聯(lián)合采購管理暫行辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的聯(lián)合采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，加強對聯(lián)合采購活動的管理，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部合作伙伴開展的聯(lián)合采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：聯(lián)合采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：在聯(lián)合采購過程中，應(yīng)遵循公平、公正的原則，對待所有參與方，不得偏袒任何一方。3.效益優(yōu)先原則：以提高采購效益為核心目標(biāo)，通過聯(lián)合采購實現(xiàn)資源整合、成本降低和效率提升。4.誠實守信原則：參與聯(lián)合采購的各方應(yīng)誠實守信，履行合同約定，保證采購活動的順利進(jìn)行。二、聯(lián)合采購的組織與職責(zé)（一）聯(lián)合采購領(lǐng)導(dǎo)小組成立聯(lián)合采購領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)聯(lián)合采購工作。領(lǐng)導(dǎo)小組由公司/組織高層管理人員擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。其主要職責(zé)包括：1.制定聯(lián)合采購戰(zhàn)略和政策。2.審批聯(lián)合采購計劃和預(yù)算。3.協(xié)調(diào)解決聯(lián)合采購過程中的重大問題。4.監(jiān)督聯(lián)合采購活動的執(zhí)行情況。（二）聯(lián)合采購工作小組聯(lián)合采購工作小組負(fù)責(zé)具體實施聯(lián)合采購活動。工作小組由采購部門牽頭，相關(guān)部門的專業(yè)人員組成。其主要職責(zé)包括：1.制定聯(lián)合采購方案，明確采購需求、采購方式、采購流程等。2.組織開展市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，進(jìn)行供應(yīng)商篩選和評估。3.編制采購文件，組織招標(biāo)、談判等采購活動。4.簽訂采購合同，并負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行和跟蹤。5.協(xié)調(diào)處理采購過程中的糾紛和問題。（三）各部門職責(zé)1.采購部門：作為聯(lián)合采購的牽頭部門，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)聯(lián)合采購工作，制定采購計劃，選擇采購方式，簽訂采購合同，跟蹤采購進(jìn)度，驗收采購物資等。2.需求部門：提出采購需求，參與采購方案的制定和評審，協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商篩選和評估，負(fù)責(zé)采購物資的使用和驗收。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)聯(lián)合采購資金的預(yù)算編制、審核和支付，監(jiān)督采購資金的使用情況。4.質(zhì)量部門：參與采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定和驗收工作，確保采購物資符合質(zhì)量要求。5.法務(wù)部門：對聯(lián)合采購合同進(jìn)行法律審核，提供法律咨詢和支持，防范法律風(fēng)險。三、聯(lián)合采購計劃與預(yù)算（一）采購計劃的制定1.各需求部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)需求和發(fā)展規(guī)劃，提前向采購部門提交采購申請。采購申請應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.采購部門對各需求部門的采購申請進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司/組織的整體戰(zhàn)略和資源狀況，制定聯(lián)合采購計劃。聯(lián)合采購計劃應(yīng)包括采購項目、采購時間、采購方式、預(yù)算金額等內(nèi)容。3.聯(lián)合采購計劃經(jīng)聯(lián)合采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批后實施。（二）預(yù)算編制與管理1.采購部門根據(jù)聯(lián)合采購計劃編制采購預(yù)算，明確各項采購費用的預(yù)算金額。采購預(yù)算應(yīng)包括采購物資的價款、運輸費、保險費、稅費、代理費等。2.財務(wù)部門對采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。采購預(yù)算經(jīng)財務(wù)部門審核后報聯(lián)合采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.在聯(lián)合采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制采購預(yù)算的執(zhí)行，如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。四、聯(lián)合采購方式（一）公開招標(biāo)1.公開招標(biāo)是指采購人以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)的采購方式。2.采用公開招標(biāo)方式進(jìn)行聯(lián)合采購，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：發(fā)布招標(biāo)公告：在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，公告內(nèi)容應(yīng)包括采購項目的名稱、內(nèi)容、數(shù)量、技術(shù)要求、投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間和地點等。發(fā)售招標(biāo)文件：向潛在供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件，招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)須知、合同條款、技術(shù)規(guī)格、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。開標(biāo)評標(biāo)：按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間和地點開標(biāo)，由評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，推薦中標(biāo)候選人。定標(biāo)：采購人根據(jù)評標(biāo)委員會的推薦意見，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。簽訂合同：中標(biāo)供應(yīng)商與采購人簽訂采購合同。（二）邀請招標(biāo)1.邀請招標(biāo)是指采購人以投標(biāo)邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ墓?yīng)商參加投標(biāo)的采購方式。2.采用邀請招標(biāo)方式進(jìn)行聯(lián)合采購，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：確定邀請供應(yīng)商名單：采購人根據(jù)采購項目的特點和需求，從符合條件的供應(yīng)商中選擇若干家作為邀請對象，并向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。發(fā)售招標(biāo)文件：向被邀請的供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件，招標(biāo)文件的內(nèi)容和要求與公開招標(biāo)相同。開標(biāo)評標(biāo)：按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間和地點開標(biāo)，由評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，推薦中標(biāo)候選人。定標(biāo)：采購人根據(jù)評標(biāo)委員會的推薦意見，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。簽訂合同：中標(biāo)供應(yīng)商與采購人簽訂采購合同。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購人通過與符合相應(yīng)資格條件不少于3家的供應(yīng)商分別進(jìn)行談判，商定價格、條件和合同條款，最后從中確定成交供應(yīng)商的采購方式。2.采用競爭性談判方式進(jìn)行聯(lián)合采購，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：成立談判小組：談判小組由采購人的代表和有關(guān)專家共3人以上單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的2/3。制定談判文件：談判文件應(yīng)明確談判的程序、內(nèi)容、要求、合同條款等。邀請供應(yīng)商參加談判：向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出談判邀請書，邀請其參加談判。談判：談判小組與供應(yīng)商分別進(jìn)行談判，在談判過程中，談判小組可以要求供應(yīng)商對談判文件進(jìn)行澄清、說明或者提供補充材料。確定成交供應(yīng)商：談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行最后報價，采購人根據(jù)談判小組的推薦意見，確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書。簽訂合同：成交供應(yīng)商與采購人簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應(yīng)商進(jìn)行采購的方式。2.符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額10%的。3.采用單一來源采購方式進(jìn)行聯(lián)合采購，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：公示：采購人應(yīng)在指定的媒體上公示單一來源采購的理由和相關(guān)信息，公示期不得少于5個工作日。審批：公示無異議后，采購人應(yīng)將單一來源采購申請報聯(lián)合采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。簽訂合同：經(jīng)審批同意后，采購人向唯一供應(yīng)商發(fā)出采購邀請書，供應(yīng)商與采購人簽訂采購合同。（五）詢價1.詢價是指采購人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎(chǔ)上進(jìn)行比較并確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式。2.采用詢價方式進(jìn)行聯(lián)合采購，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：成立詢價小組：詢價小組由采購人的代表和有關(guān)專家共3人以上單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的2/3。制定詢價文件：詢價文件應(yīng)明確詢價的項目、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、報價要求等。邀請供應(yīng)商參加詢價：向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價邀請書，邀請其參加詢價。報價：供應(yīng)商按照詢價文件的要求進(jìn)行報價，并將報價文件密封后提交給詢價小組。確定成交供應(yīng)商：詢價小組對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較和評審，確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書。簽訂合同：成交供應(yīng)商與采購人簽訂采購合同。五、聯(lián)合采購流程（一）采購需求確認(rèn)1.各需求部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)需求和發(fā)展規(guī)劃，提前向采購部門提交采購申請。采購申請應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.采購部門對各需求部門的采購申請進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司/組織的整體戰(zhàn)略和資源狀況，對采購需求進(jìn)行確認(rèn)。如采購需求存在不合理或不明確的情況，采購部門應(yīng)與需求部門進(jìn)行溝通和協(xié)商，明確采購需求。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門根據(jù)采購需求，組織開展市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.采購部門對供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。3.采購部門根據(jù)評估結(jié)果，選擇若干家合格的供應(yīng)商作為聯(lián)合采購的候選對象，并與候選供應(yīng)商進(jìn)行溝通和洽談，了解其合作意愿和報價情況。4.采購部門對候選供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，進(jìn)一步了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等情況，確保供應(yīng)商具備提供符合要求的采購物資的能力。5.采購部門根據(jù)考察結(jié)果，確定最終的供應(yīng)商名單，并與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）采購文件編制1.采購部門根據(jù)采購需求和供應(yīng)商情況，編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購項目的名稱、內(nèi)容、數(shù)量、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、交貨地點、付款方式、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.采購文件編制完成后，應(yīng)組織相關(guān)部門和專家進(jìn)行評審，確保采購文件的合理性和準(zhǔn)確性。（四）采購活動實施1.根據(jù)采購文件的要求，采購部門組織開展采購活動。采購活動可以采用公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價等方式進(jìn)行。2.在采購活動實施過程中，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購文件規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作，確保采購活動的公平、公正、公開。3.采購部門應(yīng)及時向供應(yīng)商發(fā)出采購文件、中標(biāo)通知書、成交通知書等相關(guān)文件，并與供應(yīng)商保持密切溝通，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（五）合同簽訂與執(zhí)行1.采購活動結(jié)束后，采購部門應(yīng)與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，各部門應(yīng)按照合同約定履行各自的職責(zé)。3.在合同執(zhí)行過程中，采購部門應(yīng)定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o法按時履行或采購物資質(zhì)量不符合要求，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，可依法追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（六）驗收與付款1.采購物資到貨后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、外觀等。2.驗收合格后，采購部門應(yīng)填寫驗收報告，并將驗收報告提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)驗收報告和采購合同的約定，辦理付款手續(xù)。3.如采購物資驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至采購物資符合要求。如因供應(yīng)商原因?qū)е虏少徫镔Y驗收不合格，采購部門有權(quán)扣除相應(yīng)的貨款，并要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立聯(lián)合采購監(jiān)督機制，加強對聯(lián)合采購活動的全過程監(jiān)督。監(jiān)督部門應(yīng)定期對聯(lián)合采購活動進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.聯(lián)合采購活動應(yīng)接受公司/組織內(nèi)部審計部門的審計監(jiān)督。審計部門應(yīng)定期對聯(lián)合采購項目進(jìn)行審計，檢查采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性。3.聯(lián)合采購活動應(yīng)接受公司/組織內(nèi)部紀(jì)檢監(jiān)察部門的監(jiān)督。紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強對聯(lián)合采購活動中廉潔自律情況的監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處違法違紀(jì)行為。