采購申請(qǐng)與審批流程標(biāo)準(zhǔn)模板高效執(zhí)行版一、采購流程適用范圍與核心價(jià)值（一）適用企業(yè)類型與場(chǎng)景本模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、零售業(yè)、高新技術(shù)企業(yè)等）的日常采購管理場(chǎng)景，尤其適合需規(guī)范采購行為、控制運(yùn)營成本、提升審批效率的中大型企業(yè)。具體包括：常規(guī)采購：辦公用品、生產(chǎn)原料、固定資產(chǎn)（如設(shè)備、工具）、營銷物料等計(jì)劃內(nèi)采購；緊急采購：因生產(chǎn)突發(fā)狀況、市場(chǎng)供應(yīng)變化等導(dǎo)致的急需物品采購；服務(wù)類采購：咨詢服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)（如IT運(yùn)維、清潔服務(wù)）等非實(shí)物采購。（二）核心價(jià)值通過標(biāo)準(zhǔn)化流程設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)“需求明確-審批高效-采購規(guī)范-驗(yàn)收合規(guī)-成本可控”的全鏈路管理，解決傳統(tǒng)采購中存在的“需求模糊、審批冗余、采購隨意、驗(yàn)收流于形式”等痛點(diǎn)，降低采購風(fēng)險(xiǎn)，提升資金使用效率。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與申請(qǐng)單填寫操作主體：使用部門申請(qǐng)人（如行政專員、生產(chǎn)計(jì)劃員）操作內(nèi)容：明確采購需求：根據(jù)部門工作計(jì)劃或?qū)嶋H需要，確定采購物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途及預(yù)算金額；收集必要信息：對(duì)于非標(biāo)準(zhǔn)化物品（如設(shè)備、定制服務(wù)），需提供詳細(xì)需求說明、技術(shù)參數(shù)或樣品要求；填寫《采購申請(qǐng)單》（詳見本章第三節(jié)模板），至OA系統(tǒng)或提交紙質(zhì)版至采購部。注意事項(xiàng)：預(yù)算金額需符合公司年度預(yù)算分解，若需超預(yù)算，需在申請(qǐng)單中標(biāo)注“超預(yù)算申請(qǐng)”并說明原因；緊急采購需在申請(qǐng)單頂部加注“緊急”字樣，并簡要說明緊急原因（如“生產(chǎn)線急需更換配件，停工將造成每日元損失”）。（二）部門內(nèi)部審核操作主體：申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人（如行政部主管、生產(chǎn)部經(jīng)理）審核標(biāo)準(zhǔn)：需求合理性：采購物品是否符合部門年度工作計(jì)劃，是否存在替代方案（如現(xiàn)有設(shè)備維修后可繼續(xù)使用，無需新購）；預(yù)算準(zhǔn)確性：申請(qǐng)金額是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，單價(jià)是否符合市場(chǎng)常規(guī)水平；用途明確性：采購用途是否清晰，是否存在與工作無關(guān)的采購需求。操作結(jié)果：審核通過：在OA系統(tǒng)中“同意”，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；審核駁回：注明駁回原因（如“預(yù)算超支，請(qǐng)重新核減金額”），退回申請(qǐng)人修改后重新提交。（三）采購部專業(yè)復(fù)核操作主體：采購專員、采購部經(jīng)理復(fù)核要點(diǎn)：需求匹配性：物品規(guī)格、參數(shù)是否明確，是否屬于公司《集中采購目錄》（如電腦、打印機(jī)等需統(tǒng)一采購的物品）；供應(yīng)商合規(guī)性：是否需引入新供應(yīng)商，現(xiàn)有合格供應(yīng)商是否能滿足需求；采購方式建議：根據(jù)金額和物品特性，建議采用“招標(biāo)采購、詢比價(jià)、單一來源采購”等方式（如金額≥5萬元建議公開招標(biāo)）。操作結(jié)果：復(fù)核通過：確認(rèn)采購需求，啟動(dòng)供應(yīng)商尋源流程；需補(bǔ)充材料：要求申請(qǐng)人提供技術(shù)參數(shù)、樣品等（如“定制設(shè)備需提供第三方檢測(cè)報(bào)告”）；建議調(diào)整：如“建議采購國產(chǎn)替代型號(hào)，可降低成本30%”。（四）財(cái)務(wù)部預(yù)算與資金審核操作主體：財(cái)務(wù)經(jīng)理、預(yù)算會(huì)計(jì)審核內(nèi)容：預(yù)算科目：采購申請(qǐng)對(duì)應(yīng)的預(yù)算科目是否正確（如“辦公費(fèi)”科目不可用于生產(chǎn)設(shè)備采購）；資金availability：當(dāng)前可用資金是否足夠支付，是否需調(diào)整付款計(jì)劃；成本合理性：單價(jià)、總價(jià)是否偏離市場(chǎng)價(jià)格（參考《采購價(jià)格信息庫》）。操作結(jié)果：預(yù)算通過：確認(rèn)資金安排，流轉(zhuǎn)至管理層審批；預(yù)算不足：若需追加預(yù)算，要求申請(qǐng)人提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，附相關(guān)證明文件；成本異常：如“單價(jià)高于歷史采購價(jià)20%，需提供供應(yīng)商調(diào)價(jià)說明”。（五）管理層審批操作主體：根據(jù)采購金額劃分審批權(quán)限（示例）：≤5000元：部門總監(jiān)*審批；5000-50000元：分管副總*審批；50000-200000元：總經(jīng)理*審批；＞200000元：董事會(huì)審批。審批重點(diǎn)：戰(zhàn)略匹配性：采購是否符合公司發(fā)展戰(zhàn)略（如新項(xiàng)目設(shè)備采購是否與年度投資計(jì)劃一致）；風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：供應(yīng)商資質(zhì)、合同條款是否存在法律或財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；成本效益：投入產(chǎn)出比是否合理（如“設(shè)備采購后預(yù)計(jì)提升生產(chǎn)效率15%，年節(jié)約成本元”）。操作結(jié)果：批準(zhǔn)：簽署審批意見，流轉(zhuǎn)至采購部執(zhí)行；否決：書面說明原因（如“暫非戰(zhàn)略發(fā)展重點(diǎn)，建議延期采購”），流程終止。（六）供應(yīng)商選擇與合同簽訂操作主體：采購專員、法務(wù)部（金額≥1萬元需法務(wù)審核）操作步驟：供應(yīng)商尋源：通過合格供應(yīng)商庫、公開招標(biāo)、行業(yè)推薦等方式篩選至少3家供應(yīng)商；詢比價(jià)：要求供應(yīng)商提供書面報(bào)價(jià)單（含單價(jià)、總價(jià)、付款條件、交貨期），填寫《供應(yīng)商比價(jià)記錄表》；供應(yīng)商評(píng)估：從價(jià)格、資質(zhì)、交貨期、質(zhì)量保障、過往合作評(píng)價(jià)等維度綜合評(píng)分，選擇最優(yōu)供應(yīng)商；合同簽訂：擬定《采購合同》（需包含質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條款、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款），經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。注意事項(xiàng)：緊急采購可適當(dāng)簡化供應(yīng)商比價(jià)流程，但需保留至少2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)記錄；合同文本需使用公司標(biāo)準(zhǔn)模板，非標(biāo)條款需經(jīng)法務(wù)部*審核。（七）入庫驗(yàn)收與確認(rèn)操作主體：使用部門代表、倉管員、質(zhì)量檢驗(yàn)員*（如需）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)量核對(duì)：實(shí)收數(shù)量與采購合同、送貨單是否一致；質(zhì)量檢驗(yàn)：按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)、行標(biāo)或技術(shù)參數(shù)）進(jìn)行檢驗(yàn)，必要時(shí)送第三方檢測(cè)；資料核查：供應(yīng)商需提供合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、保修卡等文件。操作結(jié)果：驗(yàn)收合格：填寫《物品驗(yàn)收單》，三方簽字確認(rèn)后，倉管員辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格：詳細(xì)記錄問題（如“設(shè)備無法啟動(dòng)，與說明書功能不符”），拍照留存，2個(gè)工作日內(nèi)通知采購部啟動(dòng)退貨/換貨流程。（八）付款結(jié)算與賬務(wù)處理操作主體：財(cái)務(wù)部、采購專員操作步驟：發(fā)票核對(duì)：收到供應(yīng)商發(fā)票后，與采購合同、驗(yàn)收單、入庫單進(jìn)行“四單匹配”；付款申請(qǐng)：填寫《付款申請(qǐng)表》，附發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證，按審批權(quán)限報(bào)批；資金支付：通過銀行轉(zhuǎn)賬或承兌匯款支付，備注“采購款+合同編號(hào)”；賬務(wù)處理：會(huì)計(jì)人員根據(jù)付款憑證登記入賬，更新應(yīng)付賬款臺(tái)賬。注意事項(xiàng)：付款方式需符合合同約定，不得提前支付；發(fā)票抬頭、稅號(hào)等信息需與公司名稱一致，避免稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。三、核心工具表格模板與使用指南（一）采購申請(qǐng)單模板說明：本表為采購流程發(fā)起的核心依據(jù)，需保證信息完整、準(zhǔn)確，電子版通過OA系統(tǒng)提交，紙質(zhì)版需申請(qǐng)人簽字。字段名稱填寫說明示例申請(qǐng)編號(hào)按規(guī)則：CG+年月（如202405）+部門代碼（如行政部為XA）+序號(hào)（001起）CG202405XA001申請(qǐng)部門申請(qǐng)人所在部門全稱行政部申請(qǐng)人填寫人姓名（用*號(hào)代替）張*聯(lián)系方式申請(qǐng)人手機(jī)號(hào)138申請(qǐng)日期提交申請(qǐng)的日期2024年5月10日采購物品名稱需采購物品全稱聯(lián)想ThinkPadX1Carbon筆記本電腦規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)詳細(xì)描述物品規(guī)格、配置或服務(wù)內(nèi)容（如“i7處理器/16G內(nèi)存/512G固態(tài)硬盤”）i7-1260P/16G/512G/銀色單位物品計(jì)量單位（臺(tái)/套/件/批等）臺(tái)數(shù)量需求數(shù)量2預(yù)算單價(jià)（元）單個(gè)物品的預(yù)估價(jià)格（含運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等）8500預(yù)算總價(jià)（元）單價(jià)×數(shù)量17000采購用途說明采購原因及使用場(chǎng)景（如“用于新員工入職辦公，需6月底前到位”）新員工入職辦公設(shè)備采購附件清單需的補(bǔ)充材料（如需求說明、報(bào)價(jià)單、技術(shù)圖紙等）1.供應(yīng)商報(bào)價(jià)單；2.設(shè)備技術(shù)參數(shù)表部門主管審核意見部門負(fù)責(zé)人填寫“同意/不同意”，不同意需說明原因同意，按流程推進(jìn)采購部復(fù)核意見采購專員填寫，注明“通過/需補(bǔ)充材料/建議調(diào)整采購方式”通過，建議采用公開招標(biāo)財(cái)務(wù)部審核意見財(cái)務(wù)經(jīng)理填寫，確認(rèn)預(yù)算合規(guī)性預(yù)算充足，科目正確管理層審批意見審批人填寫，注明“批準(zhǔn)/否決”，否決需說明原因批準(zhǔn)，按合同約定執(zhí)行（二）采購審批流程記錄表說明：用于實(shí)時(shí)追蹤審批進(jìn)度，記錄各環(huán)節(jié)意見，保證流程可追溯。字段名稱填寫說明流程編號(hào)與采購申請(qǐng)編號(hào)一致申請(qǐng)編號(hào)采購申請(qǐng)單編號(hào)審批節(jié)點(diǎn)當(dāng)前審批環(huán)節(jié)（如“部門審核”“采購復(fù)核”“財(cái)務(wù)審核”“總經(jīng)理審批”）審批人審批崗位（如“生產(chǎn)部經(jīng)理”“財(cái)務(wù)經(jīng)理”）審批部門審批人所在部門審批意見“同意/不同意/需補(bǔ)充材料”，不同意需注明原因?qū)徟鷷r(shí)間審批人簽署意見的具體時(shí)間（精確到分鐘）備注特殊情況說明（如“審批人出差，委托李*代批”）（三）供應(yīng)商比價(jià)記錄表說明：保證采購價(jià)格公允，適用于金額≥5000元的非緊急采購。字段名稱填寫說明采購項(xiàng)目采購申請(qǐng)單編號(hào)+物品名稱供應(yīng)商名稱參與比價(jià)的供應(yīng)商全稱聯(lián)系人供應(yīng)商對(duì)接人姓名聯(lián)系方式供應(yīng)商電話報(bào)價(jià)日期供應(yīng)商提交報(bào)價(jià)單的日期物品名稱規(guī)格與采購申請(qǐng)單一致單價(jià)（元）不含稅單價(jià)數(shù)量采購數(shù)量總價(jià)（元）含稅總價(jià)（注明稅率）付款條件供應(yīng)商要求的付款方式（如“貨到付款/30%預(yù)付款+70%到貨付款”）交貨期預(yù)計(jì)交貨時(shí)間（如“合同簽訂后15個(gè)工作日內(nèi)”）質(zhì)量承諾供應(yīng)商對(duì)質(zhì)量的保證（如“1年免費(fèi)保修，終身維修”）備注其他優(yōu)勢(shì)或劣勢(shì)（如“該供應(yīng)商為長期合作方，交貨及時(shí)”）（四）物品驗(yàn)收單模板說明：作為物品入庫和付款的依據(jù)，需由使用部門、倉管員、供應(yīng)商代表三方簽字。字段名稱填寫說明驗(yàn)收編號(hào)驗(yàn)收+年月+序號(hào)（如YS202405001）采購申請(qǐng)編號(hào)關(guān)聯(lián)的采購申請(qǐng)單編號(hào)供應(yīng)商名稱交貨供應(yīng)商名稱驗(yàn)收日期實(shí)際驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收?qǐng)鏊ㄈ纭肮緜}庫”“生產(chǎn)車間”）物品名稱規(guī)格與采購合同一致單位計(jì)量單位應(yīng)收數(shù)量采購合同約定的數(shù)量實(shí)收數(shù)量實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量質(zhì)量描述驗(yàn)收結(jié)果（如“外觀完好，功能正常/屏幕有劃痕，無法開機(jī)”）驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格需勾選并說明原因）驗(yàn)收人簽字使用部門代表+倉管員簽字（需手寫）供應(yīng)商代表簽字供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人簽字日期簽署日期（五）采購合同簡化模板（關(guān)鍵條款）說明：金額≥1萬元的采購需簽訂正式合同，本模板為核心條款框架，具體內(nèi)容可根據(jù)采購物品調(diào)整。條款名稱內(nèi)容說明合同編號(hào)HT+年月+供應(yīng)商簡稱+序號(hào)（如HT202405BJ001）甲方（采購方）公司全稱、地址、法定代表人、聯(lián)系方式乙方（供應(yīng)商）供應(yīng)商全稱、地址、法定代表人、聯(lián)系方式采購物品清單物品名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)（詳見附件）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T）/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/雙方約定的技術(shù)參數(shù)交貨時(shí)間與地點(diǎn)乙方于2024年X月X日前將物品送至甲方指定地點(diǎn)（區(qū)路3號(hào)倉庫），運(yùn)費(fèi)由乙方承擔(dān)付款方式□貨到付款□30%預(yù)付款（合同簽訂后3日內(nèi)）+70%到貨驗(yàn)收合格后付款違約責(zé)任乙方逾期交貨，每日按合同總額的0.5%支付違約金；甲方逾期付款，每日按應(yīng)付金額的0.5%支付違約金爭議解決方式雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成提交甲方所在地人民法院訴訟簽字蓋章甲方（蓋章）、法定代表人（簽字）；乙方（蓋章）、法定代表人（簽字）四、高效執(zhí)行的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）預(yù)算管理剛性約束預(yù)算編制：每年10月由財(cái)務(wù)部組織各部門編制下年度采購預(yù)算，經(jīng)總經(jīng)理*審批后執(zhí)行，預(yù)算一經(jīng)確定，原則上不得調(diào)整；預(yù)算調(diào)整：因市場(chǎng)變化、政策調(diào)整等確需調(diào)整預(yù)算的，需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說明調(diào)整原因、金額及對(duì)公司經(jīng)營的影響，經(jīng)總經(jīng)理*及以上領(lǐng)導(dǎo)審批；超預(yù)算處理：單次采購金額超部門預(yù)算10%以內(nèi)，需分管副總審批；超10%-30%，需總經(jīng)理審批；超30%，需董事會(huì)審批。（二）緊急采購綠色通道適用情形：生產(chǎn)突發(fā)故障（如關(guān)鍵設(shè)備損壞）、自然災(zāi)害應(yīng)急、客戶緊急訂單需求等；簡化流程：申請(qǐng)人電話請(qǐng)示部門主管和采購部*后，可先進(jìn)行采購，但需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)填《緊急采購申請(qǐng)單》，注明“緊急”及原因；事后復(fù)盤：緊急采購?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)，由采購部*組織使用部門、財(cái)務(wù)部召開復(fù)盤會(huì)，分析緊急原因，優(yōu)化預(yù)防措施。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理準(zhǔn)入機(jī)制：新供應(yīng)商需提交營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如3C認(rèn)證、ISO9001）、過往合作案例等，經(jīng)采購部、質(zhì)量部審核后納入《合格供應(yīng)商名錄》；評(píng)估機(jī)制：每季度對(duì)供應(yīng)商從“價(jià)格水平、交貨準(zhǔn)時(shí)率、質(zhì)量合格率、服務(wù)響應(yīng)速度”四個(gè)維度進(jìn)行評(píng)分（滿分100分），評(píng)分低于80分的暫停合作，連續(xù)兩次低于60分的永久剔除；檔案管理：建立供應(yīng)商檔案，包含資質(zhì)文件、合同、驗(yàn)收記錄、評(píng)估報(bào)告等，保存期限不少于5年。（四）審批時(shí)限與效率提升明確時(shí)限：部門審核1個(gè)工作日、采購復(fù)核1個(gè)工作日、財(cái)務(wù)審核2個(gè)工作日、管理層審批3個(gè)工作日（緊急采購除外）；超時(shí)處理：審批人*因公出需提前在OA系統(tǒng)中設(shè)置“審批代理人”，無正當(dāng)理由超時(shí)未審批，每延遲1天扣減當(dāng)月績效5%；系統(tǒng)優(yōu)化：通過OA系統(tǒng)設(shè)置“審批超時(shí)自動(dòng)提醒”功能，每周《審批效率報(bào)表》，對(duì)審批效率低的部門進(jìn)行通報(bào)。（五）檔案歸檔與合規(guī)性歸檔范圍：采購申請(qǐng)單、審批流程記錄表、供應(yīng)商比價(jià)記錄表、采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等全流程文件；歸檔方式：電子檔同步至OA系統(tǒng)“采購檔案模塊”，紙質(zhì)檔按“申請(qǐng)編號(hào)”順序裝訂成冊(cè)，標(biāo)注“采購檔案+年度+部門”；保存期限：常規(guī)采購檔案保存3年，固定資產(chǎn)采購、戰(zhàn)略物資采購檔案保存5年以上，到期需銷毀的需經(jīng)總經(jīng)理*審批并記錄銷毀過程。五、常見問題與解決方案（一）問題：采購申請(qǐng)單反復(fù)退回，影響效率原因：填寫不規(guī)范（如規(guī)格模糊、預(yù)算超標(biāo)）、附件缺失（如未提供報(bào)價(jià)單）。解決方案：發(fā)布《采購申請(qǐng)?zhí)顚懼改稀罚ǜ绞纠龍D），明確各字段填寫要求；采購專員*對(duì)退回案例進(jìn)行周匯總，每月組織申請(qǐng)人培訓(xùn)。（二）問題：審批環(huán)節(jié)卡殼，流程停滯原因：審批人出差未設(shè)置代理人、對(duì)采購需求有疑問但未及時(shí)溝通。解決方案：強(qiáng)制要求所有審批人*在OA系統(tǒng)中設(shè)置“審批代理人”；采購專員主動(dòng)跟蹤流程，對(duì)超時(shí)審批節(jié)點(diǎn)發(fā)送提醒并同步申請(qǐng)人。（三）問題：驗(yàn)收環(huán)節(jié)發(fā)覺質(zhì)量問題，責(zé)任界定不清原因：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確、供應(yīng)