銷售合同審核與簽訂工具指南一、適用場景：覆蓋多類業(yè)務(wù)合作需求本工具適用于企業(yè)銷售業(yè)務(wù)中涉及合同管理的全流程場景，具體包括但不限于：新客戶首次合作：針對未建立合作關(guān)系的客戶，需通過合同明確雙方權(quán)利義務(wù)、合作條款等核心內(nèi)容，降低合作風(fēng)險(xiǎn)。常規(guī)訂單續(xù)簽：對已有合作基礎(chǔ)的客戶，基于歷史合作情況調(diào)整合同條款（如價(jià)格、數(shù)量、交付周期等），保證合作延續(xù)性。緊急訂單處理：對于時(shí)效性要求高的訂單，可借助工具快速完成審核與簽訂流程，避免因流程延誤影響業(yè)務(wù)交付。特殊條款定制：涉及定制化產(chǎn)品、分期付款、獨(dú)家代理等特殊業(yè)務(wù)場景時(shí)，通過工具規(guī)范條款設(shè)計(jì)，保證合法性與可執(zhí)行性。二、操作流程：從發(fā)起至簽訂的全步驟指南（一）第一步：合同準(zhǔn)備與發(fā)起——明確需求，規(guī)范材料操作主體：銷售代表（*）收集基礎(chǔ)信息：根據(jù)客戶需求及訂單詳情，整理合同核心要素，包括但不限于：雙方主體信息（甲方：企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人；乙方：客戶全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人）；合同標(biāo)的（產(chǎn)品名稱、型號規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)或服務(wù)內(nèi)容）；金額條款（單價(jià)、總價(jià)、幣種、價(jià)格構(gòu)成（是否含稅/運(yùn)費(fèi)/安裝費(fèi)等））；履約條款（交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）；付款條款（支付比例、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、賬戶信息）；違約責(zé)任（違約情形、賠償標(biāo)準(zhǔn)、爭議解決方式）；其他約定（保密條款、知識產(chǎn)權(quán)、合同生效條件等）。起草合同草案：使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（或客戶提供的合同模板），結(jié)合收集的信息填寫具體內(nèi)容，保證條款清晰、無歧義。發(fā)起審核流程：通過企業(yè)OA系統(tǒng)、合同管理平臺或郵件將合同草案及相關(guān)附件（如客戶資質(zhì)文件、訂單確認(rèn)函、技術(shù)協(xié)議等）提交至法務(wù)部門及財(cái)務(wù)部門預(yù)審，同步抄送銷售經(jīng)理（*）確認(rèn)。（二）第二步：多維度審核——全面把關(guān)，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)操作主體：法務(wù)專員（）、財(cái)務(wù)專員（）、銷售經(jīng)理（*）審核順序與要點(diǎn)：法務(wù)審核（優(yōu)先級1）：合法性審查：核查合同主體是否具備簽約資格（如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書是否在有效期內(nèi)），條款是否符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷情形。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查：重點(diǎn)關(guān)注違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否約定管轄法院、知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰、保密條款是否覆蓋合作全周期及后續(xù)影響，避免“霸王條款”或顯失公平的條款。條款完整性：檢查合同是否包含必備要素（如雙方信息、標(biāo)的、金額、履行期限、違約責(zé)任等），避免遺漏關(guān)鍵條款導(dǎo)致爭議。財(cái)務(wù)審核（優(yōu)先級2）：金額與付款條款：核對合同總金額是否與訂單一致，付款節(jié)點(diǎn)、比例是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例），賬戶信息是否準(zhǔn)確（避免收款賬戶錯(cuò)誤導(dǎo)致資金風(fēng)險(xiǎn)）。稅務(wù)與發(fā)票：明確發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開具時(shí)間及稅率，保證稅務(wù)處理合規(guī)，避免稅務(wù)糾紛?？蛻粜庞迷u估：結(jié)合客戶歷史付款記錄及信用評級，評估是否存在壞賬風(fēng)險(xiǎn)，必要時(shí)要求客戶提供擔(dān)?；蛘{(diào)整付款條件。銷售審核（優(yōu)先級3）：業(yè)務(wù)可行性：確認(rèn)合同標(biāo)的、交付時(shí)間、數(shù)量是否符合客戶實(shí)際需求及企業(yè)產(chǎn)能，避免履約能力不足導(dǎo)致違約?？蛻粜畔?zhǔn)確性：再次核對客戶聯(lián)系方式、地址等基礎(chǔ)信息，保證后續(xù)溝通順暢。條款一致性：檢查合同條款是否與前期與客戶的溝通結(jié)果一致（如價(jià)格談判結(jié)果、特殊承諾），避免口頭約定與書面條款沖突。審核時(shí)限：每個(gè)環(huán)節(jié)審核時(shí)限不超過2個(gè)工作日，緊急合同可縮短至1個(gè)工作日，審核完成后需在審核意見表中明確標(biāo)注“通過”“需修訂”或“不通過”及具體理由。（三）第三步：修訂與確認(rèn)——溝通反饋，達(dá)成一致操作主體：銷售代表（）、法務(wù)專員（）、財(cái)務(wù)專員（*）接收審核意見：銷售代表需及時(shí)查看各部門反饋的審核意見，對“需修訂”的條款，與審核部門溝通確認(rèn)修改細(xì)節(jié)（如法務(wù)要求補(bǔ)充“不可抗力”條款，財(cái)務(wù)要求調(diào)整“質(zhì)保金比例”）。修訂合同草案：根據(jù)審核意見修改合同內(nèi)容，保證所有問題點(diǎn)均得到妥善處理，修訂后需在合同版本中標(biāo)注修訂日期及修訂說明（如“V2._20231027_修訂付款節(jié)點(diǎn)”）。再次確認(rèn)：將修訂后的合同重新提交至原審核部門確認(rèn)，直至所有部門均審核通過，形成最終版合同文本。（四）第四步：分級審批——明確權(quán)責(zé)，高效決策操作主體：銷售總監(jiān)（）、總經(jīng)理（）審批層級與權(quán)限（根據(jù)企業(yè)規(guī)模及合同金額劃分）：低風(fēng)險(xiǎn)合同（如常規(guī)訂單、金額≤10萬元）：由銷售總監(jiān)（*）審批，重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)合理性及資源匹配度。中高風(fēng)險(xiǎn)合同（如新客戶合作、金額10萬-50萬元）：需銷售總監(jiān)（）審批后，提交總經(jīng)理（）終審，重點(diǎn)關(guān)注條款合規(guī)性、企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)承受能力及戰(zhàn)略匹配度。重大風(fēng)險(xiǎn)合同（如定制化項(xiàng)目、金額≥50萬元或涉及獨(dú)家代理、長期合作）：需召開專項(xiàng)評審會(huì)（銷售、法務(wù)、財(cái)務(wù)、管理層參與），集體決策后由總經(jīng)理（*）簽字確認(rèn)。審批要求：審批人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，對審批通過的合同簽署《審批意見表》，明確“同意簽訂”及附加條件（如“要求客戶補(bǔ)充履約保證金”）；對未通過的合同，需注明理由并退回銷售代表重新協(xié)商。（五）第五步：合同簽訂與歸檔——規(guī)范簽署，留存憑證操作主體：銷售代表（）、行政專員（）簽訂方式：紙質(zhì)合同：打印最終版合同一式兩份（或一式三份，含企業(yè)存檔），由雙方授權(quán)代表簽字并加蓋企業(yè)公章及合同專用章（客戶需加蓋公章或合同專用章，若為個(gè)人簽字，需核對身份證原件并留存復(fù)印件）。電子合同：通過第三方電子簽章平臺（如e簽寶、法大大）簽訂，保證電子簽名與公章具備法律效力，簽訂后同步合同原件及電子簽章憑證。合同交付：簽訂完成后，將客戶留存聯(lián)交付客戶，企業(yè)留存聯(lián)由行政專員統(tǒng)一收取，同步在合同臺賬中登記合同編號、簽訂日期、客戶名稱、金額、履行期限等關(guān)鍵信息。歸檔管理：紙質(zhì)歸檔：將合同正本、附件、審批流程表、審核意見表等材料整理成冊，按“合同編號-客戶名稱-簽訂日期”編號后存入檔案柜，保存期限不少于合同履行完畢后5年。電子歸檔：將合同掃描件（PDF格式）、電子簽章憑證、審批記錄等至企業(yè)文件管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限（僅銷售、法務(wù)、財(cái)務(wù)及管理層可訪問），保證信息安全。三、配套模板：標(biāo)準(zhǔn)化表格助力高效管理表1：銷售合同基本信息表合同編號甲方（企業(yè)）名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼甲方地址甲方聯(lián)系人聯(lián)系方式乙方（客戶）名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼乙方地址乙方聯(lián)系人聯(lián)系方式合同標(biāo)的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱）型號規(guī)格數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）幣種履約期限交付地點(diǎn)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)付款方式賬戶信息備注（如特殊約定、附件清單）表2：銷售合同審核意見表合同編號審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核日期審核內(nèi)容審核意見（通過/需修訂/不通過）具體說明處理結(jié)果法務(wù)審核法務(wù)部*2023-10-25合同主體資格條款需修訂需補(bǔ)充乙方“法定代表人身份證明”及“授權(quán)委托書”復(fù)印件（需加蓋公章）已補(bǔ)充財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部*2023-10-26付款條款通過付款節(jié)點(diǎn)（30%預(yù)付款、70%到貨款）符合財(cái)務(wù)制度，賬戶信息準(zhǔn)確-銷售審核銷售部*2023-10-27交付時(shí)間需修訂客戶要求11月15日交付，但產(chǎn)能評估需11月30日，需與客戶協(xié)商調(diào)整至11月30日已協(xié)商一致表3：銷售合同修訂記錄表合同編號修訂條款（如“第三條付款方式”）原內(nèi)容修訂后內(nèi)容修訂人修訂日期審核人確認(rèn)日期SC20231001第三條付款方式“簽訂后10日內(nèi)支付30%預(yù)付款”“簽訂后10日內(nèi)支付30%預(yù)付款，乙方需提供等額預(yù)付款保函”*2023-10-28*2023-10-29第五條交付時(shí)間“2023年11月15日交付”“2023年11月30日交付”*2023-10-28*2023-10-29表4：銷售合同審批流程表合同編號審批節(jié)點(diǎn)審批人審批意見審批日期備注（如附加條件）SC20231001銷售總監(jiān)*同意簽訂2023-10-30需客戶確認(rèn)交付時(shí)間總經(jīng)理*同意簽訂2023-10-31同意按修訂后條款執(zhí)行四、關(guān)鍵要點(diǎn)：規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)提升效率的注意事項(xiàng)（一）條款合規(guī)性：以法律為底線，杜絕模糊表述合同條款必須符合《民法典》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》等法律法規(guī)，禁止使用“大概”“左右”“盡可能”等模糊詞匯，金額、數(shù)量、時(shí)間等需明確具體數(shù)值（如“總價(jià)100,000元人民幣（大寫：壹拾萬元整）”“交付時(shí)間為2023年11月30日前”）。涉及違約責(zé)任時(shí)，需遵循“對等原則”，避免單方面加重一方責(zé)任（如“乙方逾期交貨需支付日0.05%違約金，甲方逾期付款無需承擔(dān)違約責(zé)任”此類條款可能被認(rèn)定為無效）。（二）信息準(zhǔn)確性：細(xì)節(jié)決定成敗，避免低級錯(cuò)誤雙方主體信息需與營業(yè)執(zhí)照一致，注意“企業(yè)名稱”是否包含“有限公司”“有限責(zé)任公司”等后綴，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系方式等需反復(fù)核對，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致合同無效或無法聯(lián)系。金額大小寫需一致，產(chǎn)品型號、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等需與訂單或技術(shù)協(xié)議完全匹配，避免“貨不對板”引發(fā)糾紛。（三）流程嚴(yán)謹(jǐn)性：按步驟操作，杜絕“跳審”“越批”嚴(yán)格執(zhí)行“審核-修訂-審批”流程，未經(jīng)法務(wù)審核的合同不得提交財(cái)務(wù)審核，未經(jīng)終審的合同不得簽訂，嚴(yán)禁因客戶催促或銷售壓力簡化流程或“跳過審核環(huán)節(jié)”。審批流程需留痕，所有審核意見、審批記錄、修訂版本需書面或電子化留存，保證責(zé)任可追溯（如發(fā)生糾紛，可追溯審核環(huán)節(jié)是否到位）。（四）溝通及時(shí)性：內(nèi)外協(xié)同，快速響應(yīng)內(nèi)部溝通：銷售代表需及時(shí)向法務(wù)、財(cái)務(wù)反饋客戶需求及特殊情況（如客戶要求增加特殊條款），審核部門需在時(shí)限內(nèi)反饋意見，避免因信息滯后導(dǎo)致流程延誤。外部溝通：與客戶協(xié)商