電子檔案存放管理辦法一、總則（一）目的為加強公司電子檔案的規(guī)范化管理，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高檔案利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在工作活動中形成的具有保存價值的電子檔案的管理。（三）定義本辦法所稱電子檔案，是指公司在履行職能過程中形成的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧?。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則。公司電子檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則。對電子檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進行管理。3.規(guī)范標準原則。遵循國家和行業(yè)有關(guān)電子檔案管理的標準和規(guī)范，確保電子檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。4.安全保密原則。采取有效措施，確保電子檔案的安全，防止信息泄露和篡改。二、電子檔案的形成與積累（一）職責(zé)分工1.公司各部門負責(zé)本部門電子文件的形成、收集和整理工作，并定期向檔案管理部門移交。2.檔案管理部門負責(zé)對各部門移交的電子文件進行審核、整理和歸檔，并提供利用服務(wù)。（二）形成要求1.電子文件的內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進行存儲，確保其可讀性和可利用性。3.電子文件應(yīng)按照一定的邏輯結(jié)構(gòu)進行組織，便于管理和檢索。（三）積累措施1.各部門應(yīng)建立電子文件積累制度，明確專人負責(zé)電子文件的收集和整理工作。2.定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對電子文件的形成過程進行記錄，包括文件的名稱、日期、來源、修改情況等。三、電子檔案的整理（一）整理原則電子檔案的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照公司的職能分工，將電子檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)會計類、人力資源類等類別。2.在每個類別下，再根據(jù)文件的性質(zhì)、時間等因素進行細分。（三）編號規(guī)則1.電子檔案應(yīng)按照分類方案進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號應(yīng)包含類別代碼、年度、順序號等要素，便于識別和管理。（四）著錄要求1.對電子檔案進行著錄，著錄項目應(yīng)包括文件編號、名稱、日期、來源、保管期限等。2.著錄應(yīng)準確、完整，便于檢索和利用。四、電子檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在電子文件形成后的次年上半年向檔案管理部門移交歸檔。2.對于具有重要保存價值的電子文件，應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保其真實性和完整性。2.歸檔的電子檔案應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)遷移，確保其長期可讀性和可利用性。3.歸檔的電子檔案應(yīng)存儲在符合安全要求的載體上，并進行備份。（三）歸檔程序1.各部門將整理好的電子檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的電子檔案進行審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)。3.檔案管理部門將歸檔的電子檔案進行分類存儲，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫。五、電子檔案的保管（一）保管環(huán)境1.電子檔案應(yīng)存儲在溫度、濕度適宜的環(huán)境中，防止數(shù)據(jù)損壞。2.存儲電子檔案的載體應(yīng)遠離磁場、火源等，避免受到損壞。（二）載體管理1.定期對存儲電子檔案的載體進行檢查，確保其質(zhì)量和安全性。2.對損壞的載體應(yīng)及時進行修復(fù)或更換，確保電子檔案的完整性。（三）備份管理1.對重要的電子檔案應(yīng)進行多套備份，備份載體應(yīng)分別存儲在不同的地點。2.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（四）安全防護1.建立電子檔案安全管理制度，采取防火墻、加密、訪問控制等技術(shù)手段，確保電子檔案的安全。2.對電子檔案的訪問進行嚴格授權(quán)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。六、電子檔案的利用（一）利用原則1.電子檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全。2.利用電子檔案應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，填寫利用登記表。（二）利用方式1.提供電子檔案的在線查詢服務(wù)，方便用戶隨時隨地查閱檔案信息。2.根據(jù)用戶需求，提供電子檔案的打印、下載等服務(wù)。3.對于涉及機密的電子檔案，應(yīng)在指定地點查閱，并進行登記和監(jiān)控。（三）利用審批1.用戶利用電子檔案應(yīng)填寫利用申請表，注明利用目的、范圍等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為用戶提供相應(yīng)的利用服務(wù)。七、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.電子檔案的鑒定應(yīng)遵循全面、客觀、準確的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會同相關(guān)部門共同進行。（二）鑒定標準1.根據(jù)國家和公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合電子檔案的實際情況，制定電子檔案的鑒定標準。2.鑒定標準應(yīng)包括文件的內(nèi)容、價值、保管期限等方面的內(nèi)容。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對電子檔案進行清理，確定需要鑒定的檔案范圍。2.組成鑒定小組，對需要鑒定的電子檔案進行逐一審查。3.根據(jù)鑒定標準，確定電子檔案的保管期限和銷毀意見。（四）銷毀程序1.對已鑒定為無保存價值的電子檔案，應(yīng)填寫銷毀申請表，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意后，由檔案管理部門負責(zé)組織銷毀。3.銷毀電子檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司檔案管理部門負責(zé)對各部門電子檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.各部門應(yīng)定期對本部門電子檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）檢查內(nèi)容1.電子檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.電子檔案管理制度的執(zhí)行情況。3.電子檔案的安全保密情況。（三）檢查方式1.定期檢查與不定期檢查相結(jié)合。2.實地檢查與網(wǎng)上檢查相結(jié)合。（四）問題處