔案管理部門將歸檔的電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫。五、電子檔案的保管（一）保管環(huán)境1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在溫度、濕度適宜的環(huán)境中，防止數(shù)據(jù)損壞。2.存儲(chǔ)電子檔案的載體應(yīng)遠(yuǎn)離磁場、火源等，避免受到損壞。（二）載體管理1.定期對(duì)存儲(chǔ)電子檔案的載體進(jìn)行檢查，確保其質(zhì)量和安全性。2.對(duì)損壞的載體應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換，確保電子檔案的完整性。（三）備份管理1.對(duì)重要的電子檔案應(yīng)進(jìn)行多套備份，備份載體應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。2.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（四）安全防護(hù)1.建立電子檔案安全管理制度，采取防火墻、加密、訪問控制等技術(shù)手段，確保電子檔案的安全。2.對(duì)電子檔案的訪問進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。六、電子檔案的利用（一）利用原則1.電子檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全。2.利用電子檔案應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，填寫利用登記表。（二）利用方式1.提供電子檔案的在線查詢服務(wù)，方便用戶隨時(shí)隨地查閱檔案信息。2.根據(jù)用戶需求，提供電子檔案的打印、下載等服務(wù)。3.對(duì)于涉及機(jī)密的電子檔案，應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，并進(jìn)行登記和監(jiān)控。（三）利用審批1.用戶利用電子檔案應(yīng)填寫利用申請(qǐng)表，注明利用目的、范圍等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為用戶提供相應(yīng)的利用服務(wù)。七、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.電子檔案的鑒定應(yīng)遵循全面、客觀、準(zhǔn)確的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家和公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合電子檔案的實(shí)際情況，制定電子檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括文件的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等方面的內(nèi)容。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)電子檔案進(jìn)行清理，確定需要鑒定的檔案范圍。2.組成鑒定小組，對(duì)需要鑒定的電子檔案進(jìn)行逐一審查。3.根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定電子檔案的保管期限和銷毀意見。（四）銷毀程序1.對(duì)已鑒定為無保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)填寫銷毀申請(qǐng)表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀電子檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門電子檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門電子檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）檢查內(nèi)容1.電子檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.電子檔案管理制度的執(zhí)行情況。3.電子檔案的安全保密情況。（三）檢查方式1.定期檢查與不定期檢查相結(jié)合。2.實(shí)地檢查與網(wǎng)上檢查相結(jié)合。（四）問題處