銷售合同管理標(biāo)準(zhǔn)化審查與執(zhí)行模板工具手冊引言銷售合同是企業(yè)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)、明確權(quán)利義務(wù)的核心法律文件，其管理質(zhì)量直接影響企業(yè)運(yùn)營效率與風(fēng)險(xiǎn)控制水平。當(dāng)前，許多企業(yè)在合同管理中存在條款不統(tǒng)一、審查流程不規(guī)范、執(zhí)行跟蹤不及時(shí)等問題，易引發(fā)履約糾紛、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及法律爭議。本工具手冊通過提供標(biāo)準(zhǔn)化審查流程與執(zhí)行模板，幫助企業(yè)構(gòu)建“全生命周期、全流程管控”的合同管理體系，保證合同從談判到終止的每個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依，提升管理效率，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。一、模板適用范圍與應(yīng)用場景（一）適用企業(yè)類型本模板適用于各類中小型企業(yè)、初創(chuàng)公司及業(yè)務(wù)快速擴(kuò)張期的企業(yè)，尤其適合以下場景：制造業(yè)企業(yè)：標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品銷售、定制化生產(chǎn)合同管理；貿(mào)易公司：貨物采購與分銷合同、區(qū)域代理協(xié)議管理；服務(wù)提供商：技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、外包服務(wù)合同管理；新興行業(yè)企業(yè)：互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)、新能源、生物醫(yī)藥等領(lǐng)域的銷售合作合同管理。（二）適用合同類型覆蓋企業(yè)日常經(jīng)營中的主要銷售合同類型，包括但不限于：貨物銷售合同：標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品、定制化產(chǎn)品的買賣協(xié)議；服務(wù)合同：技術(shù)支持、維護(hù)服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)等服務(wù)協(xié)議；合作類合同：聯(lián)合銷售、渠道代理、戰(zhàn)略合作協(xié)議；特殊類型合同：試用合同、分期付款合同、框架協(xié)議補(bǔ)充件等。（三）核心應(yīng)用場景新合同簽訂前：通過標(biāo)準(zhǔn)化審查流程規(guī)避條款漏洞，防范法律風(fēng)險(xiǎn)；合同履行中：實(shí)時(shí)跟蹤進(jìn)度，保證交付、驗(yàn)收、付款等節(jié)點(diǎn)按時(shí)完成；合同變更與終止：規(guī)范變更流程，明確終止條件及后續(xù)責(zé)任劃分；歷史合同復(fù)盤：通過模板數(shù)據(jù)積累，分析常見風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，優(yōu)化未來合同條款。二、標(biāo)準(zhǔn)化審查與執(zhí)行全流程操作指南（一）階段一：合同談判與起草——需求對接與草稿擬定操作目標(biāo)：明確合同需求，保證初稿內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際與法律要求。操作步驟：需求對接與信息收集銷售部門與客戶（或合作方）溝通，明確合同核心要素：標(biāo)的物/服務(wù)描述、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格及支付方式、交付時(shí)間與地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等。填寫《銷售合同需求對接表》（見表1），記錄客戶需求、內(nèi)部資源匹配情況及特殊要求（如定制化條款、保密條款等）。合同草稿擬定依據(jù)《銷售合同模板》（見表2）起草合同，優(yōu)先使用標(biāo)準(zhǔn)化條款；對非標(biāo)條款（如特殊交付周期、定制化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)），需標(biāo)注“非標(biāo)條款”并說明必要性。草稿需包含合同必備要素：雙方主體信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭議解決方法等。內(nèi)部初審銷售部門負(fù)責(zé)人審核業(yè)務(wù)條款的合理性與可行性（如價(jià)格策略、交付周期是否符合公司能力）；財(cái)務(wù)部門審核付款方式、開票信息、稅務(wù)條款的合規(guī)性；法務(wù)/合規(guī)部門審核法律條款的完備性（如違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力等）。責(zé)任主體：銷售部主導(dǎo)，財(cái)務(wù)部、法務(wù)部協(xié)作輸出成果：《銷售合同需求對接表》《合同草稿審批表》（見表3）（二）階段二：合同審查與標(biāo)準(zhǔn)化——風(fēng)險(xiǎn)排查與條款優(yōu)化操作目標(biāo)：全面排查合同風(fēng)險(xiǎn)，保證條款合法、合規(guī)、合理，符合公司標(biāo)準(zhǔn)化管理要求。操作步驟：形式審查檢查合同文本完整性：是否包含所有必備條款，頁碼是否連續(xù)，簽字蓋章處是否預(yù)留；核對合同信息一致性：雙方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址等基本信息與營業(yè)執(zhí)照是否一致，合同編號是否符合公司編碼規(guī)則。實(shí)質(zhì)審查主體資格審查：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢對方是否存續(xù)、有無經(jīng)營異?；驀?yán)重違法記錄，核實(shí)簽約人是否具備授權(quán)（需提供授權(quán)委托書）；商務(wù)條款審查：價(jià)格是否符合公司定價(jià)策略，付款節(jié)點(diǎn)與業(yè)務(wù)周期是否匹配，交付標(biāo)準(zhǔn)能否滿足客戶要求；法律條款審查：違約責(zé)任是否明確且公平，爭議解決方式是否約定明確（如仲裁或訴訟管轄地），知識產(chǎn)權(quán)、保密等特殊條款是否完善。標(biāo)準(zhǔn)化修訂對不符合公司模板的條款，按《銷售合同條款審查標(biāo)準(zhǔn)》（見表4）進(jìn)行修訂；對無法達(dá)成一致的爭議條款，填寫《合同條款爭議記錄表》（見表5），記錄雙方分歧點(diǎn)及協(xié)商過程，提交上級決策。責(zé)任主體：法務(wù)部牽頭，銷售部、財(cái)務(wù)部配合輸出成果：《合同條款審查清單》（見表6）、《合同修訂說明》（三）階段三：合同簽署與歸檔——生效確認(rèn)與資料存檔操作目標(biāo)：保證合同合法生效，實(shí)現(xiàn)資料規(guī)范化管理，便于后續(xù)查詢與追溯。操作步驟：合同最終確認(rèn)審查通過后，由銷售部與客戶（或合作方）最終確認(rèn)合同文本，雙方簽字蓋章（自然人需簽字，企業(yè)需蓋公章或合同專用章）；保證合同文本為最終版本，避免“白紙黑字”條款或未經(jīng)確認(rèn)的補(bǔ)充協(xié)議。合同編號與登記按公司《合同管理辦法》編號規(guī)則（如“年份-部門-序號”，XSHT2024-SALES-001），在《銷售合同臺(tái)賬》（見表7）中登記合同基本信息；將簽署完成的合同原件掃描存檔，電子檔與紙質(zhì)檔同步管理，保證清晰可讀。資料歸檔合同歸檔資料包括：合同文本、審批表、需求對接表、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書、補(bǔ)充協(xié)議、重要溝通記錄等；按合同編號順序歸檔，電子檔存儲(chǔ)至指定服務(wù)器或云端，紙質(zhì)檔存入檔案柜，明確借閱權(quán)限與流程。責(zé)任主體：行政部（或檔案管理部門）主導(dǎo)，銷售部配合輸出成果：簽署版合同原件、《銷售合同臺(tái)賬》（四）階段四：合同執(zhí)行與監(jiān)控——節(jié)點(diǎn)跟蹤與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警操作目標(biāo)：實(shí)時(shí)監(jiān)控合同履行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺并解決履約異常，保證合同順利執(zhí)行。操作步驟：履行計(jì)劃制定銷售部根據(jù)合同條款，制定《合同履行進(jìn)度計(jì)劃表》（見表8），明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：交付時(shí)間、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、付款節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保期起止時(shí)間等；將節(jié)點(diǎn)計(jì)劃同步至生產(chǎn)、物流、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門，明確責(zé)任人與完成時(shí)限。進(jìn)度跟蹤與記錄各責(zé)任部門按計(jì)劃推進(jìn)工作，在《合同履行進(jìn)度跟蹤表》（見表9）中記錄實(shí)際進(jìn)展，如“已發(fā)貨”“待驗(yàn)收”“已開具發(fā)票”等狀態(tài)；對延遲履行的節(jié)點(diǎn)（如未按時(shí)交付），需填寫《履約延遲說明表》（見表10），分析原因（如生產(chǎn)延誤、物流問題）及解決方案，及時(shí)與客戶溝通。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與應(yīng)對每月對合同履行情況進(jìn)行復(fù)盤，識別潛在風(fēng)險(xiǎn)（如客戶資金緊張可能導(dǎo)致的付款延遲、標(biāo)的物質(zhì)量爭議可能導(dǎo)致的驗(yàn)收拒收）；對高風(fēng)險(xiǎn)合同，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案：如要求客戶提供付款擔(dān)保、協(xié)商變更交付節(jié)點(diǎn)等，并記錄應(yīng)對措施與結(jié)果。責(zé)任主體：銷售部牽頭，生產(chǎn)部、物流部、財(cái)務(wù)部協(xié)作輸出成果：《合同履行進(jìn)度計(jì)劃表》《合同履行進(jìn)度跟蹤表》《履約異常處理報(bào)告》（五）階段五：合同變更與終止——流程規(guī)范與責(zé)任清算操作目標(biāo)：規(guī)范合同變更與終止流程，明確雙方權(quán)利義務(wù)，減少后續(xù)糾紛。操作步驟：合同變更申請因業(yè)務(wù)需要變更合同時(shí)（如增加標(biāo)的物數(shù)量、調(diào)整交付時(shí)間），由銷售部提交《合同變更申請表》（見表11），說明變更原因、變更內(nèi)容及對雙方的影響；變更內(nèi)容需經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》，作為原合同補(bǔ)充文件。變更審查與簽署變更協(xié)議按原合同審查流程進(jìn)行審核（法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等）；審核通過后，雙方簽字蓋章，同步更新《銷售合同臺(tái)賬》與《合同履行進(jìn)度計(jì)劃表》。合同終止與清算合同正常終止（如已履行完畢）或提前終止（如一方違約、不可抗力），銷售部需確認(rèn)終止?fàn)顟B(tài)，填寫《合同終止確認(rèn)表》（見表12）；清算內(nèi)容包括：未完成貨物的處理、已收款/未收款的結(jié)算、質(zhì)保期責(zé)任劃分、違約金計(jì)算等，雙方簽署《合同終止清算協(xié)議》。責(zé)任主體：銷售部主導(dǎo)，法務(wù)部、財(cái)務(wù)部配合輸出成果：《合同變更申請表》《合同變更協(xié)議》《合同終止確認(rèn)表》《合同終止清算協(xié)議》（六）階段六：合同總結(jié)與復(fù)盤——經(jīng)驗(yàn)沉淀與流程優(yōu)化操作目標(biāo)：總結(jié)合同管理經(jīng)驗(yàn)，識別共性問題，持續(xù)優(yōu)化合同模板與管理流程。操作步驟：合同履約評估合同終止后15個(gè)工作日內(nèi)，銷售部組織相關(guān)部門對合同履約情況進(jìn)行評估，從“按時(shí)交付率”“客戶滿意度”“糾紛發(fā)生率”“利潤達(dá)成率”等維度打分，填寫《合同履約評估表》（見表13）。問題分析與改進(jìn)對評估中發(fā)覺的問題（如條款漏洞導(dǎo)致糾紛、流程延誤影響交付），組織跨部門會(huì)議分析原因，提出改進(jìn)措施；將典型案例（如重大糾紛合同、高效執(zhí)行合同）整理成《合同管理案例庫》，作為培訓(xùn)素材。模板與流程更新根據(jù)復(fù)盤結(jié)果，修訂《銷售合同模板》《合同條款審查標(biāo)準(zhǔn)》等文件，刪除不適用條款，補(bǔ)充新增風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)防控條款；優(yōu)化合同管理流程（如簡化小額合同審批、增加線上審批節(jié)點(diǎn)），提升管理效率。責(zé)任主體：銷售部、法務(wù)部、運(yùn)營部協(xié)作輸出成果：《合同履約評估表》《合同管理改進(jìn)方案》《更新版合同模板》三、核心模板表格及填寫規(guī)范表1：銷售合同需求對接表項(xiàng)目內(nèi)容合同名稱示例：公司A產(chǎn)品銷售合同客戶名稱示例：B有限公司銷售負(fù)責(zé)人示例：*經(jīng)理需求對接時(shí)間示例：2024年3月1日核心需求標(biāo)的物/服務(wù)：A產(chǎn)品（型號），數(shù)量100臺(tái)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合國標(biāo)GB/T-2023交付時(shí)間：2024年4月30日前付款方式：預(yù)付30%，提貨付70%特殊要求：需提供3年免費(fèi)質(zhì)保內(nèi)部資源匹配情況生產(chǎn)部確認(rèn)：現(xiàn)有產(chǎn)能滿足交付時(shí)間；財(cái)務(wù)部確認(rèn)：付款方式符合公司政策風(fēng)險(xiǎn)提示客戶要求定制化包裝，需額外評估成本增加對利潤的影響客戶簽字確認(rèn)（客戶聯(lián)系人簽字）日期2024年3月5日表2：銷售合同模板（節(jié)選）銷售合同合同編號：XSHT2024-SALES-001甲方（采購方）：B有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：地址：省市區(qū)路號法定代表人：*聯(lián)系方式：*乙方（銷售方）：A科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：地址：省市區(qū)路號法定代表人：*聯(lián)系方式：*根據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，甲乙雙方平等自愿、協(xié)商一致，就乙方向甲方銷售A產(chǎn)品事宜，達(dá)成如下協(xié)議：第一條標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量及價(jià)格產(chǎn)品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）A產(chǎn)品臺(tái)1005000500000第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)乙方交付的標(biāo)的物應(yīng)符合國家GB/T-2023標(biāo)準(zhǔn)，并提供產(chǎn)品合格證、檢測報(bào)告。第三條交付時(shí)間、地點(diǎn)及方式交付時(shí)間：2024年4月30日前；交付地點(diǎn)：甲方倉庫（省市區(qū)路號）；運(yùn)輸方式及費(fèi)用：乙方負(fù)責(zé)運(yùn)輸并承擔(dān)費(fèi)用，貨物毀損滅失風(fēng)險(xiǎn)自交付時(shí)轉(zhuǎn)移。第四條驗(yàn)收甲方應(yīng)在收到貨物后5個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽署《驗(yàn)收確認(rèn)單》；驗(yàn)收不合格的，甲方應(yīng)在3日內(nèi)書面通知乙方，乙方負(fù)責(zé)更換或退貨，相關(guān)費(fèi)用由乙方承擔(dān)。第五條付款方式預(yù)付款：本合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價(jià)的30%，即150000元；提貨款：甲方簽署《驗(yàn)收確認(rèn)單》后3個(gè)工作日內(nèi)，支付剩余70%，即350000元。第六條違約責(zé)任乙方逾期交付的，每逾期1日，按合同總價(jià)的0.05%支付違約金；逾期超過15日的，甲方有權(quán)解除合同；甲方逾期付款的，每逾期1日，按應(yīng)付未付款項(xiàng)的0.05%支付違約金。（其他條款：爭議解決、保密條款、不可抗力等略）甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*日期：2024年3月10日乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*日期：2024年3月10日表3：合同草稿審批表合同名稱示例：公司A產(chǎn)品銷售合同合同編號XSHT2024-SALES-001起草部門銷售部起草人*起草日期2024年3月2日審核意見銷售部負(fù)責(zé)人：業(yè)務(wù)條款符合銷售策略，交付時(shí)間可行。簽字：日期：2024年3月3日財(cái)務(wù)部：付款方式符合公司回款政策，稅務(wù)條款無遺漏。簽字：日期：2024年3月4日法務(wù)部：違約責(zé)任明確，爭議解決方式合法，建議補(bǔ)充“不可抗力”條款。簽字：*日期：2024年3月5日審批意見總經(jīng)理：同意按法務(wù)部意見修訂后提交客戶。簽字：*日期：2024年3月6日表4：銷售合同條款審查標(biāo)準(zhǔn)（節(jié)選）審查項(xiàng)目審查標(biāo)準(zhǔn)合同主體1.名稱與營業(yè)執(zhí)照、公章一致；2.自然人需提供身份證復(fù)印件；3.授權(quán)委托書需載明授權(quán)范圍、期限價(jià)格條款1.明確單價(jià)、總價(jià)、幣種；2.含稅/不含稅需注明，稅率符合國家規(guī)定交付條款1.明確交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式；2.毀損滅失風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)清晰付款條款1.付款節(jié)點(diǎn)明確（如預(yù)付款、到貨款、驗(yàn)收款）；2.賬期符合公司資金管理政策違約責(zé)任1.違約金比例合理（一般不超過日萬分之五）；2.約定定金時(shí)，不超過主合同標(biāo)的額20%表5：合同條款爭議記錄表合同名稱示例：公司A產(chǎn)品銷售合同合同編號XSHT2024-SALES-001爭議條款質(zhì)保期：甲方要求2年，乙方承諾1年甲方意見產(chǎn)品為工業(yè)設(shè)備，需2年質(zhì)保以保證穩(wěn)定性乙方意見行業(yè)慣例為1年，延長質(zhì)保將增加成本，可協(xié)商付費(fèi)延長協(xié)商結(jié)果雙方同意：質(zhì)保期1年，若需延長至2年，需額外支付總價(jià)的5%作為質(zhì)保費(fèi)用記錄人*日期2024年3月7日表6：合同條款審查清單審查項(xiàng)目審查標(biāo)準(zhǔn)審查結(jié)果（√/×）問題描述整改措施合同編號符合公司編碼規(guī)則√——主體信息名稱、信用代碼與營業(yè)執(zhí)照一致√——價(jià)格條款單價(jià)、總價(jià)、含稅狀態(tài)明確×未注明“含稅”補(bǔ)充“本合同價(jià)格為含稅價(jià)格”交付時(shí)間明確具體日期√——違約責(zé)任違約金比例合理√——審查人*———審查日期2024年3月5日———表7：銷售合同臺(tái)賬合同編號甲方名稱乙方名稱合同類型簽約日期合同金額（元）履行狀態(tài)負(fù)責(zé)人歸檔號XSHT2024-SALES-001B有限公司A科技有限公司貨物銷售2024-03-10500000履行中*DA2024001XSHT2024-SALES-002C貿(mào)易公司A科技有限公司服務(wù)合作2024-03-15200000已終止*DA2024002表8：合同履行進(jìn)度計(jì)劃表合同編號XSHT2024-SALES-001關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃時(shí)間預(yù)付款到賬2024-03-13生產(chǎn)完成2024-04-20貨物交付2024-04-30驗(yàn)收合格2024-05-10尾款到賬2024-05-15表9：合同履行進(jìn)度跟蹤表合同編號XSHT2024-SALES-001關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃時(shí)間預(yù)付款到賬2024-03-13生產(chǎn)完成2024-04-20貨物交付2024-04-30驗(yàn)收合格2024-05-10尾款到賬2024-05-15表10：履約延遲說明表合同編號XSHT2024-SALES-001延遲節(jié)點(diǎn)貨物交付計(jì)劃時(shí)間2024-04-30實(shí)際時(shí)間2024-05-02延遲原因物流合作方車輛故障，導(dǎo)致運(yùn)輸延誤2天影響評估未影響整體項(xiàng)目進(jìn)度，客戶已確認(rèn)解決方案1.與物流方協(xié)商，延遲交付免收運(yùn)費(fèi)；2.向客戶致歉并說明情況，獲得諒解責(zé)任部門物流部負(fù)責(zé)人簽字*日期2024-05-03表11：合同變更申請表原合同編號XSHT2024-SALES-001變更原因客戶追加20臺(tái)A產(chǎn)品訂單變更內(nèi)容數(shù)量由100臺(tái)變更為120臺(tái)，合同總價(jià)由50萬元變變?yōu)?0萬元客戶意見同意變更，需同步交付時(shí)間順延10天（至2024年5月10日）內(nèi)部評估生產(chǎn)部確認(rèn)：現(xiàn)有產(chǎn)能滿足；財(cái)務(wù)部確認(rèn)：收款金額增加，利潤提升5%審批意見銷售部：同意；法務(wù)部：變更協(xié)議需明確追加產(chǎn)品的質(zhì)保期與原產(chǎn)品一致；總經(jīng)理：同意附件《合同變更協(xié)議》（草案）表12：合同終止確認(rèn)表合同編號XSHT2024-SALES-002終止原因合同履行完畢（服務(wù)已交付并驗(yàn)收合格，尾款已結(jié)清）終止日期2024-04-20清算情況1.已交付服務(wù)100%，驗(yàn)收合格；2.全部款項(xiàng)已結(jié)清（預(yù)付款4萬+尾款16萬）3.質(zhì)保期至2025-04-20雙方確認(rèn)甲方（簽字）：乙方（簽字）：日期2024-04-20表13：合同履約評估表合同編號XSHT2024-SALES-002評估維度評估指標(biāo)履約效率按時(shí)交付/驗(yàn)收客戶滿意度服務(wù)質(zhì)量、溝通響應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)控制無糾紛、無違約利潤達(dá)成實(shí)際利潤率vs目標(biāo)利潤率綜合得分—改進(jìn)建議1.加強(qiáng)與客戶的日常溝通頻率；2.優(yōu)化服務(wù)響應(yīng)流程，減少延遲評估人*日期2024-04-25四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）合同主體審查：嚴(yán)控“簽約資格”風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)主體需核實(shí)營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營期限、經(jīng)營范圍，保證其具備簽約及履約能力；自然人主體需核驗(yàn)身份證原件，留存復(fù)印件，避免冒名簽約；授權(quán)代理人需提供授權(quán)委托書（需載明授權(quán)范圍、期限），并核對代理人身份，避免“越權(quán)簽約”。（二）條款表述：避免“歧義”與“漏洞”標(biāo)準(zhǔn)化條款優(yōu)先使用模板中的表述，減少自定義條款；非標(biāo)條款需經(jīng)法務(wù)部審核，保證無歧義；金額、數(shù)量、時(shí)間等關(guān)鍵