會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化編寫及執(zhí)行手冊一、前言會議紀(jì)要作為會議成果的書面載體，是傳遞決策信息、明確責(zé)任分工、跟蹤執(zhí)行進(jìn)度的重要工具。規(guī)范化的會議紀(jì)能夠保證信息傳遞的準(zhǔn)確性、責(zé)任追溯的可操作性，以及會議成果的有效落地。本手冊旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程設(shè)計、工具模板使用及關(guān)鍵要點把控，幫助組織和個人高效完成會議紀(jì)要的編寫與執(zhí)行，提升會議管理效率，推動工作閉環(huán)管理。二、適用范圍與應(yīng)用場景（一）適用對象本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部各類會議（如部門例會、項目推進(jìn)會、跨部門協(xié)調(diào)會、決策評審會等）的紀(jì)要編寫，以及外部合作會議（如客戶對接會、供應(yīng)商溝通會等）的成果記錄。（二）典型應(yīng)用場景項目進(jìn)度跟蹤：通過記錄項目里程碑達(dá)成情況、風(fēng)險問題及行動項，保證項目按計劃推進(jìn)?？绮块T協(xié)作：明確各部門在協(xié)作任務(wù)中的職責(zé)分工、交付時限，避免責(zé)任推諉。決策傳達(dá)與落實：固化會議形成的決議，保證決策信息準(zhǔn)確傳遞至相關(guān)執(zhí)行人。問題復(fù)盤與改進(jìn)：記錄會議中討論的問題及改進(jìn)措施，為后續(xù)工作優(yōu)化提供依據(jù)。三、標(biāo)準(zhǔn)化編寫流程詳解會議紀(jì)要編寫需遵循“會前準(zhǔn)備—會中記錄—會后整理—審核分發(fā)—執(zhí)行跟蹤”的閉環(huán)流程，各環(huán)節(jié)關(guān)鍵操作（一）會前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會議基本信息提前獲取會議通知，確認(rèn)會議主題、時間、地點、參會人員、議程及預(yù)期目標(biāo)。若為臨時會議，需與會議組織者溝通補充關(guān)鍵信息。準(zhǔn)備記錄工具與模板根據(jù)會議類型準(zhǔn)備記錄工具（如電腦、筆記本、錄音設(shè)備等），并提前打開或打印標(biāo)準(zhǔn)化會議紀(jì)要模板（參考本章第四節(jié)“工具模板”），熟悉表格結(jié)構(gòu)，保證記錄時快速定位填寫位置。梳理會議背景與資料若會議涉及特定項目或議題，提前查閱相關(guān)背景資料（如上次會議紀(jì)要、項目計劃書、問題清單等），避免因信息不足導(dǎo)致記錄偏差。（二）會中記錄：保證信息完整記錄原則客觀性：準(zhǔn)確記錄發(fā)言人的核心觀點，避免主觀臆斷或情緒化描述。重點性：聚焦“決議、行動項、爭議點、關(guān)鍵數(shù)據(jù)”等核心信息，避免冗余細(xì)節(jié)。時效性：采用“關(guān)鍵詞記錄+符號標(biāo)記”方式（如“△”表示決議、“○”表示行動項），會后及時整理，避免信息遺漏。記錄內(nèi)容框架基本信息：會議名稱、時間、地點、主持人、記錄人、參會人員（含缺席人員及原因）。議題討論：按議程順序記錄各議題的討論過程，重點關(guān)注不同觀點的交鋒及最終傾向。決議事項：明確會議達(dá)成的結(jié)論，需包含“決策內(nèi)容、決策依據(jù)、決策人”。行動項：詳細(xì)記錄任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、配合人（如有）、截止時間及優(yōu)先級。其他事項：如下次會議安排、需跟進(jìn)的懸而未決問題等。分工記錄技巧對于大型或復(fù)雜會議，可安排多人分工記錄（如1人記錄基本信息與決議，1人記錄行動項，1人記錄爭議點），會后交叉核對信息，保證準(zhǔn)確性。（三）會后整理：形成規(guī)范初稿信息補全與核對會后2小時內(nèi)整理記錄稿，補充會中未詳盡的信息（如模糊的發(fā)言內(nèi)容、缺失的數(shù)據(jù)），并與主持人或關(guān)鍵發(fā)言人核對決議及行動項，保證信息無誤。結(jié)構(gòu)化撰寫紀(jì)要按照模板框架組織內(nèi)容，語言簡潔、邏輯清晰：開頭：簡要說明會議背景、目標(biāo)及總體結(jié)論。主體：按議題分模塊闡述，每個模塊包含“討論情況-決議結(jié)果-行動項”。結(jié)尾：明確下次會議安排（如有）及需整體跟進(jìn)的事項。附件整理若會議涉及演示文稿、數(shù)據(jù)報表、合同草案等文件，需整理為附件，并在紀(jì)要中注明“詳見附件X”。（四）審核與分發(fā)：保證權(quán)威性與傳播性審核流程初稿審核：記錄人完成初稿后，交由主持人確認(rèn)決議及行動項的準(zhǔn)確性。部門審核：行動項涉及部門負(fù)責(zé)人需審核任務(wù)描述與截止時間的可行性。最終審批：重要會議紀(jì)要需提交至高層領(lǐng)導(dǎo)或會議決策人審批，保證與組織戰(zhàn)略一致。分發(fā)規(guī)范分發(fā)對象：所有參會人員、行動項負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及存檔部門。分發(fā)時限：審批通過后24小時內(nèi)完成分發(fā)（緊急會議需同步縮短時限）。分發(fā)方式：優(yōu)先通過企業(yè)內(nèi)部協(xié)同工具（如OA系統(tǒng)、釘釘、企業(yè)）分發(fā)，并保留發(fā)送記錄；涉密紀(jì)要需加密傳輸，明確查閱權(quán)限。（五）執(zhí)行跟蹤：推動成果落地行動項臺賬管理建立會議紀(jì)要行動項跟蹤表（參考第四節(jié)“行動項跟蹤管理表”），每周更新行動項狀態(tài)（如“進(jìn)行中”“已完成”“已延期”），并在下次會議中同步進(jìn)展。逾期預(yù)警與督辦對于即將截止或已逾期的行動項，由會議組織人或行政部提前3天提醒負(fù)責(zé)人，逾期未完成的需說明原因并制定補救計劃。歸檔與復(fù)盤會議紀(jì)要原件（含審批記錄、附件）需按“年份-月份-會議類型”分類歸檔，保存期限不少于2年；項目結(jié)束后，可結(jié)合紀(jì)要進(jìn)行復(fù)盤，分析會議效率與執(zhí)行效果，持續(xù)優(yōu)化會議管理。四、工具模板與使用說明（一）會議基本信息表使用說明：會前由會議組織者填寫“會議基本信息”，記錄人根據(jù)議程實時補充“議程執(zhí)行情況”，會后同步至紀(jì)要。項目填寫內(nèi)容會議名稱例：“2024年Q1產(chǎn)品規(guī)劃評審會”會議編號（可選）按企業(yè)規(guī)則編號，如“PR-20240301-01”日期年/月/日，例：2024年3月1日時間開始時間-結(jié)束時間，例：14:00-16:00地點線下：會議室名稱；線上：會議及密碼主持人姓名*、職務(wù)記錄人姓名*、職務(wù)參會人員部門/姓名/職務(wù)（分行列舉，例：研發(fā)部-張/經(jīng)理）缺席人員部門/姓名/職務(wù)/原因（例：市場部-李/經(jīng)理——因公出差）會議主題簡明扼要說明會議核心目標(biāo)，例：“評審Q1產(chǎn)品功能優(yōu)先級及資源分配方案”議程執(zhí)行情況按議程順序記錄“議題名稱-討論時長-結(jié)論”（例：1.需求評審（30分鐘）-通過初步方案）（二）議題討論與決議記錄表使用說明：每個議題單獨填寫一頁，記錄時需區(qū)分“討論過程”與“決議結(jié)果”，避免信息混雜。議題編號（可選）按議程順序編號，如“1.1”“1.2”議題名稱例：“用戶登錄功能優(yōu)化方案”討論內(nèi)容關(guān)鍵發(fā)言摘要（注明發(fā)言人及職務(wù)，例：技術(shù)部-王/經(jīng)理：“建議采用OAuth2.0協(xié)議”）主要觀點按觀點分類列舉（支持/反對/中立），例：支持：提升用戶體驗，降低開發(fā)成本（產(chǎn)品部-趙/主管）反對：需額外適配第三方平臺（研發(fā)部-孫/工程師）爭議焦點未達(dá)成一致的分歧點（例：第三方平臺適配周期預(yù)估2周，是否影響Q1上線計劃）最終決議明確結(jié)論或待定事項（例：①優(yōu)先采用OAuth2.0協(xié)議；②由研發(fā)部*在3月5日前提交適配周期評估報告）決策依據(jù)數(shù)據(jù)/文件/政策支持（例：根據(jù)《用戶調(diào)研報告（2024Q1）》中“登錄便捷性”需求評分）（三）行動項跟蹤管理表使用說明：會后24小時內(nèi)由記錄人填寫，分發(fā)至各負(fù)責(zé)人；項目例會每周更新狀態(tài)，逾期項需標(biāo)注原因。行動項編號任務(wù)描述負(fù)責(zé)人配合人截止時間優(yōu)先級當(dāng)前狀態(tài)完成情況說明備注ACT-20240301-01完成用戶登錄功能OAuth2.0協(xié)議適配方案研發(fā)部-孫*測試部-周*2024-03-05高進(jìn)行中已完成接口設(shè)計，3月4日進(jìn)入聯(lián)調(diào)階段需同步更新接口文檔ACT-20240301-02整理Q1產(chǎn)品功能優(yōu)先級排序建議，提交至管理層評審產(chǎn)品部-趙*-2024-03-08中待執(zhí)行待需求池數(shù)據(jù)補充后啟動附件：《需求優(yōu)先級評估標(biāo)準(zhǔn)》ACT-20240301-03協(xié)調(diào)市場部*完成第三方平臺合作意向書簽署法務(wù)部-吳*市場部-李*2024-03-10高已延期第三方方條款需內(nèi)部法務(wù)二次審核，延期至3月12日關(guān)聯(lián)議題：外部合作方案（四）會議紀(jì)要審批表使用說明：重要會議紀(jì)要需經(jīng)三級審批，保證決議權(quán)威性與可執(zhí)行性。會議紀(jì)要標(biāo)題例：“2024年Q1產(chǎn)品規(guī)劃評審會紀(jì)要”會議名稱同“會議基本信息表”記錄人姓名*提交日期年/月/日審核意見審核人部門/姓名/職務(wù)（例：產(chǎn)品部-趙/主管）審核意見□同意□修改后同意□不同意（請注明修改意見）修改說明（選填）例：“補充研發(fā)部*對適配周期的具體評估數(shù)據(jù)”審批意見審批人職務(wù)/姓名（例：分管副總裁-錢）審批意見□同意□修改后同意□不同意（請注明修改意見）最終版本號（可選）例：V1.2歸檔日期年/月/日五、編寫與執(zhí)行關(guān)鍵要點（一）信息精準(zhǔn)性：杜絕模糊表述決議需明確“做什么、誰負(fù)責(zé)、何時完成”，避免“盡快”“原則上”等模糊詞匯。行動項描述需具體可量化（如“提交用戶調(diào)研報告”而非“做調(diào)研”），便于執(zhí)行與驗收。（二）結(jié)構(gòu)清晰性：邏輯分層明確按“基本信息-議題討論-決議事項-行動項-下一步計劃”排序，復(fù)雜會議可附議程作為附件。使用標(biāo)題、序號、項目符號區(qū)分層級，例：“一、議題1：用戶登錄功能優(yōu)化1.1討論情況1.2決議結(jié)果”。（三）時效性要求：縮短閉環(huán)周期會后24小時內(nèi)完成初稿，48小時內(nèi)完成審批并分發(fā)，緊急會議需同步縮短時限（如會后12小時內(nèi)分發(fā)）。行動項跟蹤需每周更新，避免“重記錄、輕跟蹤”導(dǎo)致執(zhí)行脫節(jié)。（四）責(zé)任可追溯性：避免責(zé)任模糊行動項必須明確唯一負(fù)責(zé)人，避免“相關(guān)部門負(fù)責(zé)”等表述，若需多人協(xié)作，需明確第一責(zé)任人。會議紀(jì)要需保留審批記錄，保證決議經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)，便于后續(xù)責(zé)任界定。（五）保密與合規(guī)：控制信息邊界涉及敏感信息（如商業(yè)數(shù)據(jù)、人事調(diào)整）的會議紀(jì)要，需標(biāo)注“