公司函件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司函件管理，規(guī)范函件的收發(fā)、傳遞、存檔等流程，確保函件處理的及時、準(zhǔn)確、安全，提高公司工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位之間的函件管理。（三）定義1.函件：指公司與內(nèi)外部單位之間傳遞信息、溝通業(yè)務(wù)、協(xié)調(diào)工作等所使用的各類書面文件，包括但不限于公函、便函、通知、報告、請示、批復(fù)等。2.內(nèi)部函件：公司內(nèi)部各部門之間往來的函件。3.外部函件：公司與外部單位（如客戶、供應(yīng)商、合作伙伴、政府部門等）之間往來的函件。（四）基本原則1.準(zhǔn)確及時原則：函件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，表述清晰，符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。函件的傳遞要及時，確保信息不延誤。2.安全保密原則：函件涉及公司的商業(yè)秘密、重要信息等，必須嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.規(guī)范統(tǒng)一原則：函件的格式、編號、審批流程等應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于管理和查詢。二、函件的分類與格式（一）分類1.按性質(zhì)分類行政類函件：包括公司內(nèi)部行政事務(wù)的通知、通報、請示、批復(fù)等。業(yè)務(wù)類函件：涉及公司業(yè)務(wù)活動的函件，如商務(wù)洽談函、訂單確認(rèn)函、合同變更函等。財務(wù)類函件：與財務(wù)相關(guān)的函件，如費用報銷函、付款申請函、財務(wù)報表說明函等。法務(wù)類函件：涉及法律事務(wù)的函件，如律師函、法務(wù)咨詢函、合同審查意見函等。2.按發(fā)送對象分類內(nèi)部函件：發(fā)送給公司內(nèi)部各部門的函件。外部函件：發(fā)送給公司外部單位的函件。（二）格式1.函件編號內(nèi)部函件編號格式為：[年份][部門代碼][流水號]，例如：202301001，表示2023年公司01部門的第1份函件。外部函件編號格式為：[年份][外部單位代碼][流水號]，例如：2023001001，表示2023年與外部單位001的第1份函件。2.標(biāo)題函件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括函件的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文部門、事由和文種組成，如《[部門名稱]關(guān)于[具體事由]的函》。3.主送單位寫明函件的接收單位名稱，頂格書寫。4.正文開頭應(yīng)簡要說明發(fā)函的目的、依據(jù)或背景。主體部分詳細(xì)闡述函件的內(nèi)容，層次分明，邏輯清晰。結(jié)尾一般用“特此函達(dá)”、“請予函復(fù)”等慣用語。5.附件如有附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱和份數(shù)，并在附件上加蓋騎縫章。6.發(fā)文部門寫明發(fā)函部門的名稱，并加蓋部門公章。7.發(fā)文日期注明函件的發(fā)出日期。三、函件的起草與審核（一）起草1.函件由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)起草，起草人應(yīng)根據(jù)函件的性質(zhì)和內(nèi)容，準(zhǔn)確表達(dá)意圖，確保函件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。2.起草函件時，應(yīng)參考公司以往的相關(guān)文件、政策法規(guī)以及業(yè)務(wù)實際情況，避免出現(xiàn)矛盾或錯誤。3.對于涉及多個部門的函件，起草部門應(yīng)與相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保函件內(nèi)容得到各方認(rèn)可。（二）審核1.函件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對函件的內(nèi)容、格式、準(zhǔn)確性等進(jìn)行全面審核，提出修改意見。2.對于重要的函件或涉及公司重大利益的函件，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對函件進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保函件符合公司戰(zhàn)略和政策要求。3.審核通過的函件，由審核人簽字確認(rèn)，并注明審核日期。四、函件的收發(fā)與傳遞（一）收文1.公司設(shè)立專門的函件收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)函件的接收、登記、分發(fā)等工作。2.函件收發(fā)人員收到函件后，應(yīng)立即進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄函件的編號、標(biāo)題、主送單位、發(fā)文單位、發(fā)文日期、附件等信息。3.對收到的函件進(jìn)行初步審核，檢查函件的完整性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)函件內(nèi)容不完整、格式錯誤或其他問題，應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系，要求補充或更正。4.根據(jù)函件的內(nèi)容和性質(zhì)，將函件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。對于緊急函件，應(yīng)優(yōu)先處理，確保及時送達(dá)。（二）發(fā)文1.函件起草并審核通過后，由發(fā)文部門將函件提交給函件收發(fā)人員。2.函件收發(fā)人員對發(fā)文進(jìn)行再次審核，確認(rèn)函件內(nèi)容無誤、格式規(guī)范后，進(jìn)行編號、打印、蓋章等操作。3.根據(jù)函件的發(fā)送對象和緊急程度，選擇合適的傳遞方式。傳遞方式包括郵寄、專人送達(dá)、電子郵件等。4.對于重要的函件或需要對方簽收的函件，應(yīng)要求收件人在回執(zhí)上簽字確認(rèn)，并及時將回執(zhí)歸檔保存。（三）傳遞1.采用郵寄方式傳遞函件時，應(yīng)選擇正規(guī)的快遞公司，并確保函件包裝完好，地址準(zhǔn)確。同時，要保留快遞單號，以便查詢跟蹤。2.專人送達(dá)函件時，送達(dá)人員應(yīng)提前與收件人聯(lián)系，確定送達(dá)時間和地點。送達(dá)后，要求收件人在送達(dá)記錄上簽字確認(rèn)。3.通過電子郵件傳遞函件時，應(yīng)確保郵件主題明確，正文內(nèi)容清晰，附件完整。同時，要對重要郵件進(jìn)行加密處理，并要求收件人及時回復(fù)確認(rèn)收到。五、函件的存檔與查詢（一）存檔1.函件處理完畢后，應(yīng)及時進(jìn)行存檔。存檔工作由函件收發(fā)人員負(fù)責(zé)，確保函件資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.函件存檔應(yīng)按照年度、類別、編號等進(jìn)行分類整理，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，確保檔案安全、有序。（二）查詢1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢函件時，應(yīng)填寫《函件查詢申請表》，注明查詢的函件編號、標(biāo)題、查詢事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到函件收發(fā)人員處進(jìn)行查詢。2.函件收發(fā)人員應(yīng)根據(jù)查詢申請，及時提供相關(guān)函件的復(fù)印件或電子文檔，并做好查詢記錄。3.涉及公司機密或重要信息的函件，查詢?nèi)藛T應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露函件內(nèi)容。六、函件的保密與安全（一）保密1.所有接觸函件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對函件內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等敏感內(nèi)容的函件，應(yīng)采取加密、專人保管等措施，防止信息泄露。3.在函件的起草、審核、傳遞、存檔等過程中，如發(fā)現(xiàn)函件內(nèi)容可能涉及保密問題，應(yīng)及時按照公司保密程序進(jìn)行處理。（二）安全1.加強函件傳遞過程中的安全管理，確保函件在傳遞過程中不丟失、不損壞。2.對存放函件檔案的場所進(jìn)行安全防范，安裝必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施，確保檔案安全。3.定期對函件檔案進(jìn)行檢查和清理，對過期或無用的函件按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，防止檔案堆積和信息泄露。七、函件的跟蹤與反饋（一）跟蹤1.對于重要的函件或需要對方回復(fù)的函件，發(fā)文部門應(yīng)安排專人進(jìn)行跟蹤，及時了解函件的送達(dá)情況和對方的處理進(jìn)度。2.跟蹤人員可通過電話、郵件、專人詢問等方式與收件人或發(fā)文單位進(jìn)行溝通，確保函件得到及時處理。3.跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)函件傳遞出現(xiàn)延誤或其他問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，并記錄跟蹤情況。（二）反饋1.收件人收到函件后，應(yīng)按照函件要求及時進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果反饋給發(fā)文部門。2.反饋方式可采用書面回復(fù)、電話溝通、電子郵件等形式，確保反饋信息準(zhǔn)確、及時。3.發(fā)文部門收到反饋信息后，應(yīng)進(jìn)行整理和分析，如有需要，可根據(jù)反饋情況進(jìn)一步溝通協(xié)調(diào)或采取其他措施。八、違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式